档案管理学--第一章 档案实体管理概论
档案管理学笔记
绪论一、档案管理学现状1．档案管理学：是研究档案系统的运行规律阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科2．档案管路学历史：从无到有的过程国外苏联我国：20世纪20、30、40年代1935年周连宽《县政府档案处理法》1936年程长源《县政府档案管理法》1938年何鲁成《档案管理与整理》1940年龙兆佛《档案管理法》特点：照搬照抄3.档案管理学现状二、学科类型、定位与特点（一）学科类型1.文书档案或普通档案管理学2.科技档案管理学3.专门档案管理学4.综合性档案管理学（二）学科定位档案学是以档案及档案管理活动为研究对象的各门系统性专业知识体系的总称，是社会科学领域中一门实践性很强的应用学科。
（三）科特点1.理论性和应用性的统一2.综合性与专业性的统一3.社会性与服务性的统一三、在学习档案管理学时应掌握如下具体方法。
1.历史研究法2.调查研究法3.比较研究法4.案例研究法5.理论研究法第一章档案实体管理概论一、档案实体管理的概念1.实体：（1）所有触之有形的实际物（2）客观存在并可以相互区别的实物（3）表示数据库中描述现实世界中的对象或概念（4）真实具体的东西，第一性的东西（5）能够独立存在，作为一切属性的基础和万物本源的东西虚拟：（1）不一定符合事实虚拟的情况（2）编造的（3）由高科技技术实现的仿实物或伪实物的技术虚拟管理：（1）网络时代公司成员分布于不同地点的管理，跨时空组织边界的实时沟通和合作，以达到资源合理配置，效益最大的目的。
（宏观）（2）对虚拟团队进行协调，提高团队效益。
（微观）2.档案实体管理的内容：包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计收集：分散到集中整理：无序到有序、零乱到系统鉴定：判断档案是否保存或销毁统计：反映数量的关系保管：目的是延长档案的寿命2.实体管理与内容信息开发利用的关系档案实体管理是手段，档案内容信息的开发利用是目的二、档案实体管理原则原则：（1）说话或行事所依据的法则或标准（2）长期检验所整理出来的合理化现象1.来源原则：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则2.全宗原则（1）全宗：一个国家机构、组织或个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类，统计单位。
档案管理学教材_
档案管理第一章绪论第一节档案管理概述●一、档案管理工作的性质和特点●二、档案管理的内容●三、档案管理的范围●四、档案管理的基本要求一、档案管理工作的性质和特点●档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
●（一）工作性质●是国家科学文化事业的组成部分；●是部门各项管理工作的组成部分；●是文献信息管理系统的组成部分。
●（二）档案管理工作的特点●（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护●档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；●大多数档案是“孤本”，不能随意复制；●档案比一般图书更显珍贵。
唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。
处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。
档案在不同阶段的特点：（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。
来源原则是这一特点的充分体现。
（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。
封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。
●二、档案管理的内容●包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。
包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。
是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。
●三、档案管理的范围不同种类的档案构成了档案管理的不同方面。
1档案管理学第一章档案概论
基础教育部 齐家福 教授
1
导入
你了解档案吗?说一说你所知道的档案
学生档案、人事档案、文书档案、历史档案、 罪犯档案、明星档案、宝宝档案、健康档案、蓝色 档案……
第一章 文书与档案概论（一）
教学目的： 1、了解档案起源与演变的历史过程。
2、初步理解档案的定义、含义。掌握档案发
第一章 文书与档案概论
（2）不同方面 A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书 是作者为了某种目的，有意识地撰写的。 B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保 存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图 书往往印刷成千上万册。 C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是 真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时 在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般 没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重 要，图书的作用是传播知识。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代
