《办公室实务》总复习

三、设计题（1）
某公司为了推销自己的产品，做好宣传 和营销前的准备工作，以良好的社会形象及 合适的价格打人市场，决定组织召开专家座 谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办 公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你 该如何做?
答案：
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能 独立思考、有主见又敢于发表意见者；(3分) (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；(3分) (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(2分) (4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(2分) (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (1分) (6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(2分) (7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 (2分)
复习方法
１、第一阶段全面复习（粗略看书一遍） 目的：针对选择和判断题 2、第二阶段重点复习（重点难点） 目的：针对简答和设计题 3、第三阶段融会贯通（点面结合） 目的：针对案例分析题
复习要点提示
第一章：
1、中外办公室实务。2、要特别关注办公室的布置； （要注意挡驾制度和保密制度），电话的摆放位置等，3、 办公设备的使用注意事项。 第二章： 1、文员工作顺序，2、优先顺序处理工作，3、文员 工作方法（特别是受意的方法、进言的方法、变通的方法） 第三章 1、怎样打电话
问题：
星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但 会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走 了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其 中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10 点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结 束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问 另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常 不满。请问，你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法 应该是怎样的？
分析：
领导和秘书是主从关系，领导是决策者，秘书是提供参谋 的辅助人员，两者的社会地位和社会关系截然不同。 一般而言，领导的综合水平，包括知识、能力、素质上强 于秘书，秘书在某些方面强于领导。即使领导不如秘书，在当 时的场合下，秘书应该认清自己的角色地位，按照秘书角色规 范行事。 秘书与领导在经历，职责，地位的不同，有很多差异性， 才决定了他们之间的“互补”关系，秘书应该去适应领导，弥 补 领导不足，而不是相反。 秘书受到冷落，要分析，可能是领导要考验他，即秘书应 该一如既往努力工作，如果是领导打击报复，秘书要考虑何去 何从。
室人员应该如何做好准备，要做哪些工作?的 选 择。确定名单，再请上司核定。(2分) (2) 确 定 时 间。 如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征 询客人的意见，要避免选择对 方的重大节假日。(1分) (3) 会场 的 选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用 等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、 有无停车场。(2分) (4) 拟 订 菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、 目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。(1分) (5) 寄 发请 柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请 人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其 他说明等。请柬一般要提前一至二周发出;(2 分 ) (6) 席 次 的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应 注明席次号。席次的排列原则是:男女主人对坐桌椅的两端;男女宾客间隔 而坐;夫妇分开坐;男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。 主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。(2 分 )
案例分析二：“猪八戒照镜子－里外不是人”
天龙公司总经理出差外地，指定一副总经理主持工作，公司的 一 件事急需三位副总经理协商决定．但在商量时，三位副总发生分歧， 开了一上午的会议，还未达成统一意见，事情又十分紧急，迫使具体 经办人简秘书苦恼万分． 会后，好心的简秘书分别再向三位领导请示，三人仍各持已 见．每位副总都要求简秘书传话给其他二位，听话的简秘书均如此照 办，但事情最终未办成． 总经理回来后，召集再次开会，三位副总经理情绪更坏，隔阂更 大．而且都表明自己的原话或说话的真正意思不是传话的那样，是简 秘书传话时加进了自己的意见，使原话走了样，这样一来．简秘书真 是猪八戒照镜子－里外不是人．
第八讲
总复习 与案例分析
《办公室实务》课程考核说明
一、考核对象：本课 程的考核对象是现代 文员专业专科学生。 二、考核依据：本 考核说明是依据办公 室实务课程教学大纲 及上海复旦大学出版 社出版发行的由陆瑜 芳主编的《办公室实 务》文字教材编写的。
课程性质：
《办公室管理》是为“现代文员”、“行政管 理” 专业专科类学生开设的一门必修课。该课程突出 实践操作与基本工作程序的讲解与介绍，很少理 论的阐释与赘述，是文员工作实务操作的应用手 册，也是检验文员工作规程的技术规范。
复习要点提示
第十一章 1、宴会举办程序设计（224至225页） 第十二章 1、重点把握报告的方法（242页）；2、接待用语 3、话题的选择。 第十三章（印章的使用至关重要） 第十四章 1、公文格式；2、发文处理程序；3、文书立卷标 准 并会立卷；4、档案的管理和利用。
二、问答题：
文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作? (1 )整 理 好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向 财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2分) (2 )回 到 公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇 报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司 过目或批准，然后存档备案。（2分) (3 )尽 快 恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (2分) (4 )把 在 出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将 来有用。(2分) (5 )对 在 旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去 函或去电表示感谢。(2 分 )
某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的 大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来 宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作?
