公司管理系统发票管理系统规章制度

发票管理制度

一、概述

为进一步规范我公司经济活动，加强发票管理和财务监督，根据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国发票管理办法》，结合本公司的具体情况制定本制度。

本制度适用于****股份有限公司

本制度所称发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。

本制度由财务管理部负责解释。

二、发票的领购、保管和缴销

1.公司所用发票由财务管理总部按规定统一向税务部门购买，财务管理总

部按税务部门要求对发票进行管理。

2.公司所用发票由财务管理总部专门人员保管并建立完整的发票登记簿，

详细登记各种发票购买、领用和结存情况。

3.公司在办理变更或者注销税务登记的同时，办理发票和发票领购簿的变

更、缴销手续。

4.公司按照税务机关的规定和公司《会计档案管理制度》存放和保管发票，

不得擅自损毁，已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。

5.必须妥善保管发票。发生发票丢失情形时，应当于发现丢失当日书面报

告税务机关，并登报声明作废。发票丢失，由责任人承担造成的一切经济损失。

三、发票的开具

1.发票的基本联次包括存根联、发票联、记账联。存根联由收款方或开票

方留存备查；发票联由付款方或受票方作为付款原始凭证；记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。

2.发票的基本内容包括:发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客

户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。

3.不得有下列虚开发票行为：

1)为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；

2)让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；

3)介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。

4.公司按照发票管理规定使用发票,不得有下列行为：

1)转借、转让、介绍他人转让发票、发票监制章和发票防伪专用品；

2)知道或者应当知道是私自印制、伪造、变造、非法取得或者废止的发

票而受让、开具、存放、携带、邮寄、运输；

3)拆本使用发票；

4)扩大发票使用范围；

5)以其他凭证代替发票使用。

5.发票限于公司所在省、自治区、直辖市内开具。不得跨规定的使用区域

携带、邮寄、运输空白发票。

6.禁止携带、邮寄或者运输空白发票出入境。

7.公司需要开具发票（包含增值税专用发票和普通发票），首先由公司业

务部门相关人员发起销售发票开具申请流程，载明与合同相符的开要信息，经过适当审批后，提交财务部门开审核通过后开具发票。

8.按照国家规定，公司必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未

发生经营业务一律不准开具发票。考虑到实际经营过程中，客户往往将收到发票作为支付款项的必要条件之一。为保证公司经营正常进行且风险可控，对于销售蓝字发票开据，按下列变通措施进行控制：

