档案管理学期末考试复习提纲

名词解释

1、档案的收集：档案的收集是接收、征集档案和有关文献的活动。

2、制发档案复制本：是档案部门根据自己的设备条件和利用者的申请进行的，首先由申请者提出所要复制的档案，并说明复制的要求，份数和用途等，然后经过一定的批准手续加以复制。

3、人事档案的转递：人事档案随着干部任免权限的改变、员工主管单位的变化，要及时转至新的主管部门，这就形成了人事档案转递工作。

4、文本文件：在计算机上使用文字处理软件在磁质上生成的文件。

5、组织沿革：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制，组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。

6、利用效果登记：是全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案机构纪录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭证。

7、统计整理：是统计工作的“中间制作”阶段，即对经统计调查所获取的原始数据进行分组、归类、审核、计算等处理，使之规范化、系统化的工作活动。

8、统计选样法：是运用统计学抽样方法，在同质档案总体中抽存部分档案，用以反映该总体全部主要特征的方法。在不可能同时全部保存所有档案的情况下，应用本方法，就能使选出的样本少受主观因素制约而最具代表性。

9、分类排架法：是最常用的排架方法，它完全按照档案实体自身的分类体系、结构，按全宗群、全宗、系列和系列内案卷原有的次序分类典藏(保管)档案。

10、档案统计指标：指标是说明同类社会现象某种数量特征的范畴。档案统计指标则是对档案工作中存在的、反复出现的具体现象的某些共同特点加以概括而成的基本概念(如全宗、案卷、馆藏、咨询、保管期限等)，在具体时间、地点、条件下的现实数量的综合表现。

11、借阅服务：是应用最普遍的档案信息服务方式。它是由用户提供明确的查档调卷线索，而服务人员则据此直接去库房调卷的服务过程。在这一过程中，档案人员可以无需了解用户的查询课题和要求，也不需为此特意去进行检索或者只需进行简单的检索，参与程度最浅。

12文件生命周期：从现行文件到历史档案的的整个转化过程。（或表述为“文件从形成到消亡或转化为历史档案永久保存的完整过程。”）它可分为四个阶段，第一阶段的文件的制作形成阶段；第二阶段是文件发挥现行作用的阶段；第三阶段是文件的暂时保存阶段，此时文件的现行性已消失，但其第一价值仍居主导地位并还要继续向下阶段运动而具有过度性、中间性；第四阶段是文件的保存阶段，主要具有历史或科学文化价值，应藏入档案馆保存。

13、全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗过程形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料。由于以全宗为单位组成专门案卷，故程“全宗卷”。全宗卷是档案管理活动的档案，也程全宗历史演变情况的真实凭证。

14、档案证明：是档案部门根据用户的询问和要求，证实某重事实在档案内有无记载如何记载而编写的书面证明材料。出具档案证明是一种重要的书面咨询服务方式

15、档案登记工作：在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记。这种登记的目的与作用在于对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个工作的进程与状况。

16、电子档案的整理：

17、电子文件的归档要求：齐全完整、真实有效、格式规范、多套保存、经过分类。（p555）

18、归档：是在业经文书处理完毕的文件中，选择尚有保存价值的部分，存入档案室的行为或过程。其内容为：鉴定文件价值，按价值大小整理立卷和移交档案室收藏三部分。

19、档案分类标明（p277~285）

论述题简答题

1,优化馆藏的一般标准

一内容标准：从宏观上讲，应当为研究有关地区的社会政治、经济、文化等各个领域的活动，提供较全面的史料；从微观上讲，应当为档案用户提供有关历史事件、历史过程、历史人物的翔实材料。二结构标准：各种门类与载体的档案文件，在数量上应保持一定的比例关系；档案与资料之间的比例不能失调；馆藏档案应有一定的时间跨度，以便客观地反映本地区各个时期的历史面貌。

三层次标准：具有一定的层次与顺序，这也是馆藏优化的一个重要标准。

四类型标准：库藏档案的类型应当具有多样性的特征。以综合性档案馆为例，其收藏档案的门类、形成单位、载体形态等，均应具有多样性。

2,电子文件的归档要求

一齐全完整:归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。

二真实有效：归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改纪录予以归档，各种文件的草稿、原稿根据需要决定是否归档。

三格式规范：电子文件存储格式是保证长期可读性的一个极为重要的问题，能够转换为通用格式的应予以尽量转化。

四多套保存：归档的电子文件至少应保存三套，其中一套封存，一套提供利用，另一套异地保管。3,制发档案副本要求

首先由申请者提出所要复制的档案，并说明复制的要求，份数和用途等，然后经过一定的批准手续加以复制。档案复制本必须和档案原件细致校对，并在边上或背后注明本档案馆的名称，档案原件的编号，加盖公章，以示对复制本的负责。

4,个人全宗与组织全宗中大难发生交叉时全宗的区分

凡以组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必要时，可保存副本。不允许将组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件。但如果个人全宗与组织全宗均不完整且程度有较大差异，可将具有双重属性的档案

5,卡片式检索和电子检索工具的优点缺点

卡片式检索优点：

具有较大的灵活性，便于逐步积累材料，便于增减条目，便于调整条目之间的顺序，复印后可以编制不同的检索工具，质量好的卡片式检索工具比较耐翻检。

缺点:卡片数量多，体积大，不便管理，不便于传递和交流，一般只能内部使用，手工检索时逐张翻检，扫描速度较慢，成本较高。

电子检索工具的优点：存储密度高，检索扫描速度快，可以进行多途径检索。

缺点：前处理和输入工作量大，需要配置计算机和检索软件等，还需要编制检索数据库。