品管圈在缩短门诊药房人机合作模式处方调配时间的应用

品管圈在缩短门诊药房人机合作模式处方调配时间的应用
邓锦满，丁少波，何瑞荣，邱　琪，何炽文（东莞市人民医院药学部，广东东莞５２３０００）
摘要：目的　缩短门诊药房人机合作模式处方调配时间，提高工作效率。

方法　组建药房品管圈，按照品管圈活动步骤，分析我院门诊药房人机合作模式处方调配时间过长的原因，探讨解决对策并制定实施方案，再通过对品管圈活动实施前后的处方调配时间进行评价，制定标准化制度和流程。

结果　通过提高门诊自动配药机轨道利用率、增加全自动处方占比等措施，门诊药房人机合作模式下处方调配时间由活动前８４ ５ｓ缩短至活动后的５１ ９ｓ（缩短３８ ５％）。

结论　品管圈活动缩短门诊药房人机合作模式处方调配时间的效果显著。

关键词：品管圈；处方调配时间；门诊药房；人机合作模式
中图分类号：Ｒ９６９ ４　文献标识码：Ｂ　文章编号：１００６ ３７６５（２０２１） ０３ ０２２１ ０４
门诊药房通常采用“后台摆药，前台发药”的传统手工调配模式。

随着现代化药房的建立，我院引进了整合式自动配药机、门诊ＥＶ５４拆零机等设备，通过信息化来管理和高效率的使用自动化设备，改变了医院门诊药房现有的手工调配分发模式，提高了摆药速度和质量。

如何更有效的在人机合作模式下缩短处方的调配时间以及患者等候取药时间，成为门诊药房的首要解决问题。

近年来，品管圈作为质量改善的有效方法，被广泛应用于医院药学部质量管理持续改善的活动中〔１，２〕。

２０１９年３月至２０１９年９月我院门诊药房开展了以缩短人机合作模式处方调配时间为主题的品管圈活动，取得了一定成效，现将活动方法与结果总结如下。

１　方法
１ １　主题选定　由辅导员、圈长、圈员等１０人组成门诊药房的“药动圈”，意指全体圈员运用品管手法，推动现代药房人机合作模式，全方位提高药学服务的效率和准确性。

召开圈会，采用头脑风暴法，提出了５个建议主题，根据上级政策、主题重要性、迫切性及圈能力，进行打分评价，将最高分的“缩短自动化门诊药房人机合作模式处方调配时间”选为活动主题（见表１）。

人机合作模式下的处方调配时间由人工调配时间和自动化设备响应时间两部分组成，指配药机接收到医院信息系统（ＨＩＳ）传输的处方信息后，经调配药品传到发药窗口的时间。

表１　主题选定
主题评价题目选题理由上级政策重要性迫切性圈能力总分顺序选定
降低住院口服长嘱核对差错率２０１８年９月至１２月，住院口服长嘱对外差错１例，
对内差错８例，占住院药房总差错率的４７％，需要制
定相关措施来改进。

４８４６４０３６１７０２
降低自动化药房库存差错率２０１８年１２月至２０１９年２月，ＥＶ拆零机每月盘点平
均差错率１７ ６４％，电脑库存与实物库存在不一致。

４０３６３２４４１５２３
减低门诊发药系统出错率２０１９年１月至２０１９年２月门诊自动发药机提示故
障次数１６６次／周，影响药房工作效率。

３６４８３６２６１４６４
降低住院摆药机出错率２０１８年９月～１２月，长嘱口服药串包９８例，漏包１２
例，药品裂片３７例，机器频繁出错，增加了核对药师
的压力。

２６４６３６２４１３２５
缩短门诊药房人机合作模式处方调配时间处门诊处方平均调配时间８４ ５ｓ，标杆医院同类型自
动化药房处方调配时间４８ ８ｓ。

４８５２５４３６１９０１★
１ ２　制定活动计划　确定活动主题，预估各步骤需要的时间，决定活动日程与工作分配，绘制甘特图，进行活动进度管控。

１ ３　现状把握及目标设定　为了解我院门诊药房人机合作模式处方调配时间过长的现状，通过对我院门诊药房处方调配工作流程作梳理，绘制成流程图（见图１），对各环节耗费时间、自动化摆药机轨道利用率以及人机合作模式下全自动处方、半自动处方和非自动处方的占比进行统计，分析出处方调配时间较长的关键环节，并制定目标。

