协调会协调会议纪要范文
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协调会协调会议纪要范文
篇一:如何召开专题协调会
如何召开专题协调会
1、会议目的
专题协调会是监理机构对日常施工过程中相关方的工作不衔接、存在矛盾或有摩擦,进行协调和落实,使相关方的活动步调一致,密切配合而召开的会议.
针对一些专项问题,如土建施工与设备安装的协调;
消防、通信、绿化的协调;
新建铁路、公路与地方交通、水系的衔接协调;
技术难度较大的变更协调;
工程延期和索赔等,总监或专业监理工程师应根据需要及时组织专题会议,协调解决。此外,各参建单位均可向监理机构书面提出召开专题协调会议的动议。动议内容包括:协调事项,与会单位、人员几召开时间。经总监理工程师与有关单位协商,取得一致意见后,由总监理工程师签发召开专题协调会的书面通知。
2、会前准备
专题协调会前,监理工程师要进行调查研究,对所要协调的问题要充分了解,做到心中有数。不开无准备的会,也不开无明确议题和议题过多的会议。
专题协调会要先发通知,让入会者会前有所准备。如果粮草未备兵马
先行,临时通知开会,肯定是难以解决问题的。通知应说明开会的地点,会议开始和持续时间,需要参加会议的人员及注意事项以及需要准备的文字材料。使每一次现场会议对承包商和工程师都有所收益和帮助,专题协调会要讲究参加对象。除当事人代表外,可邀请有关方面的专家、权威或领导参加,当事人代表人数不宜过多,人多了,七嘴八舌,观点各异,给协调带来难度。
3、召开会议
会议应在友好的气氛中进行,会上应使每个人都有发言的机会,监理工程师要认真听取每个人对问题的分析与意见或建议。要善于综和,集中大家的意见,取得一个大家认同的解决办法。
协调会切忌辩论不休,不然有伤和气,影响协调工作。会上应尽量避免在众多人员中争论费用问题,费用问题可留待会后小范围商谈。
会议安排要紧奏,要保持会议严肃、活泼的气氛,以增加与会者责任感和亲切感。
协调会一定要议而有决,形成会议纪要签发各单位,以遵照执行。即使不发
会议纪要,也要作好会议记录。
主持协调会议要点:
(1)要有自信,确信自己能对任何冲突产生积极的影响,用直接坦诚和适当的方式表达自己的意见、要求和愿望;
(2)消除沟通障碍,尽量了解他人感受,鼓励畅所欲言。但要限制具有威胁性和挑衅性的行为;