材料采购及报账流程

采购、入库及报账流程（暂行）
为了保障公司生产经营活动的正常进行，确保物料在采购入库及出库过程中能及时、安全、保质、保量的进出仓库，并能促进公司同客户的友好合作，共同发展。

同时也为了简化采购手续，杜绝物料流失，提高成本控制，特制定以下流程：
一、物料采购及入库：
1、大额物料的采购及入库流程：
大额物料包括原材料、设备及配件、办公及生活用品等金额在1000元或1000元以上的物料或用品，在采购时，尽量做到合同或协议在前、质量和数量等的预定、客户送货上门、月结30天或30天以上为主，确保将采购及在途物料损失的风险降为最低。

⑴、各部门根据车间生产及各部门工作的需要，对需要领用的物
料或物品确定申购计划，并填写计划书或申购单，由部门负
责人签名，送仓管员汇总，仓管员每星期一上午将汇总后的
计划书报总经办审批。

汇总后的计划书一式两联，仓管一联，
核对入库用，供应科一联，采购物料用。

⑵、供应科接到审批后的申购单后，进行采购人员的安排及确定
采购计划。

⑶、采购前应与各供应商进行多次价格与质量的协商。

并选择价
格最低、质量最好、结算方式最合理的供应商进行采购，在
采购前双方应签定相应的采购合同或采购协议。

⑷、合同书或协议中应将要采购的各项事项及要求填写明确。

注
明采购物料的品名、规格及型号、含量要求、采购数量、送货方式、送货时间、结算方式、结算时间、结算手续等。

⑸、供应科应对在送货过程中的物料进行跟踪，确保供应商在规
定的时间内及时将物料送达仓库，确保车间生产及各部门的正常工作需要。

⑹、当供应商将物料送达仓库后，仓管员首先应将客户送货单与
申计划书进行核对，确定采购物料及规格等是否正确，然后请质检科负责检验物料的含量及其他指标是否达标。

全部达标后，由质检人员出据质检报告或在入库上签名，并注明检验结果。

⑺、当物料的质量确定后，仓管员则要求送货人员将物料卸到指
定地方并进行数量的清点，然后到材料会计处根据实际数量开据入库单据。

⑻、入库单据一式三份，财务、仓库、供应商各一份。

并将客户
随货带来的送货单三联盖章后留下红联。

材料会计一份白色入库单留底，另一份红色入库单、红色供应商带来的送货单及采购计划书附在一起，在下班前交财务部。

送货人员保留一份黄色入库单、一份黄色盖章后的送货单以后收款时使用（另要一份收款发票）。

⑼、采购物料在质检时如发现质量达不到标准，仓管员首先应立
即通知相关部门上级主管。

未经上级主管批准，任何人员不
得私自作出决定。

2、小额物料的采购及入库流程：
小额物料包括1000元以内的物料、辅料及配件、办公及生活用品等，在采购时，尽量集中采购，集中付款，以免已购物料在来去的过程中遗失，或多处付款时容易付错款项。

⑴、仓库主管人员根据生产科及各办公室每月对各种物料的需用
量作出库存预算，以确保生产的正常运行。

如某种物料的库
存量不足车间及办公室在一定时期工作的需用量，则需及时
向供应科申购。

申购量也不能过大，否则不但占用资金，还
占用仓库，同时时间过长，物料的质量也会发生变化。

⑵、仓库主管人员或各部门根据预算，填写物料采购计划书，交
仓管员汇总，仓管员每星期一上午将汇总后的计划书交总经
办审批。

⑶、供应科凭总经办批复的采购计划书，派出专职采购人员进行
采购或订购。

⑷、物料在采购或订购前，采购员可填写借支单经总经办审批后
在财务科预借部分或全部购货款，报账时结清当次借支的购
货款，当次借支的购货款不得留有余额。

⑸、物料在采购或订购前，一定要进行必要的采购合同或采购协
议，讲明应注意的各项事项和事后服务，注明采购物料的品
名、规格、质量要求、采购数量、送货方式、送货时间、结
算方式、结算时间、结算手续等。

⑹、采购或订购回公司的物料交仓管员验收入库，开据入库单据，
并由质检科负责进行质量检验，出据检验报告书或在入库单
上注明检验结果。

⑺、入库单一式三份。

仓库、财务、采购员各一份。

白色入库单
仓库留底。

将红色入库单及采购计划书附在一起，在下班前
交财务科。

采购员保留黄色入库单及采购发票，到财务科报
账时使用。

⑻、采购员采购的在申购单以外的任何物料，由采购员自己负责，
仓管员不得予以入库。

⑼、采购员采购的在申购单以内的物料，数量超过申购单上数量
的部分，由采购员自己负责，仓管员不得予以入库。

⑽、采购员采购的在申购单以内的物料，但未将实物交付仓库保管，仓管员不得予以办理入库手续。

⑾、采购员采购的易损、易耗物料的备品部分必须交仓管员入库保管，但不得开据入库单据入账。

3、费用的入库：
二、物料采购及入库后的付款及报账流程；
1、大额物料采购入库后的付款流程；
⑴、供应商在每月25日后至30日前，将上一月份的所有业务往
来明细，及以前的往来余额传真到我公司财务科，进行往来
账务的核对及对月结单明细的核对。

