第一章 档案实体管理概论
1档案管理学第一章档案概论
基础教育部 齐家福 教授
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导入
你了解档案吗?说一说你所知道的档案
学生档案、人事档案、文书档案、历史档案、 罪犯档案、明星档案、宝宝档案、健康档案、蓝色 档案……
第一章 文书与档案概论（一）
教学目的： 1、了解档案起源与演变的历史过程。
2、初步理解档案的定义、含义。掌握档案发
第一章 文书与档案概论
（2）不同方面 A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书 是作者为了某种目的，有意识地撰写的。 B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保 存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图 书往往印刷成千上万册。 C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是 真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时 在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般 没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重 要，图书的作用是传播知识。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代
码形式存储于特定介质上的档案。 目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘 （硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 电子档案在电子文件管理这一门课程中详 细讲授。
第一章 文书与档案概论
第二节 档案的定义
一、我国古代关于档案及其含义的描述 （一）名称的沿革
第一章 文书与档案概论
4、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认 为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即 开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的 原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王 永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期） 档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。 5、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案， 相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、 公文。
第二讲档案的价值鉴定
何谓档案实体管理 档案实体管理原则 档案实体管理方法
何谓档案实体管理
概念：对档案实物进行管理 内容：收集、整理、鉴定、保管、统计
档案实体管理原则
来源原则 全宗原则 有机联系原则 保管和利用方便的原则
档案实体管理方法
1、历史的方法：也可称为客观的或自然的方 法，根据事物存在的状况，对档案实体进行 划分和有序管理。 2、逻辑的方法：对档案实体进行概念和抽象 的管理。 历史的方法适用于档案实体管理；逻辑的方 法较多适用于档案信息开发。
档案价值
档案价值是主客体相互关系的产物。
档案价值的特点
（1）多维性 （2）潜在性 （3）相对性
鉴定档案价值的标准—属性标准
来源标准 内容标准 形成时间与实效标准 形式特征标准
来源标准
立足本机关 Leabharlann 档单位的社会地位 撰写者、制发机关
内容标准
看文件内容的重要性 看内容的独特性 看内容的真实性 内容的综合性、集中性
形成时间与时效标准
时间 时效
形式特征标准
名称 文本 外形
鉴定档案价值的标准—社会需求标准
社会需求方向 社会需求面 社会需求时间
鉴定档案价值的标准—相对价值标准
保存状况：完整程度、是否重复、 可靠程度、可替代程度 保存条件和费用：
技能测试
明华服装公司在进行文件归档时发现：年度综合 统计报表、季度报表、月份报表都齐全；而在总 结类文件中缺少年度总结，只有季度总结和一些 单项工作总结；有一份本单位职工代表大会的工 作报告定稿遗失，只剩草稿。 问题： 1、统计类文件的价值如何判定？为什么？ 2、总结类文件价值如何判定？为什么？ 3、职代会工作报告的草稿需要留存吗?为什么？
档案管理学基础(人大版)讲义：第一章 档案概论.doc
第一章档案概论第一节档案的起源与沿革一、档案的起源关于档案的起源，主要有以下四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。
第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。
第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。
国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第一、二种观点又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。
第三、四种观点又称为原始社会产物说。
二、档案的沿革档案的沿革可以从以下分析：1．载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。
2．名称的沿革（1）“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。
（2）“档案”一词，一般认为初见于清代。
顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。
康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。
”杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。
然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。
（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。
）档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。
案，在《说文解字》中解释为：几属。
由此引申，把处理一个事件的有关文书作为一案。
档案管理基础教材
档案管理基础教材第一章：档案管理概述1.1 什么是档案管理？档案管理是一种组织和管理档案的系统性工作，旨在确保档案的合理利用、安全保存和便捷检索。
1.2 档案管理的重要性档案管理对于组织和个人来说都具有重要意义。
通过有效管理档案，可以提高工作效率、减少重复劳动、保护信息安全等。
第二章：档案管理的基本原则2.1 真实性原则档案必须真实可信，不得篡改或伪造。
2.2 完整性原则档案必须完整保存，不得删除重要信息或遗失文件。
2.3 保密性原则档案中涉及的敏感信息必须保密，严禁泄露。
2.4 可追溯性原则档案必须能够追溯到源头，记录变更过程。
第三章：档案管理的基本流程3.1 档案的分类与归档根据档案的性质和用途进行分类，然后按照规定的流程进行归档。
3.2 档案的借阅与查阅在遵循规定的借阅程序下，将需要查阅的档案提供给需要者。
3.3 档案的销毁与归档对于已经过期或不再需要的档案，按照要求进行销毁或归档处理。
第四章：档案管理的工具与技术4.1 电子档案管理系统介绍电子档案管理系统的基本原理和应用。
4.2 档案数字化技术介绍档案数字化的方法和技术，以及数字化档案的管理和保存。
第五章：档案管理的法律法规与标准5.1 档案管理相关法律法规概述档案管理过程中需要遵守的相关法律法规。
5.2 档案管理标准介绍档案管理的国家标准和组织标准，以及如何遵循标准进行工作。
结语档案管理是一项复杂而重要的工作，只有加强对档案管理基础知识的学习和实践，才能有效提高档案管理工作的效率和质量。
希望本教材能为读者提供一些帮助，引导大家更好地理解和掌握档案管理的基础知识。
档案管理学大纲
第一章档案概论第一节档案的起源与沿革1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、缣帛档案5、纸质档案6、音像档案7、电子文件（电子档案）第二节档案的特点和范围一、档案的定义（一）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的（二）档案是保存备查的文件（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的（四）档案是原始的历史记录档案与文献档案与文书档案与图书档案与资料档案与文物二、档案的知识属性和信息属性（一）原始记录性是档案的基本属性（二）档案是贮存和传播知识的一种形式（三）档案是一种重要的信息资源三、档案分类的含义和档案种类的划分（一）档案分类的含义（二）档案种类的划分（三）国家全部档案的基本构成第三节档案的作用及其规律一、档案的一般作用（一）行政管理的查考凭据（二）生产建设的参考依据（三）政治斗争的必要工具（四）科学研究的可靠资料（五）宣传教育的生动素材（六）维护国家、集体和个人权益的法律书证二、档案的基本价值（一）档案的凭证作用（二）档案的参考作用（三）对档案真实性的辩证理解三、档案发挥作用的规律性（一）档案作用的时效律和扩展律（二）档案机密性递减律和社会性递增律（三）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律第二章档案工作概论第一节档案工作的内容和性质一、档案工作的内容档案工作的基本要求：（一）了解各环节的特殊性（二）协调系统的整体性（三）掌握诸环节的基本关系二、档案工作的性质和意义（一）档案工作的性质（二）档案工作的意义（作用）第二节我国档案工作的基本原则一、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则（一）统一领导，统一管理（二）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理（三）全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导二、维护档案的安全与完整三、便于社会各方面的利用第三节档案机构一、档案室（一）档案室的地位和作用（二）档案室的性质（三）档案室的任务基本任务具体任务（四）档案室的类型二、文件中心和档案寄存中心（一）文件中心（1）文件中心的含义及其产生背景（2）文件中心的特征（二）档案寄存中心（三）档案事务所三、档案馆国家档案馆（一）档案馆的性质（二）档案馆的基本职责与具体任务专业档案馆（一）专业档案馆的基本含义（二）专业档案馆的类型内部档案机构(企业档案馆、档案室)（一）企业档案馆的含义（二）企业档案馆的特点（三）企业档案馆的职能四、档案行政管理机构（一）档案行政管理机构定义（二）档案行政管理机构的基本职责（三）档案行政管理机构的具体任务五、档案机构之间的相互关系六、我国当前档案机构的状况第三章档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求一、收集工作的内容和意义（一）档案收集工作的内容（二）档案收集工作的意义1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了实际的管理对象。
档案学概论
第一章档案概论与档案现象第一节档案的定义及其分析一、对已有档案的定义剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势定义：档案是某种文书、文件或文书材料优势：直观，易理解，能让人在现实生活中识别什么是档案（档案大部分是由文书、文件转换而来。
