江西省文书类电子档案著录规范
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
江西省国家综合档案馆馆藏专业档案目录数据库结构规范(一)——赣档字[2013]41号
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江西省国家综合档案馆馆藏专业档案目录数据库结构规范（一）(赣档发[2013]41号 2013年6月27日发布)为规范、统一我省各级国家综合档案馆馆藏专业档案目录数据库结构，现依据《档号编制规则》（DA/T13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《国家基本专业档案目录（第一批）（第二批）》、《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级国家综合档案馆。
规定了干部下放和知青档案、林权档案、婚姻档案、土地档案、房产档案、收养档案的目录数据库结构。
二、目录数据库字段描述本规范主要从字段名、数据类型、著录细则、约束性等方面对目录数据库字段进行描述。
字段名：专业档案目录数据库的字段名称。
数据类型：该字段的基本属性，各类专业档案目录数据库各字段均采用字符型，用“C”表示。
著录细则：在DA/T18-1999的总体要求下，对该字段的著录方法、值域等做出的进一步规定。
约束性：该字段的值是否可以为空的强制程度，分“必填”、“选填”。
“必填”表示此字段不可为空；“选填”表示此字段可根据档案内容等实际情况著录，有则填写，无则为空。
三、档号编制专业档案档号的一般结构为：全宗号-专业档案门类代码·年度-案卷号-起始页号或件号。
档号各大项之间用半角“-”相连，大项中各子项之间用位于中间的的“·”相连。
分散在不同案卷内存放的专业档案的整理遵循原有的整理体系。
专业档案门类代码由经逐级复分的专业档案门类的多级代码构成，各级代码之间用位于中间的“·”相连。
编码方案按本规范附录A执行。
示例1：1001-ZY·MS·004·1999-003-001，该档号表示1001全宗1999年形成的第3号卷起始页号为1的婚姻档案。
四、专业档案目录数据库字段简表以下所列为六种专业档案目录数据库的基本字段，在纸质专业档案数字化过程中形成的数字化元数据属于各目录数据库的组成部分，具体要求见《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》。
文书著录规则
题名1.1 正题名1.1.1 正题名是档案的主要题名，一般只单份文件文首的题目。
照原文著录。
1.1.2 单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
1.1.3 单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
1.1.4 单份文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“...”号表示。
1.1.5 正文与附件一般为一件，用正文题名作为本件题名。
附件题名必要时在附件项中著录。
1.1.6 转发文与被转发文一般为一件，用转发文题名作为本件题名。
转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加“[ ]”号。
1.1.7 来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。
1.2 副题名及说明题名文字1.2.1 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。
必要时副题名照原文著录在正题名之后。
1.2.2 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后。
1.2.3 副题名及说明题名文字前加“：”号。
示例：强化目标管理推动机关档案工作发展：章明同志在市直机关档案工作会议上的讲话1.3 并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名项中，并列题名前加“=”号。
2 文件编号2.1 文件发文字号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。
年度用4位阿拉伯数字表示，著录于“[ ]”号内。
顺序号用阿拉伯数字表示。
其余照原文字著录。
2.2 科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，医院文件编号据实著录。
2.3 文件上有多个文件编号时，一般只著录主办单位的文件编号，若立档单位是联合发文机关之一的，也必须著录立档单位的文件编号。
文件编号之间以“；”号分隔。
文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范（培训材料）一、正确理解“件”的含义。
通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。
主要有以下几种：1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。
