档案管理表(含存档编号标准)

档案存档编存档编号标准档案分类一级编号（类型）二级编号（项目）三级编号（年份）ZCGDHGDH-HYDSHZJL组织类如：【2014】DSH-HYJSHJSH-HYTZTBZD行政XZL同上事务类LCHYBZGHZPPXRSL人事类同上XCJXLDGXJHL经营YWLHT同上业务类KH ZJLZC【2014】1号
存档编号标准及保存年限表档案名称四级编号（序号）五级编号（部门）有关公司章程类的档案股东会文件股东会会议文件1号...；依次排序董事会文件无董事会会议文件监事会文件监事会会议文件公司对外行政发文-通知公司对外行政发文-通报如：(ZJB)、公司对外行政发文-制度同上(XZB)等公司对外行政发文-流程公司对外行政发文-重要会议资料公司对外行政发文-标准人力资源规划类文件招聘与配置类文件培训教育类文件同上无薪酬类文件绩效类文件劳动关系类文件重要经营计划类文件如：(XSB)、同上经济合同、采购合同(CGB)等客户档案、供应商档案
保管期限备注由董事会永久秘书保管10年10年10年10年10年10年10年10年10年10
年10年10年10年10年10年。

设备档案管理表格模板

档案编号：某某
设备档案
设备名称：
设备编号：
使用部门：
填写日期：
目录
（一）存档资料记录卡 (1)
（二）设备相关手册存放记录 (2)
（三）设备主要技术特性 (2)
（四）附属设备及计量仪表 (3)
（五）设备易损件清单 (4)
（六）设备开箱检查验收单 (5)
（七）设备安装情况记录 (6)
（八）设备调试验收单 (7)
（九）设备保养维修记录 (8)
（十）设备事故报告 (9)
（十一）设备照片 (9)
（一）存档资料记录卡
（二）仪器设备相关手册存放记录
（三）设备主要技术特性
（四）附属设备及计量仪表
（五）设备易损件清单
（六）设备开箱检查验收单
（七）设备安装情况记录
（八）设备调试验收单
（九）设备保养维修记录
（十）设备事故报告
（十一）设备照片。

档案管理制度及管理表格

公司档案管理制度修订记录目录第一章总则........................................................................... .................................................. - 3 –一、目的........................................................................... ......................................................... - 3 –二、释义........................................................................... ......................................................... - 3 –三、管理原则........................................................................... .................................................. - 3 –四、适用范围........................................................................... ................................................. - 3 –五、管理职责........................................................................... ................................................ - 3 –第二章工作程序........................................................................... ........................................... - 4 –一、档案资料的收集........................................................................... ...................................... - 4 –二、档案资料的标识：......................................................................... ...................................... - 5 –三、资料归档制度：................................................................... ..... ......................................... - 6 –四、档案保管........................................................................... ................................................. - 6 –五、档案借阅........................................................................... ................................................. - 7 –六、档案销毁........................................................................... ........ .......................................... - 7 –七、档案保管规定........................................................................... .......................................... - 8 –八、保存期限：......................................................................... ......... ........................................ - 8 –第三章奖惩........................................................................... ................................................... - 8 –第四章附则........................................................................... ................................................... - 9 –档案管理制度第一章总则一、目的加强档案管理，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

文件编号及文件档案管理规定

质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号： 1 1.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。

2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。

3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。

3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。

3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。

b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。

c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。

d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。

监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。

3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。

档案管理附件(表格)

附件一：
档案分类编号
档案分类具体类别 01 党务工作 02 组织宣传工作 03 纪检工作 04 工会、共青团工作 01 公司规章 02 会议纪要 03 专题会议纪要 04 公司内部文件 05 公司对外文件 06 政府、上级文件 07 外部交流材料 08 总务类合同含公司各类规章制度、办法等文件含公司周例会，部门内部会议纪要含专项讨论议题会议纪要含公司各部门内部文件、通知、报告等文件含上报管理部门请示、报告等文件含上级下达的有关批复、决定或政府部门的材料。含公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料含除业务合同范围内其他需综合部存档的合同文件含员工基础资料、人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处、社保公积金等相关材料含各部门计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料含业务往来之间的合同、协议等包含内容备注
党群工作（DQ)
行政管理（XZ)
组织人事（RS）
01 员工档案
02 考核培训 01 业务合同 02 经营决策 03 招投标资料
业务管理（YW）
含公司业务经营4 城市卡充值记录
备注：具体类别可按照公司的实际需求设置，该表仅做样式参考。

档案名称编码规则

档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.档案编号规则4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。

具体编码表见附件二（档案分类编码表）。

4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。

各公司名称的缩写见附表一。

4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。

如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。

4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。

4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，4.1.5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。