档案的实存形态主要是过去的文书、文件。
）劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势定义：档案是一种信息或历史记录、原始记录、记忆工具优势：有利于人们对档案本质的深入认识与揭示劣势：抽象度较高，理解难度大，确指性差，易产生学术分歧二、档案的本质及其定义表述1、档案的本质特性：档案本质是社会生活的原始记录，即原始记录是档案的本质特性档案的定义：①国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成有价值的各种形式的历史记录（中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》）②档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固定化信息（档案是清晰、确定的原始记录性信息）③“社会记忆”说。
认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”④“归档保存”说。
认为档案的本质是有意识的“归档保存”或“保存备查”⑤“积累物”说。
认为档案是“一种文化的积累”⑥“副产品”说。
认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”三、对档案定义的理解（一）社会性档案是人们在社会生活中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。
（二）历史性从时态上讲，档案时已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西“让过去告诉现在”“让历史告诉未来”（三）确定性档案内容信息具有清晰性、确定性，依附于一定的物质载体形式而存在的，二者缺一不可没有载体形式的原始记录（如人的口语）不能为档案没有清晰、确定的信息内容的原始记录（如纯粹的文物，器具）不能为档案（四）原始记录性档案是人们在社会生活中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用例：文章、图书不是档案，但其手稿、书稿即是档案；报刊不是档案，但其文稿和发排稿是档案；电影，电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄图片、播发稿等记录物是档案从信息论和人类之所以保存、使用档案的心理根源及实践需求讲，档案实际是人类追求信息的确定性、可靠性的产物，是社会实践必须有确定、可靠地信息支持方能有效进行的现实需要产物。
第一章 档案实体管理概论
1.1何谓档案实体管理 1.2档案实体管理的原则
1.3档案实体管理的方法
1.1.1档案实体管理的概念
★档案实体管理是指针对处于实体状态的档 案（广义上来说，包括档案及其复制品） 所进行的一系列管理工作。根据事物现实 存在的状态及情况对其实施管理。
★档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属 性、特征（一些存在于人们头脑之中的观 念性的东西，并不是客观事物本身）所实 施的管理。
1.1.5实体管理到知识管理
• 实体管理阶段突出了由档案本质属性决定的传统 价值的开发，管理活动是围绕档案实体展开的。 • 信息管理阶段以档案信息与载体的剥离为前提， 突破了实态档案的物理局限，物的概念弱化，直 接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。 • 知识管理阶段是档案管理的高级阶段，是对前两 种管理形式的延伸与拓展。知识管理的过程就是 以社会信息需求分析为前提对档案信息进行深度 加工的过程，这一过程体现为档案信息资源、人 力资源、技术资源、环境资源的有机组合。
1.2.2全宗原则
★全宗是一个国家机构、社会组织或个人形 成的具有有机联系的档案整体。 ★我国的全宗理论：第一，明确提出了全宗 的定义和基本涵义。第二，明确提出全宗 （实质为形成全宗的“立档单位”）的构 成条件。第三，明确提出了划分全宗类型 的主要标准。第四，明确提出了“全宗群” 概念
全宗原则的理论和实践意义
1.2档案实体管理的原则
• • • • 1.2.1来源原则 1.2.2全宗原则 1.2.3有机联系原则 1.2.4保管和利用方便原则
1.2.1来源原则
★来源原则就是把同一机构、组织或者个人形成的档案作为 一个整体加以管理的原则。【2000年《档案工作基本术 语》】 ★来源原则的基本内容：尊重来源（档案馆首先应该按照来 源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源关系）、 尊重全宗的完整性（一个全宗是一个有机整体，整理档案 必须维护全宗的完整性，做到同一全宗的档案不可分散、 不同全宗的档案不得混淆——独立保存）、尊重全宗内的 原始整理体系（全宗内的档案整理必须充分利用原有的整 理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法， 不宜轻易打乱重整）。【人大版概论】
档案管理第一章 概述
四、档案的分类 1、中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧 政权档案（建、革、旧） • 中华人民共和国成立后的档案由成为中华人民共和 国时期档案，是指1949年10月1日中华人民共和国 成立之后，在中国形成的归国家所有的档案。 • 革命历史档案又称革命政权档案，是指1949年10月 1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其 所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组 织及个人所形成的归国家所有的档案。 • 旧政权档案，包括中华人民共和国建国以前的历代 王朝、中华民国、北洋军阀和日伪 时期所有的机关、 军队、企事业单位和各党派的档案，以及一般社会 团体、私营企业、私立学校，被国家所接受的外国 在华的侵略性机关、团体、企事业单位的档案。 中国第一历史档案馆，中国第二历史档案馆