但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。
5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。
对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。
文书档案著录要求
文书档案著录要求一、必录项1、年度：文件形成年度，4位阿拉伯数字。
例：2016。
2、全宗号：国家档案馆给定每个全宗的代码，用4位代码标识。
3、保管期限：即文件的保存年限，分为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。
4、案卷号（归档号）：案卷号是案卷排列的顺序号。
4位代码标识。
5、件号：件号是文件排列的顺序号。
4位代码标识。
6、文件编号：指文件制发机关的发文字号，按原文件编号据实著录。
文件如果没有文号，此项可以为空项。
若出现多个文件编号时，只著录主办机关文件编号。
文件编号的文字类别，年份用“字符”，其余用“汉字”。
年份用4位数表示，字符“[”“]”置于年份的两端。
若年份两端字符为“（）”的，统一改为“[]”。
例：厦档[2019]23号。
内部刊物、简报、信息、领导批示件等编号，不能作为文号著录。
如：《2015年工作简报第一期》，期数不作为文号著录，可在题名中体现。
会议纪要的文号，应在年度前加上公文眉首上的文件类型名称，如：会议纪要[2019]1号、专题会议纪要[2019]1号、常务会议纪要[2019]1号。
7、责任者：指文件的署名者，25个汉字。
机关团体责任者一般要著录全称，在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”“本局”。
文件责任者应以文件的印章为准。
但若是代为盖章的，则著录落款单位名称，不著录印章名称。
无责任者，责任者不完整或有误，经考证后，考证内容外加“[ ]”。
名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料，填写个人姓名，必要时在姓名后加上本人的职务、职称或其他身份，并用“（）”号括起。
如：厦门市XXX 副市长讲话，应填写为“XXX（厦门市副市长）”。
联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示，责任者之间的间隔用全角的“；”。
8、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文的页面为一页，著录档案所在案卷内每一文件首页的页号。
档案文件级目录数据著录的规范和要求--浏览
档案文件级目录数据著录的规范和要求（要求录入人员必须重点掌握）档案文件级目录数据著录要求是：数据的每个项目内容，主要是指页号、正题名、责任者、文件时间、文件编号、解密划控，一定要准确，不能录错、漏录、误录有关信息；差错率控制在5%以内（即100条数据不能出错5条）。
这就要求每录完一条数据，一定要进行检查和校对，将录错的内容修改准确。
当确认数据信息完整无误后，方可导入正式库。
一、全宗号是档案馆给档案已经进馆的立档单位的代码。
（一）各机关、单位应与档案馆联系以明确自己的全宗号。
（二）全宗号用半角著录，长度为4个字节。
如全宗号为“ 16 ”，应著录为“ 0016 ”，但短期卷档案的全宗号要变为两位数的，即把前面的两个0去掉，著录为“ 16 ”，主要是为了同永久长期卷档案区分开来，方便以后档案数据移交进馆。
二、案卷目录号是根据档案的归档年度编写的流水号。
如1990年度的档案目录号为“ 016 ”，1991年度的则为“ 017 ”，1992年度的为“ 018 ” .................. 依次类推来计算。
（一）不同年度的案卷目录号切勿相同。
应与档案馆联系以明确本机关单位各年度的目录号。
（二）目录号用半角著录，长度为3个字节，如目录号为“8” , 应著录为“ 008 ”。
三、案卷号是按先永久、次长期的顺序，每一年度档案从1开始编写的流水号。
（一）在一个年度内，例如永久的档案有5卷，长期的有4卷。
则案卷号依次编为1，2，3，4，5 ;编完永久的后再接着连下去编长期的，长期的依次编为6，7，8，9。
同一年度内案卷号不许重复。
（二）案卷号用半角著录，长度4个字节，如案卷号为“ 3”，应著录为“ 0003 ”。
四、页号是整理档案时在文件材料右上角（双面有字的，背面编在左上角）上逐页编写的流水号。
半角状态下输入。
（一）每卷案卷均必须从1开始编写，两卷档案之间页码不可连接。
档案内凡是有文字的页面都要编写页码。
江西省归档文件整理规范
归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2件 item归档文件的整理单位。
3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
江西省档案培训_文档文件整理规范
本讲内容
• 第一节 江西省归档文件整理规范 • 第二节 归档文件的整理
2021/3/17
第一节 江西省归档文件整理规范
江西省归档文件整理规范 DB/T 380—2002
江西省质量技术监督局2002年 第1号公告发布。
