浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊
浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策
浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策文书档案是档案管理工作的重要组成部分，其水平的高低直接关系到档案的完整性及质量。
因此，企业只有提高文书档案管理的水平，才能切实实现档案的价值。
但是在实际工作中，文书档案的管理总是存在这样或那样的问题，致使文书档案的作用不能完整地发挥。
一、企业文书档案管理中存在的问题（一）管理力度不足，认识不充分企业想要做好文书档案的管理工作，首先就要对档案及档案工作有全面科学的认识，在认识的基础上加大管理力度，只有这样才能使文书档案管理工作有序地开展下去。
但是在实际工作开展中，有些企业认为文书档案管理工作与企业的直接效益没有太大关联，所以对这项工作的开展不会给予太多的重视。
但是从长远的角度来看，文书档案的管理是直接关系着企业单位的可持续发展的。
因此，在很多忽视文书档案管理的单位中，企业管理制度的实施会受到很大的限制，这对于企业的发展是极其不利。
出现这个问题的主要原因有两点，一是企业单位领导只追求利益的最大化，对档案管理不重视;二是企业中文书档案管理者的工作意识十分浅薄，工作效率和质量低，时常出现管理方面的错误。
（二）管理工作不协调，混淆文书工作和档案管理工作文书工作和档案管理工作是相互关联又相互区别，是不能混淆在一起的两个工作内容。
档案管理工作的开展离不开文书工作的保障，也就是说档案管理工作的开展是要在文书工作顺利开展的基础上才能有效进行。
为此，要想保障两项工作都能有序进行，必须做好两者的协调管理和衔接问题。
但是在实际工作中，档案管理人员很少考虑文秘工作，致使档案管理工作混乱，对文书工作的管理也造成了很大的影响。
（三）文书档案管理培训工作不完善由于企业对文书档案管理工作的不重视，使得文书档案工作人员时常出现人手不够的现象，所以在大多企业中总是会发生文书工作人员临时补缺的现象，这些补缺上来的人员根本不具备文书档案管理的基本能力，专业管理知识十分匮乏，同时在上岗前也没有经过系统性的培训，对档案的立卷、分类、保管期限等不够熟练，不能将文书档案工作做好。
发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策
档案工作ａｒｃｈｉｖｅｓ ｗｏｒｋ发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策文／陕西宝鸡第二发电有限责任公司 申新颖【摘要】随着科学技术的发展与进步，电子计算机的普及，全面信息化的社会，智能时代的到来，形式多样的文书档案给各企业单位的文书整理带来了很大的困扰。
国家政府也看到科技的进步带来的问题，传统单纯的以“卷”整理文书法已不再适应社会的主流需求，文书档案整理方法需要突破。
为了对文书档案实行科学化管理，减缩大量人工烦琐的工作，引进了计算机信息管理，基于此国家在２００１年正式颁布实施了《归档文件整理规则》，以便为计算机文书档案管理提供方便。
《规则》中确立了新的文书档案整理方法，将主流方法以“卷”为一个单位整理保管改为以“件”为一个单位的整理保管。
因此各企业单位纷纷抛弃了以“卷”整理法，实行以“件”为单位的新整理方法。
笔者根据自己从事的发电厂企业档案整理工作，从实际应用情况，文书档案以“件”整理的确有很大优势，符合社会发展形式，但也有一些不足之处，所以希望通过本文来对企业单位的文书档案整理提供参考意见。
【关键词】发电厂；文书档案；以件整理一、引言企业的文书档案承载着企业文化和发展，记载着企业的大事记，所以文书档案的整理也是相当重要，不仅要方便检索，还要归档分类好。
文书档案是指各企业单位在实际生产和管理运营中所生出的具有保存价值的文件资料，例如会议记录和生产问题，人事变动等。
二、文书档案以“件”整理的利弊（一）科学化和简单化。
以“件”为单位的整理方法，适合文件的平日化的整理，科学又简单。
因为按件管理的文书档案，取消了立卷组卷，实现以文件分类归档保管，平时只需对一个文件编页装订，对于需要录入的文件工作，减少了档案一次性录入的工作量。
对于文书档案以单个文件为件归档，也适合了科学化的计算机管理。
以“件”为单位的文书档案，实际也就是单个文件的组合归类，有了编号条目，在档案管理的计算机上，企业人员要对文件进行借阅研究问题时，可以直接依靠编号条目定位文件。
浅议企业文书档案收集与归档工作
浅议企业文书档案收集与归档工作摘要：在我国各行各业的发展局势逐渐趋于稳定的今天，企业文书档案的收集和归档工作是档案管理和开发利用的重要前提，对于企业的运行发展有着重要的作用。
关键词：企业文书档案；收集；归档工作引言企业文书档案的收集与归档工作对于企业的长远发展具有重要的意义。
企业文书档案是指相关企业在生产、经营以及管理等工作活动中，形成具有参考价值与保存价值的多种形式的文件，这些文件在企业的发展过程中能够起到一定的积极作用。
因此，企业需要加强对文书档案的重视，并做好相应的收集以及归档工作，减少其中存在的问题，同时还要结合企业文书档案管理的实际情况，制定出合理的管理方案，明确文书档案收集与归档工作的有效措施，提高档案管理的高效性。