１ ３ １　门诊药房人机合作模式处方调配流程：（见图１）。

１ ３ ２　处方调配时间较长的关键环节：采用“头脑风暴法”对门诊药房人机合作模式处方调配时间过长的原因进行分析，对２０１９年３月至２０１９年４月期间逢星期一早上８点至１２点的药品调配至发出时间、处方张数、摆药机内药品储药量和发放药品合数、摆药机加药条目数及同种药品最高重复数进行统计，绘制柏拉图，确定本次品管圈活动改善重点为人工调配时间。

１ ４　目标设定　根据实际情况，设定圈能力为５０％。

目标值＝现况值－（现况值×累计百分比×圈能力）＝８４ ５－（８４ ５×７６ ３３％×５０％）＝５２ ３。

１ ５　解析　为了达到设定的目标值，圈员们集思广益，选择要因，从人机药法环五个方面绘制出鱼骨图（见图２），找出要因，根据“８０／２０原则”〔３〕对各要因进行打分，找出８个要因，通过真因验证，找出４个真因，分别是摆药机储药不合理、距离出药口远、协定药品少、调配区储药不合理。

图２　
门诊药房人机合作模式处方调配时间过长的原因分析
图１　门诊药房人机合作模式处方调配流程图
１ ６　对策拟定　结合自动化门诊药房人机合作调配时间过长的主要原因及实际情况，明确攻坚点，拟定了对策表和实施
方案（见表２）。

１ ７　对策实施与检讨
１ ７ １　根据轨道利用率（Ｆ）计算公式制定轨道储药方案：针对摆药机储药不合理的问题，统计了２０１９年１月至３月摆药机发出药品的日平均消耗量（Ｎ）以及导出摆药机内药品储量表（Ｓ），根据药品平均日消耗量（Ｎ）设定合适的轨道利用率（Ｆ），由Ｆ＝Ｎ／Ｓ计算出摆药机内药品储量，制定出摆药机轨道储药方案，按方案更改摆药机内药品储量，调整摆药机轨道内药品的位置，同种药品储存在相邻的轨道；平均日消耗量大的药品储存在靠近补药窗口的轨道。

轨道利用率得到提高，摆药机内药品储量和储位更加合理化，药师的补药压力得到大大缓解。

１ ７ ２　拆零因子法制定协定药品包装：针对摆药机内协定药品少的问题，统计２０１９年１月至２０１９年３月期间的星期一早上８点至１２点的处方，全自动配药处方占比为２０ ４６％，补药次数为２４３次，协定药品品种为４７９种。

根据处方中非协定药品常规开具拆零数量，参考药品的最小包装规格，设定合适的拆零因子，制定了门诊药房协定药品目录，改善后协定药品的品种增加到５４１种，处方中全自动配药处方的占比提高到２４ ３２％，门诊药房自动化程度得到提高。

１ ７ ３　利用组合调配台和拆零药品发药频率排序法建立快速调配区：针对距离出药口远和调配台储药不合理的问题，重新规划了药房布局，包括药架、调配台、打印机位置等，形成了快速调配区调配台的空间布局，改善后药师的取药路径从平均往返７ ６米／次缩短至５ ８米／次。

