企业档案管理员管理实务

2 档案基础知识
2 档案基础知识
一、发展概要
（一）文字出现前：结绳刻契
在文字出现之前，人们用结绳刻契作为记事表意的一种方法。所谓结绳就是在绳子上打 上大大小小、各式各样的结，以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它 材料上刻画出各种形状的标记，用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约。它可以 说是档案的前身
3 档案管理实务
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档； 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档； 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实 体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档； 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交； 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交； 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
企业档案管理员管理实务
主讲人：XXXX
目录
1. 档案管理的重要性 2. 档案基础知识 3. 档案管理实务
1 档案管理的重要性
1 档案管理的重要性
在当今经济社会，随着法律法规的不断健全和全民法律意识的不断提高，寄希望于通过 法律诉讼途径来维护自己的合法权益、或讨一个公正的说法，已经是一种司空见惯的大 众化行为。作为社会经济运行的活跃主体一企业，不论是否情愿，最主要的证据通常又 来源于企业发展过程中形成的档案，“举证责任倒置”的分配原则又几乎将企业的举证 责任推向了极限。
夏、商：册
周：中
秦：典籍
魏晋以后：文书/文案
唐宋以后：文书/文案\案牍
2 档案基础知识
二、档案概述
档案定义 档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗 教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。
企业档案定义 是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价 值的各种形式的历史记录。
档案的检索（归纳） 档案的利用（服务）
3 档案管理实务
档案工作的直观图示一
规划 统计
提
活
档
收
整
编
保
鉴
检供
活
动
案
集
理
目
管
定
索利
动
用
集
系
区
安
精
归
服
中
统
别
全
炼
纳
务
3 档案管理实务
档案管理的原则
集中管理原则
• 企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此 应集中管理档案
共同分享原则
• 尽量减少档案的复印份数及保管场所,提高档案的保 密系数和安全性,同时降低管理成本
2 档案基础知识
企业档案保管限期表
企业档案保管期限
短期 （15年以下，含15年）
长期 （15年以上至50年，含50
年）
永久
3 档案管理实务
3 档案管理实务
档案工作“八个环节：
档案的收集（集中） 炼） 档案的整理（系统） 划） 档案的编目（区别） 档案的保管（安全）
档案的鉴定 （精
档案的统计（规
1 档案管理的重要性
档案与我们密切相关
我们每一个人从出生的那一刻算起，就与档案结下了一生的缘分。比如说你的出生证明 就是你的第一份档案！它客观记录了你来到这个世界时的几乎全部情况：出生的时间、 性别、体重、健康情况、是否顺产、父母情况、接生的医院、医生、家庭住址，甚至于 你的脚印等。至于你成长过程中的照片或DV、各种学历证明、日记或工作笔记、工作履 历证明、各种奖励证书、患病诊治记录、婚姻证明、银行存折、社会保险手续、甚至商 业活动中的购房、购车、购物、借据、贷款手续等等，经过整理保存就是你的个人档案， 也可称为家庭档案。 国家、社会、学校以及其它任何单位活动的开展，都在形成各种各样的文件，有保存价 值的文件就成为了档案。
因此，说企业档案的使命关乎企业的生死存亡，绝不是 危言耸听。 下面分享以下几个案例
1 档案管理的重要性
案例一
例如： 某施工企业在与发包方签订一座长达13 km的跨海大桥的施工合同后，由于将调整决算价 格的重要补充协议遗失，因而在后期讨要工程欠款的诉讼中，本应因价格因素的调差而 应得的8 000万元工程款付之东流。
2 档案基础知识
档案形式分析
从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、U盘、云端等。 从表达方式基本三种：文字、图像、声音； 从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。 从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有 计划、报告、请示、批复、会议记录等。 从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。
点评： 企业与外界进行经济交往中签署的各类合同，尤其是随后根据实际情况增加的补充、变 更协议的遗失，使得企业在合同的履行过程中一旦发生争议，如协商不成而被推向被告 席位时，败诉的结局则在所难免，甚至于承受巨额的经济损失。
1 档案管理的重要性
案例二
“长城”葡萄酒商标侵权纠纷案 原告：中国粮油食品（集团）有限公司（简称中粮集团） 被告：北京嘉裕东方葡萄酒有限公司 被告：南昌开心糖酒副食品有限公司 被告：秦皇岛洪胜酒业有限公司， 【案情】“长城及图”是原告中粮集团使用在其葡萄酒产品上的注册商标并被国家工商局 认定为驰名商标。原告认为被告使用“嘉裕长城”商标制造和销售各种葡萄酒，侵犯其商 标权给其造成极大的经济损失，故向法院提起诉讼，索赔1法院经审理认为，原告“长城” 虽由文字和图形组合而成，但足以使相关公众将含有“长城”文字的“嘉裕长城”商标的 葡萄酒产品与原告产品相混淆，或认为两者在来源上具有特定联系。被告的“嘉裕长城” 商标使用了原告“长城”商标最具显著性的文字构成要素，侵犯了原1000余万元。
• 除综合性的报告、总结外,一文一事。 • 发文机关(落款或署名):对此文件负责的机关、人、发
文时间、最后发出时间。
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公文的格式要求
纸张要求 国际标准A4型纸(210*297)，张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白 边)为:37MM±1MM;订口(左白边)为28MM±1MM
排版要求
正文大标题方正小仿宋20，正文用仿宋GB23123号字,一级标题 黑体三号，二级标题GB楷体2312三号，页码宋体四号，段落格 式23-30磅。
档案起源
我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。 之所以说它是严格意义的档案，理由如下： 1、完整清楚地记载历史
2、集中保存 3、可供查找利用
2 档案基础知识
（二）文字时代
具有科学意义的档案，是在原始公社衰亡，私有制出现的时候，伴随着文字的产生而产 生的。历史载体沿革:
甲骨
金石
简牍
缣帛
分类归档原则
• 及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管 理质量与效率
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一、文档的收集与整理