1文书档案收集和归档的意义随着档案工作理念、技术的发展，档案载体向信息化、数字化介质的转变，档案传输网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，文书档案包含的内容越来越广泛、复杂，文书档案的利用率越来越频繁。
以黄委为例，各种规划设计、工程监理、科研专题项目、水文测量数据等专项档案整理对于相关工作的开展有着非常重要的意义。
文书档案的收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规范化、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要问题。
加强办公室文书档案的收集、归档工作有利于充分发挥其参考、利用价值，使文书档案成为能够提供数据支撑和参考的依据。
2企业文书档案收集与归档工作2.1合理完善企业文书档案管理制度首先，相关企业需要对文书档案的归档期限予以明确，同时还要对企业文书档案进行合理的分类管理，以免出现遗失现象，从而提升企业文书档案的收集与归档工作效率。
其次，企业档案管理部门要对文书档案的归档范围进行确定，保证归档范围的适应性以及针对性，并立足于企业发展战略目标的基础上，结合企业文书档案的管理需求，根据企业的档案管理规范，科学制定文书档案的归档范围。
事业单位文书档案以件归档的优势及策略
事业单位文书档案以件归档的优势及策略随着社会的不断发展和进步，各个行业的事业单位越来越重视文书档案的管理工作。
而文书档案以件归档是一种很常见的管理方式。
在这篇文章中，我们将探讨文书档案以件归档的优势及相关的管理策略。
一、文书档案以件归档的优势1. 便于查阅文书档案以件归档可以将相似的文件归档在一起，便于用户查阅。
所有的财务文件可以归档在一起，所有的人事文件可以归档在一起。
这样一来，当需要查阅某个文件时，就可以直接找到相应的文件夹，节省了大量的时间。
2. 易于维护文书档案以件归档还可以简化维护工作。
每个文件夹中的文件都按照一定的规则进行整理和归档，这样一来，就可以很容易地找到需要更新或维护的文件。
而且在进行维护工作时，也可以避免因为文件混乱而造成的遗漏或搞错文件的情况。
3. 便于管理文书档案以件归档可以方便管理。
管理者可以根据文件的性质和用途将文件进行分类归档，这样不同的文件就可以在不同的区域进行管理。
与此管理者也可以通过查看文件夹的情况来了解文件的数量和种类，从而更好地掌握档案管理情况。
4. 空间利用更充分文书档案归档可以使得文件的存放更加有序，从而可以利用空间更充分。
通过整理、分类和归档，可以减少不必要的重复文件和废弃文件的产生，最大限度地利用档案存储空间。
5. 便于备份文书档案以件归档可以使得备份工作更加方便。
归档好的文件可以直接进行备份，而不需要对每一个文件进行逐个处理，节省了备份的时间和精力。
而且在需要恢复文件时，也可以更加快捷地找到需要的文件进行恢复。
1. 制定统一的归档规范为了保证文书档案以件归档的效果，事业单位需要制定统一的归档规范。
这些规范包括文件的分类标准、命名规范、归档方式以及权限管理等。
通过这些规范，可以使得所有工作人员对于归档有统一的认识和标准，避免了个人主观意识的影响。
2. 建立归档管理系统事业单位可以通过建立归档管理系统来实现文书档案以件归档。
这个系统可以包括归档软件、归档设备以及相关的技术支持。
论述文书档案信息化管理的利与弊
论述文书档案信息化管理的利与弊作者：周晶来源：《办公室业务》 2017年第10期随着我国信息化技术的日益发展成熟，人们的生活习惯、工作方式都发生着巨大的变化，而文书档案作为反映企事业单位和个人在工作生活中为处理事务而形成的文字材料，在其收集、保存、查询、利用等方面也受着信息化技术的影响，这就迫切需要我们正确认识在信息化技术背景下文书档案的管理工作。
一、文书档案信息化管理的优势（一）提高办公效率。
在以往的文书档案收集、整理、归档等过程中都需要手工操作，而且对后期的文书档案进行修改时还需要拆卷拆件重新整合，不仅浪费了大量人力物力，并且办事效率也低下，而利用了计算机信息化处理技术，文件资料的收集、储存、分类、利用都变得十分便利，提高了工作效率。
（二）便于规范保管。
传统的文书档案虽然也制定了整理规范标准，但是由于是手工整理、录入，工作人员的主观能动性比较强，想把某一文件归为哪一类往往在工作人员的一念之差，而利用了信息化管理技术，客观规定哪一类文件规整为哪一个系统，都由系统程序做了硬性规定，不仅方便规范管理，而且也有利于查找。
（三）便于查阅利用。
基于计算机文书档案处理系统，使纸质的文书档案转变为电子文件，使得文书档案可以随时随地查找，还可以利用大数据分析查寻需要的内容，便于档案的开发利用，大大提高了查准率，这些都是传统档案管理模式无法比拟的。
二、文书档案信息化管理中存在的弊端（一）档案管理人员不适应新的信息化管理模式。
部分档案工作人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。
这一现状极大制约了档案工作信息化的发展，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。