码形式存储于特定介质上的档案。 目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘 （硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 电子档案在电子文件管理这一门课程中详 细讲授。
第一章 文书与档案概论
第二节 档案的定义
一、我国古代关于档案及其含义的描述 （一）名称的沿革
第一章 文书与档案概论
4、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认 为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即 开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的 原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王 永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期） 档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。 5、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案， 相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、 公文。
档案管理学基础(人大版)讲义：第一章 档案概论.doc
第一章档案概论第一节档案的起源与沿革一、档案的起源关于档案的起源，主要有以下四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。
第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。
第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。
国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第一、二种观点又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。
第三、四种观点又称为原始社会产物说。
二、档案的沿革档案的沿革可以从以下分析：1．载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。
2．名称的沿革（1）“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。
（2）“档案”一词，一般认为初见于清代。
顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。
康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。
”杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。
然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。
（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。
）档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。
案，在《说文解字》中解释为：几属。
由此引申，把处理一个事件的有关文书作为一案。
第一章 档案实体管理概论
1.1何谓档案实体管理 1.2档案实体管理的原则
1.3档案实体管理的方法
1.1.1档案实体管理的概念
★档案实体管理是指针对处于实体状态的档 案（广义上来说，包括档案及其复制品） 所进行的一系列管理工作。根据事物现实 存在的状态及情况对其实施管理。
★档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属 性、特征（一些存在于人们头脑之中的观 念性的东西，并不是客观事物本身）所实 施的管理。
1.1.5实体管理到知识管理
• 实体管理阶段突出了由档案本质属性决定的传统 价值的开发，管理活动是围绕档案实体展开的。 • 信息管理阶段以档案信息与载体的剥离为前提， 突破了实态档案的物理局限，物的概念弱化，直 接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。 • 知识管理阶段是档案管理的高级阶段，是对前两 种管理形式的延伸与拓展。知识管理的过程就是 以社会信息需求分析为前提对档案信息进行深度 加工的过程，这一过程体现为档案信息资源、人 力资源、技术资源、环境资源的有机组合。
1.2.2全宗原则
★全宗是一个国家机构、社会组织或个人形 成的具有有机联系的档案整体。 ★我国的全宗理论：第一，明确提出了全宗 的定义和基本涵义。第二，明确提出全宗 （实质为形成全宗的“立档单位”）的构 成条件。第三，明确提出了划分全宗类型 的主要标准。第四，明确提出了“全宗群” 概念