1)不得虚开乱开发票，发票开据的各要素，必须与签订的合同完全一致。

2)开票申请流程，由工程部门（管理部）相关人员提起，须经适度的审

批，且经财务审核通过。

3)依据合同条款中签订的预收款条款，预收款须开具发票的，业务部相

关人员发起开票申请流程，经事业部总监审批同意，财务审核通过后，

开据发票。

4)达到销售合同条款中签订的收款里程碑点条件，须开具发票的，业务

部相关人员发起开票申请流程，经事业部总监审批同意，财务审核通

过后，开据发票。

5)依据完工进度，符合外部收入确认条件的，业务部相关人员发起开票

申请流程，财务审核相符后，开据相应发票。

6)不符合上述三条件任何之一的，但确有需要开票的，属特批开票，业

务部相关人员发起开票申请流程，须经事业部总经理审批同意，且财

务审核通过后，开据相应发票。

9.开具发票后，当发生销货退回、销售折让以及开票有误等情况，符合发

票作废条件的，收回原发票并注明“作废”字样，不需开红票的情况：

1)符合普通发票作废的条件，是指同时具备下列情形：

①收到退回的普通发票原件。

②购货方未作帐务处理，且我方也未作帐务处理（即在发票开出

的当月又马上退回公司财务部门发票）的。

③符合普通发票作废条件的，业务部门相关人员负责收回原发票

原件，在将发票原件交回财务部门前，发起发票退回流程，在流程

中注明发票退回原因及原件交财务时间，财务部门收到发票并签收

确认，同时财务必须将收回的发票联存根联、记帐联等其他联次粘

贴在一起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保存。

2)符合增值税专用发票作废的条件，是指同时具备下列情形：

①收到退回的发票联、抵扣联原件的时间未超过我方开票当月

（注超出当月的须开红票）；

②我方未抄税并且未记账；

③购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专

用发票代码、号码认证不符”。

④符合专用发票作废条件的，业务部门相关人员负责向购买方收

回原发票及抵扣联原件，在将发票及抵扣联原件交回财务部门前，

发起发票退回流程，在流程中注明发票退回原因及原件交财务时

间，财务部门收到发票并签收确认，同时财务必须将收回的发票联、

抵扣联与存根联、记帐联等其他联次粘贴在一起，在每联上加盖作

废章，作为发票档案保存。

10.当发生销货退回、开票有误等情形或者因销货部分退回及发生销售折

让，需要开具红字发票，应视不同情况分别处理视不同情况：

(一)开具红字普通发票按以下办法处理：

1)购买方未作帐务处理，我方已作帐务处理（即在发票开出的当月

未能及时退回发票）的，业务部门相关人员负责向购买方收回原

发票原件，在将发票原件交回财务前，发起发票退回流程，同时

串发起红字发票开票申请流程，同时在流程中注明发票退回原因

及原件交财务时间，财务收到发票并签收确认，经事业部总经理

审批同意，财务审核相符后，方可开具等额的红字发票。同时，

财务必须把红字发票记帐联撕下作为冲帐凭证，其余联次不得撕

下，并把收回的原发票粘贴在红字发票存根联背面以备核查。

2)购买方已作帐务处理的，不论我方是否已作帐处理，业务部门相

关人员必须取得购买方出具的有效书面证明（购买方的有效书面

证明，必须记载与发票和销货清单内容一致的事项，包括原发票

联的复印件和银行收款进帐单（原已付款的），以及退货的原因并

加盖购货方单位印章或财务专用章），业务部门相关人员在将购买

方出具的有效书面证明提交财务前，发起红字发票开票申请流程，

并在流程中注明书面开经票原因及书面证明信息，财务收到此书

面证明并签收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，

方可开具等额的红字发票。此开好的红字发票，经业务人员复核

无误后，在发票登记簿上或发票存根联签字，领取发票相应联次；

财务人员依据记账联进行财务处理。

(二)需要开具红字增值税专用发票的，必须取得国税机关开具的

《开具红字增值税专用发票通知单》（以下简称通知单），具体由购货方向主管税务机关申请，还是由我方向主管税务机关申请，应视不同情况分别处理：

1)因购买方专用发票抵扣联、发票联均无法认证的，或所购货物不

属于增值税扣税项目范围且取得的专用发票未经认证的：

①由购买方向其主管税务机关申请出具《开具红字增值税专用发

票通知单》（以下简称通知单）。

②若同时有发票退回，但不符合作废条件。

③由业务部门相关人员负责向购买方收取此通知单、发票及抵扣

联原件，发起发票退回流程，同时串发红字发票开票申请流程（若