2、参考作用 【常见现象】 20世纪90年代，北京市地铁总公司 为了扩大地铁的运输能力，准备增加客车数量。 但是如果购买新车，每节车厢都在120万元以上， 费用昂贵。经权衡，地铁总公司决定对20世纪 70年代购置的电动客车进行技术改造。 【解决之道】地铁总公司的档案部门由于完好地 保存了将要改造的电动客车的全部档案资料， 因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提 供了可靠的信息。经过3年多的努力，地铁总公 司技术部门编制出1100多张设计图纸，完成了 42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42 辆车共节约资金4116万元。
三、档案及档案学的源流 （一）档案的源流 出于记事的需要→图画（岩画）、“结绳记事”、“刻 木为契”、“编贝”“结珠” 文字的产生与应用→档案是人类社会发展到一定阶段的 文明产物 • 据史学家考证，我国的档案管理活动可以追溯到夏代， 商代，有了“兼职”的档案保管人员；周朝，则有了 确定的档案管理机构，有了专职的档案管理人员和保 管档案的处所。 • 现存最古老的档案，是甲骨档案，形成于公元前14世 纪的殷商时期，至今已经4000余年。 • 而外国的档案最早的档案出现在世界古代文明发祥地 之一的古代埃及。公元前3000年时，埃及人把象形文 字刻在各种形状的岩石上，记录他们的活动或颁布法 律。称为石刻档案，著名的汉谟拉比法典就是这样的 一个石板档案。
档案管理概论第一章
概论第一章档案与档案工作第一节档案一、档案的起源与发展（一）档案的起源1. 档案起源学说主要有原始社会产物论、阶级社会产物论2. 档案的产生是以处理复杂事务为目的，以一定的物质基础为载体条件的3. 远古时期采用标记、符号、结绳、刻契、图画等记事方式，称为“助记忆时代”，可以看作档案的萌芽，档案起源的初始形态（二）档案的产生与发展1. 文字的产生和载体材料的使用是档案产生的客观条件（文字）2. 人类交流和社会管理的需要是档案产生的社会条件（社会）3. 国家的产生使得档案的产生与发展有了充分保证（国家）（三）我国档案形态的演变1. 甲骨档案：又称“卜辞”，殷商时期，我国最早的文字记录，河南安阳小屯村2. 金石档案：铭文+石刻档案，殷商、周、春秋时期，西周金文档案鼎盛，东周石鼓文最早石刻3. 简牍档案：周、春秋时期，“册”“典”是我国最早对文件和档案的称呼4. 缣帛档案：春秋战国，又称“帛书”“卷”“卷轴”5. 纸质档案：最早的纸质档案—西汉初期甘肃“放马滩纸”6. 电子档案：电子档案就是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件（四）档案的词源档案作为一个词语，始见于清朝二、档案的内涵（一）档案的定义档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息（二）档案的内涵1. 档案的形成主体具有多元性2. 档案是有保存价值的文件3. 档案的实存形式是多种多样的4. 档案本质属性是原始记录性，档案的原始记录性是档案的根本价值所在（三）档案的属性1. 档案的本质属性：原始记录性2. 档案的一般属性：信息性（主要表现为原始性、回溯性）、知识性、文化性、社会性知信文社（四）档案与相关事务的联系与区别1. 档案与文件a. 文件是档案的主要来源，档案是查考价值文件的归宿，二者都来源于原始记录b. 文件不是档案的唯一来源c. 阶段不同。
文件是现行使用阶段，档案室使用完毕或告一段落的文件d. 价值不同。
《档案事业概论》第一、二解读
《档案事业概论》第一章、第二章解读第一章档案与档案工作第一节档案本节概要地介绍了“档案的起源与发展”即档案的简史，“档案的概念与性质”即档案的定义，“档案的类型”即档案的种类（档案学术上的分类），“档案的价值与作用”等四个有关档案的最基本的问题。
一、档案的起源与发展（一)档案的萌芽与起源（初始形态）：“助记忆时代”的结绳、刻契、图画档案起源于原始记事即结绳、刻契、图画等记事方式，还不是真正意义上的档案。
但因其在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，可以看作是档案的萌芽，即档案起源的初始形态。
（二）档案产生的两个条件：记录符号与国家出现1．客观条件——记录符号文字作为语言记录符号产生以后，为准确地记录事实提供了条件，从而为档案的形成提供了客观条件。
我国现存最早的文字记录档案——甲骨档案：河南安阳小屯村出土的3000多年前殷商时期刻写在龟甲、兽骨上的甲骨文字记录，是当时商王朝使用的一种文件。
2．社会条件——国家的出现在原始社会向奴隶社会过渡，出现了阶级、国家以后，就产生了文书。
文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生与发展。
（三）我国早期档案的载体形态：从甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案到纸质档案档案是承载在一定物质载体上的历史记录，其记录方式与物质载体密不可分，我国古代社会早期先后出现了甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张等档案物质载体形态。
金石档案：金是指青铜器、铁器等，石是指石头，金石档案是铭文档案和石刻档案的总称，是将文字铸刻在青铜器、铁器、石头上而形成的档案。
简牍档案：简是指竹简，牍是指木牍，是以竹简、木牍为载体形成的档案。
“册”、“典”是我国最早对文件和档案的称呼。
缣帛档案：缣帛是古时对绢类的丝织品的统称，是以丝织品为载体形成的档案。
用缣帛书写的文件称“帛书”、“卷”、“卷轴”。
纸质档案：是以纸张为载体形成的档案。
最早的纸质档案——甘肃“放马滩纸”，形成于西汉初期，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。
档案学概论(第一章)