从目前来看，许多档案部门缺少高技术人才，其中的档案信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息化建设了。
试论档案以“件”为保管单位的归档管理
试论档案以“件”为保管单位的归档管理作者：陆国荣来源：《企业文化·下旬刊》2016年第10期摘要：废弃立“卷”而采用“件”为基本保管单位。
这将是档案工作发展方向，也是对档案的传统理论、观点、方法产生巨大影响。
虽有些弊端，但能节省人力、物力、财力，也就促进了生产力发展。
关键词：“件”;节省人力;节省物力;节省财力国家电网上海市电力公司《按件归档整理细则》2016年6月批准实施，正式拉开了文书立卷改革的序幕，以“件”为保管单位，在档案整理、保管、利用等过程中有提高工作效率、方便提取利用、减轻档案工作者的劳动强度等许多优点，而且还可以列出以下几个有利方面。
（一）有利于档案的保密和开发利用以往，由于档案中的每一本案卷大多数是有几份、十几份甚至几十份文件材料按其有机联系组卷装订起来的，同时，由于受文件材料形成者的级别、地区和保管期限及形成过程以及整理中的组卷原则等因素的制约，不可能将标有同一种保密标志（如秘密、机密、绝密等）的文件材料集中在一、两个卷本中，因此，工作中往往采取以整本卷定密的办法，即一本卷中只要有一份秘密文件，就将一本卷定为秘密档案，机密及绝密卷也是如此。
这给未标保密标志的文件利用带来不便。
（二）节省了卷皮、卷内目录、案卷目录及其卷内备考表以往，我们是将整理好的卷包皮装订，然后再把装订好的案卷入盒存放。
这样可以节约很大一笔经济费用。
同时也节约了时间，其中，仅拟制案卷标题就是一项十分费工费时的工作。
（三）大大减轻了档案人员的劳动强度以往，一年一度的文书立卷归档工作和档案的平时整理，都少不了装订档案这一关，且要求装订的案卷要结实、整齐、美观，不压字迹、不掉页、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读，采用三眼一线背面打结的方法等。
每当这时，案卷少的单位就采取手枪钻，大针引线，剪刀裁齐的办法装订，案卷多的单位还要专门购买装订机、裁纸机等装订用具，不论采取哪种方法，档案人员都要费劲装订几天，再加上卷内目录、备考表、编制案卷目录、贴口取纸等，确实很辛苦。
浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊
浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊摘要文书档案立卷是我国机关档案工作的重要环节，立卷改革要求“简化整理，深化索引”，这是我国档案工作改革的巨大突破。
本文通过对传统立卷方式“卷”改革后，改“件”的立卷方式进行对比，阐述以“件”为保管单位归档的利与弊。
关键词文书立卷立卷改革改“卷”为“件”我国从2001年1月1日起正式实施中国档案标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，新规则中明确表示要以“简化整理，深化检索”作为立卷改革的宗旨。
这是档案工作改革中的巨大突破，它提高了文书档案管理的效率，顺应了档案工作的发展趋势，在档案工作中运用了计算机技术以适应现代化建设的需要。
在机关文书档案工作中，传统的以“卷”为保管单位的方式不但加重了档案工作的繁琐度，同时也不利于人们在浩如烟海的资料中对有用信息进行快速检索。
一、档案管理中“卷”与“件”的涵义1．传统的档案都是以案卷为基本保管单位。
立卷是整个档案工作的基础，其具体包括组卷、编制页码、卷内目录及备考表的填写、装订，案卷目录的撰写等，其中组卷最为重要。
组卷的合理性对档案今后的保管、利用及检索工具的编制有很大影响。
而在实际工作中，由于情况的复杂性以及人们对立卷原则的理解不尽相同，很难以统一标准明确完善的对文件进行分类归档，再加之一些单位人员流动性大，很容易造成文件收集不完整、归档不及时。
2．所谓“件”就是根据档案管理信息化的要求，取消了传统的立卷方式，将档案的基本保管单位有一组文件组成的卷，改变为单份文件的“件”。
《归档文件整理规划》中规定：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册等一册一件，来文与复文为一件。
二、改“卷”为“件”立卷方式的优越性立卷改革的直接目的是提高档案工作的效率。
在传统的档案工作中，由于纯人力劳动的程度高，因此在文书归档保存时存在许多不确定性，为档案的保存与检索带来诸多弊端。
文书档案“件”与“卷”的利弊及对策
文书档案“件”与“卷”的利弊及对策作者：杨阳来源：《神州·上旬刊》2017年第03期摘要：近年来，随着网络信息技术的飞速发展，企业文书档案管理过程中以“件”取代“卷”的档案管理方式越来越普遍，进一步方便了人们对档案材料的查阅工作。
但是，客观来讲，以“件”保管档案的方式也存在着一些弊端，甚至带来了档案资料的安全隐患问题。
因此，下文将详细的分析文书档案“件”与“卷”之间的利弊，旨在扬长避短，进一步发挥二者在档案管理中的优势，提高我国的档案管理水平。
关键词：文书档案；立卷方式；自动化管理；改革创新一、文书档案管理立卷的具体方法目前，我国文书档案立卷的方式主要有两种，分别是以“卷”归档法和以“件”归档法。
