2采购流程

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2.3 采购认证环节
2.3.1 认证准备
认证准备是整个采购认证工作的起点，是在与供应商接触之前必须做 好的工作。认证准备工作要注意五个方面：熟悉需要认证的物料项目，价 格预算，研究项目需求标准，了解项目的需求量，制订认证说明书。下面 逐一进行介绍。 1.熟悉认证的物料项目 认证人员在与供应商接触之前就应该首先熟悉认证项目，涉及物料项 目所需的专业知识范围、认证难度的经验需求以及目前国内外的供应情况 等。 2.价格预算 首先我们要得出合理的成本价格。采购成本是指企业经营中因采购物 料而发生的费用，其中包括物料成本、采购管理成本、存储成本几个部分。 其计算公式如下： 采购成本=物料成本+采购管理成本+存储成本 物料成本=单位价格×数量+运输费+通关手续费 采购管理成本=人力成本+办公费用+差旅费用+信息传递费 存储成本=贷款的利息+仓库保管费用=存货损坏费用+其他费用
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教学目的和要求
本章讲述了采购作业流程的内容及注意事项，采购计划的制订过程、采购 认证环节、进货管理，采购订单的操作及使用。要求掌握采购作业流程的内容 及注意事项；熟悉采购认证环节、进货管理；了解采购计划的制订过程；能够 完成采购订单的操作及使用。
关键词汇
采购流程（Purchasing Process） 采购计划（Purchasing Program） 订单（Order Sheet） 认证（Attestation）
2.3.2 供应商的选择
在做完认证准备工作之后可以进行具体采购了。首先是要根据认证准 备工作的结果，初选供应商。在这个阶段工作很多，主要是做好以下几个 方面的工作： 1.确定供应群体范围 2.真正了解供应商 具体供应商的选择对企业来说是一项具有战略意义的事情。企业对于 初次合作的供应商知之甚少，我们可以采用以下几种方法，多方位的了解 供应商： （1）研究供应商提供的资料。 （2）向有意向的供应商发放调查问卷。 （3）实地考察供应商。 （4）向大型的调查企业购买相关资料。 3.与供应商进行初步谈判 4.向供应商发放认证说明书 5.供应商提供项目供应报告 6.选出竞标供应商 通过以上过程，可选定有资格参与投标的供应商名单。
（2）巡回采购通知单 什么是巡回采购通知单呢？它是由商品说明卡片组成的表格，包括了一个 由人工操作的系统内所有商品的信息。这种方法适合尚未使用自动化采购的公司。 卡片上的信息包括：产品说明；已通过审核的供应商名单及地址；支付给供应商 的最终价格；重复订购点；使用记录。 （3）客户预测订单 客户订单会引起对物料的需求，特别是当订购商品变化时也会对新部件产 生需求。订单代表了对现有物料的需求量。 （4）重复订购点系统 重复订购点系统也是发现采购需求的常用方法之一。 （5）存货盘点 存货盘点是要对库存进行实体核查，用以确定系统记录（案头记录）与手 头的实际存货水平是否相符合。 （6）采购卡 采购卡是企业发给其内部顾客的一种信用卡。 2.对所需的产品或服务加以准确描述 描述物品或服务的词语应该统一，为了避免误解，应使用名词手册，确保词语的 统一性。在实际工作中，准确的描述主要包括： （1）采购申请的传递 （2）移动采购申请的使用 （3）使用物料请购单 （4）总括或开口订单 （5）无库存采购或系统合同 （6）第三方提供维护、修理和辅助物料
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2采购流程
2.1 采购作业流程概述 2.2 采购计划环节 2.3 采购认证环节 2.4 采购订单 2.5 进货管理 ◎ 知识归纳 ◎ 习题与思考题
2.1 采购作业流程概述
2.1.1 采购作业流程含义
采购作业流程通常包括一些重要信息，这些信息有助于开展采购策略。 有时采购作业流程没有标准或确定的形式，但基本上都有相同类型的信息。 采购部门为每个作业流程确定一个编码，标明有效日期和主题，并提出采 购的具体目标。作业流程的第一部分，往往是介绍性的，同时，若作业流 程较长，就需要一个关于具体内容的表格或索引。在第一部分通常对一些 重要的专有术语做出定义。第二部分一般总结和该作业流程相关的公司或 者部门的策略。第三部分指出了作业流程中的各职位、部门或者领域。最 后一部分常常描述执行作业流程的实际过程。该部分往往是作业流程中最 长且最详细的部分，它是文件的具体部分，描述了员工执行任务时必须遵 循的指令、指示和活动。
