【免费下载】电子表格巧用

一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住

Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”

字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容

的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显

示出相应内容了。

但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位

置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，

再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”

一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

十九、改变文本的大小写

在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是

数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进

表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

在Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的大

小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中

输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到

的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，

然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一

种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个

字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数

据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是

直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个

字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5

单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较

复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都

是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字

又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，

请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),

″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，

则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以

“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。因此，

基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

二十二、用特殊符号补齐位数

和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本

格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。

比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只

须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我们要将A3单元

格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3))) &A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为

“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不

够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：

“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-

LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能满足你的要求。

二十三、创建文本直方图

除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表

中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能

重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。

比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中

“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。

然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表

现出来。具体步骤如下：

在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直

方图已展现眼前，方便直观，简单明了。

二十四、计算单元格中的总字数

有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中

的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，

还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：

“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-

LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”

该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。

二十五、关于欧元的转换

这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认

方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel 2002就会自行安装了。

完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门

用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选