传统的档案管理方式是以“卷”归档，即根据档案的特征、性质进行分类，并拟写卷名、装订成册；以“件”归档是后期形成的档案管理方式，主要是将档案按照时间顺序排列，并按照单位、期限、年度、机构等标准分类，并装盒、盖章、编目录，不装订成册。
虽然二者的整理程序存在很大的差别，但是它们都保持着相同的整理原则。
近年来，随着办公自动化进程的不断推进，我国对传统以“卷”归档的档案管理方式进行了改革，形成以“件”归档的档案管理方法，并不断推广开来。
但是，不能否认，这两种立卷方式各有利弊，如何扬长避短依然是档案管理工作者不断探究的问题。
二、文书档案“件”与“卷”的利弊1、传统的以“卷”归档的利与弊优点：首先，以“卷”归档可以将档案资料装订成册，不仅整齐美观，还可以便于保管，不易被查阅者随意抽取或者拆卷，因此有利于保证档案材料的完整性。
其次，以“卷”归档便于人们进行查阅，查阅者可以根据查阅内容的性质进行查找，提高查准率；而且还可以查阅同类性质的问题，提高查全率，有利于全面地分析查阅的资料，提高对档案材料的理解程度。
缺点：第一，以“卷”归档的工作量比较大，往往需要“化零为整”进行分类整理，工作效率比较低，而且容易出现纰漏，比如档案遗漏，错置等等。
文书档案按件管理利弊谈
学术论坛 Ａ ａ ｄ ｅ ｍ； ｃ Ｆ 。 ｍｍ
也 有 一些 基 本 的认 识 ，下 面 是我 个 人 的一 些粗 浅 看法 。 首 先 ，文 书档 案按 件 在内的大量单位的办公都采用了网上电子办公流程 ， 如 果 设 置 好 和 档 案 管 理 系 统 的 接 口，完 全可 以实 现 文 档 网上 流 程 办 结 后 的 直 接 归 档 ，这 又 为 档 案 人 员 减 轻 了 不 少 工 作 量 。最 后 ，文 书 档 案按 件 管 理 有 利 于 文 件 的 借 阅 复 制 利 用 。按 传 统 的 以案 卷 为 单 位 整 理 档 案 ，在 档 案 整 理 好 后 ，如 需 借 阅 复 制 ，经 常 需 要 将 整 个 案 卷 提 供 给 利 用 者 ，一 方 面 造 成 资 源 的 浪 费 ，另 方面也不利于档案的安全。按照以单份 文件 为单位组织 文书 档案 的方法整理档案后 ，利用者只需要 对单 份文件进行借 阅复 制就可以了，既对档案管理人员和利用者提供 了极大的方便 ， 又 增强 了提供利 用的针对性 ， 便 于档案 的保管 、保密和提供利 用， 有利于档案 的保护。同时文件按件归档也方便文件的复制 和扫 描 ，有 利 于 电子 文档 的制作 。
文 书档 案按件 管理 利弊谈
段玮瑶 Ｉ 汉江水 电开发有限责任公司 湖北十堰 ４ ４ ２ ２ ０ ０
摘 要 ：文 书档案是企业文化和发展的重要记载 ，在新形势下，以单份文件为单位组织管理文书档案的方法得到了广泛 的推广和认可。在实际工作 中，如何发挥按件整理文书档案的优势 ，做好文书档案整理工作 ，是摆在每个档 案工作者面 前的新课题 。 关键词 ：文书档案 ；按件管理
事业单位文书档案以件归档的优势及策略
事业单位文书档案以件归档的优势及策略随着社会的发展和进步，事业单位文书档案管理越来越被重视。
文书档案是事业单位组织运行的重要基础，对于保障事业单位的正常运转和长期发展具有重要意义。
事业单位的文书档案管理中，以件归档是一种常见的管理方式。
本文将从事业单位文书档案以件归档的优势及策略展开阐述。
一、以件归档的优势1. 便于管理以件归档能够使得文书档案管理更加规范和便利。
每一份文书档案都能够根据特定的标准进行分类、编号和存储。
通过归档之后，不同的文书档案可以轻松地根据需要进行检索和查找，管理工作更加便捷高效。
2. 有利于保密事业单位文书档案中包含了大量的机密信息和重要资料，以件归档能够为这些信息提供更加有效的保护。
通过合理的归档管理，可以设定不同级别的权限，确保各类文书档案的保密性。
3. 提高效率以件归档可以大大提高事业单位的办公效率。
在需要使用某份文书档案或者进行档案查找的时候，可以通过简单的标识和分类就能够快速地找到需要的内容，避免了繁琐的查找流程，提高了工作效率。
4. 有助于监督以件归档可以对文书档案进行全程监控和管理，确保了文书档案的准确性和完整性。
各类文书档案的变更和流转都能够被准确追踪，对于事业单位的监督和规范起到了重要作用。
1. 设立科学合理的档案分类和编号规则在进行以件归档之前，首先需要建立起科学合理的档案分类和编号规则。
根据不同的文件属性和功能需求，可以将文书档案进行适当划分和归纳，制定详细的档案编号规则，确保归档管理的科学性和规范性。
2. 制定规范的归档流程为了保证以件归档的执行效果，事业单位需要制定规范的归档流程，明确各类文书档案的归档责任人和归档时间点，确保所有的文书档案能够按照规定的流程进行归档存储。
3. 强化信息化管理手段随着科技的发展，信息化管理手段在文书档案管理中扮演着越来越重要的角色。
事业单位可以引入各类信息化管理系统，利用电子文档管理、电子档案管理等方式，构建起智能化的文书档案管理平台，从而提升以件归档的效率和便捷性。
浅谈文书档案以“件”代“卷”的利与弊
、