档案收集工作，就是把分散在各单位内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集 中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是 档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和 基本的内容。 文件与档案的区别？ 文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 档案与资料的联系与区别？直接记述和反映本单位/参考..\综合管理\公司综合\制度类\档 案管理办 法及实施细 则1.doc
3 档案管理实务
文件与档案区别
法定机关或组织按照一定 的形式经过一定的处理程 序而形成的书面文字材料。
文件
是一个单位在公务活动中 形成的具有考查利用价值 的归档集中保存起来的文 件材料 (包括技术图形、 影片、照片等)。
档案
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文档的格式
文件格式 正号和顺序号
➢ 对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序 化一个的过程。
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案卷的规范化整理与编目
调整 定卷
卷内 文件 排列
拟写 案卷 题名
编制 案卷 目录
装订 案卷
填写 案卷 封面
卷内 文件 编号
填写 文件 目录
填卷 内备 考表
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整理原则
档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
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档案定义分析
（一）档案的来源 • 从形成者看来源：Ａ、机构 Ｂ、组织 Ｃ、个人
（二）档案的内容 • 涉及社会生活的各种领域和各个方面
（三）档案的条件 • 保存备查的历史文件。
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档案形成分析
（一）档案是由文件有条件地转化而来的。办理完毕的文件才能成为档案，情况有三： 1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。 3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。 从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。 （三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 文件是档案的因素，档案是文件的组合。
企业档案
其他
电子 档案
荣誉 实物 档案
声像 档案
会计 档案
设备
基本 建设
学技 术研 究
生产 技术 管理
经营 管理
行政 党群 管理 工作
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档案属性分析
信息属性（资源） 知识属性 原始性 真实性 广泛性
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档案作用分析
具体而言： ➢ 档案是单位工作的查考证据 ➢ 档案是生产建设的参考依据 ➢ 档案是政治斗争的必要工具 ➢ 档案是科学研究的可靠资料 ➢ 档案是宣传教育的生动素材 ➢ 档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证 总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。
整理方法
装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章 （全宗号、 年度、保管期限、件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒
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档案管理流程图示二：
收集
文件 装订
文件 分类
文件 排列
档案 排架
装盒
编目
编制 归档号
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常用的档案分类法：
分类的一般方法有
时间分类法
来源分类
1)年度分类法 2)时期分类法
1)组织机构分类 法 2)作者分类法
3)通讯者分类法
内容分类法
1)技术分类法 2)文书分类法 3)媒体分类法
形式分类法
1)按文件种类分 类
2)按载体形态分 类
3)按形状规格分 类
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档案编目规则
JW
zH
RD 2015
001-----序号
公司名称
部门
年份 项目名称
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整理时应注意6点
归档文件的整理单位：以件为整理单位进行文件级整理，就是将归档文件整理的基本单 位还原到文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。整理单位一般应为“自然 件”，即单份文件为一“件”。 1、文件正本与定稿应作为一件； 2 、正文与附件为一件； 3、正文与文件处理单为一件； 4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。
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二、归档文件的整理与编目
➢ 为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件 材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌， 便于保管和利用。
➢ 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统 分类、组合、排列、编目的工作。
1 档案管理的重要性
点评： 企业自主创新核心技术原始档案的泄密或遗失，对企业来说，可能是灾难性的打击。近 年来，掌握了企业技术的高级技术人员发生跳槽、泄密事件在我国已十分普遍。这无疑 是企业发展的一个重大隐患。而且时时威胁着企业的发展。更为严重的是多数企业的自 主创新核心技术原始档案往往散落在企业的技术人员手里，一旦这些原始的档案遗失， 或随着技术人员的流动而被转移到竞争对手企业手里，企业不仅无法继续保证其对该核 心技术的独自占有，更有甚者，由于原始档案的遗失，反被作为侵犯知识产权的被告， 遭到竞争对手的起诉，企业要么花费巨额代价以换取该项技术的使用。要么从此无缘该 项技术。
电子
声像
纸质
2 档案基础知识
(三）档案历史名称变革
夏、商、周[西周、东周(春秋、战国)]、秦、西汉、新朝、玄汉、东汉、三国时期(魏、蜀、 吴)、晋(西晋、东晋)、南北朝[南朝(宋、齐、梁、陈)、北朝(北魏、东魏、西魏、北齐、 北周)]、隋、唐、五代(后梁、后唐、后晋、后汉、后周)、十国[前蜀、后蜀、吴、南唐、 吴越、闽、楚、南汉、南平(荆南)、北汉]、宋(北宋、南宋)、辽、西夏、金、元、明、清、 中华民国、中华人民共和国。
印装要求 双面印刷,页码套正,左侧装订。
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归档文件材料范围
1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文、本单位或部门管理过程记录文件或资料
各类文件材料的归档要求
1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹材料要求。 3、归档声像材料的要求。