全宗原则的理论和实践意义
1.2档案实体管理的原则
• • • • 1.2.1来源原则 1.2.2全宗原则 1.2.3有机联系原则 1.2.4保管和利用方便原则
1.2.1来源原则
★来源原则就是把同一机构、组织或者个人形成的档案作为 一个整体加以管理的原则。【2000年《档案工作基本术 语》】 ★来源原则的基本内容：尊重来源（档案馆首先应该按照来 源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源关系）、 尊重全宗的完整性（一个全宗是一个有机整体，整理档案 必须维护全宗的完整性，做到同一全宗的档案不可分散、 不同全宗的档案不得混淆——独立保存）、尊重全宗内的 原始整理体系（全宗内的档案整理必须充分利用原有的整 理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法， 不宜轻易打乱重整）。【人大版概论】
档案管理学------知识点总结
第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。
(档案管理类)档案管理类1到11章课堂笔记
第一章档案概论档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
档案的基本含义：1.档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。
2.档案是保存备查的历史文件3.档案信息的记录方式和载体是多种多样的4.档案是原始的历史记录档案的形成者的类型：官方性质的种种机关单位，半官方的或非官方性质的社团组织；某些个人。
档案来源于一定的基本单位，形成于特定的历史活动。
复杂的社会实践，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。
文件转化为档案一般需要具备的条件：1.办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。
（所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序）2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案档案的信息和载体是构成档案的两上基本因素。
档案是原始的历史记录。
这是档案的主要特点和本质属性1.档案不同于一般的历史遣物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。
2.档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件转化物，因而具有原始性的特点。
档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料档案的一般属性：知识属性和信息属性1.档案是贮存和传播知识的一种形式2.档案是一种重要的信息资料档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论档案不仅有贮存的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。
档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性信息可分为原始信息和加工信息。
对原始信息进行不同的加工处理即成为加工信息。
档案的种类：1.按来源标准：分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等2.按内容标准：一直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案、会计档案等多种门类。
档案管理概论第一章
概论第一章档案与档案工作第一节档案一、档案的起源与发展（一）档案的起源1. 档案起源学说主要有原始社会产物论、阶级社会产物论2. 档案的产生是以处理复杂事务为目的，以一定的物质基础为载体条件的3. 远古时期采用标记、符号、结绳、刻契、图画等记事方式，称为“助记忆时代”，可以看作档案的萌芽，档案起源的初始形态（二）档案的产生与发展1. 文字的产生和载体材料的使用是档案产生的客观条件（文字）2. 人类交流和社会管理的需要是档案产生的社会条件（社会）3. 国家的产生使得档案的产生与发展有了充分保证（国家）（三）我国档案形态的演变1. 甲骨档案：又称“卜辞”，殷商时期，我国最早的文字记录，河南安阳小屯村2. 金石档案：铭文+石刻档案，殷商、周、春秋时期，西周金文档案鼎盛，东周石鼓文最早石刻3. 简牍档案：周、春秋时期，“册”“典”是我国最早对文件和档案的称呼4. 缣帛档案：春秋战国，又称“帛书”“卷”“卷轴”5. 纸质档案：最早的纸质档案—西汉初期甘肃“放马滩纸”6. 电子档案：电子档案就是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件（四）档案的词源档案作为一个词语，始见于清朝二、档案的内涵（一）档案的定义档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息（二）档案的内涵1. 档案的形成主体具有多元性2. 档案是有保存价值的文件3. 档案的实存形式是多种多样的4. 档案本质属性是原始记录性，档案的原始记录性是档案的根本价值所在（三）档案的属性1. 档案的本质属性：原始记录性2. 档案的一般属性：信息性（主要表现为原始性、回溯性）、知识性、文化性、社会性知信文社（四）档案与相关事务的联系与区别1. 档案与文件a. 文件是档案的主要来源，档案是查考价值文件的归宿，二者都来源于原始记录b. 文件不是档案的唯一来源c. 阶段不同。
