浅论办公自动化的优势与不足

浅论办公自动化的优势与不足
张雄飞
黔南民族职业技术学院管理系08文秘班
【摘要】计算机的发明与使用改变了世界的结构，办公自动化的应用改变了办公的模式，提高了工作的质量和效率。

办公自动化技术的发展将使办公活动向着数字化的方向发展，最终将实现无纸化办公。

在方便、快捷的办公过程中，电脑办公也释放了疏忽隐藏的缺点。

办公人员应掌握运用优点、发现缺点、维护不足之处。

【关键词】办公自动化优点缺点维护
办公自动化是现代科学技术发展的成果之一，它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。

办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和上下级之间的联
系工作。

它的实现不仅使办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，而且要求秘书人员必须具有现代化科学管理方面的知识和相应的办公室业务知识，这就促使秘书人员在工作的同时要不断积累经验，提高业务素质。

人非圣贤，孰能无过。

这世上那有十全十美的人和事呢？万事万物不可能无中生有，办公自动化也并非凭空捏造，而是随着计算机的普及应用慢慢衍变而来。

那么实现的无纸化办公也具有一定的优缺点，我们更应该运用优点，完善缺点。

一、计算机的重大发明与应用
20世纪计算机的重大发明与应用使电脑成为人们的学习工具和生
活工具。

借助家用计算机、个人计算机、计算机网、数据库系统和各
种终端设备，人们可以学习各种知识，获取各种情报，处理各种生活事务(如订票、购物、存取款等)，甚至可以居家办公。

越来越多的人的工作、学习和生活中将与计算机发生直接的或间接的联系。

越来越多的人们的工作、学习和生活中将与计算机直接或间接的联系。

运用计算机我们可以实现资源共享、信息传输与集中处理、负载均衡与分布处理、综合信息服务、收发电子邮件、网上交易、视频点播、联机会议（视频会议）等。

计算机的发展和应用已不仅是一种科学的技术现象而且是一种政治、经济、军事和社会现象。

计算机在各行各业中的广泛应用，常常产生显著的经济效益和社会效益，从而引起产业结构、产品结构、经营管理和服务方式等方面的重大变革。

计算机是人类大脑的延伸，可代替人脑的若干功能并加以强化。

古老的数学靠纸和笔运算，现在计算机成了新的工具，数学定理证明之类的繁重脑力劳动，已可能由计算机来完成或部分完成。

利用计算机进行定量研究，不仅在自然科学中发挥了重大的作用，在社会科学和人文学科中也是如此。

例如，在人口普查、社会调查和自然语言研究方面，计算机就是一种很得力的工具。

二、办公自动化的优点
（一）、传统办公与办公自动化的区别
办公自动化只是计算机应用领域的一个方面。

机关事业单位正慢慢由传统模式办公过度到办公自动化模式方面。

在过度期间，办公自动化慢慢融入到传统办公模式中，成为主流。

传统的办公系统和现代化的办公自动化系统的最本质的区别是信息存储和传输的媒介不同，传统的办公系统利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机
胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。

这些都属于模拟存储介质，所利用的各种设备之间没有自动的配合，难于实现高效率的信息处理、检索和传输，存储介质占用的空间也很大。

现代化的办公自动化系统中，利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。

（二）、办公自动化的工作原理
传统办公安全性高，但效率相比电脑办公低了很多。

办公自动化使用电子公文交换和流转，替代了传统的纸质文档，既节约了纸张，又降低行政办公费用，有力促进效能政府建设，而且方便文档存放、管理和随时调阅查询。

进入政府机关内网，可以联机办公共享文件，每一个人可以分做不同的文件放在同一地方修改、共享、查阅、打印，流水线似的分工合作。

从桌面到计算机的输入，虚拟办公室改变了工作环境的焦点，极大地提高了工作质量和效率。

实现电脑办公的自动化可以进行公文交换和内部流转，可实现即发即收。

收发公文和查阅、处理公文可在内网进行处理，或使用无线网卡登录系统外网随时随地进行，公文的流转情况和处理情况也可随时查看。

领导签批文件和文秘人员处理公文突破了地域限制，达到了省时方便，并可在内网系统上进行催办、督办，切实改变了传统的办公方式。

极大提高了公文的时效性和行政效率。

同时，结束了上下级之间用普通邮件寄送文件，文件的时效性难以保障的历史。

（三）、办公自动化的办公效率
办公自动化是现代科学技术发展的成果之一，它的出现使秘书工
作发生了前所未有的变化。

工作人员在控制工作时间上有很大的灵活性，减少工作时间。

能够实现领域交流、工作信息能存储，归档和通过计算机网络发送，减少工作空间和办公用品的耗费。

办事更加方便：如一个原文件被录入，然后通过共享或网络分发，工作人员能在计算机上访问它们，或者通过电子邮件互相交流，实施管理。

在办公处理方面：主要实现收文、发文的流转、审批、催办、督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了相对空间，方便领导及时查阅，调用所需文件。

