公文培训材料之九—公文处理基本要求及常见问题解析2汇总.
公文处理基础知识培训
具有法定性、规范性、实用性、时效 性等特点。
公文处理重要性
01
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实现组织管理
公文处理是组织管理的重 要环节，能够确保组织内 部信息畅通，提高管理效 率。
维护组织形象
规范的公文处理能够展现 组织的严谨性和专业性， 提升组织形象。
保障工作顺利开展
及时、准确的公文处理能 够保障各项工作的顺利开 展，避免延误和失误。
适用于批转下级机关的 公文，转发上级机关和 不相隶属机关的公文， 传达要求下级机关办理 和需要有关单位周知或 者执行的事项，任免人 员。
公文格式规范要求
01 标题
02 主送机关
03 正文
04 附件
05 印章
应当准确简要地概括公文 的主要内容并标明公文种 类，一般应当标明发文机 关。标题中除法规、规章 名称加书名号外，一般不 用标点符号。
公文排版与打印要求
排版
公文排版应遵循清晰、美观、规范的原则，字体大小、行距、字距等应符合规定标准。
打印
公文应使用黑色或蓝黑色墨水打印，字迹应清晰、工整。如需复印，应保证复印效果清晰 。
装订
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之 间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误 差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。
分类归档
按照公文的种类、年度、机构等进行分类归档，以便于查找和管 理。
整理要求
公文应保持原貌，不得涂改、勾画或损坏；归档前应进行编号、登 记和装订，确保公文的完整性和可追溯性。
归档标准
制定详细的归档标准和规范，包括归档时间、归档地点、归档责任 人等，确保归档工作的规范化和制度化。
公文处理中的常见问题及解决方案
公文处理中的常见问题及解决方案公文处理是现代社会中不可或缺的一部分，因为公文涉及的范围非常广泛，从政府到民间机构都需要处理公文。
然而，公文处理中常常会出现一些问题，这些问题可能会影响工作效率，甚至会引起不必要的麻烦。
因此，本文将探讨一些公文处理中的常见问题及其解决方案。
一、公文流程不规范公文处理是一项需要遵循规程的任务。
如果公文的流程不规范，可能会导致文件丢失，文责不明等问题。
遇到这种情况，我们应该采取以下措施：1、要求处理公文的人员按照规定的流程进行处理，如公文的起草、审查、签发、承办等流程。
2、对公文流转过程中的每一步进行监督和管理，确保公文的每一阶段都得到正确的审核和处理。
3、在公文处理过程中，可以考虑采用信息化手段，如数字签名、电子流等，从而更好地控制公文的流程。
二、处理公文速度太慢一些人在办公室工作时，处理公文速度往往太慢。
这可能会导致文件处理时间过长，从而影响工作效率。
针对这个问题，我们应该采取以下措施：1、了解公文处理的优先级，按照重要性和紧急程度的不同，制定合理的办理计划。
2、对工作量大或者较为复杂的公文，可以采用分层处理的方法，逐步完成各个步骤，以保证处理效率。
3、提高自身的处理水平，例如可以通过学习相关公文处理方法和技巧，提高自己的处理速度和准确性。
三、公文格式不规范公文的格式规范是办公室工作的基本要求。
如果公文格式不规范，则可能会影响公文处理的质量和效率。
遇到这种情况，我们应该采取以下措施：1、确保公文格式规范化，可以采用自动排版或者模板，使得每份公文的版式、字体、字号、行距等都符合要求。
2、在日常办公中，可以对工作人员的公文起草水平进行培训，提高公文起草和格式化能力。
四、公文内容不明确或存在歧义公文的主要目的是传输信息，如果公文内容不明确或存在歧义，则可能会导致错误的决策或行动。
为了避免这种情况发生，我们应该采取以下措施：1、处理公文时应该仔细审查公文内容，确保公文内容明确、准确、易于理解。
公文处理常见问题
公文处理常见问题公文处理常见问题一、常见问题解答1.公文种类根据不同的目的和形式，公文可以分为以下几类：公告、通知、公函、请示报告、决议、备忘录、报告、奖励通报等。
不同类型的公文有不同的格式和写作要求。
2.公文格式公文通常包含标题、正文、落款、签名等要素。
标题应简明扼要、准确清晰，正文应逻辑严密、内容完整，落款应包括起草单位、日期和档案号等信息，签名要明确责任人身份。
3.公文撰写撰写公文时，要注意语言简明扼要、表达准确清晰、文字规范规茂等原则。
首先应明确写作目的和受众对象，然后进行材料收集和整理，最后进行组织和表达。
4.公文审核公文审核是保证公文质量的关键环节。
审核内容包括格式是否规范、内容是否准确、表达是否清晰等。
审核人员应严格按照规定对公文进行检查，确保符合相关要求。