文件是现行使用阶段，档案室使用完毕或告一段落的文件d. 价值不同。
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档案管理学第一章绪论第一节档案管理概述一、档案管理工作的性质和特点二、档案管理的内容三、档案管理的范围四、档案管理的基本要求一、档案管理工作的性质和特点档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
（一）工作性质是国家科学文化事业的组成部分；是部门各项管理工作的组成部分；是文献信息管理系统的组成部分。
（二）档案管理工作的特点（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护档案是随着人们的实践活动而逐渐积累起来的，不像图书资料大量印刷并广泛流通；大多数档案是―孤本‖，不能随意复制；档案比一般图书更显珍贵。
唐代开元年间的档案由辽宁省档案馆收藏的形成于公元714年的《唐代开元年间档案》（5件）是中国档案部门现存最古老的纸质公文档案（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点档案的流转程序，可分为档案室阶段和档案馆两个阶段。
处于不同阶段的档案所起的作用不同，价值不同，服务对象不同，档案管理方式也存在差异。
档案在不同阶段的特点：阶段半现行阶段非现行阶段保存地点机关档案室档案馆价值特点参考凭证价值历史文化价值保管期限短期、长期和永久永久服务对象本机关整个社会（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流档案是在形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史，以及其观点、经验和成果，包含了与形成者利益密切相关的事实和数据。
来源原则是这一特点的充分体现。
（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾档案直接关系到形成者的切身利益，关系到国家机密，因此，许多国家都实行封闭期制度。
封闭期是指从档案形成到开放之间的期限。
二、档案管理的内容包括两个方面：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。
包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。
是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。
档案管理学笔记
《档案管理学》使用教材：陈智为《档案管理学》资料版本：共两个版本（复习纲要/参考资料）整理人：胡康林第一章档案实体管理概论复习要点1：实体的概念和内容复习要点2：实体管理的原则和方法原则：来源原则、全宗原则、有机联系原则、保管和便于利用原则的概念及其理解方法：常见方法例举第二章档案价值的鉴定复习要点1：档案价值及档案价值的鉴定工作理解(P33~35)档案价值：是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。
档案价值的鉴定工作：是指档案馆(室)按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁(生死存亡)的工作。
复习要点2：档案价值鉴定工作的基本内容(P34)(1)制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。
(2)具体判定档案材料的价值——有用性及有用程度，确定其保管期限。
(3)剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。
复习要点3：档案价值鉴定工作的意义(P34)(1)便于发挥档案的作用通过鉴定工作，去粗存精，发挥档案应有的作用。
(2)便于档案的安全保管通过鉴定工作，分清主次，对价值大的档案，给予良好的保管条件，尽可能延长档案的寿命，维护它的安全。
剔除销毁无价值的，腾出空间保管有价值的档案。
(3)便于应付突然事变经过鉴定，区分主次，遇突然事件，能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。
(4)档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段复习要点4、档案价值鉴定标准档案价值鉴定标准由档案属性标准、社会需要标准及相对价值标准三方面内容组成。
（一）档案属性标准1、来源标准档案的来源是指档案的形成者。
来源特征的意义主要表现在3个方面：1)它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。
2)机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。
3)在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。
档案管理概论
