KN-WI-CW-006财务报销与付款规定

财务报销与付款规定
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为了健全财务收支制度，进一步规范财务支付行为，现将有关财务支付审批权限、报销标准及程序规定如下：
第一条公司每年必须编制各项费用的年度预算报董事会审批，各部门必须按照年度预算严格控制各项支出，确保降低成本和费用。

公司应于次月10日前向各股东提供上月财务报表。

第二条公司财务支付审批权限的规定：
（一）日常行政费用单笔在万元以內（含万元）的开支由总经理（常务副总经理）审批，超过万元的须报董事长审批。

（二）业务招待费及经营活动业务费的审批权限如下：
（四）审批和报销流程：
经办人（办理报销手续）→证明人（或验收人）→部门经理（业务审查）→分管副总经理→财务审核→总经理（常务副总经理）审批→董事长（按权限）→出纳（结算付款）。

第三条财务部有权对每笔经济业务的真实性、合法性、安全性、财务手续的完整性进行审查。

第四条费用报销标准：
（一）固定电话费用报销标准：
公司办公室电话费应本着节约的原则，所有通话应做到长话短说，不得借机聊天和打私人电话。

固定电话以一般员工按元/月·人，部门经理（含部门副经理）按元/月·人，副总经理以上按元/月·人的标准计算各部门总额进行控制。

（二）、手机话费及市内交通费用包干标准：
手机话费及市内交通费实行每月包干制，包干标准分为三档：一般员工按元/月，部门经理（含副经理）按元/月，副总经理及以上人员按元/月。

包干费用由享受者提供相应发票领取。

（三）差旅费的报销标准：
1、公司员工因工作需要出差，必须填写“出差审批单”，明确出差时间、地点、任务(事由)、乘坐交通工具及预计差旅费金额。

一般员工因公出差应报部门经理和分管副总经理批准；部门经理因公出差应报分管副总经理和总经理（常务副总经理）批准；副总经理及以上人员因公出差应报董事长批准。

2、副总经理以上人员因工作需要出差时，住宿费按元/间·夜内凭正式发票报销。

往特区出差时住宿费按元/间·夜内凭正式发票报销。

3、部门经理（含部门副经理）以上人员因工作需要出差时，住宿费按元/间·夜内凭正式发票报销。

往特区出差时住宿费按元/间·夜内凭正式发票报销。

4、部门经理以下人员因工作需要出差时，住宿费按元/间·夜内凭正式发票报销。

往特区出差时住宿费按元/间·夜内凭正式发票报销。

5、若公司员工两人以上一同出差或在同一出差地(同一性别)，本着节约的原则，要求合住。

6、出差用餐按元/人·餐予以补贴，往特区出差时往特区出差时按元/人·餐予以补贴，在公司关联机构用餐以及宴请的餐次，不予补贴。

7、公司副总经理及以上人员可乘坐飞机；副总经理以下人员因工作需要须乘坐飞机者，须报公司总经理（常务副总经理）审批。

8、车船费、机票、市内交通费、业务招待费据实报销。

9、特区是指北京、上海、广州、深圳、汕头、珠海、海南和厦门。

第五条报销手续规定。

（一）报销手续的一般规定：
1、经办人报销有关费用必须认真填写“单据报销封面”（见表1）的全部内容，主要包括报销日期、所属部门、报销人（经办人）、用途、单据张数、金额，由证明或验收人签认后按报销流程进行审批。

填写时统一用黑色或蓝黑色钢（水）笔，金额小写合计前应有“￥”符号；大写金额应顶格填写，大写金额应按规范字填写。

2、除补贴费用外，其余项目报销均应提供正式税务发票或合法票据。

票据内容必须完整，不得涂改，并加盖收款单位公章。

（二）各种费用报销的具体规定：
1、差旅费报销规定：
出差外地的人员回公司三天内必须将报销手续办理完毕，并归还出差预支款项。

出
差人员应填制“差旅费报销单”（见表2），住宿费、交通费应凭发票报销，注明出差事由、时间、地点，餐费补贴应标明补贴餐数。

2、固定电话费用报销规定：
公司各职能部门的办公固定电话费用每月由公司综合部负责办理报销手续，填制“公司各部门办公电话汇总表”（见表3），按规定进行审批，话费超过标准的，由该部门所有人员均摊。

3、业务招待费报销规定：
由部门经办人事前先行填写“业务招待申请单”（见表4）按顺序由部门经理、分管副总经理、总经理（常务副总经理）审批（临时招待应电话请示同意）。