5.公文归档公文归档是公文管理工作的重要环节。
归档应按照文件分类系统进行，要注意文件编号的规范性和文件的完整性。
归档材料要妥善保存，方便查阅和利用。
二、公文处理流程1.收文登记当收到进入单位的公文时，应进行收文登记。
收文登记内容包括发文单位、收文日期、公文编号等，确保公文的来源和流转情况清楚明确。
2.公文分发收到公文后，根据公文的内容和重要性，进行相应的拟办、呈批和传阅。
拟办部门要及时认真处理，呈批稿要写明处理意见和结论，传阅要做好记录。
3.公文办理公文办理包括审查整理、修改完善、编印印发等过程。
审查整理时要注意公文的格式规范和内容准确，修改完善时要注意语言表达的简洁准确，编印印发时要注意印刷质量和发文渠道的选择。
4.公文核实公文核实是为了确保公文的准确性和可靠性。
核实内容包括公文的事实陈述、数据统计、文件引用等，核实结果要做好记录并及时纠正错误。
5.公文批复公文批复是指负责人对公文的表态和决策。
批复内容包括同意、批示、核准、转告等，要明确表达意见和要求，并及时传达给相关人员。
三、常见操作技巧1.公文模板可以制作一些常用公文的模板，以减少重复工作。
公文处理的基本原则和基本要求
公文处理的基本原则和基本要求公文处理的基本原则公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文拟制包括起草、审核、签发等程序。
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
公文管理是公文运转的流程规则，与公文格式、行文规则的各个要素相互关联、相互衔接，共同构成公文处理的运行体系。
因此，公文处理工作是一个系统工程。
做好公文处理工作，应当运用科学、系统的方法，通过建立一系列工作制度和加强教育培训，来确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
公文处理的基本原则公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
1.实事求是。
做好公文处理工作，必须坚持一切从实际出发，客观全面准确反映事物的本来面目。
行文应根据实际需要，公文内容应具体、实在，有针对性和可操作性，从实际出发，注重实效。
2.准确规范。
文件内容必须真实、准确，公文办理各环节必须严格规范、符合程序，为此要求加大审核把关的力度，认真把好公文的质量关、程序关、出入关。
3.精简高效。
行文要少而精，内容要简洁，文风要简短精练、直截了当,要言不烦、意尽言止，观点鲜明、重点突出，克服形式主义和官僚主义，努力提高公文处理工作质量。
公文处理过程中要尽量简化文件审批层次和运转中间环节，加强相互协调，转变工作作风和工作方式，提高工作效率。
4.安全保密。
公文处理各环节应当保证公文不丢失、不受损坏，电子公文不受计算机病毒和黑客的侵害，确保公文的使用安全、传递安全、保管安全和销毁安全。
对于涉密公文的处理，必须严格执行国家秘密及工作秘密的有关规定。
公文处理的基本要求1.规范化。
公文处理各个工作环节都有规范的要求和处理程序。
公文的格式、内容要符合标准和规范，收文、发文处理程序的基本环节不能随意削减或削弱，各环节的次序不能随意颠倒和打乱。
2.制度化。
公文处理制度是与公文处理活动有关的，各类工作人员必须共同遵守的规定、标准等。
公文处理的制度化是公文处理工作内在客观规律的反映。
公文写作与处理常见问题分析及规范要求
公文写作与处理常见问题分析及规范要求话题：公文机关教育学习公文在党政机关工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。
公文处理是我们各级机关最重要的日常工作，其显著特点是行文的规范化、制度化和标准化。
关于公文规范化处理，国家质监局于1999年修订了《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999，以下简称《格式》），国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。
《办法》发布施行后，省政府和省政府办公厅，市政府和市政府办公室先后下发了一系列有关规定和办法，明确了公文起草、报送和办理的基本原则与具体要求。
但不少单位和部门在制发文件时，并没有严格按照规定、要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，甚至出现了一些常见的错误。
归结起来，主要有七大问题：第一大问题：文种不规范。
使用规范的文种，是公文与非公文相区别的特征之一。
文种不规范表现在两个方面：（一）生造文种。