2.2.2 采购计划制定
在完成准备工作之后，就可以完成采购计划的制订。主要包含： 1.准备认证计划 准备认证计划是采购计划的第一步。它又包括： （1）接受开发批量需求 （2）接收余量需求 （3）准备认证环境资料 （4）制订认证计划说明书 2.评估认证需求 评估认证需求是采购计划的第二个步骤，主要包括： （1）分析开发批量需求 （2）分析余量需求 （3）确定认证需求 3.计算认证容量 （1）分析项目认证材料 （2）计算总体认证容量 （3）计算承接认证量 （4）确定剩余认证容量
3.研究项目的质量需求标准 现有质量认证标准繁多，这就要认证人员一定要了解清楚所采购的物 料是要达到哪一种质量认证标准，做到在进行认证工作时有的放矢。 4.了解项目的需求量 项目的需求量是采购认证工作必须弄清楚的参数之一，这样可以作为 参考来选择某种容量的供应商。一般项目的需求量是比较容易得到的。 5.制订认证说明书 制订认证说明书即准备好物料认证所需的资料。主要有：认证说明书 及所附的图纸、技术规范、检验标准等。
2.1.3 注意事项
在流程设计中应注意的要点主要有： 1.注意先后顺序及时效控制 应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需要时限。 2.注意关键点的设置 即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。 3.注意划分权责或任务 各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。 4.避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱。 5.程序繁简或被重视的程度，应与所处理业务或采购项目的重要性或价 值的大小相适应。 凡涉及数量较大，价值较高，或易发生舞弊的作业，应有较严格的处罚 和监督。反之，可略微放宽，以提高工作效率。 6.处理程序应合时宜 应注意程序的及时改进。原先设计的作业流程，经过较长时间后，应加 以检验，不断改进，以应对组织的变更，或作业上的实际需求。
2.1.2 采购作业流程基本步骤
作为企业来讲，也许单个企业之间的采购略有差异，但总的来说都遵 循一个共同的模式，一个完整的采购流程主要由以下步骤组成： 1.确认需求 2.选择、确认供应商 3.适宜价格的决定 4.订单安排 5.订单追踪，进行进货控制 6.接收、检验货物、入库 7.核对发票，划拨款项 8.退货处理 9.结案 10.记录与档案维护
2.1.4 采购流程的实例
1.请购 一般来说，物料均由使用单位开出请购单，但是属于存量管制的物 料由仓储单位请购；物料管理电脑化时，则依据物料需求计划及存货管制 水准，直接由电脑打印请购单，需要经物料管制单位签核。但如工厂进行 扩建计划时，所有的请购单则由扩建专案小组开出；制式用品则由管理部 门统筹各单位需求请购。在开出请购单时，工程案须附施工说明书，包括 工程规范及材料明细表等。一般，一张请购单填写一项物料，料号、规格、 需要日期、用途等栏目，必须写清楚。应考虑足够的运输时间。所有的请 购单必须依照签核流程，按照请购内容或金额，送呈不同级别主管批准。 注意，由工厂开出的请购单必须先经过料务（仓储）科登记编号，以备查。 2.采购 采购单位查核请购单是否依据程序经由主管核准，如无误，分类登记， 分发采购人员办理。请购单在办理之前，可先经由电脑中心查询是否为预 算内或资本支出的项目。若非预算内的采购案，则必须退回请购单位申请 追加预算；若为资本支出采购案，尚须先送到企划单位追踪，以及送财务 部门核准划拨划预算。
(8）制订订单计划 制订订单计划是采购计划的最后一个环节，但也是最重要的一个环节。它 主要包括： ①对比需求与容量 ②综合平衡 ③确定余量认证计划 ④制订订单计划。是整个采购计划的最后一个环节。订单计划包含两个方 面： 下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量 下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间