档案与文物的本质联系： welcome to use these PowerPoint templates, New Content design, 10 years experience 二者在内涵上是最为接近的概念（事物）。文物是有文化价值的 历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品。在逻辑 上二者的内涵有部分交叉重合。档案，尤其是重要的档案，因其既有 原始记录作用，又有突出的历史文化作用，可视为文物，并作为文物 收藏。但绝大部分文物却不能成为档案。文物所记录的历史事实的内 容信息是不清晰、不明确的。内容信息的清晰性与确定性与否是二者 之间的根本区别。档案中的“实物档案”确立的标准也是其所记录的 内容、信息的清晰性与明确性。另一必要条件是技术上的可存性。
档案与文书的关系： welcome to use these PowerPoint templates, New 两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系，但不能混为 Content design, 10 years experience 一谈。区别如下： 1、档案的实存形态不仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原 始性记录物。文书只是原始记录性强、查考价值高且文书处理程序完 毕者才能转化为档案。 2、二者的概念内涵，尤其是本质不同。文书虽有原始记录性，但 原始记录性并非文书的本质所在，也不是人们制作使用文书的根本目 的与追求。它本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息 传递工具，主要是空间的传播。档案的本质则是已往社会实践的原始 记录物，主要是在时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来。
档案与文献的关系： welcome to use these PowerPoint templates, New Content design, 10 years experience 文献一般指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的 信息记录。二者的区别： 1、本质即核心含义不同：这是根本的区别。档案是社会实践的 原始记录，是第一手的原生信息；文献则不论是否为原始记录。 2、文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注 重现实性的查考、实用价值。 3、文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零 星记录在内。
档案管理学教材_
档案管理第一章绪论第一节档案管理概述●一、档案管理工作的性质和特点●二、档案管理的内容●三、档案管理的范围●四、档案管理的基本要求一、档案管理工作的性质和特点●档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
●（一）工作性质●是国家科学文化事业的组成部分；●是部门各项管理工作的组成部分；●是文献信息管理系统的组成部分。
●（二）档案管理工作的特点●（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护●档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；●大多数档案是“孤本”，不能随意复制；●档案比一般图书更显珍贵。
唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。
处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。
档案在不同阶段的特点：（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。
来源原则是这一特点的充分体现。
（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。
封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。
●二、档案管理的内容●包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。
包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。
是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。
●三、档案管理的范围不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。
档案管理学笔记
《档案管理学》使用教材：陈智为《档案管理学》资料版本：共两个版本（复习纲要/参考资料）整理人：胡康林第一章档案实体管理概论复习要点1：实体的概念和内容复习要点2：实体管理的原则和方法原则：来源原则、全宗原则、有机联系原则、保管和便于利用原则的概念及其理解方法：常见方法例举第二章档案价值的鉴定复习要点1：档案价值及档案价值的鉴定工作理解(P33~35)档案价值：是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。
档案价值的鉴定工作：是指档案馆(室)按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁(生死存亡)的工作。
复习要点2：档案价值鉴定工作的基本内容(P34)(1)制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。
(2)具体判定档案材料的价值——有用性及有用程度，确定其保管期限。
(3)剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。
复习要点3：档案价值鉴定工作的意义(P34)(1)便于发挥档案的作用通过鉴定工作，去粗存精，发挥档案应有的作用。