招待任务完成后由经办人持“业务招待申请单”和有关发票按审批和报销流程进行审批。

4、经营活动业务费报销规定：
由部门经办人填写“支出凭证”（见表5）按审批和报销流程进行审批。

5、日常用品、办公用品、办公设备、专用设备报销规定：
日常用品、办公用品、办公设备统一由综合部采购并办理报销手续，办公设备、专用设备的购买必须由使用部门填制“申请购置资产审批单”（见表6），按规定审批后由综合部统一采购并办理验收手续。

固定资产购置单价在元以上的，应报公司董事长审批并按固定资产管理规定办理验收手续方可报销。

6、工程材料采购报销规定：
根据工程施工合同的约定，由工程部编制“材料采购计划清单”(见表7)。

甲供材料由施工单位依据工程进度向工程部提出书面供货申请，经预算部复核后报分管副总经理、财务部和总经理（常务副总经理）审批后作为工程部采购人员采购的依据。

工程部按照工程进度要求根据《工程材料采购管理办法》进行采购。

采购完成后，由工程部负责办理与施工单位的材料调拨。

在办理材料调拨时，“材料调拨单”（见表8）必须由使用单位的法定代表人或授权人签收确认。

财务部根据“材料调拨单”在每月支付工程进度款时应扣回所垫付的材料款。

7、服务性费用报销规定：
一次性提供服务的，凭发票办理报销手续；提供长期服务的，应根据合同有关条款进行付款，公司业务部门应严格把关，并接受财务部门的核查。

8、汽车费用报销规定：
（1）汽车费用实行每月报销一次，报销所属时间应以月为单位，报销时驾驶员应填制“汽车费用报销统计表”（见表9），内容包括：车牌号、所属时间、上月公里表读数、本月行驶公里数、本月结存公里数、加油数量、加油金额、停车费、过路费、洗车费、修理费、养路费、保险费及报销票据张数和百公里耗油量。

（2）停车费、过桥费、过路费、洗车费应按财务要求粘贴单据报销单。

（3）报销单据及统计表须由综合部核实签字。

（4）汽车上须用饮料或购置其他用品，应事先向综合部申请。

9、政府规费报销规定：
需要预支有关费用的，须由相关部门填写“转账（汇款）申请单（见表10）”或“借（领）款单”（见表11），报批后，财务部门配合预先支付，结算后由经办人办理报销手续，财务部据此予以冲账。

10、支付合同款项规定：
支付合同约定的货款、工程款时，由经办人根据合同规定填写付款审批单，经部门经理签字同意，送预算部、分管副总经理和财务部审核后，报公司总经理（常务副总经理）审批。

（1）预付购货款时，收款单位应提供税务统一印制的收款收据，根据合同约定条款，由业务部门按上述流程负责办理付款报批手续。

（2）结算货款时，按上述关于“工程材料采购报销规定”办理付款报批手续。

（3）预付工程款时，收款单位应提供税务统一印制的收款收据，根据合同规定，由工程管理部门（须经预算部门审查签字）按上述流程负责办理付款报批手续。

（4）工程进度款的结算：工程部门每月应向财务部门报送工程形象进度表；施工单位按合同规定报工程进度款，经监理审核，报工程部——分管副总经理——财务部——总经理（常务副总经理）审批；支付工程进度款必须以完整的计量资料和签证手续为依据，付款时由工程管理部门按该流程负责办理付款报批手续，施工单位应提供等额的项目所在地税务部门统一印制的建安发票。

（5）工程款的结算：根据施工合同、工程验收报告、决算书；由工程管理部门（须经预算部门审查签字）按上述流程负责办理决算报批手续，同时要求施工单位必须提供项目所在地税务部门统一印制的建安发票。

各相关部门必须严格按照施工合同有关条款进行审核把关。

工程的最终决算必须由股东委派的审计部门进行审计后报股东会审批。

（6）支付一切款项都应依据合同，认真核对数量和付款金额，不得超前、超额支付。

否则，经办人和审批人应承担相应责任。

11、押金、保留金、保证金按合同约定条款或相关规定办理。

第六条借款或备用金
因工作需要，公司员工可借款以备日常业务需要，需要的由借款人填写“借（领）款单”，借备用金原则上不得超过元；借款元以内（含元）的由总经理（常务副总经理）审批，超过元的由董事长审批。

副总经理及以上人员因工作需要借款必须由董事长审批。

非因工作需要公司员工不得借款，特殊情况需报董事长特批，否则追究相关人员的责任。

第七条备用金必须在每年年底前清理收回。

第八条司机不能作为业务招待费用支出的报销人。

第九条公司所有员工在办理报销或付款业务时必须严格按上述规定的程序办理，不得越级或颠倒审批程序。

第十条所产生的一切费用都必须注明经办人，不得以他人代替。

第十一条本规定由财务部负责解释。