《规范》要求2002年7月1日起 开始实施。
2021/3/17
• 2003年 永久 • 办公室、业务处、人事处…… • 2003年 30年 • 办公室、业务处、人事处…… • 2003年 10年 • 办公室、业务处、人事处……
2021/3/17
二、适用范围及条件：
• 适用范围：适用于文书档案。 • 前提条件：要应用计算机和优秀档案管
理软件。
2021/3/17
计等。
2021/3/17
六.归档文件整理：
• 将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排 列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
• 归档文件整理分八步走: • 第一步:件的确定;第二步文件的修整;第三步装
订;第四步分类排列;第五步编制归档号;第六步 编目;第七步装盒;第八步入库排架
2021/3/17
• 5.本单位对下级的检查、调查材料； • 6.本单位对内、外签订的合同； • 7.本单位工会、团组织形成的文件材料； • 8.本单位各部门在业务工作活动中形成的
专业文件材料； • 9.本单位的出版物及其定稿； • 10.反映本单位活动的剪报材料； • 11.本单位党委、行政办公会议记录。
2021/3/17
• 3.正常收集 • （平时办理完毕的文件及时归档，对号入座；
半年或年终集中收集；按收发文全面收集） • 4.重点收集 • （1）重点对象主要有：领导、主要职能科室
文书档案目录数据著录项目与著录要求
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
2
文件级档号
文件级档号结构为：全宗号-目录号-案卷号-起始页号。
3
全宗号
著录档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用四位代码标识，其中第一位代表全宗属性，用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，后三位代表全宗顺序，用阿拉伯数字标识，如“X001”或“1001”。
4
目录号
目录号是全宗内案卷所属目录的代码。有两种标识方法，一种是以三位阿拉伯数字标识，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置，如“003”；另一种是由归档年度、保管期限代码2部分组合构成，由4位阿拉伯数字及1位英文字母组成。“Y”、”C”分别代表永久、长期，如“1960Y”、“1970C”。
案卷内成文最早的文件形成时间。由8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年度，第5～6位数表示月份，第7～8位数表示日期，如19500128。
9
终止时间
案卷内成文最晚的文件形成时间。著录格式同上。
10
保管期限
根据案卷实际保管期限著录，分为“永久”、“长期”两种。
11
页数
著录案卷内文件总页数。
12
控制符
凡控制使用的档案著录汉字“控制”，开放档案著录汉字“开放”。若一个案卷内有一份档案为控制使用，则该案卷著录为控制使用。
文书档案目录数据著录项目与著录要求
一、文书档案目录数据著录项目及著录要求
1、文书档案案卷级目录数据著录项目及著录要求
序号
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
江西省文书类电子档案著录规范
江西省文书类电子档案著录规范————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (7)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
江西省文书类电子档案著录规范
江西省文书类电子档案著录规范江西省文书类电子档案著录规范————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (7)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
江西省归档文件整理规范
一：江西省归档文件整理规范相关术语解释1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
（有几层意思：文书处理程序已经办理完毕、应作为文书档案保存、纸质文件材料）2、件：归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件的红头正文、定稿、发文稿纸、有领导批示或用处理结果的处理单为一件；正文和附件为一件；转发文和被转发文为一件；原件和复印件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；（按本来的处理方式作为一件）简报、周报、校报、学报等材料一期为一件；会议记录本一年一本，一本为一件；会议记录的活页以一次会议为一件；3、归档文件的整理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、入库注意：以件立卷4、整理规则：遵循稳健的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用5、质量要求（1）归档文件应齐全完整，从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件一个是由其内容完整无缺；已破损的文件要予以修复；应永久、长期保存的文件，用易于退变的材料书写的，要予以复制，复制件附在原件后面一并归档；*重要的归档文件应刻录、扫描、缩微等保存。