有的同志经常把没有列入正式文种的如“办法”、“总结”、“计划”等作为文种使用；有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西作为正式文种直接行文。
《办法》所确定的公文正式文种共有13种，即：命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。
除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“转发”、“批转”式“通知”的“附件”行文。
（二）混用文种。
公文的每一个文种都体现着一种严格的权限，选用文种时应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及行文目的等进行选择，但乱用、混用文种现象严重。
比如，“请示”和“报告”、“请示”和“函”以及“公告”和“通告”等文种就经常被混用，该用“报告”的用“请示”，该用“请示”的用“报告”；有的单位为了办事顺利，向平行的和不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将“函”用成“请示”或“报告”。
有效应对行政公文中的常见问题
有效应对行政公文中的常见问题公文是国家机关、企事业单位之间、机关内部及机关与个人之间用于交换意见、提出要求、规范工作、记录事实并采取行动的一种正式文书。
在工作中，处理公文是每位职员必须掌握的基本技能。
然而，由于公文具有严谨的格式和要求，常会出现一些常见问题。
有效应对这些问题，能够提高工作效率，避免出现不必要的错误。
首先，一个常见的问题就是公文开头不清晰。
公文的开头应当简明扼要，直接表达主题，并提出明确的要求或建议。
在起草公文时，应严格遵照格式，清晰地说明发文机关，发文日期，主题，以及主体内容。
此外，还要确保用语准确得体，不使用生僻难懂的词汇，以免误导读者。
其次，公文的语言表达不够规范也是常见问题之一。
公文的语言应当严谨正式，避免使用口语化的词汇和短语，要遵循规范的用语和句式。
在写作时，应该注意避免使用口头禅和流行词汇，严格把握用字的精准度和专业性，从而确保公文的严肃性和权威性。
另外，公文中常见的一个问题是重复冗长。
有时候为了突出主题，作者会反复强调同一个观点或内容，导致公文内容冗长、琐碎，反而降低了读者的阅读兴趣和效率。
因此，在写作公文时应保持简练明了，避免重复、避免赘述，突出主要内容，减少次要内容的累赘，以提高公文的效率和表达的准确性。
此外，格式错误也是影响公文质量的一个重要原因。
公文是一种正式文件，其格式是经过规范化设计的，包括页眉、封条、标题、文种、信头、题注等。
如果格式出现错误，不仅影响到文件的整体形象，还可能引起读者对文件真实性的疑问。
因此，在起草公文时，应严格按照规范的格式要求进行排版，确保格式的准确无误，提升文件的正式性和可信度。
最后，公文中的语法错误也是不可忽视的问题。
语法错误不仅影响到读者对文件的理解，还可能造成歧义和误解。
因此，在写作公文时，应该特别注意语法的准确性，避免主谓不一致、时态混淆、语序错误等问题，确保表达的清晰明了、通顺流畅。
总而言之，有效应对行政公文中的常见问题，对于提高工作效率和文件质量至关重要。
公文培训材料之九—公文处理基本要求及常见问题解析2
公文的语言要求 一、表达明确。即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑关系紧密。 二、表达准确。即根据不同的语言环境，正确使用精确词或模糊词语，使表述恰当准确。 三、语言平实。即说明要浅显，议论要精当；要言之有物、言之有理、通俗易懂；应不矫 饰、不打官腔，力戒说大话、说假话、说空话。在表述上，应多用叙述、说明等方式，多 用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不采用描写或抒情，少量使用议论，不用辩论性 语言。 四、用语得体。即按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气要委婉，措词要平和，恰当使 用敬语、谦语 ；平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，语气坚
上级单位向受双重领导的所属单位行文，必要时抄送该所属单位的另一个 上级单位。
平行文应当遵循的规则：
平行文主要指不相隶属单位之间、部门之间的行文。 不相隶属单位之间、部门之间可以互相行文，一般以“函”行文。 对不相隶属单位、部门之间的行文，不得有指令性内容。
联合行文应当遵循的规则：
同级党、政、工、团可以联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联 合行文。
基本要求
三、文种的使用应当根据行文目的和行文关系确定。
