湖南大学毕业本科生档案归档材料明细

附件四

湖南大学毕业生归档材料要求

一、毕业本科生档案归档内容

责任单位：各学院学生工作办

归档内容：

1、毕业生登记表（学工部盖章后装袋）*

2、学生成绩总表（盖章、签字）*

3、毕业设计（论文）登记表 *

4、体检表 *

5、高中阶段材料 *

6、大学期间奖惩材料

7、党组织关系（在校党委组织部办理） 8、报到证下联（报到证白色联）*

9、档案转寄通知单（按要求填写） *

10、定向生档案，需检查档案材料是否装入“定向”有关材料 *

二、毕业研究生档案归档内容

责任单位：各学院学生工作办

归档内容：

1、研究生入学登记表*

2、毕业研究生登记表*

3、湖南大学研究生学位授予决议书*

4、研究生成绩登记表*

5、毕业研究生体检表(校医院签发) *

6、报到证下联(白色联)*

7、研究生阶段以前材料

注：1、带“*”标记的材料为档案中必须具备的内容；

2、只允许内容齐备的档案发档。

填报要求：

1.在填写档案内外袋时必须用正楷体黑色签字笔填写，档案外袋单位名称及单位地址

手写在档案外袋上，避免档案因字迹模糊造成遗失（往年存在此情况），如采用打印后粘贴的方式，则需加盖骑缝章（务必粘贴牢固）。

2.请各学院要求学生与用人单位或人力资源服务机构确定档案转寄单位名称及单位地

址。

3.档案外袋封面要写清“邮编”、“接受单位详细地址”（省、市、街、区、号、栋、楼、

室）、“单位全称”。

4.“档案转递单”的填写见样表，并将右上角的编号写在档案外袋的发文字号位置，

同时注明学院、届数（毕业年份）、学历层次、姓名，以便识别。

5.邮政快递面单贴于档案袋背部，不能与档案封条重叠。

6.经单位以书面形式许可，毕业生档案可自带至就业单位，由院系送交就业办审核后

封口，并贴上“湖南大学档案封条”，交学生自带至就业单位，毕业生需在发文簿上登记签名。

7.在本校升学或留校工作的学生档案不装档案外袋。

8.各院系必须于6月30日前将所有需要移交的档案整理好，提交《毕业生档案转寄信

息表》电子版给就业办，以便及时打印快递面单。学院按照就业办与邮政部门协商的时间段进行档案交接，由就业办负责现场安排和协调。交接档案使用发文簿，档案按照发文簿顺序排列。发文薄电子版和加盖公章纸质版交就业办。

9.各院系必须确定一名档案管理责任人，负责本院系所有档案的寄发及遗留问题的处

理，交接时由档案责任人签字交接。装档时请注意检查每个档案的内容与档案目录是否一致，以免错装！

毕业本科生档案归档材料明细（将此表裁下，贴于档案内袋）

毕业研究生档案归档材料明细（将此表裁下，贴于档案内袋）

1400001

1.应届毕业生离校前户口集中迁移流程：

具体迁转时间、流程见保卫处通知

联系人：保卫处户政科梁老师

联系电话：88822674

↓

2.应届及往届毕业生个人办理户口迁移流程：

毕业生办理户口迁移证派出所：桔洲派出所(新民路151号)