第一章档案管理概述第一节档案及档案管理工作的性质和特点一、档案的性质和特点（原始记录性）（凭证作用、参考作用)二、档案管理工作的性质和特点性质第二节档案管理工作的内容与范围一、档案管理工作的内容：（收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂、利用）二、档案的类型及档案管理工作的范围:第三节档案管理工作的基本原则档案管理工作的基本原则:（统一领导、分级管理；维护档案完整与安全；便于社会各方面的利用)一、统一领导、分级管理国家全部档案二、维护档案的完整与安全（手段）维护档案的完整（档案数量齐全；档案管理的系统性）维护档案的安全（实体安全；内容安全）三、便于社会各方面的利用(根本目的) 第四节档案管理机构及职能二、文件中心和档案寄存中心第二章档案管理的基本理论第一节来源原则我国的全宗理论：全宗的含义：档案集合体第二节文件生命周期理论第三节档案价值鉴定理论一、1789年法国大革命至19世纪末四、20世纪80年代初至今】i第三章现代档案的特点与档案管理工作的发展趋势第二节档案管理工作的发展趋势一、档案管理模式的变革-—文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化二、档案管理手段的变革-—数字化和网络化三、档案管理对象的变革--纸质档案与电子文件的长期并存四、档案管理工作内容的深入-—由档案实体管理向档案信息组织与管理发展五、档案管理机构社会职能的拓展-—档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出第四章档案的收集第一节档案资源状况与档案流向一、状况贫乏、馆藏数量不足、二、流向第二节档案收集工作的内容、意义与要求二、档案收集工作的意义第三节文件的归档一、归档制度二、归档范围、时间及归档案卷的质量要求（一）归档范围(二)归档时间（第二年上半年)（三）归档案卷及文件的质量要求第四节档案馆对档案的收集（方式方法、途径）1、档案馆对现行单位档案的接收2、档案馆对撤销单位档案的接收4、接受捐赠5、购买6、寄存7、交换第五章档案的整理第一节档案整理工作的程序、内容和基本原则档案整理工作的基本程序：1、全宗的组织及排列；2、全宗内档案的分类3、案卷的编立和排列4、案卷目录的编制档案整理工作的内容：1、在正规工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷,档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷.2、对整理不善的档案进行局部调整3、零散文件的整理第二节全宗的组织与编号一、全宗的组织全宗群二、全宗的编号全宗号（一)全宗编号规则1、根据类型、数量合理编号2、力求简洁，不能过于繁琐3、不得任意更改，保持稳定.4、具有拓展性5、具有唯一性（二）全宗编号方法1、序时流水编号法（全宗进馆时间）2、体系分类编号法（分类、分组；逻辑，系统，层次）（适用全宗数量大，时间地域跨度大）第三节全宗内档案的分类一、分类原则与分类标准2、全宗内档案的分类标准二、组织全宗内档案的分类最常用的分类方法:年度分类法；组织机构分类法；问题分类法1、年度分类法：最广泛确定文件准确日期（1）发文、内部文件以制发日期归类；指令、命令按签署日期归类；法规性文件以批准、生效日期归类收文以收到日期或公布日期归类（2）文件上没有明确日期的,想办法考证分析出时间. (3）通用年度;专门年度2、组织机构分类法3、问题分类法四、项目全宗内档案的分类五、分类法的结合使用与分类方案的制订1、分类法的结合使用四种复式分类法：年度--组织机构分类法(组织机构固定）组织机构—-年度分类法（撤销单位）年度——问题分类法(内部机构复杂）问题——年度分类法（一次分类只能采用一种分类标准）第四节立卷、案卷排列与案卷目录一、立卷 v（一）案卷 n （案卷是组成全宗的基本单位）(二）立卷与全宗内档案分类的关系文件分类与立卷先后关系(三）立卷工作的内容内容：组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装订等.二、案卷排列与编号（方法）1、按照案卷所反映的工作上的联系来排列2、按照案卷内容所反映的问题来排列3、按照案卷的起止日期（时间）来排列4、按照案卷的重要程度来排列5、按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列6、人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列（以上方法可单独使用,也可结合使用）三、案卷编目（6）案卷编目一般包括：1、封面和扉页2、目次3、序言或说明4、简称表5、案卷目录表6、备考表第五节档号以字符形式赋予档案的一组代码一、档号的功能1、固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别2、使档案馆藏达到系统化、个别化，便于档案的检索利用3、便于档案的保管和统计4、档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来,有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理.二、档号的编制原则唯一性、合理性、稳定性、可延性、简洁性三、档号的结构及编制方法（一)档号的结构（3种）（短横相隔）1、全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号2、全宗号—类别号-案卷号—件、页号3、类别号—项目号—案卷号—件、页号(二）全宗号的编制（四位代码标识）（三）案卷目录号的编制（三位数为宜)（四）项目号的编制(五）类别号的编制“。
档案管理学课堂讲义第一章档案实体管理概论
第一章档案实体管理概论第一节何谓档案实体管理1、概念：处于实体状态的档案区别于：虚拟状态的档案（观念性的信息）实体载体：比如甲骨、金石、简牍、绵薄、纸张、胶片、笔墨、磁带、光盘等2、内容：对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计。