(2)便于档案的安全保管通过鉴定工作，分清主次，对价值大的档案，给予良好的保管条件，尽可能延长档案的寿命，维护它的安全。
剔除销毁无价值的，腾出空间保管有价值的档案。
(3)便于应付突然事变经过鉴定，区分主次，遇突然事件，能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。
(4)档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段复习要点4、档案价值鉴定标准档案价值鉴定标准由档案属性标准、社会需要标准及相对价值标准三方面内容组成。
（一）档案属性标准1、来源标准档案的来源是指档案的形成者。
来源特征的意义主要表现在3个方面：1)它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。
2)机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。
3)在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。
档案管理概论
第一章档案管理概述第一节档案及档案管理工作的性质和特点一、档案的性质和特点（原始记录性）（凭证作用、参考作用)二、档案管理工作的性质和特点性质第二节档案管理工作的内容与范围一、档案管理工作的内容：（收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂、利用）二、档案的类型及档案管理工作的范围:第三节档案管理工作的基本原则档案管理工作的基本原则:（统一领导、分级管理；维护档案完整与安全；便于社会各方面的利用)一、统一领导、分级管理国家全部档案二、维护档案的完整与安全（手段）维护档案的完整（档案数量齐全；档案管理的系统性）维护档案的安全（实体安全；内容安全）三、便于社会各方面的利用(根本目的) 第四节档案管理机构及职能二、文件中心和档案寄存中心第二章档案管理的基本理论第一节来源原则我国的全宗理论：全宗的含义：档案集合体第二节文件生命周期理论第三节档案价值鉴定理论一、1789年法国大革命至19世纪末四、20世纪80年代初至今】i第三章现代档案的特点与档案管理工作的发展趋势第二节档案管理工作的发展趋势一、档案管理模式的变革-—文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化二、档案管理手段的变革-—数字化和网络化三、档案管理对象的变革--纸质档案与电子文件的长期并存四、档案管理工作内容的深入-—由档案实体管理向档案信息组织与管理发展五、档案管理机构社会职能的拓展-—档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出第四章档案的收集第一节档案资源状况与档案流向一、状况贫乏、馆藏数量不足、二、流向第二节档案收集工作的内容、意义与要求二、档案收集工作的意义第三节文件的归档一、归档制度二、归档范围、时间及归档案卷的质量要求（一）归档范围(二)归档时间（第二年上半年)（三）归档案卷及文件的质量要求第四节档案馆对档案的收集（方式方法、途径）1、档案馆对现行单位档案的接收2、档案馆对撤销单位档案的接收4、接受捐赠5、购买6、寄存7、交换第五章档案的整理第一节档案整理工作的程序、内容和基本原则档案整理工作的基本程序：1、全宗的组织及排列；2、全宗内档案的分类3、案卷的编立和排列4、案卷目录的编制档案整理工作的内容：1、在正规工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷,档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷.2、对整理不善的档案进行局部调整3、零散文件的整理第二节全宗的组织与编号一、全宗的组织全宗群二、全宗的编号全宗号（一)全宗编号规则1、根据类型、数量合理编号2、力求简洁，不能过于繁琐3、不得任意更改，保持稳定.4、具有拓展性5、具有唯一性（二）全宗编号方法1、序时流水编号法（全宗进馆时间）2、体系分类编号法（分类、分组；逻辑，系统，层次）（适用全宗数量大，时间地域跨度大）第三节全宗内档案的分类一、分类原则与分类标准2、全宗内档案的分类标准二、组织全宗内档案的分类最常用的分类方法:年度分类法；组织机构分类法；问题分类法1、年度分类法：最广泛确定文件准确日期（1）发文、内部文件以制发日期归类；指令、命令按签署日期归类；法规性文件以批准、生效日期归类收文以收到日期或公布日期归类（2）文件上没有明确日期的,想办法考证分析出时间. (3）通用年度;专门年度2、组织机构分类法3、问题分类法四、项目全宗内档案的分类五、分类法的结合使用与分类方案的制订1、分类法的结合使用四种复式分类法：年度--组织机构分类法(组织机构固定）组织机构—-年度分类法（撤销单位）年度——问题分类法(内部机构复杂）问题——年度分类法（一次分类只能采用一种分类标准）第四节立卷、案卷排列与案卷目录一、立卷 v（一）案卷 n （案卷是组成全宗的基本单位）(二）立卷与全宗内档案分类的关系文件分类与立卷先后关系(三）立卷工作的内容内容：组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装订等.二、案卷排列与编号（方法）1、按照案卷所反映的工作上的联系来排列2、按照案卷内容所反映的问题来排列3、按照案卷的起止日期（时间）来排列4、按照案卷的重要程度来排列5、按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列6、人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列（以上方法可单独使用,也可结合使用）三、案卷编目（6）案卷编目一般包括：1、封面和扉页2、目次3、序言或说明4、简称表5、案卷目录表6、备考表第五节档号以字符形式赋予档案的一组代码一、档号的功能1、固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别2、使档案馆藏达到系统化、个别化，便于档案的检索利用3、便于档案的保管和统计4、档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来,有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理.二、档号的编制原则唯一性、合理性、稳定性、可延性、简洁性三、档号的结构及编制方法（一)档号的结构（3种）（短横相隔）1、全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号2、全宗号—类别号-案卷号—件、页号3、类别号—项目号—案卷号—件、页号(二）全宗号的编制（四位代码标识）（三）案卷目录号的编制（三位数为宜)（四）项目号的编制(五）类别号的编制“。
