时间管理与效率的关系(ppt 52页)

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• 时间管理最重要的功能:是透过事先的规 划做为一种提醒与指引。
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目标规划重要性
• 实现目标:是检验时间管理的唯一标准 • 目标的规划:
是行动计划的依据,是成功的基础。
有长远而清晰目标的:成为行业内成功人物。 有短缺而清晰目标:成为区域性成功人物。 长短目标都没有:一生平庸。
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结论: 0~12分:你自己没有时间规划,总是让别人 牵着鼻子走。

13~17分:你试图掌握自己的时间,却不能
持之以恒。

18~22分:你的时间管理状况良好。

23~27分:你是值得学习的时间管理典范。
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浪费时间的主观原因
• 1、做事目标不明确。

2、作风拖拉。

3、缺乏优先顺序,抓不住重点。
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办公室美学
• 处理文件的3个环节:
• 第一,迅速回复。
• 第二,迅速归档,以免文件弄乱或弄丢。 第三,及时销毁。没用的文件要及时处理 掉,以免继续浪费空间和时间。

4、过于注重细节。

5、做事有头无尾。

6、没有条理,不简洁,简单的事情复杂化。

7、事必躬亲,不懂得授权。

8、不会拒绝别人的请求。

9、消极思考。
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时间管理理论发展
第一代的理论:着重利用便条与备忘录,在 忙碌中调配时间与精力。
第二代理论:强调行事历与日程表,反映出 时间管理已注意到规划未来的重要。
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• GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list 最大的不同在于:
• 它作了进一步的细化,比如按照地点(电 脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分 别记录只有在这些地方才可以执行的行动, 而当你到这些地点后也就能够一目了然地 知道应该做那些工作
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GTD-回顾
• 回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤, 一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾 及检查你的所有清单并进行更新,可以确 保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可 能还需要进行未来一周的计划工作。
500
11860
Galloper 2011年工作计划
• 1、2011年任务 • 2、2011年本省的区域划分及人员配置 • 3、2011年各业务人员经销商合同计划及实施对策 • 4、2011年大客户目标 • 5、2011年注射剂项目计划 • 6、2011年添加剂项目计划 • 7、2011年政府采购计划 • 8、2011年全省开展的推广活动计划 • 9、2011年全省的市场推广活动费用预算 • 10、2011年业务人员培训计划。
考虑到去年“口蹄疫”的影响,建议考 虑复合醛。 方案:复合醛、恩典、洁体键、安泰、注射剂 、
加康、骏安 在十二月15号前,把挂历送到客户手上。 “呼吸道综合症和口蹄疫”技术卡发放-报数
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如何完成任务
2、经销商任务完成情况实施和激励:
A、认真总结经销商的全年销售任务完成情况, 分析每一个经销商完成任务的可能性。
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GTD-收集
• 收集:就是将你能够想到的所有的未尽事 宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放 入inbox中。
• 这个inbox常用的就是笔记本和电脑。
• 收集的关键:
在于把一切赶出你的大脑,记录下所有 的工作 。
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GTD-整理
• 整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期 或不定期地进行整理,清空inbox。
• D 既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲 工夫再说。
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重要且紧急——必须立刻做
• 1、预约客户: • 2、设二级商: • 3、换新经销商: • 4、近期会议计划和申请: • 5、信息的群发
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如何完成任务
1、集中精力完成代金券使用: 按照参加台湾活动的人数,1000个客户,每
2011年销售规划
• 销售渠道规划:
根据公司董事会同意,公司在2010年为了加快 发展速度,公司的销售模式作调整,销售板块分为 七快,市场细分发展。
市场板块
原渠道 大客户部 政府采购 添加剂
销售额(万元)8500 800
200
1000
市场板块
注射剂液 自建渠道 多种经营 合计
销售额(万元)600
260
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全面预算计划的开展
• 长期目标计划: • 1、2011年销售计划 • 2、2011年每月、每客户、每品种销售计划。 • 3、2011年每市场、每经销商市场推广计划。 • 中期目标计划:每季度计划 • 短期目标计划:每月计划 • 行动计划:每天计划 • (销售预算表演示)
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与经销商同步开展预算
• 经销商全年、季度、月、产品预算 • 经销商的客户计划预算(包括全年大客户
合同、台湾活动、北京活动客户维护计划、 新客户开展计划)
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最新的时间管理概念--GTD
• 《尽管去做:无压工作的艺术》-David Allen • GTD《Getting Things Done》的具体做法: • 1、收集 • 2、整理 • 3、组织 • 4、回顾 • 5、行动

不乱放东西;

把整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记;

好记性不如烂笔头,要勤于记录;