一方面，确保双方往来
账款的明确，另一方面，以便对供应商货款的付款计划进行
正常安排。

如供应商未进行当月的账务核对，无法对客户正
常的付款计划进行安排，导致无法正常给客户付款，由客户
自己负责。

⑵、代应商根据合同书，到达结账时间后，先电话与供应科进行
勾通，再来人到供应科进行结账，并带上月结单或经双方对
账无误后的对账明细表和本次应结账的单据及票据。

供应科
经初审后，将供应商带到财务科。

⑶、财务科根据入库单、申购计划书及供应商的往来明细，对供
应商要求结账的数量、金额等进行细致的审核后，开据付款
凭据。

⑷、财务科将付款凭证上报总经办审批。

⑸、财务科将经总经办审批后的付款凭证交出纳付款。

2、小额物料采购入库后的报账流程：
⑴、采购员根据真实有效的采购票据、入库单填写报销凭证（或
在财务科一边审核一边填写），由部门主管审核后，交财务
科审核并填写付款凭证，交总经办审批。

⑵、采购员凭经总经办审批后的付款凭证到出纳处结账。

结账时
应首先冲减个人借支的购货款。

当次借支的购货款当次必须
还清，不得留有余额，否则下次无论任何原因都将不予借支。

⑶、采购员的采购票据未附入库单据的或无采购计划书的，表示
该物料未有入库、或未经申购计划，仓管员不得予以入库，
财务科也不得予以报账。

3、特殊物料采购的付款流程：
本流程的基本付款原则是待所有物料入库后，再根据合同进行
付款。

但在实际工作中如出现特殊情况时，如采购员在专卖店、专用物品店、独家经营店等地方购物时，供应商需预先支付购
货款时，采购员在采购前，也应进行合同的签订，再根据合同
要求，填写预付款申请表，首先请王总进行特殊性的审批，然
后其他程序照常。

即，非经王总确认特殊性的物料，一律不得
进行货款的预付。

三、物料的出库：
各部门月底凭出库单，计算出本部门当月发生的实际成本，然
后与财务科或企管科进行成本的核对。

1、生产部生产物料的出库：
⑴生产科人员因生产需要在仓库领料时，由生产科主管到仓库
领料，并由主管人员在出库单上签名，并注明出库日期、出
库数量等到。

⑵生产科到仓库领料人员如非生产科主管人员而属经办人时，
则由经办人将出库单送到生产科主管人员签名后，再返回仓
库领料。

2、生产部部辅料配件的出库：
⑴生产部及其他部门因安装及修理设备及零部件，须在仓库
领料时，由设备修理人员和生产科或其他部门共同在出库
单上签名后，仓管员方能根据出库单发料。

⑵出库后，由于设备修理人员在进行实物安装的过程中，发
现规格等相附，但外型略有差异，需更换所领物料时，可
直接与仓管员勾通，进行更换选料。

⑶出库后，由于设备修理人员在进行实物安装的过程中，发
现规格、型号等不相附，需更换所领物料时，则需重新开
据出库单由设备修理人员和生产科或其他部门重新在出库
单上签名后仓管员方能根据出库单进行重新发料，原有出
库单由仓管员将几联收集齐全后一次性作废。

⑷仓管员在下班前将出库单与其他单据一起交财务科。

3、办公部门的出库：
⑴各部门办公人员需领用小型办公用品、劳保用品时，由部
门主管在出库单上签名后交经办人到仓管处领料。

⑵各部门到仓库领料人员如非部门主管人员而属经办人时，
则由经办人将出库单送到部门主管人员签名后，再返回仓
库领料。

仓管员应注意审核是否为必须领用、或再次领用。

4、仓管员出库时，必须注意以下几点：
⑴出库单必须由出库人员与领料部门主管人员同时签名，方
能生效。

⑵下班前，出库单必须上交财务科（或企管科，再由企管科
交财务科）
⑶出库的大件材料（物料价値在1000元或1000元以上）其
出库单上必须有部门总经签名。

⑷未开出库单的物料一定要在仓库保管，不得转出仓库，在
仓库以外的其他地方保管。

⑸出库单上的领用此项材料的领料人不得是采购此项材料的
采购人员。

⑹出库时能做到交旧领新的一定要将旧物交回仓库，以便进
行废旧物质的重新利用。

四、本流程经公司会议通过后，自2010年7月26日试行。

财务科 2010-7-14。