档案管理实际操作知识培训教材
档案管理实际操作知识培训教材第一章：档案管理概述档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、管理和利用各种类型的档案资料。
正确认识和掌握档案管理的实际操作知识对于提高工作效率和保障信息安全至关重要。
1.1 档案管理的定义•档案管理是指对各种档案资料进行组织、整理、保管、利用和销毁的一系列管理活动的总称。
档案管理的核心是确保档案的完整性、准确性和安全性。
1.2 档案管理的重要性•档案管理对于组织而言具有重要的意义，它不仅能提高工作效率，还能保障信息安全，避免信息泄漏和丢失。
合理的档案管理能够帮助组织更好地利用历史资料、提高决策效率。
第二章：档案管理实际操作技巧在实际的档案管理工作中，掌握一些操作技巧能够提高工作效率和减少错误率。
2.1 档案分类与归档•档案的分类是档案管理的基础，正确的分类能够便于查找和管理档案。
在归档时，要遵循统一的规范，确保每一份档案都有清晰的标识和记录。
2.2 档案借阅与归还•档案借阅是指向他人提供档案资料查阅的过程，应当注意借阅规则和流程，确保档案的完整性和安全性。
借阅后及时归还档案是档案管理的基本要求。
第三章：档案管理的注意事项在进行档案管理工作时，需要注意一些细节和事项，以确保工作的顺利进行和档案的完整性。
3.1 档案保密•档案中可能含有机密信息，需要严格遵守保密要求，确保档案的安全性和保密性。
3.2 档案销毁•对于已经归档和无用的档案，需要按照规定的程序和流程进行销毁，避免档案被泄露或滥用。
结束语通过本教材的学习，您将能够掌握档案管理的基本知识和实际操作技巧，提高工作效率和保障信息安全。
希望本教材能够对您的工作有所帮助，谢谢阅读！。
档案管理学课堂讲义第一章档案实体管理概论
第一章档案实体管理概论第一节何谓档案实体管理1、概念：处于实体状态的档案区别于：虚拟状态的档案（观念性的信息）实体载体：比如甲骨、金石、简牍、绵薄、纸张、胶片、笔墨、磁带、光盘等2、内容：对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计。
（1）将各立档单位中有价值的文件按照一定制度集中保存起来；我国学习苏联的经验，提出“立档单位”，并规定了立档单位的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员。
在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如：一个机关、一个工厂、一个学校，所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构，如：业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。
形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。
（2）将档案进行分门别类的系统化；（3）对档案进行审查和鉴别，去粗取精，保存有价值的档案；（4）采取各种保护措施，保证档案完整与安全；（5）对档案状况进行数量观察和分析。
3、档案实体管理与内容信息开发利用的关系：手段和目的4、原则（基本术语）：来源原则：（1）起源于近代法国。
按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。
（2）同一来源：来自于具有法律效力的同一个独立机构和组织的全部档案集中保存。
（职能变化，来源不同）全宗原则：（1）全宗：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。
如：凯里学院的全宗（涵义：凯里学院的所有档案）（2）全宗一词来源于法国内政部的十四号通令，后来被归纳为“尊重全宗原则”，是来源原则形成的第一步。
（3）理论意义：（4）实践价值：有机联系原则：档案形成过程中的时间和空间联系构成一个有机整体，管理档案实体时不应随意拆散。
保管和利用方便原则：便于保管，方便利用。
档案管理者具体情况具体分析。
5、方法：历史的方法和逻辑的方法（1）历史的方法（客观/自然方法）[主要方法]A．在实践领域，必须遵照事物客观存在的完整性和真实性来认识和管理档案实体。
档案管理学第四版课件第一章档案实体管理概论
档案实体理在方法上具有稳固、单一的特点和要求,而内容 信息开发利用在方法上具有灵活和多样的特点和要求。
从一定意义上理解,档案实体管理是手段,而档案内容信息开 发利用是目的。档案实体管理具有基础意义,没有档案实体管理 的支撑,档案内容信息开发利用、档案信息在社会生活中发挥作 用的根本目的就无法实现。
档案是历史活动的产物,具有鲜明的时间联系。各个历史时期 内,各机关、企事业单位形成的档案,记述和反映了各个历史时期 的政治、经济、科学、文化教育等各方面的历史活动情况,它们 之间有着密不可分的有机联系。同时还应注意到,机构、组织或 个人的工作活动,无论计划或总结,无论布置或检查工作,基本上都 是逐年按时间进行的,保持一定时间内(例如一年)档案的完整与安 全,已被实践证明是行之有效的档案实体管理原则。
二、档案实体管理的内容
收集：各立档单位在工作和生产活动中形成的文件,是由
各单位或单位内部的各个机构分散形成的,数量很多,而查 找利用档案,则要求一定的集中。为了解决文件形成后的 分散状态和利用要求集中的矛盾,就需要将分散的文件经 过挑选,按照一定的制度集中保存起来,这就形成了档案的 收集工作。