在行政方面：可以实现内部请示报告、信息报送、会议通知、值班管理、信访管理、个人文件库。

文档管理方面：个人可根据权限查询、编辑个人所拥有的文档，可在共享空间调用资料。

办公自动化使电脑办公效率比传统办公高，但安全性低。

三、办公自动化的不足之处
计算机网络化使我们可以充分享受网上的信息资源，然而联网后，计算机泄密的渠道和范围大大增加，主机与用户之间、用户与用户之间通过线路联络就存在许多泄密漏洞。

共享文件带来的不安全、暴露隐私性可使窃密者在网络中任意一条分支信息上或某一点终端进行
截取，就可以获得网络发送的信息。

办公自动化使办公室电脑存在一定的公用性而带来不安全性，文件可能被复制带走，电脑可能会因为使用外来磁盘而感染病毒或向别人主动发送文件。

办公室工作人员也可能没有良好的工作习惯、一个好的约束制度，一个好的思想而泄密。

如有些工作人员离机时没有及时关机，或未采取屏幕保护加密措施、使各种输入、输出信息暴露在界面上。

规章制度不健全或落实不到位也会让工作人员泄密。

加大了对工作人员监督和控制的难度，工作中
难以控制任务和信息的质量，难于管理网络，难以控制信息的安全保密。

有的机关单位没有配备专门的计算机维护管理人员，管理不严格、操作人员对涉密信息与非涉密信息没有分开存储，甚至将扫有文件都放在一个共享地址里，也没有进行加密处理，使涉密信息处于无密状态。

同时，办公自动化也会使工作人员感到寂寞，产生生疏感，工作不积极、不投入，没有激情，降低潜能及开发性。

人间没有完美之人和事，误差不可避免，错误我们可以纠正、通过后天来弥补。

实现办公自动化对电脑办公应怎样做好维护，确保万无一失呢？
四、办公自动化的维护
征对办公电脑出现的不足之处，就应该对办公电脑做好维护措施。

对计算机应用的各个环节，要制定符合实际，操作性强的规章制度。

要禁止无关人员随便进出办公室，建立健全出入工作时间制度，计算机使用制度启用信息源口令、用户标识管理制度，信息介质管理。

同时要落实领导责任建立健全上网信息保密审批领导责任制，使计算机安全保密工作有章可循。

实施相应的安全规范，极为注意计算机环境的健康和安全，教育工作人员养成正确、安全的工作习惯，不能用传统办公模式的方法来管理新的办公模式，实施一套与之适应的管理措施，要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分机制度：遵守法律法规不得查阅、复制和传播有碍社会治安、破坏社会风气的信息；操作要求正确使用计算机设备，未经负责人同意不得随意搬动、拆卸或修改计算机设备；为防止病毒侵入而影响计算机的正常使用，及时进行杀毒软件的升级，定期查杀、扫描磁盘，不安装来历不明的软件，
对重要数据进行备份；不随意删除别人保存的文档，未经允许不得使用他人计算机操作；遵守工作规律，不在工作时间进行娱乐性活动。

一定要对共享文件进行加密，设定浏览权限，不安全网页禁止打开。

对录有秘密文件的硬盘、软盘，要明确标志密级和编号，不滥用磁盘。

严格执行“上网信息不涉密，涉密信息不上网”的规定，明确专人负责信息发布的审查与审核，做到不合格的坚决不用，对有问题的人员要及时处理，严明纪律。

办公电脑是根据党委、政府工作的需要，配发给领导班子成员和各站、办、所进行学习和现代化办公的专用设备。

熟练办公自动化，用好、管好办公电脑，充分提高办公电脑的利用率、降低办公用品的消耗，跟上信息的潮流，使办公活动向着数字化方向发展，在走进社会、家庭实现无纸化办公的明天，秘书人员应努力学习有关办公自动化的知识、更好地为领导、人民群众服务。

参考文献：
［1］方国雄方晓蓉秘书学高等教育出版社 2003年
［2］王育秘书实务（第二版）高等教育出版社 2007年
［4］吴庆菊计算机应用基础清华大学出版社 2006年
［5］陈国先办公自动化设备的使用和维护西安科技大学 2005年。