4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。

4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。

4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

5.附件一附件二：档案分类编码表。

设备档案管理表格大全汇编

事故发生时间
事故责任人
事故发生原因：
事故造成损失：
事故后处理方法：
设备现运行情况：
工程设备部意见：
负责人：年月日
使用部门意见：
负责人：年月日
总经理意见：
负责人：年月日
备注：
第10页
档案编号：
设备档案
设备名称：
设备编号：
使用部门：
填写日期：
存档资料记录卡
编号：
设备名称
规格型号
设备编号
生产厂家
设备用途
外形尺寸
制造日期
设备重量
进厂日期
出厂编号
使用部门
设备原值
设备技术资料
序号
资料名称
份数
存放处
大学生购买力有限，即决定了要求商品能价廉物美，但更注重的还是在购买过程中对精神文化爱好的追求，满足心理需求。
第1页
设备主要技术特性
设备名称
规格型号
设备结构
特点
基本参数
工作原理
第2页
附属设备及计量仪表
序号
名称
型号
数量
生产厂家
用途
单位原值
备注
第3页
设备易损件清单
名称
生产厂家
型号规格
材质
数量
单位价格
备注
第4页
设备开箱检查验收单
编号：
设备名称
规格型号
制造厂商
出厂年月
参检部门
检查负责人
外包装检查：
设备外表检查：
随机附件检查：
操作者：年月日
结论：
负责人：年月日
备注：
第7页
设备运行情况
设备名称
规格型号

档案管理常用表格大全 15页

档案管理常用表格档案存放地备查用表档案存放地备查用表楼：层：房间：档架(柜)栏格全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数归档案卷目录卷宗号：目录号：部门：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注档案目录卡档案目录卡档号：卷名：件数收文员来文员发文号页数备注12345678910111213141516171819档案明细表档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签收年月日年月日档案内容登记簿档案内容登记簿类号案号内容备注(机密)文件保管备查簿(机密)文件保管备查簿类别归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本●作废档案焚毁清册作废档案焚毁清册年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月核准：监焚：焚毁执行人：●调卷单调卷单年月日矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔朧。

类别文件内容摘要调卷部门调卷人调阅用途调阅期自年月日起至年月日止计日限原收入借出日期编号档号归还日期年月日备注保管人签章核准：主管：调阅人：阅档催还单阅档催还单同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。

档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册档案调阅单档案调阅单注：本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。

档案存放位置表档案存放位置表卷宗名称：卷宗号：案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架(柜)栏阅档催还单存根阅档催还单存根借阅人：档号文号名称借期原定还期数量催单发出宗册日期图书资料借出卡图书资料借出卡分类编号：资料名称：购入价格：归档日期：借出时限：借出日期借出人归还签认●图书借阅登记表图书借阅登记表年月日编号书名作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注。

各种档案案卷目录格式(通用)

文书档案归档文件目录格式
序号
档号
文号
责任者
题名
日期
密级
页数
备注
1
2
3
4
…
科技档案案卷目录格式
序号
档号
案卷题名
总页数
保管期限
备注
1
2பைடு நூலகம்
3
4
…
科技档案卷内目录格式
档号：
序号
文件编号
责任者
文件题名
日期
页数
备注
1
2
3
4
…
会计档案案卷目录格式
案卷号
类别
题名
起止时间
保管期限
卷内张数
备注
会计档案卷内目录格式
顺序号
责任者
文号
题名
日期
页号
备注
照片档案基本目录格式
照片号
题名
时间
摄影者
底片号
备注
通用档案目录格式
序号
档号
文号
责任者
文件题名
案卷题名
日期
密级
页数
备注
1
2
3
4
…

档案管理相关表单

档案管理相关表单1.档案移交目录移交单位：序号文件类别文件编号文件名称页数保管期限保密程度存档人档案日存档日期备注目录编制人。

单位负责人。

档案接收人。

保密程度。

公开、秘密、机密、绝密保管期限：永久、长期、短期改写：档案移交目录包括移交单位、文件类别、文件编号、文件名称、页数、保管期限、保密程度、存档人、档案日、存档日期和备注等信息。

在编制目录时，需填写目录编制人、单位负责人和档案接收人等基本信息，并注明保密程度和保管期限。

2.归档文件目录第页序号题名档号文件编号保密程度页数责任者日期保管期限备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：归档文件目录包括序号、题名、档号、文件编号、保密程度、页数、责任者、日期、保管期限和备注等信息。

在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。

3.档案案卷目录第页档号题名张数文字图纸编制单位编制日期密级保管期限存放柜号备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：档案案卷目录包括档号、题名、张数、文字图纸、编制单位、编制日期、密级、保管期限和存放柜号等信息。

在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。

4.会计档案案卷目录编码：第页案卷号案卷题名原会计编号所属年度页数保管期限存放位置备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：会计档案案卷目录包括编码、案卷号、案卷题名、原会计编号、所属年度、页数、保管期限和存放位置等信息。

在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。

5.归档文件材料催交通知单归档单位（部门）：归档单位（部门）负责人。

归档单位（部门）档案员：根据文件材料归档制度的要求，您单位（部门）所产生的下列文件材料未能在规定时间内归档。

请你们对其整理，务必在日内向档案室移交。

谢谢合作！档案室(盖章) 年月日应归档文件材料清单及归档要求（档案部门填写）：归档单位（部门）意见：通知单签发人。

签字（盖章）通知单接受人：一式两联：（1）存根（2）有关归档部门（单位）存保存部门：档案管理部门保存期：1年改写：归档文件材料催交通知单是由归档单位（部门）发出，通知其他单位（部门）未能按规定时间归档的文件材料，并要求其在规定时间内整理并移交档案室。

