资料归档登记表
归档电子文件登记表
第三章 保证电子文件信息安全的 技术措施
电子文件是高科技的产物，信息安全技术 对于维护电子文件的原始性、真实性至关重 要。目前这方面的技术主要有：
1.签署技术。
对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件 确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。 电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和 手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发 方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密 处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出， 同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用 发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数 字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件 中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用 一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的 “笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计 算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文 件的内容、结构等进行打包处理。
电子档案管理应遵循档案收集、整理、 保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它 与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录 形式是数字化系列。任何电子档案，当使用 技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光 盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备， 它不能离开这种生成环境和设备而单独存在， 人们只有采用这种记录档案信息内容的技术 和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别 它的信息内容。
4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上 的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图、标号等。
5、电子文件信息与载体的可分离性。
电子档案的长期保存，却是非常困难， 需要有不断更新的技术和设备作保障。电 子文件归档及电子档案管理需要有技术和 设备，电子档案的生命周期是由电子档案 内容而定，而保证电子档案生命周期的存 在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬 件的生存周期和载体所载档案与电子计算 机软硬件平台的一致性。所以说，电子档 案管理是一项极其复杂的技术工程，从这 个意义上说，也可把电子档案管理称为 “电子档案技术工程”。
质量记录归档登记表
设计号
工程名称
工程
类别
A重要工程B一般工程
C零星工程
方案设计记录表
A
B
C
份数
归档人
图档员
日期
前期方案设计任务单
委托/投标方案设计任务单
设计人员策划表
方案首次汇报•输入记录表
会议签到记录表
方案设计评审记录表
校审记录单
方案审批汇报提纲（发生时）
初步设计记录
表
初步/施工图设计任务单
设计人员策划表
配合进度表
初步设计大纲
事先指导表
互提资料单
设计评审会议签到/记录表（必要时）
校审记录单
设计会审记录单
施
工
图
记
录
表
初步/施工图设计任务单
设计人员策划表
配合进度表
施工图设计大纲
事先指导表
互提资料单
设计（技术）评审会议签到/记录表（必要时）
校审记录单
设计会审记录单
顾客意见处理表
施工配合记录表
施工图设计技术交底书（下列内容归在图档室）
施工图技交底会审纪要
图纸修改交付登记表
设计更改通知单
设计更改登记表/
现场服务记录表
不合格报告表（发生时）
设计资料及图纸归档登记表
文件编号:QR-7.3-08No:
工程名称
工程编号
归档日期
图纸
三
材表概算Fra bibliotek计算书
备注
(经手签字）
归档资料
