高校档案实体分类法的改革设想
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．
、
高校执行《 高实法》 现状
作为行业标准 ，高实法》的分类思想是把反映ｍ高等学校 《
案的形成规律 、 内容 、 的同一门类档 案的管理性和业务性材 料 的正本分类。这样处理 ， 特点 虽不影响本校的档案管理 ， 但不利于高校
集 中在一起。其分类方案选择 的是年度——问题的分类法 ， 在类 目 档案信息资源共享。 设置上是根据学校档案产生 的领域范畴 ，结合档案记述的 内容性
Ｂ１ 高实法》 的分类 设置 案实体分类法》 以下简称《 （ 高实法》 。笔者结合 自己的工作实践 ， ） 对 Ｃ ４等是按 出版物的物种分类 。而有学校对《
高校 十余年来在部门立卷制的档案管理模式下执行《 高实法》 中ｍ现 有 自己的理解 ， 不按 照它 的二级类 目结构的分类号设置 ， 将 版类
的不 足， 提出自己的观点和建议 ， 与大家共同研究和探讨 。
一
档案 的二级 分类 设定 为 ：综 合——ｃ １ ； ＸＸ× 》 报纸 ） Ｂ １《 报 （ —— Ｃ ２《 Ｂ１ ； 甲学报》 刊物 ） ｃ ｌ ； 乙学报》 刊物 ） （ —— Ｂ ３ 《 （ ——ｃ ４ 《 Ｂｌ ；丙 学报》 刊物 ） —ｃ １ ； 丁学 报》 刊物 ） （ — Ｂ ５《 （ ——ｃ １ Ｂ ６等是 按Ｉ 版物 叶 Ｊ
关键词
目前 ， 大多数高校执行国家教委 １８ ９ ９年制定 的《 普通高等学校 档案指导学校档案 作 ， 学校档案归档工作采取的是部 门
２对《 ． 高实法》 分类类 目理解不一致。 高实法》 《 中推荐的 版类
立卷制度 ， 档案实体分类执行囝家教委 １９ ９ ３年颁布 的《 高等学校档 档案 实 体分 类结 构 是 ： 合 Ｃ １ ； 纸 Ｃ ２ 刊 物 Ｃ Ｉ ； 综 Ｂ １报 ＢＩ ； Ｂ ３ 书稿
３ ． 档号编制形式不统一。 有的学校在档号的编制上对《 高实法》
质， 确定档案分类方案为 １ ０个一级类 目、 带有机 动性 的二级类 目、 进行 了扩充 ，将 保管 期限设 置在档号 巾，形成 “ 全宗号——年 推荐 性地 留有余地可 自主确定是否 需要三级 类 目的档 案分类 体 度— —分类号——保管期——件 号” 。
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体进行分 门别类整理 ， 加强规范化管理 ， 建立实体记忆库 ， 以实体展 用容闳这一难得 的文化资源 ， 开展 留学生文化研究 ， 建设 留学生纪 览方式 向公众展示城市发展过程中的文化内涵 ； 二是对现有的各种 念馆 ， 把珠海打造成 留学生创业之城 ， 把容 闳打造成珠海 的城市符 文献资料进行信息化、 数字化加工， 建立文字数据库 ， 数字化图片 、 数 号和文化象征 ， 让容闳成 为珠海闪亮的“ 化名 片” 势必 大大 推动 文 ， 字照片数据库及各种专题数据库 ； 是运用多种媒介记录城市历史 ， 珠海旅游业的发展 ， 增强珠海这个城 市的综合竞争 力。
系。各高校在具体执行过程 中， ｆ 叶 ｌ现了以下现象 ： 二、高实法》 《 指导学校档案实体 整理的不足之处
１ 管理ｌ 对 生文件档 案实体分类不统一。有些学校对档案实体的
《 高实 法》 在过去 十余 年以手 Ｔ管理档 案为主 的情况下 ， 有它
排 分类方案都或多或少地对《 高实法》 进行 了修改 。按问题分类法的同 存在 的合理性 和先进 性 ，为实现高等学 校档 案实体分类编 号 、 时糅合进按文件来源分类 的思想， 形成 同一全宗 内按问题分类与按 架 、 的标准化和规范化 ， 检索 达到加强高等学校档案 和档案Ｔ作 的 来源分类并存 的混乱局面。例如， 高校学生丁作处 的各项Ｔ作职责 科学管理 ， 推进整体业务 建设 的深化 ， 分发挥高校档案作用 ， 充 实 与其他部门有交叉 ， 对其归档文件按问题整理分类时 ， ｆ不可避免 现高校梢案信息共享起 到了铺垫作用 。随着 高校 的发展 ， ￣＂ ／ ｌ 它的局限
维普资讯
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摘 要
目－赢族ｒ 太学档案馆 葛志媛
一
笔者结合 自己的工作 实践 ， 对高校 十余年来在部 门立卷制的档案管理模式 下执行《 高等学校档案 实体分 类法》 中出
档案实体分类法 改革
现 的 不足 ， 出 自己的 观 点 和 建议 ， 大 家 共 同研 究和 探 讨 。 提 与
建立集文字 、 、 图像 声音为一体的多媒体档案信息数据库 。 ３加强城市记忆知识管理 ， 实现城市记忆资源共享 。在城 市记 ２挖掘城市记忆 ， ． 打造城市“ 文化名 片” 。开发显性 、 隐性城市 忆数字化的基础上 ， 利用网络技术 ， 提供 智能化服务 ， 达到城市记忆 记忆这一高等资源 ，通过实体记忆 的编纂研究 ，发掘 整理城市记 资源共享。－ Ｊ 海市逐步建立全市档案公共服务网络化体系 ， 市民在外
