《时间管理》--授课完整版

时间管理 第二部分 方法论
示意图：
洗开水壶（1分钟）
烧开水（15分钟） 洗茶壶（1分钟） 洗茶杯（2分钟） 拿茶叶（1分钟）
泡茶
时间管理 第二部分 方法论
图示分析：
水壶不洗，不能烧开水，因而洗水壶是烧开水的前提。 没开水、没茶叶、不洗茶壶茶杯，就不能泡茶，因而这 些又是泡茶的前提。它们的相互关系，可以用下面的箭 头图来表示：箭杆上的数字表示，这一行动所需要的时 间，例如15表示从把水放在炉上到水开的时间是15分钟。
时间管理 第二部分 方法论
每年年末作出下一年度工作规划； 每季季末作出下季末工作划； 每月月末作出下月工作计划； 每周周末五作出下周工作计划
贵 在 坚 持！
时间管理 第二部分 方法论
时 间“ 四 象 限 ”法
时间管理 第二部分 方法论
时间管理矩阵图
紧急
I
重 要
* 危机 * 急迫的问题 * 有期限压力的任务
可以！方向正确，但需要提高冲劲
恭喜！坚持并保留你的方法
时间管理第一部分
只有一天在工作
---幽默小笑话
一员工向老板请一天假,老板推心置腹地说： “你想请一天假，你在向公司要求什么? 一年里有365天,52个星期。 你已经每星期休息2天，共104天，还剩下261天工作；你每天有16小时 不在工作，去掉174天，还剩下87天；每天你至少30分钟时间上网，加 起来每年23天，剩下64天；每天午饭时间你掉1小时，又用掉46天，还 有18天；通常你每年请2天病假，这样你的工作时间只有16天；每年有 5个节假日公司休息不上班，你只干11天。 每年公司还慷慨地给你10 天假期，算下来你就工作1天，而你他妈的还要请这一天假。。。
时间管理 第二部分 方法论
待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先 次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留 待明日。
待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的 工作、昨日未完成的事项等。
待办单的使用注意： 每天在固定时间制定待办单（一上班就做） 只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项 待办单要为应付紧急情况留出时间 最关键的一项，每天坚持。
8 你经常占用用餐时间工作吗？
安
9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？
排
10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？
是
11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？
否
12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？
合
13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？
理
14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？
1 你通常工作很长时间吗？
测
2 你通常把工作带回家吗？
测
3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？
你
4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？
的 时
7 你经常在做重要工作时被打断吗？
间
建立正确的时间管理观念
主要内容：
1、正确理解“时间管理” 2、了解现状 3、时间管理理念的沿革 4、建立正确的时间管理观念
时间管理 第一部分
正 确 理 解“ 时 间 管 理 ”
时间管理第一部分
时间是什么
时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”；
不紧急 II
重
要 20% - 30%
50% - 60%
III
IV
不
重
15 - 20%
要
> 1%
时间管理 第二部分 方法论
解决方法
（定出做的时间）
重
变为
（待会做）
要
（马上就做）
（别去做了）
授权别人去做
紧迫
时间管理 第二部分 方法论
总结：
时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间 集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨 绸缪，防患于未然。 在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成 一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工 作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧 急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不 紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立 预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效 地开展工作。
20 18.3 13.3
8.3 6.6
3.3
时间管理 第一部分
什么是时间管理
时间管理就是管理时间？
“管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理
那么你的时间维度的自我管理如何呢？
时间管理 第一部分
你的时间管理现状
下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”.
正确的时间管理观念
时间管理 第一部分
正确的时间管理观念：
时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己，时间管理理论 是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划， 掌握重点，合理有效地利用工作时间。 简而言之， 时间管理的目标是掌握工作的重点， 其本质是管理个人，是自我的一种管理。 方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。
第四代时间管理理论：
★重要的事先做，兼顾重要性与急迫性 ★ 讲求多方面平衡 ★ 改变思想而非改变行为
时间管理 第一部分
时间管理理念的沿革
时间管理的方法有一个演变的过程
1、最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记 录来记下工作的重点。
2、第二代的时间管理方法更注重计划性，人们利用安排表、 效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。
从这个图上可以一眼看出，办法甲总共要16分钟（而办 法乙、丙需要20分钟）。如果要缩短工时、提高工作效 率，应当主要抓烧开水这个环节，而不是抓拿茶叶等环 节。同时，洗茶壶茶杯、拿茶叶总共不过4分钟，大可利 用「等水开」的时间来做。
时间管理 第二部分 方法论
考虑不确定性
时间管理 第二部分 方法论
在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划 没有变化快，需为意外事件留时间。
水
第三步
时间管理 第二部分 方法论
时间的统筹方法
时间管理 第二部分 方法论
时间的统筹方法
记得初中课本上曾学过华罗庚先生的一篇《统筹方法》
统筹方法，是一种安排工作进程的数学方法。它的实用 范围极广泛，在企业管理和基本建设中，以及关系复杂 的科研项目的组织与管理中，都可以应用。
怎样应用呢？主要是把工序安排好。 比如，想泡壶茶喝。当时的情况是：开水没有 （烧水需15分钟）；水壶要洗（1分钟），茶壶 （1分钟）茶杯（2分钟）要洗；火生了，茶叶也 有了（1分钟）。怎么办？
时间对有爱心的人来说是永恒。
时间管理 第一部分
我们今天要研究的时间，是人们通常意义上定义的具 体的时间区间。
一生 10年 10天 1天 1个小时
时间管理 第一部分
解决有限的时间与有效的事的问题
有限的时间
有效的事
时间管理第一部分
平均80岁寿命
1-20、60-80——忽略不计，余40 1年为1寸
项目
有三个预防此类事件发生的方法： 第一是为每件计划都留有多余的预备时间。 第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计 的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人 做事精确些。 第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作， 对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它 们分解成若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。
* 突发事件
III
* 不速之客 不 * 某些电话 重 * 某些信件与报告 要 * 某些会议
* 必要而不重要的问题 * 迎会的活动
不紧急
II
* 防患未然 * 改进产能 * 建立人际关系 * 发掘新机会 * 规划、目标管理 * 休闲
IV
* 烦琐的工作 * 某些信件 * 某些电话 * 浪费时间之事 * 有趣的活动
1、时间管理的技巧 2、案例
时间银行
请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必 须当天用光，你会如何运用这笔钱？
天下真有这样的好事吗？
是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一 个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打 算怎样利用它们呢？
时间管理 第一部分
时间管理 第二部分 方法论
偏 重 于 第 四类 事 务
I
II
III
IV
结果： * 全无责任感 * 工作不保 * 依赖他人
D
时间管理 第二部分 方法论
偏 重 于 第 二类 事 务
I
II
结果：
* 有远见、有理想 * 平衡 * 纪律 * 自制 * 少有危机
D
时间管理 第二部分 方法论
高效能组织
紧急 I
二八原则
时间管理 第二部分 方法论
重要的事先做 — “二八原则”
活动 %
结果 %
「80/20定律」告訴我們，常常是百分之二十的關鍵努力產生百分之八 十的績效。換言之，有百分之八十的工作時間與付出是浪費的。
时间管理 第二部分 方法论
大石头 小沙子 水
时间管理 第二部分 方法论
大石头 第一步
小沙子 第二步
时间管理 第二部分 方法论
偏重于第一类事务
I
II
结果： IV
* 压力 * 筋疲力尽 * 危机处理 * 忙于收拾残局
D
III
时间管理 第二部分 方法论