第2篇 公文处理实施细则(试行)

公文处理实施细则（试行）第一章总则第一条为使*公司公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据相关规定，结合*公司实际情况，特制定本实施细则。

第二条本实施细则所称“公司”指*公司，“总公司”指*公司。

第三条公司公文（包括传真件、电报）是公司在管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻总公司的方针、政策，发布规章和措施，施行行政管理，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第四条公司总经理工作部是公文处理的管理机构，负责公司公文处理工作。

公司应配备专职人员负责公文处理工作。

文秘人员应忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

第五条公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

公文由公司总经理工作部专设的文秘人员统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第七条公文处理应贯彻党政分开的原则。

公司行文要注重质量、作用和效果，坚持少而精的原则，克服形式主义和文牍主义。

第八条在公文处理工作中，必须严格执行国家和总公司的保密法律、法规和有关保密规定，确保国家和公司机密。

机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。

第二章公文种类第九条公司常用的公文种类主要包括：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）公告适用于向公司内外宣布重要事项。

（三）通告适用于公布公司各有关单位应当遵守或者周知的事项。

（四）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（七）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复适用于答复下级机关请示事项。

（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

办理应急公务、例行公事用“便函”。

（十一）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式第十条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

（一）涉及国家和公司秘密的公文应当在公文首页标明密级，分别为“绝密”、“机密”、“秘密”。

其中“绝密”公文应当标明份数序号。

密级应使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（二）紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”。

紧急程度应使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（三）发文单位标识，用40磅华文中宋体字，红色，加粗，字体缩放66%，行距为固定值65磅，居中排布。

（四）发文字号，包括公司代字、年份、序号。

若联合行文，只标明主办机关发文字号。

发文字号在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（五）上报的公文，应在首页注明签发人姓名。

签发人姓名并行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文单位，并准确标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题应在红色反线下空2行，用2号标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或规范简称，在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

（八）公文正文应在主送机关名称下1行，用3号仿宋体字，行间距为固定值28磅。

每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字据的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（九）公文如有附件，应在正文之下1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（十）公文除会议纪要和电报外，必须加盖印章。

联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。

会议通过的文件，应在标题之下和正文之前注明会议名称和通过日期。

成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文时间，且只能采用同种加盖印章方式，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

需加盖3个印章时，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（十一）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。

电报，以发出日期为准。

成文时间用汉字年、月、日标全；“零”写成“○”。

（十二）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（十三）文件应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。

用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目之间空半字，除类别词外，最多不超过五个词汇。

（十四）公文如有抄报（或抄送），在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄报（或抄送）”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄报（或抄送）单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（十五）印发单位和印发时间位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（十六）主题词、抄送、印发单位等各要素之下均加一条反线，宽度同版心，其位臵应位于公文最后一页，最后一个要素臵于最后一行。

（十七）公文的页码应用5号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条5号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码距右空一字，双页码距左空一字。

（十八）公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，应将其贴在封三前，封三、封四为空白。

第十一条公文中各组成部分的标识规则，参见《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十二条公司及分支机构常用各类公文格式模版见附件。

第四章行文规则第十三条以公司名义行文，包括向监管机关及上级机关请示和报告工作，在公司职权范围内向相关业务单位行文，对下属各部门、各分支机构布臵工作等。

向下级单位的重要行文，应当抄送直接上级机关。

第十四条公司内部之间对有关问题未经协商一致，不得行文。

第十五条公司各部门一般不得对外行文，若因特殊原因对外行文应经公司批准。

各分支机构遇重大事项需对外行文的，需报公司批准。

公司和分支机构不得联合行文。

第十六条公司向上级机关的“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

非特殊情况，不要越级行文请示。

第十七条公司向上级机关的“报告”中不得夹带请示事项。

第十八条公司行政公文不得对党组织作指示、交任务。

第五章公文办理第十九条收文办理（一）收文一般包括传递、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（二）收文由总经理工作部签收、分类、登记、打印文件批办单。

（三）收文办理应通过办公自动化系统“收文管理”模块办理。

涉密收文不得通过办公自动化系统“收文管理”模块办理。

（四）凡须办理的文件由总经理工作部提出拟办意见，送公司主管领导阅批后，由承办部门阅办。

紧急公文应当提出办理时限。

（五）凡属应在几个部门之间传阅的文件，由总经理工作部组织传阅，各部门应当抓紧办理，均不得积压文件。

（六）送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办、查办，做到特急公文随到随办，跟踪催办、查办，做到限时完成；重要公文重点催办、查办，急件要求在两天内办完；一般公文定期催办、查办，一般文电应在七天内办完。

第二十条发文办理（一）发文一般包括拟稿、审核、会签、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（二）发文应贯彻精简原则，凡可以用其他方法解决的问题，一般不要行文。

（三）发文办理应通过办公自动化系统“发文管理”模块办理。

涉密发文不得通过办公自动化系统“发文管理”模块办理。

（四）草拟公文应当做到：1.符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，符合公司实际情况。

2.情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

3.人名、地名、数字、引文要准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号，并加括号。

日期应写具体的年、月、日。

4.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

5.必须使用国家法定计量单位。

6.用词用字准确、规范。

文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

7.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。