地“ 东奔西走”被分割在不同类 目下。 ， 为了减少部门归档Ｔ作制约因 性逐渐凸显 来 ， 其主要表现为：
素， 有的学校就模仿行政二级类 目给它一个 Ｘ １ 分类号 ， Ｚ７ 这样 ， 把
１ 高实法》已不能适应办学规模扩大化的档案管理需要 。当 ． 《
学生 作处的所有归档文件 ， 不管它涉及何类问题 ， 都锁定在 Ｘ ｌ １９ Ｚ ７ ９ ４年各高校开始采用《 高实法》 指导档 案丁作 时 ， 多数学校采用 类 目下。这样做 ， 虽然使部 门的归档文件整理Ｔ作易于操作， 档案检 现代化管理 手段来 管理档案 Ｔ作才刚刚起步 ，延用于Ｔ方式 的操 索利用不受影响 ， 它毕竟不符合同一全宗内档案分类 法应一致的 作 ， 归梢文件按问题分类组 卷 ， 但 对 选择二级类 目分类设置 的管 理模
、
高校执行《 高实法》 现状
作为行业标准 ，高实法》的分类思想是把反映ｍ高等学校 《
案的形成规律 、 内容 、 的同一门类档 案的管理性和业务性材 料 的正本分类。这样处理 ， 特点 虽不影响本校的档案管理 ， 但不利于高校
集 中在一起。其分类方案选择 的是年度——问题的分类法 ， 在类 目 档案信息资源共享。 设置上是根据学校档案产生 的领域范畴 ，结合档案记述的 内容性
Ｂ１ 高实法》 的分类 设置 案实体分类法》 以下简称《 （ 高实法》 。笔者结合 自己的工作实践 ， ） 对 Ｃ ４等是按 出版物的物种分类 。而有学校对《
高校 十余年来在部门立卷制的档案管理模式下执行《 高实法》 中ｍ现 有 自己的理解 ， 不按 照它 的二级类 目结构的分类号设置 ， 将 版类
的不 足， 提出自己的观点和建议 ， 与大家共同研究和探讨 。
一
档案 的二级 分类 设定 为 ：综 合——ｃ １ ； ＸＸ× 》 报纸 ） Ｂ １《 报 （ —— Ｃ ２《 Ｂ１ ； 甲学报》 刊物 ） ｃ ｌ ； 乙学报》 刊物 ） （ —— Ｂ ３ 《 （ ——ｃ ４ 《 Ｂｌ ；丙 学报》 刊物 ） —ｃ １ ； 丁学 报》 刊物 ） （ — Ｂ ５《 （ ——ｃ １ Ｂ ６等是 按Ｉ 版物 叶 Ｊ
关键词
目前 ， 大多数高校执行国家教委 １８ ９ ９年制定 的《 普通高等学校 档案指导学校档案 作 ， 学校档案归档工作采取的是部 门
２对《 ． 高实法》 分类类 目理解不一致。 高实法》 《 中推荐的 版类
立卷制度 ， 档案实体分类执行囝家教委 １９ ９ ３年颁布 的《 高等学校档 档案 实 体分 类结 构 是 ： 合 Ｃ １ ； 纸 Ｃ ２ 刊 物 Ｃ Ｉ ； 综 Ｂ １报 ＢＩ ； Ｂ ３ 书稿
３ ． 档号编制形式不统一。 有的学校在档号的编制上对《 高实法》
质， 确定档案分类方案为 １ ０个一级类 目、 带有机 动性 的二级类 目、 进行 了扩充 ，将 保管 期限设 置在档号 巾，形成 “ 全宗号——年 推荐 性地 留有余地可 自主确定是否 需要三级 类 目的档 案分类 体 度— —分类号——保管期——件 号” 。
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系。各高校在具体执行过程 中， ｆ 叶 ｌ现了以下现象 ： 二、高实法》 《 指导学校档案实体 整理的不足之处
１ 管理ｌ 对 生文件档 案实体分类不统一。有些学校对档案实体的
《 高实 法》 在过去 十余 年以手 Ｔ管理档 案为主 的情况下 ， 有它
排 分类方案都或多或少地对《 高实法》 进行 了修改 。按问题分类法的同 存在 的合理性 和先进 性 ，为实现高等学 校档 案实体分类编 号 、 时糅合进按文件来源分类 的思想， 形成 同一全宗 内按问题分类与按 架 、 的标准化和规范化 ， 检索 达到加强高等学校档案 和档案Ｔ作 的 来源分类并存 的混乱局面。例如， 高校学生丁作处 的各项Ｔ作职责 科学管理 ， 推进整体业务 建设 的深化 ， 分发挥高校档案作用 ， 充 实 与其他部门有交叉 ， 对其归档文件按问题整理分类时 ， ｆ不可避免 现高校梢案信息共享起 到了铺垫作用 。随着 高校 的发展 ， ￣＂ ／ ｌ 它的局限
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现 的 不足 ， 出 自己的 观 点 和 建议 ， 大 家 共 同研 究和 探 讨 。 提 与
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１ 高实法》已不能适应办学规模扩大化的档案管理需要 。当 ． 《
学生 作处的所有归档文件 ， 不管它涉及何类问题 ， 都锁定在 Ｘ ｌ １９ Ｚ ７ ９ ４年各高校开始采用《 高实法》 指导档 案丁作 时 ， 多数学校采用 类 目下。这样做 ， 虽然使部 门的归档文件整理Ｔ作易于操作， 档案检 现代化管理 手段来 管理档案 Ｔ作才刚刚起步 ，延用于Ｔ方式 的操 索利用不受影响 ， 它毕竟不符合同一全宗内档案分类 法应一致的 作 ， 归梢文件按问题分类组 卷 ， 但 对 选择二级类 目分类设置 的管 理模