（1）将各立档单位中有价值的文件按照一定制度集中保存起来；我国学习苏联的经验，提出“立档单位”，并规定了立档单位的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员。
在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如：一个机关、一个工厂、一个学校，所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构，如：业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。
形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。
（2）将档案进行分门别类的系统化；（3）对档案进行审查和鉴别，去粗取精，保存有价值的档案；（4）采取各种保护措施，保证档案完整与安全；（5）对档案状况进行数量观察和分析。
3、档案实体管理与内容信息开发利用的关系：手段和目的4、原则（基本术语）：来源原则：（1）起源于近代法国。
按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。
（2）同一来源：来自于具有法律效力的同一个独立机构和组织的全部档案集中保存。
（职能变化，来源不同）全宗原则：（1）全宗：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。
如：凯里学院的全宗（涵义：凯里学院的所有档案）（2）全宗一词来源于法国内政部的十四号通令，后来被归纳为“尊重全宗原则”，是来源原则形成的第一步。
（3）理论意义：（4）实践价值：有机联系原则：档案形成过程中的时间和空间联系构成一个有机整体，管理档案实体时不应随意拆散。
保管和利用方便原则：便于保管，方便利用。
档案管理者具体情况具体分析。
5、方法：历史的方法和逻辑的方法（1）历史的方法（客观/自然方法）[主要方法]A．在实践领域，必须遵照事物客观存在的完整性和真实性来认识和管理档案实体。
档案管理学第四版课件第一章档案实体管理概论
档案实体理在方法上具有稳固、单一的特点和要求,而内容 信息开发利用在方法上具有灵活和多样的特点和要求。
从一定意义上理解,档案实体管理是手段,而档案内容信息开 发利用是目的。档案实体管理具有基础意义,没有档案实体管理 的支撑,档案内容信息开发利用、档案信息在社会生活中发挥作 用的根本目的就无法实现。
档案是历史活动的产物,具有鲜明的时间联系。各个历史时期 内,各机关、企事业单位形成的档案,记述和反映了各个历史时期 的政治、经济、科学、文化教育等各方面的历史活动情况,它们 之间有着密不可分的有机联系。同时还应注意到,机构、组织或 个人的工作活动,无论计划或总结,无论布置或检查工作,基本上都 是逐年按时间进行的,保持一定时间内(例如一年)档案的完整与安 全,已被实践证明是行之有效的档案实体管理原则。
二、档案实体管理的内容
收集：各立档单位在工作和生产活动中形成的文件,是由
各单位或单位内部的各个机构分散形成的,数量很多,而查 找利用档案,则要求一定的集中。为了解决文件形成后的 分散状态和利用要求集中的矛盾,就需要将分散的文件经 过挑选,按照一定的制度集中保存起来,这就形成了档案的 收集工作。
二、档案实体管理的内容
一、来源原则
(四)在电子文件、电子档案管理实践中,对来源原则的应用要建 立在对其传统经典思想的完善与发展的基础上 具体来说,档案工作者应充分认识到电子文件、记录的形成方式 和特点,与传统的纸质档案相比,已经发生了很大变化,并已突破了 一个立档单位与文件群体唯一对应的管理模式。档案数据往往源 于各种不同结构的组织体,单一来源的概念已然发生了改变。为 此,应当拓展“来源”概念的内涵和边界,从维护电子文件、电子 档案的形成与使用背景信息完整性、真实性的高度,深化对来源 原则的思想认识。
档案实体管理的概念和内容-小兰老师
一、档案实体管理的概念档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列科学有效的专业性管理活动。
这一概念是相对于针对处于虚拟状态的档案信息所进行的一系列管理工作而言的。
档案实体管理的基本特点是，根据事物现实存在状态及情况对其实施管理。
而档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属性、特征（是一些只存在于人们头脑之中的观念性的东西，并不是客观事物本身）所实施的管理。
二、档案实体管理的内容档案实体管理的内容主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。
档案的收集：各立档单位在工作和生产活动中形成的文件，是由各单位或单位内部的各个机构分散形成的，数量很多，而查找利用档案，则要求一定的集中。
为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾，就需要将分散的文件经过挑选，按照一定的制度集中保存起来，这就形成了档案的收集工作。
档案的整理：收集起来的档案内容十分庞杂，数量很大，有的甚至成包成捆，处于相对零乱状态，不好管理和无法提供利用，需要加以系统化。
为了解决收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾，必须把这一类档案进一步分门别类，这就形成了档案的整理工作。