处理文件的3个环节:第一,迅速回复。第二,迅速
归档,以免文件弄乱或弄丢。第三,及时销毁。没用的文
件要及时处理掉,以免继续浪费空间和时间。
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办公室美学
• 好记性不如烂笔头,要勤于记录;
• 记录和经销商谈话 • 记录和客户谈话 • 记录和上级谈话 • 记录和竞争对手谈话
• A 重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。
• B 紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急 约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑 了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把 “紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖 一拖,甚至不办,也无关大局。
• C 重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检 等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事 去做,而不是拖延。
B、 结合第四季度的销售任务,找出影响80 %销售任务的经销商。
C、把会议或各种资源放在重点经销商身上, 确保任务完成。
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紧急但不重要-请别人做
• 同学的突然来访 • 客户请打牌三缺一
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麦肯锡30秒电梯理论
• 麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训: 该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。 咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在 电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长 问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一 下现在的结果呢?”由于该项目负责人没 有准备,而且即使有准备,也无法在电梯 从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最 终,麦肯锡失去了这一重要客户。
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麦肯锡30秒电梯理论
• 麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间 内把结果表达清楚: 凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡 认为,一般情况下人们最多记得住一二三, 记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。 这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电 梯理论”或称“电梯演讲”。
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第三代理论:目前正流行、讲求优先顺序的 观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、 长期目标,再逐日订定实现目标的计划, 将有限的时间、精力加以分配,争取最高 的效率。
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时间管理是一项基本技能
• 时间管理:并不是要把所有事情做完,而 是更有效的运用时间。
• 时间管理的目的:决定该做些什么;决定 什么事情不应该做。
• 艾维利认为,一般情况下,如果一个 人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大 事,那么,他一定是一位高效率人士。
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业务员每天6点优先工作
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帕累托原则

这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。
其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活
动。
• 区域、经销商、客户、产品:
是那20%的客户给你带来了80%的业绩,可能 创造了80%的利润。
如:政府采购:建议不要花太多精力,送货收款工作。
安康工程,复合醛和干粉消毒剂。1+3+13
因此,要把注意力放在20%的关键事情上
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帕累托原则拓展-四个象限
• 根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进 行如下的排序:
时间管理(Time Management)就是: 是指用最短的时间或在预定的时间内,
把事情做好。用技巧、技术和工具帮助人 们完成工作,实现目标。
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时间管理是一项基本技能
• 时间管理:并不是要把所有事情做完,而 是更有效的运用时间。
• 时间管理的目的:决定该做些什么;决定 什么事情不应该做。
次办理这些事情。
• 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访,以及突然的约 会。
• 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 • 8、我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。 • 9、当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事
情时,我会说“不”。
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• 评分:
选择“从不”为0分,选择“有时”记1分, 选择“经常”记2分,选择“总是”记3分。
• 时间管理最重要的功能:是透过事先的规 划ห้องสมุดไป่ตู้为一种提醒与指引。
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测试
• 1、我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属(别人)去做的,我都交派下去。
• 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 • 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 • 5、我每天列出一个应办事项清单,按重要顺序来排列,依
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GTD-执行
• 执行:现在你可以按照每份清单开始行动 了,在具体行动中可能会需要根据所处的 环境,时间的多少,精力情况以及重要性 来选择清单以及清单上的事项来行动
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6点优先工作制

该方法是效率大师艾维利在向美国一
家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家
公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为
Ga腾llo骏per—锻造中国市场驰名品牌
时间管理与效率
科技服务 腾骏为您做好每一步
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神奇的时间老人
时间老人的几个特点:
1、规律性:每天24小时 2、公平性:时间分配,人人平等。 3、不可逆性:一去不复返。 4、无价性:最有价值,最无价值。
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时间管理是一项基本技能
• 时间是最宝贵的资源, 不懂时间管理,那就什么也无法管理。
• 对参考资料的组织:主要就是一个文档管理 系统。
• 而对下一步行动的组织则一般可分为:下 一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。
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• 等待清单:主要是记录那些委派他人去做 的工作。
• 未来/某天清单则:记录延迟处理且没有具 体的完成日期的未来计划。
• 下一步清单则:具体的下一步工作,而且 如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么 需要将其细化成具体的工作。
麦肯锡30秒电梯理论
• 公司介绍: • 团队介绍: • 自我介绍: • 产品介绍:
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办公室美学
• 秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一 种美感。简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是
一种美,是一种办公室的美学、工作的美学。

我们应当养成如下良好习惯:

物以类聚,东西用毕物归原处;
• 将stuff按是否可以付诸行动进行区分整理:
• 不能付诸行动的:可以进一步分为参考资料、日后 可能需要处理以及垃圾几类,
• 可行动的:再考虑是否可在两分钟内完成,如果可 以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进 行组织 。
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GTD-组织
• 组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的 步骤,组织主要分成对参考资料的组织与 对下一步行动的组织。
当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因
此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该
方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方
法”。

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6点优先工作制
• 要求把每天所要做的事情按重要性排序:
分别从“1”到“6”标出6件最重要的事 情。每天一开始,先全力以赴做好标号为 “1”的事情,直到它被完成或被完全准备好, 然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此 类推……
购5000元可用一张,每人二张。 每月销售额是:10000000。
要求: 1、业务员要给每一个客户电话联系,确保代金券使
用。 2、凡是客户代金券没收到,或丢失的,解决方案为
(?) 3、代金券可垮区域使用,代金券使用率作为年底优
秀团队评选的标准。
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如何完成任务
• 十二月代金券使用方案:
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