传统 的文 书立卷 的方法是 ：运 排列 ，以避免人 工排 序造成 的不规 查到 ，这样 ，在对亭情发生 的具体时 用文件的主要特征或文件的类型 ，把 范 ；不编大流水页号 ，将档案本身的 间、详细内容都记不清的情况下 ，能 本单位形成 的全部文件进行区分和初 页数注 明 以便 于核查 ；以卷 盒作 为 够提高手工检索的查全率和查准率 。 步组合 ，然后检查、调整卷内文件 ， 保管单 位 ，取 消硬卷皮 和软卷皮 ， 缺点 ：Ｉ 、程序繁琐 。且工作量 归档文件 目录 ”代 替 “ 内 目 大 。任何一个单位 的立卷工作都要经 卷 拟 写案卷题 名 ，排 列卷 内文件及 编 用 “ 目录号”增设 “ 保管期 过各部门专兼职档案人员向业务员收 号 ，填写卷内文件 目录与备考表 ，编 录” ，取消 “ 制案卷封面并对案卷进行装封。全部 限”。取消案卷 目录增设归档文件 目 集 ，收集齐全后进行整理 ，然后向档 案卷整理完毕后 ，再按照保管期限年 录 ，作为手 工检查工具和移交清册 。 案部 门移交这一过程 。任何一个环节 度——组织机构或保管期限、年度 、 所 以，两种方法在整理原则上是一致 的工作脱节都会影响全部档案最后 的
５ 蜮照 毒案・０２ ２ ｛ ２１年第５ ； 期
编 目、入库工作。 ２ 、易造成立卷思 是统一的，但由于立卷人的素质 、观 档案会由不同的人组出不 同的样式 ，
优 点 ：１ 、可 以采 用 “ 办 随 随
缺点 ：１ 、同一问题 的文件材料 因归档 时间先后不 同，有可能显得较
想的不一致 。虽然立卷 的原则 、方法 归”的方法也可采用 “ 分散整理 ”。
较、论述 ，并提 出一些看法 。
【 关键词 】 案 档
立卷方法
利弊
对文书档案改“卷”为“件”整理归档思考
对文书档案改“卷”为“件”整理归档的思考摘要：为适应办公自动化管理需要，以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革是必然趋势。
文书档案以“件”整理归档，使用计算机管理，节约了归档周期，简化了程序，提高了归档效率。
同时，也出现对“件”界定难、单页文件装订易损坏、易错位等问题。
严格把握“件”的概念，根据档案实际情况装订是切实可行的方法。
关键词：文书；档案；归档中图分类号：g275 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2013）01-00-01文书档案“卷”改“件”，整理归档，适应了档案管理科学化、现代化的需要，是档案工作改革的重要内容之一。
2001年1月，国家档案局公布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），这是我国以中华人民共和国行业标准颁发的一项重要的档案工作标准。
《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，推行档案整理工作的改革，其关键是将过去以“卷”为单位改为以“件”为单位归档。
笔者长期从事档案工作，对《规则》的实施有着深切体会，现就其优点与存在的问题提出一些意见，就教于专家、学者，以期对档案工作有进一步的改进与提高。
一、简化了程序、提高了归档效率传统的文书档案以“卷”为单位的整理方法，更适用于手工组卷和检索。
它是按照文件的形成规律和特征进行分类、组卷，将具有内在联系或同一问题的文件组成一个案卷，通过拟写案卷标题、案卷目录、编写卷内目录、去除金属物，装订等来完成组卷工作，手续非常繁杂。
由于立卷方法繁琐、复杂、随意性大，组卷质量很难把握，立卷归档工作使档案人员要花费很大的时间和精力。
以卷归档不便于档案的保管和利用，不利于保密和复印。
《规则》推行以“件”为单位整理归档，操作方法比较简单，具体步骤为：1.鉴定档案是否具有保存价值；2.区分不同保管期限；3.按文件时间编流水号；4.加盖归档章；5.填写归档章上各项内容。
这样就可以把归档工作分散到平时工作当中，节省了组卷、打页码、拟写案卷标题、填写卷内备考表、编制案卷目录等一系列工作。
以“件”为单位整理档案的利与弊
经验交流Ｅｘｃｈａｎｇｅ ｅｘｐｅｒｉｅｎｃｅ以“件”为单位整理档案的利与弊文/南京市第一中学 赵毅【摘要】《归档文件整理规则》改革了传统的以“卷”为单位整理档案的方法，提出了以“件”为单位整理档案的立卷模式。
本文以档案整理、利用实践对改革后的档案整理方法的利弊进行思考。
【关键词】立卷改革；以件归档；利弊为适应档案管理现代化的需要，2001年1月1日国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，对立卷方法进行了改革：“归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒”，提出了以件为单位整理档案的新方法。
自此，各级机关组织根据各自的实际情况或采用新方法或沿用旧规则。
我单位对2000年前的档案采用的是原有的整理方法，以“卷”归档；2000年后的档案则采用新的立卷方法，以“件”归档的方式。
在整理利用实践中，我们发现相对于卷，以件为单位既有利也有弊。
一、在对概念的理解上，“件”比“卷”更明确虽然“卷”是在档案工作中使用频率极高的一个术语，但“略览《档案管理学基础》《档案管理学》《科技档案管理学》，均不见‘卷’的确切含义”。
卷的含义缺乏，使我们基层兼职档案人员对“卷”的理解含混不清，从而实践工作中也容易出现较大差异。
《归档文件整理规则》对“件”有明确的界定，一般以每份文件为一件，同时对“件”的几种特殊类型也作了确定。
《规则》易学、易懂、易用，即使是基层档案人员也容易理解和掌握，能激发档案工作者的积极性，便于档案工作的顺利开展。