9.订购 议价、比价及决标的结果，经核定后，由采购部门正式向厂商订购，给予订 购单；若金额较大，交货期较长的，应由采购部门与供应商签立订货合约或制造 工程合约。 其中，究竟采用买方的订购单或卖方的销售合约，主要决定于以下的因素： （1）买卖双方折中的结果，谁占优势就采用谁的文件。 （2）交易物品的特性，例如卖方的专利品，以采用卖方的销售合约为宜。但 如果金额很小的交易，买方的订购单就可以接受。 （3）交易的复杂程度越高，则买方的简便订购单便无法包容各种交流的要件。 此外，合约应经双方签认及盖章，正本各执一份，副本可分送使用单位、财 务单位、验收单位等存查。 10.交货 大宗物料应由承购商自行送厂，零星采购则可以送仓库而后再转运到厂。订 购后的稽核工作不可忽视，以确保能如期交货。 11.验收 物料由物料科负责验收，包括：品质与数量；特殊机具及零件，则由使用单 位、品管单位负责品质验收，物料科仅负责验收数量。品质若有不符，予以退回。 12.付款与结案 签立合约者，由采购部门依合约规定，连同验收单与发票，开出传票向财务 单位申请付款。其他均按月将物料科送来的验收单汇集，按厂商分别开出的汇票 付款，以便结案。 返回
2.2 采购计划环节
计划，在现实生活中是必不可少的。工作中，我们需要制订各种各样的 计划。而制订采购计划的目的就是要根据市场的需求、企业生产的能力和采购 环境等因素，来制订采购清单和采购日程表。要进行采购管理，首要的就是制 订采购计划，它包含两部分的内容：一部分为采购计划制订前的准备工作，也 就是确定需求与需求描述；另一部分是采购计划的制订。
4.制订认证计划 （1）对比需求与容量 （2）综合平衡 （3）确定余量认证计划 （4）制订认证计划 （5）准备订单计划 ①接收市场需求 ②接收生产需求 ③准备订单环境资料 ④制订订单计划说明书 （6）评估订单需求 这是计算订单容量的重要依据，以便制订出好的订单计划。 ①分析市场的需求 ②分析生产需求 ③确定订单需求 （7）计算订单容量 准确地计算好订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，制订出 正确的订单计划。 ①分析项目供应资料 ②计算总体订单的容量 ③计算承接订单容量 ④确定剩余订单容量
2.2.1 采购计划制定前的准备工作
1.发现需求 企业有确切的需求，才有采购。负责具体业务活动的人员应该清楚地知道 本部门独特的需求：需求什么、需要多少、何时需要。这样，采购部门会收到 这个部门的物料需求单。当然，有时候这类需求也可以由其他途径满足，比如， 获取其他部门的富余物料。当然，企业总是要面临新物料的采购。有些物料申 请来自生产或使用部门，也有一些关于办公设备的采购由办公室的负责人或企 业主管提出，还有一些采购申请来自于销售或广告部门等。通常采购需求的方 式很多，包括内部客户的采购通知单（请购单）、客户预测订单、常规的重复 订购点系统、存货盘点及新产品开发过程中的物料需求。 （1）采购通知单 使用采购通知单是最常用的一种传达采购需求的方法。该单证由需求客户 填写，用以说明对待定物料需求的一种内部文件。
3.询价、招标 采购人员就物料名称、规模、数量、交货日期等，通知有关厂商报价， 若物料规格较为复杂时，尚需检验规格说明书、图表及样品等。至于询价的 方式，可通过信函、传真、电话等。 4.报价、投标 应根据实际情况，分别规定报价截止日期，通知厂商按时报价；报价方 式可以分为口头和书面两种方式。标单需要密封，于规定时间内交给经办人 员。 5.审查 首先要审查的是报价厂商的资格是否符合规定。然后要分析报价内容是 否合理，并比较各报价厂商之间的优缺点，作为订购时的参考。但有时因报 价内容复杂，采购人员难以分辨，为避免因错误而发生严重损失，应将报价 单请申请单位确认。 6.开标 金额较大的采购案及招标方式办理的采购案，应将报价单或投标单以密 封方式送交稽核室，迄报价或招标截止日期，会同采购部门拆封或公开开标。 7.采购方式 （1)议价 （2)比价 （3)决标 8.核定 议价、比价及决标的结果，金额不超过授权金额的，由采购经理核准； 金额超过授权金额的，由采购经理审查后，请总经理核定。