档案管理学考试复习

档案的定义P6档案是国家机关、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案定义的基本含义内容：P7（一）档案来源的广泛性。

档案形成者的三种类型：（1）官方性质的各种机关；（2）半官方或非官方的各种社会组织（社会团体、宗教、公司等）（3）一定的个人（著名人物、著名家庭和家族）（二）档案是由文件材料有条件转化而来的。

第一，办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。

【三种情况：一、文件中所说的事情需要近期办理的；二、文件中所指的事情需要较长时间才能办完或者需要长期执行的，只要将文件经过签收、传阅，研究讨论和贯彻之后，也算办理完毕；三、不需要具体承办的文件，只要经过收发、圈阅等文件处理手续结束，也算办理完毕。

】第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定考查利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

第三，按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。

（三）档案的形式是多种多样的【三种划分种类：1、载体材料；2、信息记录在载体上的方法；3、表达方式】（四）档案的本质属性【原始记录性是最本质的属性】国家档案全宗P23国家档案全宗是指归国家管理、监督和控制的一切档案财富的总和。

中华人民共和国国家档案全宗的构成，根据当和国家的有关文件，按历史时期划分为量两大部分：第一、中华人民共和国建国后档案；第二、中华人民共和国建国以前的档案：革命政权档案和旧政权档案。

档案工作的性质P27（一）档案工作是一项管理性的工作（二）档案工作是一项服务性的工作（三）档案工作是一项政治性的工作档案工作的基本原则P34一、统一领导、分级管理档案工作（一）国家全部档案由各级、各类档案保管机构分别集中（二）全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案事业管理机关统一地、分级分专业负责地进行指导和监督。

（三）实行党政档案和党政档案工作统一管理二、维护档案的完整和安全1、维护档案的完整，有两方面含义：一方面，从数量上要保证档案的齐全；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散。

2、维护档案的安全，有两方面的含义：一方面，从物质撒花功能力求档案不遭受损害，尽量延长档案的寿命。

另一方面要保证档案的政治安全，档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。

三、便于社会根方面对档案的利用【档案工作的根本目的】档案收集工作的基本要求（4个要求）P49（一）及时、全面地把档案收集进馆（室）【衡量工作档案工作的标志：馆藏是否丰富，档案是否完整】（二）加强馆（室）档案来源的调查研究【保证入馆和归档档案的齐全和完整】（三）推行入馆（室）档案的标准化（四）保持全宗的不可分散性【保持全宗群的相对完整性】档案馆（室）藏建设的标准P52（一）数量充分，质量优化；（二）门类齐全，结构合理馆藏结构的基本成分P55【主要成分：现代档案】（一）以档案形成的历史时期划分，可分为：古代档案（1840年以前）、近代档案（1840~1949）、现代档案（1949以后）（二）以档案内容划分馆藏结构按照档案内容可以划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案四大类。

正确处理改善馆藏结构的诸种关系P58（一）处理好综合与特色的关系，地方档案应突出地方的特色。

（二）处理好深度与广度的关系。

（三）处理好档案与资料的关系，重视、收集与保存和档案有关的资料。

归档制度的内容P60（一）归档范围：具有保存价值的机关正式收文、发文和收电、发电。

除公文的正件外，还应包括它的附件，如图标、登记表和名单。

机关内部产生的各种文件材料（又称内部文件）。

【除上述文件外，重份文件、事务性文件、临时性文件、参考性文件和无用抄件，都不应归档。

】（二）归档时间：办理完毕的文件材料，应该在第二年（上半年）内向档案室归档。

对于某些专门文件，或者驻地分散在外的个别业务单位的文件，为了方便于日常工作，归档时间可以根据实际情况适当延长。

（三）归档要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（四）归档手续：明立案验，依例交割。

现行机关档案的接收P65（一）接收档案的要求：1、完整性；2、真实性；3、地方性；4、坚持质量验收。

【老师讲解：1、应按照全宗整理，保持全宗的完整性；2、进馆档案必须经过鉴定，具有长久保存价值的档案；3、与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交；4、核对】（二）接收档案的时间期限：现行机关档案在本机关保管的期限，《机关档案工作条例》《档案馆工作通则》规定为：省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，向档案馆移交。

【老师讲解：省级以上20年，省辖市（州盟）和县级以下10年】撤销机关档案的接收P67要求：1、严禁丢失、毁弃；2、如有尚未办理完毕的文件，应进行鉴定，移交；3、机关合并；4、业务分别划归几个机关；5、其中一部分业务或者其中的一个部划给另外一个机关代为保管。

历史档案的征集P67（一）历史档案：是指在中华人民共和国成立前，各机关、团体、部队、企业、事业单位以及著名任务在社会活动中形成的档案。

其中包括革命政权档案、历代王朝、北洋军阀和民国时期的档案。

【这些档案长期分散在各处，甚至在个人手中】（二）档案征集的途径：1、发布通告，调查研究，广泛宣传；2、向兄弟档案馆征集；3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集；4、向古旧书店、废品收购部门征集；5、向寺庙、古迹保管部门征集；6、向个人征集。