档案的鉴定：随着各项工作的发展和时间的推移，新的档案不断补充，使档案的总量日益增长，而档案材料保存一定时间以后，有些还需要继续保存，有些则已失去价值，致使库存档案庞杂。
为了解决档案庞杂和实际利用需要有价值档案的矛盾，要对档案进行审查和鉴别工作，去粗取精，将确实已失去保存价值的档案剔除，这就形成了档案的鉴定工作。
档案的保管：由于自然的和社会的各种原因，档案总是处于渐进性的自毁过程中，或者可能遭受到突发性的破坏，而社会则需要长远利用档案，要求尽可能延长档案的寿命。
为了解决档案的不断毁损和长远利用要求的矛盾，就需要采取各种保护措施，防止档案遭受损失，保证档案的完整与安全，想方设法使其“延年益寿”，这就形成了档案的保管工作。
档案的统计：档案的数量很多，如果只是进行收集、整理、鉴定、保管等工作，对档案的基本情况还是处于不清楚的状态。
第一章 档案实体管理概论
第一节 第二节 第三节 何谓档案实体管理 档案实体管理的原则 档案实体管理的方法
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第一节 何谓档案实体管理
一、档案实体管理的概念 档案实体管理是指针对处于实体状态的 档案所进行的一系列管理工作。
四、保管和利用方便原则 一般情况下，按照来源与全宗原则， 在保持档案有机联系的前提下，采用简便、 有效的方法去管理实体档案，就可以基本 上达到便于保管、方便利用的目的。
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第二节 档案实体-学堂中心精品下载栏目 上传于世界工厂 学堂中心精品下载 精品下载栏目
二、档案实体管理的内容 档案实体管理的内容主要包括档案的 收集、整理、鉴定、保管和统计。
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三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系
（一）全宗原则的理论意义 1.全宗原则是对客观存在的真实反映 2.全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机 联系 3.全宗原则对实践具有普遍的指导作用 4.全宗原则在方法上简便求实
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（二）全宗原则的实践价值 1.全宗原则维护了历史的本来面貌 2.全宗原则可以使分类方法简便易行 3.全宗原则不是万能的
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三、有机联系原则 档案是由文件转化来的，是处理事务 有意识形成的副产品，文件形成时的联系， 也会很自然地成为档案之间的有机联系。
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二、全宗原则
全宗原则是来源原则的具体化。在中 华人民共和国档案行业标准《档案工作基 本术语》中对全宗的描述为:“一个国家机构、 社会组织或个人形成的具有有机联系的档 案整体。”
（一）全宗原则的理论意义
1.全宗原则是对客观存在的真实反映 2.全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机 联系 3.全宗原则对实践具有普遍的指导作用 4.全宗原则在方法上简便求实
三、历史的方法在档案实体管理中的应用
档案实体管理较少采用逻辑的方法， 较多采用历史的方法。而逻辑的方法比较 多地适用于档案内容信息的开发利用领域。
思考与复习题：
1.何谓档案的实体管理? 2.档案实体管理的原则是什么? 3.简述档案实体管理的方法。
（二）全宗原则的实践价值
1.全宗原则维护了历史的本来面貌 2.全宗原则可以使分类方法简便易行 3.全宗原则不是万能的
三、有机联系原则
档案是由文件转化来的，是处理事务 有意识形成的副产品，文件形成时的联系， 也会很自然地成为档案之间的有机联系。
四、保管和利用方便原则
一般情况下，按照来源与全宗原则， 在保持档案有机联系的前提下，采用简便、 有效的方法去管理实体档案，就可以基本 上达到便于保管、方便利用的目的。
第二节 档案实体管理的方法
一、历史方法与逻辑方法的不同
面对数量众多，内容、形式、来源复杂 多样的档案，要实施有序化管理，大体上可 以归纳为历史的和逻辑的两种方法。
二、历史的方法是由档案本质特性决定的
不同的被管理对象对其管理方法都有 一定的要求。这种要求决定了管理不同的 对象需要采取特定的方法。而档案实体管 理主要采用历史的方法，也是由档案的本 质与特性对其管理方法的要求所决定的。
第一章 档案实体管理概论
第一节 何谓档案实体管理 第二节 档案实体管理的原则 第三节 档案实体管理的方法
第一节 何谓档案实体管理
一、档案实体管理的概念
档案实体管理是指针对处于实体状态的 档案所进行的一系列管理工作。二、档案实 Nhomakorabea管理的内容
档案实体管理的内容主要包括档案的 收集、整理、鉴定、保管和统计。
三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系
档案实体管理与内容信息开发利用之间的 关系是密不可分的，但在具体管理上应有所侧 重。
第二节 档案实体管理的原则
一、来源原则
所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或 个人形成的档案作为一个整体加以管理的原 则。”（《档案工作基本术语》，国家档案 局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施。）