同时根据拆零药品使用频率，调整调配台药品品种，减少药师在二级药架取药的频
率，处方调配时间得到进一步下降。

２　效果确认
２ １　有形成果　活动前、中、后自动化门诊药房处方调配时间改善情况（见表３）。

表２　对策拟定
真因攻坚点对策整合方法原理
机内储药不合理１ 充分利用轨
道；２ 持续有效
优化机内药品储
位
轨道储药方案轨道利用率Ｆ计
算公式
轨道利用率Ｆ＝某药品经发药机发药的平均日发药量
（Ｎ，盒）占其在机内的最大库存量（Ｓ，盒）之比，即Ｆ＝Ｎ／
Ｓ，通过统计平均发药量，计算出最佳储药量〔４〕
协定药品少提高自动化程度协定处方方案拆零因子法根据某些药品在处方中常开具的拆零数量将其命名为拆零因子，通过调整拆零因子增加处方中整合药品的占比〔５〕
１ 调配台储药不合理；２ 距离出药口远１ 减少二级药架
取药次数；２ 合
理调整空间布局
快速调配区设计
方案
１ 拆零药品发药
频率排序法；２
调配台整体规划
设计
１ 将拆零因子无法设为整合的药品按发药频率组成快速
调配区药品布局；２ 将传统的独立调配台改成组合型调
配台，由一个储药架服务２个调配台，合理分布标签打印
机位置，组成快速调配区的空间布局
表３　活动前、中、后自动化门诊药房处方调配时间改善情况
项目活动前
２０１９ ４
活动中
２０１９ ５ １５～２０１９ ６ ２３２０１９ ７ １～２０１９ ７ １０２０１９ ７ １９～２０１９ ７ ３０
活动后
２０１９ ８
实施对策根据轨道利用率（Ｆ）计算公
式制定轨道储药方案拆零因子法制定协定药品
包装
利用组合调配台和拆零药
品发药频率排序法建立快
速调配区
处方调配时间／ｓ８４ ５６５ ７６０ ０５２ ２５１ ９
计算达标率＝（改善前－改善后）／（目标值－改善前）×
１００％＝（８４ ５－５１ ９）／（５２ ３－８４ ５）×１００％＝１０１ ２４％；进
步率＝（改善前－改善后）／改善前×１００％＝（８４ ５－５１ ９）／
８４ ５×１００％＝３８ ５８％。

通过ＰＤＣＡ管理活动后，处方调配时间下降到５１ ９秒，
完成设定目标。

计算达标率为１０１ ２４％，进步率为３８ ５８％，
完成预期设定目标。

２ ２　无形成果　对全体圈员的解决问题能力、责任心、沟通
协调、自信心、团队凝聚力、积极性、品管手法、和谐度进行评
价。

评价方法：以自评方式评分，每项最高５分，最低１分，得
出活动成长值（活动成长值＝活动后平均值－活动前平均
值），通过正、负向评价无形成果，正向说明有提升，负向说明
有下降〔６〕。

结果表明，圈员们在品管手法、和谐度、解决问题
能力、团队凝聚力、积极性等方面都得到了显著提高（见表
４）。

表４　品管圈活动前后无形成果评分表
项目每项
总分
平均每项得分
改善前改善后
活动
成长
正／
负相项目
解决问题能力５２ ８３ ８１正向责任心５３ ６４ ４０ ８正向
沟通协调５３ ８４ ６０ ８正向
自信心５３ ４４０ ６正向团队凝聚力５３ ２４ ２１正向
积极性５３ ４４ ４１正向
品管手法５２ ２３ ６１ ４正向
和谐度５３ ２４ ４１ ２正向
２ ３　标准化　为了保持活动改善后的有效性和持续性，圈员们根据对策的实施效果对原有的门诊药房药品调剂标准流程进行更改、修订，制定了《门诊自动配药机调配药品工作标准流程》《门诊自动配药机日常维护标准流程》《门诊自动配药机加药工作标准流程》《门诊ＥＶ５４拆零机调配药品工作标准流程》《门诊ＥＶ５４拆零机日常维护标准流程》《门诊ＥＶ５４拆零机加药工作标准流程》等６项操作标准流程，并绘制了相应的流程图。

优化操作标准流程后，药房组织多次自动化设备使用的专场培训，安排专职药师负责自动化设备的日常维保，确保了对策的实施和执行，促进了调配质量的持续改善〔７〕。

３　讨论
随着医院药房自动化和信息化水平不断提高，自动化药房如何进一步缩短人机合作模式处方调配时间、提高工作效率、优化管理模式等问题随之而来。

为了缩短自动化门诊药房人机合作模式处方调配时间，全体圈员按照品管圈实施的１０个步骤进行计划、分析、实施、确认和处置，通过分析影响人机合作模式下处方调配时间的因素，找出真因，拟定对策，结合改善效果及对策实行中所产生的问题，进一步完善我院自动化门诊药房人机合作模式处方调配的管理流程，提高了配药机的轨道利用率，增加了配药机内协定药品的品种，优化了药房调配区的空间布局，从而减少了药师配药行走步数、人工调配处方的数量，以达到缩短人机合作模式下调配处方的时间，同时降低了药师的工作强度，药师有更多的时间服务患者、服务临床，体现药师的专业价值。