二、档案实体管理的内容
一、来源原则
(四)在电子文件、电子档案管理实践中,对来源原则的应用要建 立在对其传统经典思想的完善与发展的基础上 具体来说,档案工作者应充分认识到电子文件、记录的形成方式 和特点,与传统的纸质档案相比,已经发生了很大变化,并已突破了 一个立档单位与文件群体唯一对应的管理模式。档案数据往往源 于各种不同结构的组织体,单一来源的概念已然发生了改变。为 此,应当拓展“来源”概念的内涵和边界,从维护电子文件、电子 档案的形成与使用背景信息完整性、真实性的高度,深化对来源 原则的思想认识。
档案管理学大纲
第一章档案概论1.档案的定义:档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
2.档案定义的含义：（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存备查的历史文件；（3）档案信息的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
3.档案开成的条件：办理完毕；有保存价值；集中保存。
4.档案的形式：载体、内容记录。
5.档案的本质属性:档案是原始的历史记录,这是档案的主要特点和本质属性.1 档案不同于一般的历史遗物，它具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。
不同于一般的信息资料，是特定的形成者直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写的材料，具有原始性特点。
档案以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别与其它资料。
2了解档案原始记录性的特点，对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系，都有实际的指导意义。
3档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。
4档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。
他们之间有部分重合关系、彼此转化关系等。
因此，档案部门既要区别档案与资料，着力管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助馆藏档案提供利用。
6.档案的一般属性:知识属性(档案是贮存和传播知识的一种形式)和信息属性(具有信息的一般属性:中介性、可替代性、可传输性和可分享性，同时又具有自由的特性：原始性和回溯性).信息可分为原始信息（是指用数字和文字等对某一项活动所做的最初的直接的记载）和加工信息（对原始信息进行不同的加工处理，即为加工信息）7.档案的价值和作用：（1）凭证价值；参考价值；（2）行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、政治斗争的必要工具、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材、维护国家集体和个人权益的法律书证。
8.档案的种类：（1）按时间分：中华人民共和国成立前档案（早政权档案、革命历史档案）；中华人民共和国成立后档案。
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三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系
档案实体管理与内容信息开发利用之间的 关系是密不可分的，但在具体管理上应有所侧 重。
第二节 档案实体管理的原则
一、来源原则
所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或 个人形成的档案作为一个整体加以管理的原 则。”（《档案工作基本术语》，国家档案 局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施。）
（二）全宗原则的实践价值
1.全宗原则维护了历史的本来面貌 2.全宗原则可以使分类方法简便易行 3.全宗原则不是万能的
三、有机联系原则
档案是由文件转化来的，是处理事务 有意识形成的副产品，文件形成时的联系， 也会很自然地成为档案之间的有机联系。
四、保管和利用方便原则
一般情况下，按照来源与全宗原则， 在保持档案有机联系的前提下，采用简便、 有效的方法去管理实体档案，就可以基本 上达到便于保管、方便利用的目的。
二、全宗原则
全宗原则是来源原则的具体化。在中 华人民共和国档案行业标准《档案工作基 本术语》中对全宗的描述为:“一个国家机构、 社会组织或个人形成的具有有机联系的档 案整体。”
（一）全宗原则的理论意义
1.全宗原则是对客观存在的真实反映 2. 全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机 联系 3.全宗原则对实践具有普遍的指导作用 4.全宗原则在方法上简便求实
第二节 档案实体管理的方法
一、历史方法与逻辑方法的不同
面对数量众多，内容、形式、来源复杂 多样的档案，要实施有序化管理，大体上可 以归纳为历史的和逻辑的两种方法。
二、历史的方法是由档案本质特性决定的
不同的被管理对象对其管理方法都有 一定的要求。这种要求决定了管理不同的 对象需要采取特定的方法。而档案实体管 理主要采用历史的方法，也是由档案的本 质与特性对其管理方法的要求所决定的。
第一章 档案实体管理概论
第一节 何谓档案实体管理 第二节 档案实体管理的原则 第三节 档案实体管理的方法
第一节 何谓档案实体管理
一、档案实体管理的概念
档实体管理的内容
档案实体管理的内容主要包括档案的 收集、整理、鉴定、保管和统计。
三、历史的方法在档案实体管理中的应用
档案实体管理较少采用逻辑的方法， 较多采用历史的方法。而逻辑的方法比较 多地适用于档案内容信息的开发利用领域。
思考与复习题：
1.何谓档案的实体管理? 2.档案实体管理的原则是什么? 3.简述档案实体管理的方法。