物资采购管理规范

物资采购管理规范

为规范公司级物资采购行为，有效控制采购成本，预防、杜绝违纪现象的发生，对物资采购管理规范如下：

一、物资采购管理和领导

公司成立物资采购领导小组，由公司总经理、财务部材料会计、采购部负责人、质量部负责人、项目部负责人、设备部等负责人组成，领导小组组长由总经理兼任。

1、负责物资采购的组织和决策工作。

2、组织、讨论通过物资的采购招标，并将招标结果报送总公司。

3、确定物资采购的供应厂家。

4、检查监督物资的采购管理。

二、物资采购监督检查

1、公司财务部负责人日常审核监督。

2、总经办的抽查监督和日常运行监督。

3、总公司派人专项检查和市场调查。

三、采购供应商管理原则

1、采购部建立供应商管理档案。

2、每项采购物资至少需建立3家以上的客户档案库，包括：客户基本情况介绍、生产许可证、营业执照、税务登记证、客户主要业绩（购货单位）、产能、人数、固定资产规模、在同行业中的位置、产品质量情况说明、基本商务条件及评价、到货时间、货物保证程度、联系人及联系电话。

3、经物资采购领导小组批准后，采购部办理采购业务；新增供应商或供应商变动需经物资采购领导小组批准后执行。

4、每季度末由采购部组织对客户进行评审。评审部门应包括总经办、财务

部、采购部、仓库保管、质量部、使用部门；评审内容应包括：产品质量情况、配送时间、满足实际使用情况反应、包装完好度、数量差异情况、问题处理及时性、发票及时性、付款条件等。对不合格的供应商应及时淘汰，不得进入采购供应商目录。

5、采购部建立采购供应商管理档案，包括预备供应商和纳入采购目录的供应商档案及供应商评审表，在次月5日内送总经办、财务部、总公司财务和采购部备档。

四、物资采购管理原则

1、成本节约原则。采购的综合成本最低优先考虑原则。

2、质量保证原则。能最大限度满足使用所需原则。

3、货比三家原则。能提供三家以上同类物资的供应商的相关可比信息档案。

4、公开招标原则。在年使用量预计在20万元的常规性物资采购，单次采购超过10万元以上的应采用招标方式进行。

5、集中定点采购原则。对于使用量大的低值易耗品、办公用品、劳保用品应通过比价或招标后，采用集中定点采购。

6、合同会审原则。大宗物资采购必须签订采购合同，由质量部、财务部等相关部门进行会审后，报总经理审批后执行。

7、例外原则。不常使用零星物资、急需小件物品可适用例外原则。

五、采购规范

1、编制采购预算，采购人员须凭相关领导审批的《物资采购申购单》，按公司规定批准权限和相关程序实施采购，急需物资经总经理批准后可先进行采购后补办相关手续。

2、采购人员应规范采购行为和职业操守，不准以权谋私，不准损害公司利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。

3、采购实施的过程中部门负责人或财务监督部门、总经办、总公司等将对价格、质量等信息进行定期的市场调查和核实，确认采购价格的合理性。如同质、同品牌物资的核实价与采购价差距超过10%时，将展开相应的调查，并将调查结果报相关领导处理。

4、采购人员应按订单保质保量完成采购工作，并按公司的有关规定进行验收。

5 、采购人员在实施采购的过程中应随时注意维护公司形象，保守商业秘密。对违反规定的行为，应追究有关责任人责任，由此造成的损失由责任人赔偿，并按公司相关制度处罚。

6、采购部等相关部门应按本规范的原则精神建立和完善物资采购的具体管理办法和流程，有效组织和实施采购行为。

七、本规定自公布之日起执行

八、本规定由公司财务部负责解释。

采购部

二〇一五年三月十一日