（2）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等腰符合档案保护要求*书写材料：一般碳素墨水，不用含色素、染料的墨水（红、蓝墨水）和圆珠笔，纸张：无酸性的纸张材料；装订材料：棉线和无酸性胶水最好，以件立卷，当文件纸张数小于5时用无酸性胶水粘贴，大于5时用棉线装订；装具：无酸性的档案盒；6、整理要求具体的分类法有如下几种：（1）单位内设机构比较健全，单位职责分工明确的，采用“年度—机构—保管期限”档号组成部分为：全宗号—年度—机构—案卷号如：全宗号—2009—组织部—保管期限—流水号全宗号—2009—党办—保管期限—流水号全宗号—2009—校（院）办—保管期限—流水号全宗号—2009—人事处—保管期限—流水号（2）对于单位内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用“年度—问题—保管期限”如：全宗号—2009—组织人事—保管期限—流水号全宗号—2009—学生工作—保管期限—流水号（3）对于单位规模小、年度形成归档文件数量少的，在经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意的情况下，可采用“年度—保管期限”分类如：全宗号—2009—保管期限—流水号注意：（1）整体原则是按一套材料归在一起，（2）归档文件按形成年度来归类。
江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知
江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知文章属性•【制定机关】江西省档案局•【公布日期】2013.03.04•【字号】赣档字[2013]22号•【施行日期】2013.05.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知（赣档字[2013]22号）省直有关单位：《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》已经省档案局局长办公会审议通过，2013年2月18日国家档案局批复，现予公布，请遵照执行。
执行中如有问题请及时向省档案局科教法规处反映。
联系电话：*************2013年3月4日江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定第一章总则第一条为明确省档案馆收集档案的范围，规范档案资料移交接收进馆工作，确保国家档案资源齐全完整和安全保管，更好地为社会各界提供档案信息服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江西省档案管理条例》和中共中央办公厅国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》、国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《电子档案移交与接收办法》等有关法律、法规和规章，结合本省实际，制定本规定。
第二条本规定适用于列入省档案馆接收范围的党政机关、人大、政协、审判和检察机关、人民团体、企事业单位以及其它社会组织（以下简称移交单位）、个人依法向省档案馆移交档案。
第三条江西省档案馆是省级国家综合档案馆，是档案永久保管基地和档案资源利用中心。
省档案馆按照统一规划、分级管理的原则，依法收集对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，以维护党和国家历史真实面貌。
第四条按规定时限和要求向省档案馆移交档案和有关资料是各移交单位和个人的法定责任。
第二章档案收集范围第五条中华人民共和国成立后形成档案的接收范围：（一）下列机构形成的档案1、中共江西省委、省纪律检查委员会及所属各部门；2、省人大及其常设机构；3、省人民政府及其所属各部门和单位；4、省政协及其常设机构；5、省高级人民法院、省人民检察院；6、各民主党派省级机构；7、省总工会、团省委、省妇联等人民团体；8、省属国有企业；9、省属高等教育院校、科研设计院所、医疗防疫单位、文艺团体等事业单位；10、上述机构的下属单位和临时机构。
江西省档案局出台业务规范加强电子档案管理
江西省档案局出台业务规范加强电子档案管理
曾勤生
【期刊名称】《中国档案》
【年(卷),期】2012(000)003
【摘要】为规范、统一文书、声像类电子档案著录与目录数据格式，实现档案信
息资源共享利用，日前，江西省档案局出台了《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）》、《江西省声像类电子档案著录与数据格式规范（试行）》、《江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范（试行）》三个业务规范并已下发各地试行。
