浅谈如何做好企业合同管理

浅谈如何做好企业合同管理
时间：2011-04-21 15:13:23 来源：科技小论文 作者：秩名
论文导读：合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。企业合同管理作为企业管理的重要内容，堵塞合同管理漏洞，依法治企的关键就是运用法律手段来管理好企业。因此，搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求，做好企业合同管理显得尤为重要。
关键词：做好，企业，合同管理

合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。企业合同管理作为企业管理的重要内容，堵塞合同管理漏洞，依法治企的关键就是运用法律手段来管理好企业。因此，搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求，做好企业合同管理显得尤为重要。
一、企业合同管理是企业管理依法行事的基础。
合同是一种契约，是当事人之间依法确定、变更、终止民事权利义务关系的协议。市场经济要求公平有序地竞争，竞争的秩序要靠法规来规范。依法签订的工程合同是工程实施的“法典”、“规则”、运行的“轨道”。
目前，企业的合同管理工作存在许多问题。合同的签约率不高、合同文本不规范、履约率较低等等。合同欺诈行为时有发生，严重扰乱了企业的生产经营秩序。论文参考网。有的企业对在经营活动中发生的违约现象，运用法律手段自我保护的意识淡薄。这些问题的存在，干扰了企业正常的生产经营活动，导致国有资产流失，影响了企业经济效益的实现。
二、企业合同管理中存在的问题
社会主义市场经济是法制经济，合同是经济活动中的重要行为，提高企业经济效益有多种途径，加强合同管理是一个重要方面。但是，在合同管理过程中，不同程度的存在着一些不容忽视的问题：
1、企业法制观念淡薄，合同法律意识差。一些企业的法定代表人或相关负责人，不熟悉合同法的一般规定，基本上没有把合同管理纳入经营管理之中，合同法律意识差。有的企业没有明确的对业务人员的授权制度，有的单位超过自身的权利范围对外签订合同。
2、不签书面合同现象突出。盲目轻信“口头承诺”的协议，一旦一方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。有的企业仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患。分析双方不签订合同的原因既有出于信任对方的可能，也有图省事的可能。但恰恰因为这些就经济合同签订过程中出现的不必要的过错，致使当事人事后需要更多倍的精力来弥补和处理这些当初图省事的一时举动。一份证

明当事人当初合意主张的重要证据肯定比没有要好。
3、合同签订行为不规范、约定不明确。许多企业在经济交往中，也注意签订相关的合同，但却不使用以成文的格式合同文本，这样的结果往往是对合同标的约定不明确，合同条款不完善，责权利表述不明确，意思表达模糊，这样的合同极容易陷入欺诈圈套，引发大量合同纠纷。格式合同一般是在总结了大量的实践经验基础上起草的，对双方的权利义务约定比较平衡和均匀，因此建议尽可能选用规范的格式合同来处理双方的经济往来。当然，签订合同时对双方合意的目标指向物也应当有一个明确的约定，而不应当是含糊不清的。如果没有认真细致的调查说明合同条款事项，仅凭签订的不明确和不利于我方的合同，合同当事人的合法权益，只能受既判法律文书的约束，承受合法的“不法”侵害。
4、合同签订履行监控制度不完善。合同履行指的是合同规定义务的执行，表现为当事人执行合同义务的行为。履行监控，是为保护合同的正当履行，而建立的相应合同执行的调整和控制制度。为保证公司或企业的合同能够得到有效执行，保证公司的正常运转，一些企业也建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度，但由于和各业务职能部门协调或深入监控的程度不同，致使合同履行中因为不到位的管理，而使好的制度不能取得好的结果。作为领导者和决策者，一定要意识到合同制度已经逐渐成为企业管理的必要手段，一定要将这种管理制度落实到实处并且加以贯彻，而不仅仅只是当成一种摆设。而是要落实合同管理的机构、人员和制度，建立健全合同台账、档案制度，使合同管理逐步规范化、从而规范企业的签约和履行行为，堵塞漏洞。
5、合同履约率不理想。导致合同履约情况不理想的原因较多，但企业自身市场经营人员素质不高，文化水平偏低，法律知识贫乏，往往在合同签订前不调查对方资信情况，落入对方设下的“合同骗局”，是比较重要的原因。企业一定要注重培养一支懂法律、懂合同的经营队伍，提高信用观念，规范营销行为，才能使企业得到稳定的发展。
三、对策与建议
现代企业的合同管理是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据多年来合同管理实践，我认为合同管理应做好如下几项工作：
1、提高合同管理意识。施工企业必须从思想上真正意识到合同管理的重要性，将企业的各项工作真正纳入合同管理范畴，切实按合同要求办事。企业领导对合同及合同管理工作要常抓不懈，通过经常举办学习班、讲座、办理各种宣传栏等方式，

提高全员的合同管理意识，把按合同程序办事、认真执行合同要求，变成全员的自觉行为。建立合同管理机构。要从上到下建立健全合同管理机构（包括专职机构和兼职机构），使合同管理覆盖到企业的每个层次，延伸到各个角落。设置专职法律顾问、合同管理工程师、合同管理员，并具体明确合同管理人员的地位、职能，合同管理部门与其它执行部门的职责范围，合同管理的工作流程、规章制度，最终形成从合同谈判、审核、履行到监督检查，保证合同有效实施的织织保障体系。明确合同管理流程。对建立的组织机构，必须明确与之相应的工作流程。从合同签订前对招标文件分析、合同文本审查、工程合同策划、工程预算、报价、合同谈判和合同签订，到合同签订后建立合同实施保证体系、对合同实施情况进行跟踪、对比分析、诊断、合同变更、索赔和反索赔等过程，均要建立有效的工作程序，做到有章可循，职责明确，奖惩分明，避免职权交叉，互相扯皮。
2、建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度人手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
3、重视合同审查管理。从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，严格管理和控制。注重合同文本分析，主要包括两个方面。一是合法性分析。包括：当事人是否具备相应资格；工程项目是否已具备招标投标、签订和实施合同的一切条件，特别是具备各种批准文件；招标投标过程是否符合法定的程序；合同内容是否符合《合同法》和其他各种法律的要求。二是完备性分析。包括：构成合同文件的种种文件是否齐全；合同条款是否完备，对各种问题的规定有没有遗漏；合同用词是否准确，有无模棱两可或含义不清楚；对工程中可能出现的不利情况是否有足够的预见性。论文参考网。建议应尽量采用或参考施工合同示范文本订立合同。预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
4、重视合同管理人才的培养。加强合同管理人员的培训教育。

合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。
5、重视合同变更管理。合同变更在工程实践中是非常频繁的，变更意味着索赔的机会，所以在工程实施中必须加强管理。合同管理工程师应该记录、收集、整理所涉及到的种种文件，如图纸、各种计划、技术说明、规范和业主的变更指令，并对变更部分的内容进行审查和分析。在实际工作中，变更必须与索赔同步进行，待双方达成一致以后，再进行合同变更。很多承包人往往不重视变更管理，对业主要求的变更无条件服从，导致工作做了却无法获得赔偿。
6、重视履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，合同管理部门同财务部门密切配合，把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督实施有效的管理。论文参考网。
7、违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，一旦发生违约情形，要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。
四、结束语
现代企业合同管理不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。

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