（三）在征集档案的过程中，要正确处理好几种关系：1、个人收藏与档案馆集中保管的关系；2、征集档案与利用档案的关系；3、征集档案与留作纪念的关系；4、征集原件与征集复制件的关系第四章档案的管理P74档案的整理按整理工作内容的范围，可以分为三种类型：1、系统排列和编目；2、局部调整；3、全过程整理。

档案整理工作的原则：（一）充分利用原有的整理基础：1、基本维持原有秩序状态不变；2、可在原有基础框架内进行调整；3、原有基础很混乱，可重新整理，但重新整理时，应尽可能保留或利用其原有基础中的可取之处。

（二）保持文件之间的历史联系文件之间的历史联系，主要表现在来源、时间、内容和形式等几个方面。

1、来源方面的联系。

形成档案的社会主体——组织或个人2、时间方面的联系，指的是档案形成的时间，具有一定的阶段性。

3、内容方面的联系，档案文件内容所涉及的具体问题或事物。

【如果来自不同机关关于同一内容的文件，首先遵照来源、时间、内容、形式的顺序来排序，如果档案数量足够多，则可重开一个卷宗，形成一个全新的卷宗，但是不具机关名，仅以“时间+内容+形式”的标题出现。

】4、文件在形式方面的联系，档案文件与表达形态方式等因素。

保持文件之间的历史联系，应从一下两个方面去辩证地看待和处理：一方面，要善于找出和保持文件之间最亲密的联系，并尽量从多方面全面保持联系；另一方面，不能离开实际整理的文件材料，简单地确定某种整理方法和评说优劣。

（三）便于保管和利用【简洁、便利、有效】第二节全宗 P80全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

全宗的基本含义包括如下三个方面：（一）全宗是有机联系的文件整体。

【同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。

】（二）全宗是一定的历史活动中形成的。

（三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

档案为什么必须以全宗为单位整理呢？P81【简答】第一，按全宗整理档案，符合档案的形成规律和特点。

第二，全宗是档案管理的基本单位。

第三，区分全宗是整理工作的第一步。

第四，全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。

第五，全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。

立档单位及其构成条件P82立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目组织者。

构成立档单位的具体条件是：【不以级别大小判定机关】第一、可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文、【主要条件】第二、是一个会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

第三、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

【可以根据印鉴印章判定一个机关，是否是独立机关】构成立档单位的条件是互有联系的，在一般情况下，三者往往是一致的、统一的。

但是也有不统一的地方。

所以在分析时主要是看该机关、单位能否独立行使职权并对外行文。

在档案整理时，怎样去确定一个单位是否具备立档单位的条件？P82通常是从两个方面去考虑：一方面应该依据法规性文件去分析；另一方面从机关单位的实际情况去分析研究。

【实际工作中，具有比较健全的文书工作单位的，通常是一个立档单位。

此外，名称、机关印信等也可以分析构成立档单位的参考】此外，还有一种情况要注意：确定一个单位是不是立档单位，不能以这个单位人员的多少、权限大小和形成档案数量的多少来确定。

各个机关、企业、事业单位共产党组织的档案，工会、共青团等组织的档案是立档单位档案的有机组成部分，应作为一个全宗看待。

按照我过档案工作实际党政档案同意管理的原则，要求将一个机关、企业、事业单位内的党、政、工、团的档案构成一个全宗。

区分全宗P83研究某一立档单位是否有根本性变化，主要应该从立档单位的政治性质和基本职能等有关方面去考察。

对于政府机关、团体和事业单位，主要应从政治性质分析它们的变化。

在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要分析基本职能是否有根本变化。

如：（一）新建（二）分开（三）合并（四）独立（五）从属（六）合署。

【老师讲解】1、政权更迭及跨政权立档单位区分全宗；2、立档单位所导致的区分全宗：（1）立档单位被撤销，其基本只能也已停止，起档案应作为一个完整的全宗。

（2）有几个立档单位合并组成新的单位，合并前的档案分别构成独立全宗、合并后形成的档案形成一个新的全宗。

（3）由立档单位内部机构独立出来而形成的立档单位，其独立之前的档案作为其原所在立档单位全宗的一部分，独立后形成的档案形成新的全宗。

（4）内部机构直接并入，划归其他立档单位（5）合署办公的立档单位，起档案若能分开，一般分别构成全宗。

（6）立档单位名称的变更，根据职权范围的扩大或缩小，隶属关系的改变，内部组织结构的调整，组织规模的扩大或缩小，工作地点的变动等变化来看。

3、临时机构和派出机构档案区别全宗4、立档单位中党、团、工会组织档案的全宗所属。

5、判定档案所属全宗【关键在于确定档案的形成者——立档单位。

判定档案所属全宗的一般方法主要从收文、发文和内部文件三个方面着手。

实际办理文件的机关才是收件者。

人物全宗P87历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案，在我国也属于人物全宗的类型。