二、以件归档简化了操作，减轻了档案人员的工作量，提高了工作效率传统的文书立卷方法操作繁琐，不易掌握，许多基层档案员干不了。
归档文件“卷”改“件”后不需考虑“六大特征”，不必组卷、拟写案卷题名、编制案卷目录，分类与编目工作大大简化。
以件归档可以随办随归的整理方法大幅简化了整理工作中的手工操作，使档案人员从繁琐不易掌握的立卷中解脱出来，减少了档案人员的工作量，缩短了工作时间。
总之，大大提高了工作效率。
发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策探究实践
发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策探究实践摘要：随着社会的发展以及技术的进步，现阶段想要不断提升文书档案管理的工作效率，就需要结合时代的特点进行整理方式的创新。
以“件”整理的方式，能有效提高工作的效率，深度进行档案资源的开发以及利用，因此，企业要加强对它的重视，促进发电厂的稳定运行。
文章首先分析发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊，然后重点探讨文书档案以“件”整理的方法和对策探究，可供读者作为参考。
关键词：以“件”整理；文书档案；利弊分析引言：企业文书档案管理工作主要是负责收集整理文件资料，像一些会议纪要、计划书等都是要进行整理和收集的，这对于企业的发展来说是非常重要的。
在信息时代下，以“件”整理的方式得到很多应用，虽然它存在分类不标准、档案较分散等问题，但是总体来说，它的应用能有效提高文书档案整理的效率，促进企业的信息化发展。
因此，企业要加强对以“件”整理的重视，加强员工培训工作，保证文书档案整理工作的高质量开展。
一、发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊分析（一）简化了文书档案整理的方法，提高了工作效率以“件”为单位进行文书档案的整理，这种模式更适用于日常化的整理工作，既科学又简单，有效提高了整理的效率。
当员工按件进行文书整理时，就不需要立卷和组卷，可以对文件实行分类保管，员工也不需要一次性录入大量的档案，减轻了他们的工作压力，同时，在档案整理完成后，也可以用计算机进行更加科学的管理，避免信息的泄漏，此外，当员工需要进行资料的查找时，只需按照编号进行搜索，这样能有效提高检索的效率，方便员工的资料借阅[1]。
（二）以“件”整理便于档案的开放与利用企业采用组卷的方式进行文书整理时，会将很多份文件装订在一起，而员工在进行资料的查阅时，可能会看到其他的有文件，这可能会造成文件信息的泄露，同时，当需要进行文件的复印时，可能需要把其他文件拆除下来，这对文件的质量有很大的影响。
而以“件”整理的方式，可以帮助员工找到具体的文件，这能很好地保证档案的安全性，避免信息的泄露。
浅议企业文书档案收集与归档工作
浅议企业文书档案收集与归档工作【摘要】企业文书档案收集与归档工作是企业日常管理中至关重要的一环。
本文从概述企业文书档案收集与归档工作的意义出发，分析了其在企业管理中的重要性。
随后介绍了文书档案的收集流程和归档管理方式，强调了规范管理的必要性。
文章还探讨了安全保密措施在文书档案管理中的关键作用。
通过本文对企业文书档案收集与归档工作的深入探讨，可以得出结论：规范的文书档案管理能有效提升企业管理效率和安全性，为企业发展提供有力支撑。
展望未来，随着数字化技术的发展，文书档案管理将更加智能化和便捷化，为企业管理带来更多便利和效益。
【关键词】企业文书、档案收集、归档、工作、重要性、流程、管理、安全保密、结论、展望。
1. 引言1.1 引言企业文书档案收集与归档工作是企业管理中一个至关重要的环节，它涉及到信息的整理、存储和管理，直接关系到企业的正常运转和决策的准确性。
随着社会经济的不断发展和信息化的普及，企业文档越来越丰富和复杂，如何高效地进行文书档案的收集与归档工作成为了每个企业必须面对和解决的问题。
企业文书档案收集与归档工作不仅仅是简单地整理文件和资料，更重要的是对信息进行有效分类和归档，确保信息的完整性和安全性。
只有做好文书档案的收集与归档工作，企业才能更好地管理和利用这些信息资源，提高工作效率和决策质量。
在本文中，我们将从概述企业文书档案收集与归档工作的意义和重要性开始，然后介绍收集流程、归档管理和安全保密措施等方面的内容，希望可以为企业更好地开展文书档案管理工作提供参考和借鉴。
愿通过本文的探讨，读者可以更深入地了解并掌握企业文书档案收集与归档工作的关键要点，进而提升企业的管理水平和工作效率。
2. 正文2.1 概述企业文书档案收集与归档工作企业文书档案收集与归档工作是指企业为了记录和保存重要文件、资料而进行的整理、归档和保管工作。
这项工作对企业的日常运营和管理起着至关重要的作用。
在现代信息化的时代，企业的文书档案涉及各个方面，如财务资料、人事档案、合同协议等，因此管理和归档这些文书档案显得更加重要。
发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策 曾红
发电厂企业文书档案以“件”整理的利弊与对策曾红摘要：随着我国社会主义现代化建设进程的加快，计算机的普及与信息化的发展，企业文书档案的管理方法也有了革新，传统的以“卷”整理方法已逐步的退出了历史舞台，取而代之的是以“件”整理方法。