【总页数】1页(P9-9)
【作者】曾勤生
【作者单位】《中国档案》编辑部
【正文语种】中文
【中图分类】G276
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[J], 杨苏青
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江西省档案馆电子档案编码方案-2016-03-16
江西省档案馆电子档案编码方案1范围本编码方案适用于江西省档案馆，可管理以件、案卷及类别为整理层级的电子档案。
其他各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织参照执行。
2构成规则、描述2.1档号编码方案档号是以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
文书类电子档案的档号构成规则：全宗号-档案门类代码·年度-机构（问题）代码-保管期限代码-件号；声像类电子档案的档号构成规则：全宗号-档案门类代码·年度-案卷号-件号，各元素描述如表1。
早期存量电子档案按原规则编制档号，专题电子档案的档号编码另行规定。
表1 档号编码方案规则与描述2.2唯一标识符编码方案唯一标识符用于唯一标识电子档案及其组件，包括文件标识符、文档标识符、文档编码标识符等多种标识符。
2.2.1文件标识符编码方案文件标识符用于唯一标识电子档案实体。
文件标识符构成规则：CN+档案馆代码+全宗号+档案门类代码+年度+顺序号，各元素描述如表2。
表2 文件标识符编码方案规则与描述2.2.2文档标识符编码方案文档标识符用于唯一标识电子档案的文档数据，主要在文书类电子档案中使用。
文档标识符构成规则：文件标识符+D+顺序号，各元素描述如表3。
表3文档标识符编码方案规则与描述2.2.3文档编码标识符编码方案文档编码标识符用于唯一标识电子档案的文档编码数据，主要在文书类电子档案中使用。
文档编码标识符构成规则：文档标识符+E+顺序号，各元素描述如表4。
表4 文档编码标识符编码方案规则与描述2.3档案门类代码编码方案档案门类代码是档案馆赋予档案门类的代号，由字母、数字及连接符构成，编制规则如表5。
其他未列出档案门类代码见《江西省国家综合档案馆馆藏专业档案目录数据库结构规范（一）》。
表5 档案门类代码编码方案规则与描述2.4控制标识编码方案控制标识是用于控制电子档案安全利用的分类标识，可分为开放、控制、待定、绝对控制、互联网公开和其他等几种，具体描述如表7。
文书档案目录数据著录项目与著录要求
案卷号
案卷号用3位阿拉伯数字标识。案卷号不足3位的，前面用“0”补足，如“039”。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）’。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。
6
起始页号
起始页号是指一份文件的首页在卷内的页号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足。
7
责任者
机关团体责任者著录单位全称或不发生误解的通用简称；有多个责任者时，居于首位的及立档单位自身必须著录。会议文件未署责任者的，一般以会议主办单位为责任者。个人责任者只著录姓名。多个责任者之间用“；”号隔开。
序号
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
2
文件级档号
文件ห้องสมุดไป่ตู้档号结构为：全宗号-目录号-案卷号-起始页号。
3
全宗号
著录档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用四位代码标识，其中第一位代表全宗属性，用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，后三位代表全宗顺序，用阿拉伯数字标识，如“X001”或“1001”。
13
密级
密级是文件保密程度的等级,按GB／T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级:公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。
14
备注
著录案卷中需解释、补充说明的事项。
2、文书档案文件级目录数据著录项目及著录要求（适用于文书立卷改革前文书档案）
11
文件时间
著录文件的形成时间，由8位阿拉伯数字表示，如某文件形成时间为1956年2月18日，应著录为19560218。
江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范
江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范1、引用标准与资料本规范引用或参考了以下标准、资料：GB/T 17678.2--1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范中国惠普公司支持服务事业部《备份系统管理参考手册》（2007-04-13）2 、名词解释上述引用标准的术语与定义，均适用本规范。