1.合同、委托协议书: 张
2.设计任务书:张
3.设计计划方案书:张
4.设计输入文件登记表:张
5.设计方案:张
6.设计会审(自审)纪要:张
7.设计项目进度表:张
8.建筑图纸、资料: 张
9.设计校审意见表:张
10.设计评审表:张
11.设计验证/确认记录表:张
12.设计变更记录表:张
13.修改通知单:张
14.工程回访记录卡:张
15.地形图:张
16.设计资料图纸登记表: 张
17.其它:张
项目负责人签字
归档人签字
归档日期
年月日
设计部主管签字
接收人签字
说明
本表由归档人填写后交设计部主管检查；
档案部门接收人签收签字。
档案统计台账表格
档案资料名称
档案资料类型 通知通告 数据台账 汇报材料 文件合同 其他类型 数据台账 文件合同 其他类型 数据台账 文件合同 汇报材料 文件合同 文件合同 文件合同 文件合同
所属部门 销售部 技术部 财务部 人事部 营销部 市场部 策划部 产品部 技术部 财务部 人事部 营销部 营销部 营销部 营销部
存放位置 1-1# 1-2# 1-3# 1-4# 1-5# 1-6# 1-7# 1-8# 1-9# 1-10# 1-11#
1-12 # 1-13 # 1-14 # 1-15 #
份数 1 2 4 1 2 3 4 1 1 2 4 4 5 6 7
是否有电子档 备注信息 ☑ ☑ □ ☑ ☑ ☑ □ □ □ ☑ □ □ □ □ □
档案资料类型 数量
通知通告
1份
数据台账
3份
汇报材料
2份
文件合同
7份
其他类型
2份
占比 6.67% 20.00% 13.33% 46.ห้องสมุดไป่ตู้7% 13.33%
93.33% 80.00% 86.67% 53.33% 86.67%
所属部门 销售部 技术部 财务部 人事部 营销部 市场部 策划部 产品部
本月归档资料 4份 累计归档资料 15份
档案资料台账登记表
通知通告
1份
数据台
6.67
20.0
3份
汇报材
13.3
2份
当前年份： 2023年 12
文件
46.6
7
其他类
13.3
2份
本月归档资料 4份 累计归档资料 15份
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
归档日期 档案编号 2023/1/1 D10101 2023/2/1 D10102 2023/3/1 D10103 2023/4/1 D10104 2023/5/1 D10105 2023/6/1 D10106 2023/7/1 D10107 2023/8/1 D10108 2023/9/1 D10109 2023/10/1 D10110 2023/11/1 D10111 2023/12/1 D10112 2023/12/2 D10113 2023/12/3 D10114 2023/12/4 D10115
资料入库 登记表
资料入库登记表登记日期：__________________资料编号：__________________资料名称：__________________资料类别：□图书□文档□音像资料□其他资料来源：□购买□捐赠□内部制作□其他入库数量：__________________存放位置：__________________管理员：__________________备注：1、入库流程•资料经过初步审核，确认其内容和质量符合入库标准。
•填写入库登记表，记录资料的基本信息。
•将资料存放至指定位置，确保资料的安全和完整。
•更新资料库存清单，确保信息的准确性。
2、资料审核标准•内容健康、合法，无违反法律法规的内容。
•质量可靠，信息准确，无虚假、错误内容。
•符合本机构或组织的需求和收藏标准。
3、存放要求•资料应按照类别、编号有序存放，方便查找和借阅。
•存放环境应保持干燥、通风、防潮、防尘，确保资料的安全和完好。
•定期对资料进行整理和盘点，确保数量和位置的准确性。
4、借阅与归还•借阅资料需填写借阅登记表，注明借阅人、借阅时间、借阅理由等信息。
•借阅人应按时归还资料，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行赔偿。
•管理员应定期检查借阅情况，确保资料的及时归还和流通。
本登记表用于记录资料的入库信息，是资料管理的重要环节。
请管理员认真填写，确保信息的准确性和完整性。
同时，请遵循相关规定，确保资料的安全、完整和有效利用。
管理员签名：__________________日期：__________________。
档案管理常用表格表单
•档案存放地备查用表
档案存放地备查用表
•档案内容登记簿
档案内容登记簿
•（机密）文件保管备查簿
（机密）文件保管备查簿
•作废档案焚毁清册
作废档案焚毁清册
・调卷单
调卷单
核准：____ 主管：调阅人：
阅档催还单
__________ 同志：
您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于——月——日前送还。