未有发票退回的，直接发起红字发票开票申请流程），并在申请

流程注明具体退回原因以及相对应原蓝字专用发票的信息，财务

收到通知单及发票并签收确认，经事业部总经理审批同意，财务

审核相符后，方可开具等额的红字发票。

2)因开票有误购买方拒收专用发票的：

①我方须在专用发票认证期限内向其主管税务机关填报《申请

单》，并填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息；

②同时提供由购买方出具的写明拒收理由、错误具体项目以及正

确内容的书面材料，销售方主管税务机关审核后出具《通知单》，

我方凭通知单开具红字专用发票；

③此种情况由业务部门相关人员负责在专用发票认证期限内，将

发票及抵扣联原件交回财务，交回前发起发票退回流程，同时串

发红字发票开票申请流程，并在申请流程注明具体退回原因以及

相对应原蓝字专用发票的信息，财务收到发票及抵扣联原件并签

收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具

等额的红字发票。

3)我方因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的：

①我方须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报申

请单，并填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息；

②同时提供由我方出具的写明具体理由、错误具体项目以及正确

内容的书面材料，主管税务机关审核确认后出具通知单，我方凭

通知单开具红字专用发票。

③此种情况由业务部门相关人员负责在专用发票认证期限内，及

时将发票及抵扣联原件交回财务，交回前发起发票退回流程，同

时串发红字发票开票申请流程，并在申请流程注明具体退回原因

以及相对应原蓝字专用发票的信息，财务收到发票及抵扣联原件

并签收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，方可

开具等额的红字发票。

11.因我方将发票联遗失需要作废或开据红字发票的，由责任人员负责将作

废声明、行政处罚决定书复印件交财务部门（财务部门可协助办理相关手续），并发起发票作废流程，或发红字发票开票申请流程，并在申请流程注明遗失责任人及原因，财务收到作废声明、行政处罚决定书复印件并签收确认，经公司总经理审批同意，财务审核相符后，方可开具作废或开据等额的红字发票。

12.因购货方将发票联遗失的，由业务部门相关人员向财务部门取得原发票

的存根联复印件，并在存根联复印件上加盖发票专用章交予受票方。若购货方坚持需要重开蓝字发票的，业务部门相关人员负责向购货方取得购货方的发票作废声明及行政处罚决定书，作为我方重开发票的依据，且些重开发票的流程须经事业部总经理审批，并经财务审核相符。

13.已开具发票的发票联遗失处理办法

(一)开票方将发票联遗失的，应按以下规定处理：

1)开票方于发现丢失当日书面报告主管税务机关，在登报声明作废

后接受行政处罚。

2)开票方将作废声明、行政处罚决定书复印件与该份发票的存根联、

记账联等其它联次粘贴在一起，对该份发票进行作废或开具相应

红字发票后，再重新开具发票给受票方。

(二)受票方将发票联遗失的，应按以下规定处理：

1)受票方于发现丢失当日书面报告主管税务机关，在登报声明作废

后接受行政处罚。

2)受票方凭作废声明及行政处罚决定书向开票方索取该份发票的存

根联复印件，开票方应在存根联复印件上加盖发票专用章交予受

票方。

3)若受票方丢失的发票为单联发票的，由开票方重新开具发票给受

票方，重开时须备注说明原遗失的发票号码、开票日期、开票金

额等内容，并将受票方作废声明及行政处罚决定书留存作为重开

发票的依据。

14.因发票遗失给公司造成损失的，由相关责任人承担损失赔偿责任。

15.依据本制度之三8的条件开出销售发票的，销售人员须负责在发票开出

60天内收回货款，未能及时收回的，按此部分应收未收金额的1%扣减责任业务人员的当年考核业绩。

16.开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，

字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。

17.已开好的发票，经业务人员复核无误后，在发票登记簿上或发票存根联

签字，领取发票相应联次；财务人员依据记账联进行财务处理。

18.公司按照规定使用税控装置开具发票，并按期向主管税务机关报送开具

发票的数据.