以“件”整理方法应用是时代发展之下的必然趋势，在企业文书档案整理的实践过程中其优点日益突显：简单化、便捷、保密性强等；但同时其不足之处也慢慢的体现出来，如易折损丢失、分散、不利于保管、依赖计算机等。
本文以在发电厂企业文书档案整理的实践过程对以“件”整理利弊进行探析，并提出相应的对策。
关键词：文书档案；以“件”整理；对策企业文书档案是企业、单位在日常生产和管理运营中所产生的具有保存价值的文件资料，记载着企业的发展历程中的每个重要时刻，如重要会议的会议记录、生产研发问题、人事调动等；企业文书档案有助于企业在发现问题、解决问题的成长过程中实现可持续发展战略。
所以企业文书档案对企业发展具有很大的影响作用，企业文书档案的管理成了企业工作中不或缺的一部份，要实现检索、归档双赢目标，各企业普遍按国家在2001年颁布实施的《归档文件整理规则》中所规定的以“件”为一个单位整理保管方法执行文书档案管理。
1.文书档案以“件”整理的利之所在1.1简化程序，提高效率传统以“卷”为整理方法的文书档案的分类、组卷是以文件的有机联系为参照，将反映同一个事由的文件构建成一个案卷，它的管理程序是：对相关文件进行收纳并拢、对案卷拟写名称、对案卷质量进行审核、而后进行装订等。
《规则》出现后，归档程序方法具体如下：装订→分类→排列→编号→录入系统→打印目录→装盒；与传统的相比较省去了组卷、拟写案卷题目等环节，相较而言简单了许多；实行随办随归，档案管理人员在文件处理好后可以把装订、盖章、归档工作安排在平时，文件的编号也可以在后期进行调，将集中整理调整为平时整理，这种操作降低了集中整理的压力，档案整理工作实现灵活变通；同时这些整理程序的简化，归档周期的缩短，使得工作效率得到了提高。
浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊
浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊
骞丽萍
【期刊名称】《大陆桥视野(下半月)》
【年(卷),期】2011(000)004
【摘要】文书档案立卷是我国机关档案工作的重要环节,立卷改革要求“简化整理,深化索引”,这是我国档案工作改革的巨大突破.本文通过对传统立卷方式“卷”改革后,改“件”的立卷方式进行对比,阐述以“件”为保管单位归档的利与弊.
【总页数】2页(P32,34)
【作者】骞丽萍
【作者单位】中石化西北油田分公司，新疆乌鲁木，830011
【正文语种】中文
【相关文献】
1.省档案局审批部分省直单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 [J], 省档案局法规处
2.浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊 [J], 骞丽萍
3.基层单位编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》应把握的问题[J], 柯秀娥
4.规范机关文件归档与档案鉴定工作的重要指南——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 [J], 邢捧;黄存勋
5.浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊 [J], 朱惠君
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文书档案管理制度优缺点
1. 规范管理，提高效率文书档案管理制度通过对文书档案的收集、整理、保管、利用等环节进行规范，使得文书档案管理工作更加有序、高效。
具体体现在以下几个方面：（1）明确责任分工。
制度规定各部门、各岗位的职责，确保文书档案管理工作有人负责、有人落实。
（2）优化工作流程。
制度对文书档案的流转、审批、归档等环节进行优化，缩短处理时间，提高工作效率。
（3）强化监督检查。
制度规定定期对文书档案管理工作进行检查，及时发现和解决问题，确保制度落实到位。
2. 保障档案安全，延长使用寿命文书档案管理制度通过制定一系列安全措施，确保档案实体和电子档案的安全，延长档案使用寿命。
具体表现在：（1）实体档案安全。
制度规定档案库房、档案柜等设施设备符合国家标准，确保档案实体安全。
（2）电子档案安全。
制度规定电子档案的存储、备份、传输等环节必须符合安全标准，防止数据丢失、篡改等风险。
（3）应急预案。
制度规定在发生自然灾害、火灾、盗窃等突发事件时，迅速启动应急预案，最大限度地减少损失。
3. 提高档案利用率，发挥档案价值文书档案管理制度通过优化档案检索、查询、借阅等环节，提高档案利用率，充分发挥档案价值。
具体体现在：（1）建立完善的档案检索体系。
制度规定档案检索工具、检索方法、检索途径等，方便用户快速找到所需档案。
（2）简化档案借阅手续。
制度规定档案借阅流程，减少繁琐手续，提高借阅效率。
（3）拓展档案利用渠道。
制度鼓励各部门、各岗位充分利用档案资源，为工作提供有力支持。
1. 制度过于僵化，缺乏灵活性部分文书档案管理制度在执行过程中过于僵化，不适应实际工作需求，导致工作效率低下。
例如，一些制度规定过于严格，限制了档案的借阅和利用。