2.1 近线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案和数据，备份策略、恢复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。
2.2 离线备份指将电子档案和数据存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，如光盘、磁带等。
2.3 在线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案和数据。
2.4 环码/圈码环码是位于光盘数据区内圈、夹持区外的一串呈环形排列的字符，内含生产厂家、刻录速度、染料、生产批次等重要信息，可直接人工识别。
环码是鉴别正品光盘的重要标志。
圈码，又称为喷码，是位于光盘夹持区内圈的一串圆形字符，常用激光蚀刻而成。
圈码主要表示光盘生产大楼编号、楼层与生产线编号、染料、生产流水号、机器槽位、生产日期、生产时间等重要信息。
3 备份对象及格式3.1 备份对象3.1.1电子档案备份对象为：文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。
数据备份对象为：各类档案资料目录数据库、系统数据。
3.1.2文书类电子档案备份范围：原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A 格式文件，XML封装包。
3.1.3照片类电子档案（资料）备份范围：JPEG或TIFF格式的数码照片文件或数字化文件，XML封装包。
地方标准江西省办公自动化环境中电子文件归档及电子档案
地方标准江西省办公自动化环境中电子文件归档及电子档案地方标准《江西省办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范（征求意见稿）》编制说明为进一步说明《江西省办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范（征求意见稿）》，现将编制过程说明如下。
一、项目简介㈠项目立项背景在建设开放、服务和效能型政府过程中，我省各地各部门越来越多地应用各种办公自动化系统（包括电子公文系统、业务管理系统、行政审批系统、数据统计分析系统等），形成了大量具有保存价值且涉及民生的电子文件，这些电子文件的归档对真实记录我省经济社会发展历史，保存各部门依法履职凭证，为百姓解决切身利益问题提供证明等，具有无可替代的重要作用。
然而，由于当前我省绝大部分办公自动化系统电子文件归档功能缺失，电子文件管理制度不健全等原因，使已经应用的大部分办公自动化系统不能完整形成并按要求归档电子文件，尤其是那些无法输出到纸张上的电子文件，将随着时间推移而流失，造成档案资源缺失和财政资金的极大浪费。
为进一步加强全省办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理工作，确保电子档案的真实、可靠、完整、可用和安全，亟需出台相关规范标准对办公自动化系统类电子文件归档与电子档案管理工作予以规范和指导。
因此，江西省档案局于2015年5月13日向江西省质量技术监督局提出制订地方标准《办公自动化环境中电子文件归档管理规范》的立项申请。
㈡任务来源2015年6月，江西省质量技术监督局发布《江西省质监局关于确定2015年第一批江西省地方标准制修订项目计划的函》，确定了2015年度第一批江西省地方标准制修订计划，其中省档案局报送的《办公自动化环境中电子文件归档管理规范》获得立项并研制。
2016年，国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）正式出台，为与该标准保持一致，标准组一致同意将名称修改为《江西省办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范》。
文书著录规则
题名1.1 正题名1.1.1 正题名是档案的主要题名，一般只单份文件文首的题目。
照原文著录。
1.1.2 单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
1.1.3 单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
1.1.4 单份文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“...”号表示。
1.1.5 正文与附件一般为一件，用正文题名作为本件题名。
附件题名必要时在附件项中著录。
1.1.6 转发文与被转发文一般为一件，用转发文题名作为本件题名。
转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加“[ ]”号。
1.1.7 来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。
1.2 副题名及说明题名文字1.2.1 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。
必要时副题名照原文著录在正题名之后。