决议
通报
决定
报告
函
公告
请示 批复
纪要
通知
中国交建
报告—文件式公文 函—信函式公文 中国 交建 部门
批复、决定、通知、通报、意 见—文件式公文 通知、通报、意见—信函式公文 纪要
请示 报告 文件式公文 二级企业 平级或 不相隶 属单位 函、意见—信函式公文 纪要 所属 企业
公文处理遵循的规章
1.《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）
2.《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）
公文常见问题答疑解惑
公文常见问题答疑解惑
1. 公文的格式问题：有些人可能不清楚公文的标准格式，包括标题、编号、日期等该如何填写。
解决办法是参考相关的公文模板或范例，根据实际情况进行填写。
2. 公文的用语问题：有时候在写公文时会遇到措辞不准确、表达不清晰的问题。
解决办法是在撰写前仔细阅读相关规范和标准，尽量使用简明扼要的语言表达，并请同事或专业人士进行审核和改进。
3. 公文的文风问题：有些人在写公文时可能用词过于正式、生僻，或者使用了过多的长句和复杂的从句，使得公文难以理解。
解决办法是尽量简练明了，使用通俗易懂的词汇和句式，避免过多使用行政术语和长句。
4. 公文的内容问题：有时候在写公文时可能遗漏了一些重要的信息，或者没有明确的陈述和要求。
解决办法是在起草前认真梳理思路，明确公文的目的和要点，尽量详细清晰地陈述，并请同事或上级进行审核和修改。
5. 公文的流程问题：有时候在起草和发文过程中可能会遇到流程上的问题，比如未按照规定的程序进行审批、签字和归档等。
解决办法是事先了解相关流程和步骤，必要时咨询相关部门或人员，确保公文按照规定的程序进行处理。
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手续。
涉 密 公 文 管 理
制作涉密公文，①应标明密级和保密期限；②注明发放范围、制作数量和 编号；③制作场所应符合保密要求；④使用专用保密设备；⑤公文确定密 级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施，确定密级后，应当按照所 定密级严格管理，绝密级公文应当由专人管理；⑥公文的密级需要变更或 者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定；⑦涉密公文公开发 布前应当履行解密程序，公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定 收发涉密公文，应履行清点、登记、编号、签收手续。 传递涉密公文，要通过机要交通或机要通信部门，不得通过普通邮政、快 递等渠道传递；绝密级以下的密级文件，市内可通过机要交换站交换；向 驻外机构传递涉密公文，要通过外交信使传递。 传达范围应当按照发文单位的要求执行，办理登记、签收手续; 需要变更范 围的，应当经发文单位批准。
涉 密 公 文 管 理
复制、翻印、汇编、摘录、引用机密级、秘密级及商秘级公文，①应当符 合有关规定并经公司领导批准。②绝密级公文一般不得复制、翻印、汇编 、摘录、引用，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。 ③复制翻印、汇编、摘录、引用的文件视同原件管理。④复制件应当加盖 复制单位戳记。⑤翻印件应当注明翻印单位名称、日期。⑥汇编本的密级 按照编入公文的最高密级标注。 携带涉密文件外出或参加涉外活动，必须确因工作需要，经本单位主管领 导批准，且采取保密措施。 保存涉密文件，应选择安全保密的场所，配备保密设备，定期清查、核对 清退或者销毁涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者 销毁。不具备归档和保存价值的公文，①销毁涉密公文应当履行审批登记 手续，经办公室（党委办公室）负责人批准后可以销毁。 ②到指定场所 由两人以上监销，确保不丢失、不漏销。 ③个人不得私自销毁、留存涉 密公文。
目录
常用公文写作要求：
基本要求 请示 报告
Contents
基本要求
一、行文规则。
总则 行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情 况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
向上级单位行文应当遵循的规则： 原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位， 不得抄送所属单位。 所属单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向 性意见后上报，不得原文转报上级单位。