2. 管理人员素质参差不齐文书档案管理制度的有效执行依赖于管理人员的素质。
然而，在实际工作中，部分管理人员对档案管理知识掌握不足，导致制度执行不到位。
3. 技术手段滞后，难以适应信息化需求随着信息化时代的到来，文书档案管理工作面临前所未有的挑战。
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浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊
作者：朱惠君
来源：《档案天地》2014年第13期
随着电子计算机等一系列现代化办公设施进入企业文件的形成与管理领域以及办公自动化的普及，传统文书材料立卷方法的繁琐、复杂、随意性大，案卷质量难把握，提供利用不便等弊端不可避免地凸现出来，这客观上已成为制约企业档案工作发展的“瓶颈”。
改革文书立卷方法势在必行。
以“件”为保管单位代替传统的以“六个特征”和以问题为主线的组卷方法在大多数企业中已基本推广，现结合本人在工作中的实际情况，浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊。
企业文件材料以“件”为保管单位归档在提高工作效率、对文件档案的鉴定、开放利用以及检索等方面有明显的优势。
一、减少劳动量，提高了工作效率
以“件”为保管单位的归档方法，归档文件材料不再组成案卷、撰写案卷标题，不再编写卷号、编制案卷目录，不用在电脑软件上输入案卷目录等，所以要档案的整理、保管、利用等过程中所花的劳动量会大幅度减少，从而提高了工作效率。
同时，减少了卷皮、目录纸、装订设备等围绕立卷的消耗品，节省了大量的人力、物力和财力。
二、便于文件档案的鉴定和开放利用
无论是传统的文书立卷方法，还是改革后的以“件”为单位的归档方法，对文件鉴定都是以“件”为单位进行的。
传统的立卷归档方法，当装订的案卷中出现不同价值的文件时，不是拆卷后重新装订，就是容忍超过保管期限已无价值的档案继续存在，这样使鉴定工作不仅不能减少劳动量，而且也不能达到“取其精华”为目的。
以“件”为单位的归档方法克服了这种不足，由于无需立卷，文件与文件之间具有相对的独立性，对单价文件进行鉴定时，不受其它文件鉴定的影响，也不会出现不同价值文件排放在一起的现象。
在对文件档案进行开放利用方面：以往，以“卷”为单位进行的传统归档方法，使数份文件订成一卷，影响到对“卷”中单份文件的开放用。
企業文书档案以“件”为单位对档案进行管理，在提供档案利用时针对性强，可以开放单价文件，避免扩大阅读范围同，在办公自动化软件的支持下，可以开放单份文件的“全息信息”，提高了对文件的利用。
三、有利于对文件档案的检索和保密
随着计算机技术的发展和OA办公自动化的广泛应用，在计算机强大的随机检索功能支持下，以“件”为单位进行文件归档，大大方便了对文件的检索。
有观点认为：以“件”为单位进行归档工作时，割裂了文件间的有机联系，使档案很难保持和反映文件之间内在的有机联系，也在一定程度上破坏了系统文件完整。
本人却认为：文件最终的“联系”不应是针对档案载体，而是档案载体所包含的信息（包括来源、时间、内容和形式等）之间的联系。
所以，在新的方法下已没有必要强调保持实体间的联系，“用归档文件信息间的联系代替归档文件载体间的联系，”用归档文件信息间的联系代替归档文件载体间的联系，通过编制专题目录、提示相关文件等方法，解决分散保存不同年代、不同保管期限内，有相互联系的文件间其它方面的联系。
所以，新方法只是淡化了对档案实体的整理，而实际上加强了对档案信息的组织，而且更加注重加强档案信息的内在历史，更有利于档案信息的检索、开发与利用。
废弃立卷，以“件”当家，体现了“粗加工、细管理、精检索”的宗旨。
四、不利之处
同时，文件级的计算机检索，可以调整、准确的为利用者提供服务，解决了手工检索时费力的问题，而且，档案原文可以通过计算机网络查询，使参考性利用不再需要档案原件，减少了调档的数量，有利于对那些无需调档实体的保密。
正如事物总是“一分为二”这一普遍原理所提示的那样，以“件”为档案保管单位，在充分体现出优势的同时，也暴露了不少的弱点。
首先，不利于档案的安全保管。
取消了档案卷皮，档案原件失去了卷皮的保护，在存取档案时会或多或少的出现磨损的现象，不利于对档案原件的安全保管。
其次，不利于对档案进行插取。
从当前在企业中推广的办公自动化档案管理系统的运用情况来看，由于文件材料的实体归档依据于档案管理系统中“信息文件”的归档，在实际操作中，以“件”为保管单位的档案进行插取时，插取后边的早已排列好并加盖了档号章的第一份文件的档案号就都要依次改变，插取几次文件就要改变几次档号，与此相应的《文件归档目录》也要加编或减去所插取的文件的内容项目，如果插取文件份数较多时，也可能对插取文件后边的《归档文件目录》重新编制，重新编制就必须重新换《目录》，更甚者要重新换新卷盒，这样会造成较大的浪费。
以“件”为保管单位在工作中确实大大方便了我们档案人员的工作，但对企业档案人员的素质提出了新的要求，档案工作人员不仅要学习要新的档案管理知识，同时，要加强对档案计算机知识的掌握和办公自动化知识的学习。
而且以“件”为整理单位需要企业强有力的计算机和办公自动化系统的支持，这就要求企业加大设备方面的投资。
（作者单位：山西太钢不锈钢股份有限公司炼钢二厂）。