1.2.2 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后。
1.2.3 副题名及说明题名文字前加“：”号。
示例：强化目标管理推动机关档案工作发展：章明同志在市直机关档案工作会议上的讲话1.3 并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名项中，并列题名前加“=”号。
2 文件编号2.1 文件发文字号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。
年度用4位阿拉伯数字表示，著录于“[ ]”号内。
顺序号用阿拉伯数字表示。
其余照原文字著录。
2.2 科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，医院文件编号据实著录。
2.3 文件上有多个文件编号时，一般只著录主办单位的文件编号，若立档单位是联合发文机关之一的，也必须著录立档单位的文件编号。
文件编号之间以“；”号分隔。
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江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
约束性：该著录项或由著录项创建的数据库字段是否采用的强制程度，分“必选”、“可选”、“条件选”。
“必选”表示必须采用此著录项，“可选”表示此著录项目为可选项，“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用该著录项。
著录项的约束性对相应的数据库字段是否不能为空不作要求。
数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数字型、日期时间型等。
数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。
三、著录项目本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。
著录项共设5个大项、30个小项。
5个大项分别是标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。
四、著录项定义与著录格式㈠标识项1.档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
一个档案馆（室）内不能有重复的档号。
2000年及以前形成的以案卷为单位整理的文书档案档号结构主要有两种：全宗号-目录号-案卷号-页号，如示例1、示例2；全宗号-年度-案卷号-页号，该结构适用于年度下将保管期限为永久、长期、短期的案卷大流水排列的整理体系，如示例3。
2001年及以后形成的，以件为单位整理的文书档案档号结构主要有两种：全宗号-档案门类代码·年度-机构（问题）代码-保管期限代码-件号·子件号，全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号·子件号。
由同一项业务活动中形成的多份档案构成的组合件，件内单份档案应编制子件号，如示例4；一项业务活动仅形成一份档案时，子件号可以不编制，如示例5。
上述档号构成规则如果不能适应馆藏档案已有编目体系需要，应遵循已有档案整理、编目成果，在确保馆内档号不重复的基础上自定义档号构成规则，并正式公布。
档号各构成项的著录格式参见对应的著录项。
档号各构成项之间用半角“-”相连，类别号中各子项之间用中间“·”相连。
示例1：X035-003-005-025示例2：X043-1990Y-001-002示例3:1003-1990-002-096示例4：X043-WS·2011-01-Y-001·01示例5：X068-WS·2010-D30-0262.全宗号全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
全宗号是国家综合档案馆为同级立档单位给定的全宗的规范化代码。
不向国家综合档案馆移交档案的单位由各单位根据本单位法人变更情况自行设定。
全宗号由4位代码构成。
其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
一个档案馆内不能有相同的全宗号。
示例1：X001示例2：10013.档案门类代码档案所属门类的规范化代码。
文书档案门类代码为WS，由“文书”两个中文字的拼音头字母组成。
2001年及以后形成的文书类电子档案，该著录项必选。
4.年度文书类电子档案形成年度。
著录文书类电子档案的形成年度，用4位阿拉伯数字标识。
当形成年度无法考证时，著录其归档年度，并在附注项加以说明。
5.机构（问题）代码赋予归档文件分类方案类目的标识符号。
2001年及以后形成的文书类电子档案，该著录项必选。
按归档文件形成单位制定的分类方案类目代码表著录。
6.保管期限代码保管期限的规范化代码。
保管期限代码为“Y”、“C”、“D”、“D30”、“D10”，分别对应永久、长期、短期、定期30年、定期10年等五种保管期限。
按文书类电子档案的实际保管期限著录。
7.目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2000年及以前形成的纸质文书档案，该著录项必选。