（1)要替搭车回去的人安排车子;(1分) (2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领; (1分) (3)有留话时,切记务必传达;t1分) (4)检查会场有无物品遗漏;(1分) (5)要为参加会议的人员送行;(1分) (6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有, 则必须加以熄灭.(1分) (7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当, 倒去垃圾;（1分) (8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回;(1分) (9)关紧门窗并上锁; (10)通知会场的管理单位,会议已经结束.
案例分析一：刘秘书在谈判中起了什么作用？
政通公司与日商谈判，负责该业务的张经理对某些技术问 题回答含混，刘秘书在旁边用流利的日语，具体而详尽说清了 长江从吴淞口到本港，各港位在不同季节的水位深浅，分别能 载多大的船等，日商非常满意，当场签定了购货协议。 事后有人大肆渲染刘秘书的关键作用，甚至说他超过了领 导，刘秘书听了面带得意，口中却说：“区区小事。何足挂 齿？不过为他人作嫁衣而巳。” 这话和刘秘书的表情，很快传到张经理的耳中，此后，刘 秘书觉得自己不知为何受到了冷落。
二、判断题(正确打“√”，错误打“X”。每小题 1分，共10分)
(× )1．办公室工作人员对工作认真负责的主要表 现就是“样样事必躬亲”。 (√ )2．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可 能把频繁的联系集中起来分批进行。 (× )3．两个电话铃同时响时，文员要同时对两 个电话讲话． (× )4．上下级之间握手，下级先伸手后，上级 才能相握。 (√ )5．如果上司一年之中交往很多，但很难记住 每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料 输入电脑，准备交往提示文件。
考核形式：
本课程采用平时测试和期末闭卷考试相结合的方 式进行考核，平时测试与期末考试两者的比例分别 为20%和80%。平时测试以作业形式由中央电大 统一布置，测试共安排4次，每次均按百分制评 阅，四次成绩平均分的20%记入总成绩。期末考 试亦按百分制评阅，其成绩的80%记入总成绩。 期末考试的题型为：单项选择题、判断题、简答 题、设计题、案例分析题等。各题型所占分数比例 分别为：10%、10%、20%、30%、30%。
(9)相关的资料;(1分)
(10)下次会议预定日期。<1分)
总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘 书小付，小付应该怎样做？
小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥 匙随身携带((2分); 每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁(1分); 如因事外出,须经批准交他人代管.(2分) 加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;(2分) 并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖 章人等项详细登记;(2分). 加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整. (1分).
案例分析三：通知开会引起的问题
公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上 午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有 关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售 员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没 有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通 知的事忘了。 一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她 才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星 期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必 出席。”
问题：
１、三位副总经理的隔阂是如何形成的？ ２、秘书遇到此类情况时，正确的做法是怎 样的？ ３、在同一问题上领导人之间意见不统一或 互相推诿时，秘书应怎么办？
分析：
简秘书不该多头请示，他应在会后只向受总经理委托在家主持工 作的那位副总经理请示，如有分歧由这位副总经理去协调。形成一致 意见。再遵照办理即可。 领导人之间对同一问题意见不一，应建议当面解决，形成统一意 见后，照办或按主要领导人意见办。在这一过程中，秘书特别不应在 领导人之间来回传话。 相互有意见的人。在未撕破脸面前，当面对话时会顾及对方的接 受程度，而通过第三者说话会随便些，秘书即使按照原样传话，也会 引起更大误会。 当面对话，同与第三者谈话不同，某种情况下，一些人当面对质 时，他可以不承认自己说过的话，领导也如此，这是为维护其尊严的 需要，所以秘书在这种情况下，往往处于困境，秘书要有清醒的认识