档案室
档案调阅单
•档案存放位置表
档案存放位置表
•阅档催还单存根
阅档催还单存根
•图书资料借出卡
图书资料借出卡
・图书借阅登记表
图书借阅登记表。
成果文件资料归档表格实用的模板
附表1（咨询企业名称）武汉市XX造价咨询有限公司（造价咨询业务类别）B类（应明确为具体的咨询业务类别）附表2卷内目录附表3建设工程造价咨询相关资料交接单委托单位：武汉XX集团（公司）工程名称：XX建设工程项目类别：结算审核委托方于2007年X月X日将下列资料交给咨询人:附表4工程造价咨询项目实施方案咨询操作过程中重点、难点的具体实施措施附表5施工现场勘查记录附表6建设工程预算结算协调会议记录会议议题：关于XX建设工程有关事项须协调1. XX2. XX会议确认意见：最终意见:1. XX2. XX建设单位签字盖章：XX施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：XX 附表7建设工程预结算材料价格签证单施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：余XX 建设单位签字盖章：XX附表8建设工程造价咨询报告书武造字[2000 ]xxx号关于XX建设工程造价咨询报告xxxx：受贵单位咨询委托，对XX工程XXXX竣工结算进行审核。
我公司遵循客观、公正、公平的原则，依法维护建设、施工单位的合法权益，如实确定建设工程造价。
参与本次咨询工作的造价工程郑重声明：1. 我们在本咨询报告中陈述的事实是真实的和准确的；2. 本咨询报告中的分析、意见和结论是我们自己公正的专业分析、意见和结论；3. 建设工程造价存在固有的不确定性，本咨询报告的结果仅依据《建设工程造价咨询合同》约定的工作内容负责，对合同范围外的材价等市场变动因素造成的造价变化不予承担责任；4. 我们与本咨询报告中的编审对象没有利害关系，也与有关当事人没有个人利害关系或偏见。
造价工程师（签章）：执业资格证号：执业资格证号：一、建设单位名称：二、施工单位名称：三、建设工程名称：四、建设时间：五、建设规模：六、建设地点：七、审核责任：八、编制依据：九、审核方法：十、审核作业日期：十一、咨询说明：十二、咨询结论：项目负责人（签章）：造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价员执业资格证号：造价员执业资格证号：xxx程造价咨询有限公司（工程造价咨询执业印章）附表9造价咨询业务成果文件扉页格式（可与公司发文制度相结合）项目名称：造价咨询成果文件名称：项目编号造价咨询单位负责人：造价咨询单位技术总负责人:项目负责人：项目专业造价工程师：项目专业造价员：本成果文件签发人:日期：造价咨询单位名称:造价咨询单位资质等级:资质证书编号：注：项目负责人（造价工程师担任）为成果文件签发人。
归档载体登记表的填写
归档载体登记表的填写一份好的档案材料，必须要有一份好的载体。
载体是指记录或反映客观事物的实体，如纸、绢、玻璃、塑料等。
它是人们进行科学研究或其他活动中用来保存材料的主要手段和方法之一。
因此，在档案管理中载体有着十分重要的作用。
而档案文件又是以纸为载体保存下来的，所以档案文件也有一定的特殊性。
由于纸质档案具有较高的强度、不易被损坏、便于保管和利用等特点，在长期历史发展过程中，逐步形成了大量纸质档案。
这就要求我们要重视纸质档案的整理和归档工作。
在整理纸质材料时，要注意以下几个问题：1.归档内容要全面2.装订形式要统一3.装盒前不能出现“未归档”四个字4.装订后及时检查5.发现有错误及时更正1.归档内容要全面要想使纸质档案能够全面地反映社会经济、政治、文化发展的历史面貌，归档的纸质材料就必须真实地反映这一时期社会经济发展的基本面貌。
那么，在归档时怎样才能全面地反映这一时期社会发展的基本面貌呢？首先是要将各部门、各单位上报给国家档案局的文件材料收集齐全并进行整理，在确定归档范围时要特别注意文件的重要性和对归档范围内档案资料质量要求。
其次是要根据文件的形成过程和文件本身保存时间长短等因素确定每个单位归档材料的具体情况。
再次是对归档内容要进行认真分析。
然后根据这些文件材料在一定时期内形成时间、内容、形成方式、来源情况综合评价，确定是否将其作为档案重点收集材料，并进行归类登记。
最后是要根据不同层次与类别划分不同的归档范围，将那些具有保管价值而又不需要永久保存的资料（如照片或光盘等）归类在某一特定区域内，并按一定时期进行整理。
这样才能使档案达到全面完整地反映社会发展面貌和社会经济、政治、文化发展基本面貌的要求。
2.装订形式要统一所谓装盒，是指将档案按其内容、类别等装入相应的塑料档案盒中，并用封条封紧的一种档案整理方法。
（1）。
归档载体是以塑料档案盒为基本单位进行归档的。
所谓“装盒”，就是将档案材料装入塑料档案盒后密封好然后再进行整理装盒。