技术部文件归档制度及表格

技术部文件归档制度及表格技术部文件存档制度总则为保证本部门文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、本部门员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

二、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本部门相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、文件资料档案的保管、查阅。

1、涉密文件必须由档案室单独存放。

2、所有档案必须科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

四、部门员工或其他部门部员工因工作需要查阅、复印档案资料，须填写《文件借阅、调用登记表》。

五、对于部门机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，非涉密人员不准接触，工作人员要严守机密。

六、涉密技术档案文件保存年限为5年。

一、技术部的文件范围1、行政文书。

技术部会议纪要;工程技术部工作计划、规划和工作总结;公司下发文件等。

2、技术部管理文件。

包括技术部人员任命书及调动文件、管理文件等。

3、技术文件。

包括原始数据类(甲方提供或现场勘查的各种技术资料、现场图纸、技术要求等);方案类(提交甲方或加工方的加工方案、设备材料预算、图纸及技术交底文件);验收文件类(包括验收资料及验收图);图片、音像类(包括现场/产品照片、技术交流录音)等。

4、技术文件。

包括技术科研报告、专利申请文件、各种部门内部形成技术标准/规范等。

5、涉密文件。

包括涉密公文、涉密技术文件等。

6、电子版文档。

包括以上5条所述的电子版文档。

1二、技术部文件管理体制工程技术部不另设文件专职管理人员，当完成技术阶段性成果后或项目结束后经经办人根据项目立档;依据文件来源(项目名称)、时间、内容、形式、是否涉密分成若干层次和类别，编制文档目录，然后提交至办公室负责统一管理。

(完整版)设备档案管理表格(样板)

档案编号：宜昌大兴商品砼有限公司
设备档案
设备名称：180双卧轴搅拌机
设备编号：180jbj001
使用部门：生产部
填写日期：2005.1.6
目录
（一）存档资料记录卡 (3)
（二）设备相关手册存放记录 (4)
（三）设备主要技术特性 (5)
（四）附属设备及计量仪表 (6)
（五）设备易损件清单 (7)
（六）设备开箱检查验收单 (8)
（七）设备安装情况记录 (9)
（八）设备调试验收单 (10)
（九）设备保养维修记录 (11)
（十）设备事故报告 (12)
（十一）鉴定证书及确认说明 (12)
（十二）出厂报告 (16)
（一）存档资料记录卡
（二）仪器设备相关手册存放记录
（三）设备主要技术特性
（四）附属设备及计量仪表
（五）设备易损件清单
（六）设备开箱检查验收单
（七）设备安装情况记录
（八）设备调试验收单
（九）设备保养维修记录
（十）设备事故报告
（十一）鉴定证书及确认说明
（十二）出厂报告。

(完整版)设备档案管理表格大全

设备型号
安装位置
安装日期
安装图图号
安装图存放处
安装检查记录
结论
安装负责人：
检查人：
安装单位：
使用单位：
第6页
设备调试验收单
编号
设备名称
规格型号
生产厂家
出厂时间
安装地点
参验部门
调试情况记录：
调试人：年月日
试运行情况记录：
操作者：年月日
结论：
负责人：年月日
备注：
第7页
设备运行情况
设备名称
规格型号
生产厂家
设备编号
所部门
初次投入运行时间
每年运行情况
年
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
合计
第8页
设备保养维修记录
设备名称
所属岗位
保养维修内容
操作人
日期
备注
第9页
设备事故报告
编号：
设备名称
设备编号
使用部门
操作/保养人
事故发生时间
事故责任人
事故发生原因：
事故造成损失：
事故后处理方法：
设备现运行情况：
工程设备部意见：
负责人：年月日
使用部门意见：
负责人：年月日
总经理意见：
负责人：年月日
备注：健康文档放心下载放心阅读
第10页
档案编号：
设备仪器档案
（样本）
设备名称：
设备编号：
使用部门：
填写日期：
存档资料记录卡
编号：
设备名称
规格型号
设备编号

档案管理流程及表格

档案治理流程编制日期审核日期日期日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人档档档档档档档档档档档档档档/档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档档 /档档档档档档档档档档档档档档 N档档档档档档档档Y档档档档档档档档档档档档档档N档档档档档档档档档档档Y1、目的档档档档档档档档档档加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

供给符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

3、术语和定义3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.2档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供给利用等活动。

4、职责4.1综合部4.1.1负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理和工程档案治理。

4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案治理的法令、政策、规定；4.1.3建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.1.5负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作。

4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；4.1.7负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

4.2各职能部门4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.2.2负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知综合部；4.2.3向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；4.2.4财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；4.2.5运营治理部负责治理质量治理体系相关记录。

文件编号及文件档案管理规定

质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号： 1 1.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。

2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。

3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。

3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。

3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。

b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。

c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。

d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。

监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。

3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。