信访档案管理存在的问题及对策

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知识文库第03期
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信访档案管理存在的问题及对策
李泽龙
在构建和谐社会的进程中，需要加强信访档案管理工作。

就信访档案的构成要件而言，其不仅涵盖了信访谈话、信访书信，还涉及到信访部门对具体信访事由的处理经过，这些都为构建和谐社会提供了组织保障和制度保障。

然而，在我国社会经济仍处于转型期的时代背景下，信访档案管理工作依然面临着诸多挑战，并在现实中暴露出不少问题。

需要强调的是，信访档案一般归属于民生档案类别，而正是关乎民生事件的多样性、高发性和复杂性，使得信访档案管理工作存在着巨大的压力。

从目前所暴露出的问题来看，其主要存在于信访档案存档、信访档案资源开发等两个环节。

实践表明，信访档案存档质量关系到对历史事件描述的权威性程度；信访档案资源开发效力，又关系到上级主管部门对处置民生问题上的时效性和前瞻性水平。

1 信访档案管理存在的问题
结合以上所述，这里从以下两个方面来提出信访档案管理所存在的问题：
1.1 信访档案管理模式较为单一
管理活动的本质是对人的管理，在组织管理中则是将“人”置于不同的岗位中，对其进行工作行为管理。

反观目前的信访档案管理现状可知，由于长期以来按照档案管理的一般流程实施信访档案管理，使得在档案管理中信访事由的合并性效果较差，这就难以反映出在特定历史时期内民生问
题所发生的主流领域。

这一问题存在的原因之一，则是在人
员岗位设置和岗位职责分工上，缺乏对信访档案进行事件、原由梳理的环节。

1.2 信访档案资源开发力度不够
在辩证唯物主义观的指导下可知，事物的发生与变化受到内在矛盾性的推动，并也受到外界环境演变的影响，但内因起到主要推动性。

将信访档案看做为一种资源，对该项资源进行开发则可以被看作为，对区域社会经济发展中内部矛盾的主次转换分析。

由于在信访档案资源开发中力度不够，便无法借助第一手资料来洞察出当下和未来社会经济发展中的主要矛盾和次要矛盾，从而也就无法为上级主管部门提供政策设计的问题导向。

2 破解问题的路径思考
从信访档案管理工作的特殊性出发，这里提出三个方面的路径思考：
2.1 考虑优化档案归类标准
信访档案管理直接与信访接待工作相关联，而后者又是推动和谐社会建设的关键力量。

因此，为了解决当前在档案管理中的问题，可以考虑从优化档案归类标准入手，使得信访档案在归档中能够从粗线条反映出信访事由，进而为下一阶段的档案查询、档案开发以供便利。

2.2 考虑专设档案开发岗位
管理的本质在于对人的管理，所以在提升信访档案管理质量上则需要加强对本部门职工的岗位管理。

在问题导向下来做思考，则需要考虑专设档案开发岗位。

信访档案已经按照事由进行了粗线条归档，那么开发的内容便在于按照同类事由发生的频率进行发数据分析，并给出均值回归分析。

2.3 考虑强化电子档案管理
在本部分所做的思考需要在节约交易成本的思路下来
实施，所以这里就需要考虑强化电子档案管理。

通过利用电子档案管理所特有的便利性和信息共享优势，来加强信访档案信息在部门内部的优化配置，并在上行信息通道中为主管部门及时提供政策对象。

3 对策
根据以上所述，对策可从以下四个方面来构建： 3.1 对历史信访档案事由进行梳理
在优化信访档案归档标准前，需要在历史视域下对信访档案事由进行梳理。

笔者建议，可以对近5年来的信访事由进行梳理，通过梳理发现：拆迁补偿款事由、民间融资事由、劳动保障事由等构成了信访档案的主要领域。

在对这些事由所引起的原因在做进一步梳理，则可以为后续的信访档案归档标准提供历史经验。

3.2 根据现阶段信访特征设置标准
随着我国民法通则的进一步完善，许多历史上的信访事件都能够在法律框架下进行处理。

因此，在具体设置标准时还需要根据现阶段信访特征来展开。

从目前的社会经济转型中所暴露出的民生矛盾主要涉及到，农地确权、供给侧改革下的国企职工转岗、民间金融发展等多项问题。

为此，信访档案归档标准可以设置为：农村改革事由、城镇劳动保障问题、民间金融事由，以及其它历史遗留问题。

3.3 可将档案开发并入信息化部门
本着提高信访部门效能的原则，可以将信访档案资源开发并入信息化部门来开展。

为了使档案资源开发更具有实用性，在开发之前需要建立信访档案管理科室与信息化科室之间的联席会议，在会议中需要对信访档案归类标准达成共识，并就档案资源开发的原则与目标达成一致。

在信访档案资源开发过程中，还需要在线上搭建两部门的信息共享平台。

3.4 加强局域网建设提升档案价值
提升信访档案的价值，关键在于使其能够成为上级主管部门决策的重要依据，并能对今后的民生政策出台实施精准发力，所以需要在信访部门的科层结构中加强局域网建设。

这里需要强调的是，在局域网建设中应突出信访档案信息的保密性（应授权查阅），还需要突出信访电子档案信息平台的通用性（与OA 系统相兼容）。

综上所述，目前国内有关的信访法规中，对信访档案的收集、整理、归档和管理等工作尚无具体的规定和明确的规范，而只是对“丢失、隐匿、擅自销毁信访档案、材料的”事后处理明确了相应的法律责任。

为此，结合当前信访档案工作研究较少的现状，今后还需要对如何进一步规范信访档案工作进行认真的探讨，以促使信访档案更好地为信访工作服务。

4 小结
从目前所暴露出的问题来看，其主要存在于信访档案存档、信访档案资源开发等两个环节。

对策可围绕着：对历史信访档案事由进行梳理、根据现阶段信访特征设置标准、可将档案开发并入信息化部门、加强局域网建设提升档案价值等四个方面来构建。