故自动配药机的应用大大提高了调剂质量，但相应的也要求医院药房改进传统的调剂模式和管理模式，以适应新形势下药房管理的需求〔８，９〕。

通过运用ＰＤＣＡ管理方法，增加团队凝聚力，提高药房整体形象，改善药房工作效率和品质，推动现代医院药房实现信息化和自动化。

我院人机合作模式处方调配时间下降至５１ ９秒，完成了设定目标，体现了ＰＤＣＡ管理方法在药房管理应用方面的有效性和可行性〔１０〕。

ＰＤＣＡ管理方法在医院管理中发挥着越来越重要的作用〔１１〕，我院药学部将品管圈管理方法应用于自动化药房管理，有效的缩短了人机合作模式处方调配时间，从而有助于提高门诊药房的服务质量。

参考文献
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〔１０〕郭秋实，单鸿丹，刘超群，等 品管圈在降低自动化药房库存差错率中的应用〔Ｊ〕 中国药房，２０１５，２６（１９）：２６８０ ２６８３
〔１１〕朱文韬，徐萍 利用品管圈降低门诊药房调剂内差的实践与体会〔Ｊ〕 中国药房，２０１３，２４（１３）：１１８６ １１８８
品管圈质量管理工具在降低住院药房调剂差错率中的应用
张丽娟，阙伟祺，李庆德，郑锦坤，林晓春（粤北人民医院，广东韶关５１２０２６）
摘要：目的　开展“品管圈”活动，降低住院药房调剂差错率，保障患者用药安全。

方法　成立“品管圈”小组，活动开展前整理数据，按照”品管圈”十个实施步骤开展活动，活动后进行分析总结。

结果　住院药房的调剂差错率由活动前的０ １８６％降低至活动后的０ ０７１％。

结论　此次开展的“品管圈”活动有效降低了住院药房调剂差错率，提升了药事服务质量。

关键词：品管圈；调剂差错；应用
中图分类号：Ｒ９６９ ４　文献标识码：Ｂ　文章编号：１００６ ３７６５（２０２１） ０３ ０２２４ ０３
品管圈（ＱＣＣ），是指工作内容相同或相近的基层人员自动自发形成改进工作现场管理质量的团体。

以集思广益、和谐互助的精神运用品管手法和详实的数据为依据，从事工作现场、组织文化等方面问题的持续改善，达到降低整体成本和追求工作质量不断提升的管理方式〔１〕。

调剂差错是指药师在受某种因素的影响，工作中发生药品调剂错误，造成了患者用药的安全隐患或损害〔２〕。

近几年，我院住院患者日益增多，调剂差错发生率也增加。

为降低调剂差错率，确保患者用药安全，我院住院药房于２０１９年１月成立“药效圈”，开展品管圈活动，取得了较好的效果，现汇报如下。

１　资料与方法
１ １　一般资料　２０１９年１月我院住院药房管理员根据日常工作情况制定住院药房调剂内差登记表，由核对药师进行准确客观登记。

以活动前一个月的调剂内差差错发生次数作为改善前的数据，活动后一个月的调剂内差差错发生次数为改善后的数据。

统计分析改善前后调剂差错率，调剂差错率＝（Ａ时段调剂差错的医嘱条目数／Ａ时段调剂的医嘱总条目数）×１００％。

１ ２　方法
１ ２ １　成立品管圈：２０１９年１月，从住院药房３０余名药学人员中选出１０人成立品管圈小组，投票选出主任任辅导员，组长任圈长。

在圈会中，投票确定圈名为“药效圈”，寓意以患者用药安全为目标，提供优质的药学服务。

圈徽由四颗不同颜色的心组成，圈员们齐心协力，努力为患者提供优质高效率的药学服务。

１ ２ ２　品管圈主题的选定：圈成员基于医院管理目标的方向、上级的指示和主管方针，药房提高工作效率和品质的目标等方面，通过“头脑风暴”提出了工作中需要迫切解决的问题，采用“评价法”对待解决问题的重要性、迫切性、圈能力、上级政策四个方面对提出的四个主题选项进行评分〔３〕，“降低住院药房调剂差错率”得１６０分，最高分，被选定为本期“品管圈”
活动主题。

图１　调剂差错改善前柏拉图
１ ２ ３　品管圈活动计划拟定：本期活动计划时间为２０１９年２月～２０１９年８月，共７个月。

“药效圈”的圈员们采用品管工具甘特图，拟定活动计划表，落实相关负责人，使活动持续有序进行。

１ ２ ４　现状的把握与分析：住院药房管理员根据日常工作情况制定住院药房调剂内差登记表，药师根据现有调剂操作规。