四、发票的取得

1.报销管理规定

1)对于报销发票的要求：

①报销各项费用必须提供真实合法的原始凭证，取得原始凭证时注意

辨别真假，虚假的原始凭证不能作为报销凭据。

②与行政事业单位发生的经济业务而开具的国家统一套印行政事业收

据可以报销（比如行政、事业单位取得的财政部门监制收款收据和

军队总后勤部监制的收款发票），其他的收据一律不得报销。

③报销发票必须要盖有税务局的监制章和开票单位的发票专用章。

④不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，财务部门有权拒收。

⑤报销单所粘贴的发票必须和报销单上填写的项目名称一致。

⑥个人报销单除必须要实名制开具的发票（如通讯费）之外，其他的

发票上的付款单位必须是本公司的全称。

⑦本年度的发票不允许在下一个年度1月5日后拿来报销。比如2014

年的发票不能在2015年1月5日之后拿来报销。

⑧号码连续的发票，发票填写日期应依次开具。比如号码为0001的发

票开具日期为7月20日，则号码为0002以后的发票开具日期就应

该在7月20日之后。

⑨不能虚开发票日期。比如拿来报销的日期是07.13，但是发票的日期

却是07.28，这样的情况不允许出现。

2)报销单的填制要求：

①填制报销单，应使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔或签字笔书写，不

得使用圆珠笔或铅笔书写。

②填制的报销单应字迹工整，不得污损、涂改、刮擦或挖补。

③在报销单上填写相对应报销的科目名称、大小写金额、日期、填报

人等相关信息。

④填制报销单时应按费用类别填制，文件或合同等也要作为报销单的

附件附在后面。

⑤报销单上面的阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连写。小写金额

阿拉伯数字未顶格的，应在第一位阿拉伯数字前用“￥”划销，后

面的数字是“0”的不得以“—”或其他符号代替。大写金额，一律

用正楷或者行书体书写，不得任意自造简化字。大写金额数字到元

或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者

“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”

字。大小写金额必须一致。

3)发票粘贴要求：

①不同类别的发票分别粘贴。具体按办公费、差旅费、车辆使用费、

广告费、促销费、交通费、通讯费、宣传费、业务招待费、邮递费、

运输费、其他费用的类别分别粘贴在不同的粘贴单上，分别报销。

粘贴纸和报销单使用公司统一印制的单据。

②票据粘贴应当整齐美观，便于装订归档。对所附票据较多，且票据

大小不规范的差旅费、停车费、洗车费、路桥费、油费、业务招待

费等要在凭证装订线外根据票据金额的大小分类并有规律地从专用

粘贴纸右下角向左上角整洁有序、均匀地粘贴在粘贴纸上，票据粘

贴稀密的程度根据票据的多少具体确定，一张粘贴纸不够的可用两

张甚至多张。将粘贴好票据的粘贴纸的左上角与报销单的左上角背

面粘贴在一起，再按公司相关制度填写好报销单的相关内容。粘贴

时注意不要把金额遮住。

③不得使用订书针、大头钉、回形针将票据订在一起，必须用胶水粘

贴。

④不按规定粘贴和填制报销单的，财务人员有权拒绝报销。

⑤填报费用报销单据必须认真、负责。计算清楚发票总额，在报销额

度内的，若发票总额比封面金额少的，按发票实际金额报销, 发票

金额比封面金额多的，按封面金额报销；超出额度的，以其额度金

额核销。（不足额度的不予补报或保留额度）

⑥各部门负责人对本部门员工的费用有审批权，且对费用发生的真实

性负责，应在对其费用单进行审核后，签名确认。

2.增值税专用发票的取得

1)原则上，公司对外取得除日常费用报销发票以外的发票，必须为增值税

专用发票，由于公司经营过程中对于供应商的选择及行业的要求，对供

应商资质认定也不同，对已做过资质认定的单位，物资采购业务、分包

业务、机械租凭业务按认定后的性质来进行发票管理，严格按照合同约

定的业务内容取得发票，不可使用其他与合同约定无关的内容的发票做

为替代。

2)取行增值税专用发票，由该供应商管理部门负责登记，核对完毕后及时

送至财务部门，经会计审核登记，符合认证条件的增值税专用发票当月

进行扫描认证，扫描认证完毕，本月扫描认证联按认证次序装订成册。

月底金税抄税系统与税务系统核对，扫描认证系统与国税申报系统核对，两个系统确认无误后方可进行申报纳税。

3)业务人员取得发票后应及时送交财务部门入账。日常经营活动取得的发

票应在取得日后15天内（不超过发票开具日期30日内）提交财务入账。

差旅费、招待费发票必须在出差返回后或业务发生的15天内到财务办理

报销手续。若出现发票滞后入账，使增值税进项不能抵扣，不能税前列

支的问题，应追究有关当事人的责任。

本规定自 2012年 08月 1日起执行。

发票管理制度

2012年8月30日