整 理 归 档
保管和利用。
两个以上机关联合办理的 公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。 单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼
职单位归档。
各部门兼职档案员负责本部门文件的平时整理工作。电子文件随时整理归档， 纸质文件应在每年6月底前，将上一年已收集整理的案卷移交档案室，并办理移交
中国交建公文处理培训材料之九
公文处理基本要求
及常见问题解析
2015年6月
让世界更畅通
目录
Contents
公文处理基本要求 常用公文写作要求 公文处理常见问题解析
目录
公文办理基本要求：
公文处理遵循的规章 公文处理基本原则 公文办理 公文管理
Contents
公文和公文处理工作
公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范 体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布规章制度， 指导、布置、商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流 情况等的重要工具。 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联 衔接有序的工作。
公文处理遵循的规章
1.《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）
2.《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）
3.《中国交通建设股份有限公司公文处理办法》（中交股办字〔2012〕732号）
公文处理基本原则
1.实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。 2.办公室主管公司的公文处理工作，并对所属单位的公文处理工作进行业务 指导和督促检查。 3.各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理工作的 人员，应当忠于职守，勤勉高效，具备相关专业知识。各部门公文处理人员应当 保持相对稳定，以保证公文处理工作的连续性；确需调换时，要做好工作交接， 并报办公室备案。
公文办理
收文办理 发文办理 整理归档
收文办理的主要程序 ： 收 文 办 理
签 收
登 记
初 审
分 办
承 办
传 阅
催 办
答 复
对收到的 公文应当 逐件清点， 核对无误 后签字， 并注明签 收时间。
对需要传阅的 公文及时送传 阅对象阅知或 批示。办理公 文传阅应当随 时掌握公文去 向，不得漏传、 误传、延误。
公文印制完毕， 应但对公文的文 字、格式和印制 质量进行检查后 分发。涉密公文 应当通过机要渠 道进行传递。
需要归档的公文和有关材料，应当根据有关法律法规以及单位档案管理规定 及时收集齐全、 整理归档。个人不得将应归档的公文据为己有或拒 绝归档。 归档范围内的公文，根据其互相联系、特征和保存价值等进行分类整理，便于
请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人 报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。 受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。
向所属单位行文应当遵循的规则： 主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位 的直接上级单位。 办公室（党委办公室）根据公司或公司党委的授权，可以向所属单位、所 属单位党委行文。其他部门不得向所属单位、所属单位党委发布指令性公 文或者在公文中向所属单位、所属单位党委提出指令性要求。 各部门职权范围内的事项，应由部门自行行文。各部门依据部门职责可以 向所属单位的相关部门行文。 涉及多个部门职权范围内的事务，部门公 文应跟踪 催办，重 要公文应 重点催办， 一般公文 应定期催 办。
公文的 办理结 果应当 及时答 复来文 单位。
发文办理的主要程序 ：
起 草
审 核
签 发
•部门会签 •办公室审核
发文办理的主要程序 ： 发 文 办 理
复 核
登 记
编 辑
校 对
印 制
用 印
核 发
已经领导签批的公文，印发前应 当对公文的审批手续、内容、文 种、格式等进行 复核。公文一 经履行签发手续即为定稿，具有 正式文件的效用，需作实质性修 改的，应当报原签批人复审。