目录号著录项适用于2000年及以前形成的纸质文书档案数字副本，有两种构成方法：一是全宗内案卷所属目录的代码或顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足三位，前面用“0”补足。
二是由文件形成年度与保管期限代码组合构成，如“1982Y”代表1982年形成的、保管期限为永久的一组案卷。
8.案卷号目录内案卷排列的顺序号。
2000年及以前形成的纸质文书档案，该著录项必选。
著录档案所属的案卷号，用3位阿拉伯数字标识。
案卷号不足三位，前面用“0”补足，如“003”。
9.页号案卷内文件每页排列的顺序号。
2000年及以前形成的纸质文书档案，该著录项必选。
著录每份文件在卷内的起始页号。
页号用3位阿拉伯数字标识。
页号不足三位，前面用“0”补足，如“003”。
10.件号单件文书类电子档案在一个保管期限下排列的顺序号。
2001年及以后形成的文书类电子档案，该著录项必选。
件号用3位阿拉伯数字标识。
件号不足三位，前面用“0”补足，如“026”。
11.子件号指组合件内单份文书类电子档案排列的顺序号，如请示、批复分别著录两个子件号。
2001年及以后形成的文书类电子档案，该著录项必选。
子件号用2位阿拉伯数字标识。
子件号不足2位，前面用“0”补足，如“01”。
12.盒号文书类电子档案对应的纸质原件或复制件所在档案盒的编号。
可自定义盒号构成规则。
建议盒号构成规则为：全宗号-档案门类代码·年度-档案盒顺序号，档案盒顺序号是在年度下编制的流水号，由3位阿拉伯数字组成，不足三位，前面用“0”补足。
示例：1012-WS·2002-00813.电子档案名在计算机存储器中唯一标识电子档案的一个字符串，由名称、扩展名二部分组成。
可采用文件级档号或其它命名规则为文书类电子档案命名。
示例：X035-WS·2008-06-Y-102.pdf㈡内容描述项1.题名又称正题名，一般指单份文书类电子档案文首的题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
有题名且能反映文书类电子档案主要内容的，照原题名著录。
没有题名或题名不规范的，须重拟标题，并用“［］”号将重拟题名括起。
题名中出现的年、月、日，统一用阿拉伯数字表示，年度用4位阿拉伯数字标识。
示例：通知［关于首届江西省档案工作者年会征文的通知］2.文件编号文书类电子档案制发机关赋予文件的发文字号。
按照原文著录。
文件上有多个文件编号时，立档单位编制的文件编号必须著录；多个文件编号中间用全角的“；”隔开；文件编号中的年度统一用四位阿拉伯数字标识。
3.责任者对文书类电子档案内容进行创造、负有责任的组织或个人。
责任者为机关团体时，著录单位全称或规范性的通用简称；责任者为个人时著录姓名，必要时姓名后著录职务，姓名与职务间以“，”相隔。
多个责任者之间以全角“；”号相隔。
4.附件题名文件正文后所附材料的题名。
按原文著录具有检索意义的附件题名。
有多个具有检索意义的附件时，应逐一著录附件题名，附件题名之间以全角的“；”相隔。
5.成文时间文书类电子档案的形成时间。
成文时间按照DA/T18-1999 “9.4.1文件形成时间”的规定著录，用8位阿拉伯数字标识。
示例：一份文书类电子档案的形成时间为2011年2月18日，应著录为：20110218。
6.机构（问题）归档文件分类方案类目的名称或规范化简称，用以描述文书类电子档案的来源信息。
2001年及以后形成的文书类电子档案，采取年度、机构（问题）、保管期限分类方案的，该著录项必选。
按归档文件分类方案类目名称著录。
本著录项与机构（问题）代码著录项是关于同一问题的两种描述方法。
7.主题词能够揭示文书类电子档案主题内容的规范化词，按公文版记中已有公文主题词著录，多个主题词之间以全角的“；”相隔。
8.人物文书类电子档案中出现的人物信息，包括在文件上作了亲笔批示的重要领导人、干部任免名单、单位领导班子组成人员名单以及各行各业代表性人物等。
著录具有检索意义的人物姓名，必要时可同时著录人物的职务、出生地、工作简历等信息。
不同人物信息之间用全角的“；”号隔开。
对作出批示的重要领导人，应著录领导人的职务、姓名及批示行为等信息。
示例：中共江西省委书记苏荣作重要批示㈢形式特征项1.页数一份文书类电子档案的页数。
著录每份文书类电子档案的实际页数。
2.语种文书类电子档案正文所使用的语言类别。
著录《语种名称代码第1部分：2字母代码》（GB/T 4880.1-2005）中与语种对应的汉语名称。
㈣管理与权限项1.密级文书类电子档案保密程度的等级。
按照文件原文标明的密级或经鉴定变更的密级著录。
《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）将文献保密等级划分为五个等级:公开、限制、秘密、机密、绝密。
2.保密期限与密级相对应的文书类电子档案保密期限。
依据《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003），除有特殊规定外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。
3.保管期限根据档案价值确定的档案保存时间。
2000年及以前形成的纸质文书档案保管期限包括永久、长期、短期等三种。