东莞市办理合同备案及保函

二、保函备案（凡保函备案资料审查不通过的，将不予发出合同备案凭证）
□1、承包商履约保证担保函原件及三份复印件；
注：从2011年1月1日起，出具保函的担保公司须已建立信用管理档案，否则不予受理；我局将通过担保公司网上填报的业务情况核实保函备案资料。
履约保证担保函应当采用建设部《工程担保合同示范文本（试行）》（请登陆建设部网站下载），有保证人盖章、法定代表人签名，属非财政投资的工程，其保函有效期的设定应按东府[2005]57号文规定约定为“承包商履约保证保函有效期应至承包工程竣工验收合格之日后30天内”；属财政性资金投资基本建设项目，其保函有效期的设定应按东府[2006]118号文规定约定为“应至承包工程竣工验收合格及结算确定之后7天”。否则不予受理。
□7、施工总承包企业与劳务公司签订的劳务分包合同原件（正本、副本各二本），附：劳务分包企业资质证书、安全生产许可证。
注：劳务分包企业在莞已领取《信用管理手册》的无需提交资质证、安全生产许可证；合同应当采用《建设工程施工劳务分包合同（示范文本）》（建设部工商总局制），必须有法定代表人或被委托人建设单位加具意见，由工程所在地的规划建设办出具相关意见）；
□2、原建设局已加具意见的《承接业务记录表》；
□3、已施工部分的质量验评合格文件；
注：收复印件核对原件；办理监理合同因故终止合同的，无需提交本项资料。
已办理合同备案的还需提交以下资料：
□4、《东莞市建设工程施工合同备案核销表》和《东莞市建设工程监理合同备案核销表》（各两份）；
□2、从2010年10月1日起，房地产开发项目和非公开招标的房屋建筑工程还需提交：公证机关出具的《承包商履约担保保函》公证文件原件（公证书的办理程序可在“相关表格”中下载）。
□3、业主工程款支付保证担保函原件及三份复印件,
注：从2011年1月1日起，出具保函的担保公司须已建立信用管理档案，否则不予备案；我局将通过担保公司网上填报的业务情况核实保函备案资料。
□8、招标工程需提交《中标通知书》（加盖招标人公章）；市财政性资金投资的工程建设项目，如存在严重不平衡报价，须提交拟中标单位工程量清单报价审核意见备案证明。
注：本次备案的施工单位、合同价款、工程承包范围应与中标通知书一致，否则不予受理
□9、不纳入招标范围的提交发改局立项文件或其他项目审批部门的立项文件或《广东省企业基本建设投资项目备案证》；非发改部门审批的外商投资项目需出具《外商投资项目企业（出资方）信息登记表》及项目合同、章程和可行性研究报告批准文件，企业（出资方）营业执照（加盖公章）；
□3、加盖市住建局公章的施工企业和监理企业的《承接业务记录表》复印件；
注：未提交已登记的施工、监理企业承接业务记录表的，不予受理合同备案、保函备案。
□4、建设工程规划许可证，备案工程项目属“住宅小区或建筑群体”的需附：市规划部门核准的小区总平面图原件（在事项办结时与备案凭证一并领回）；
□5、建设工程监理合同（原件，正本、副本各二本），附：监理合同甲乙双方法定代表人证明书原件，法定代表人授权签订合同的还应提交授权委托书原件；
工程款支付保证担保函应当采用建设部《工程担保合同示范文本（试行）》（请登陆建设部网站下载中心下载），有保证人盖章、法定代表人签名，属非财政投资的工程，其保函有效期的设定应按东府[2005]57号文规定约定为“业主工程款支付保证担保函有效期应至除保修金以外的全部工程结算款支付完毕之日”,否则不予受理。属财政资金投资的建设工程，其中使用财政资金投资部分由财政资金管理部门出具资金证明的，可不需另行提供保证担保。财政资金证明应包括财政投资额、拨付方式和时间等。
（一）建设施工双方主合同(含已终止合同或终止协议书)债务实际履行完毕的：
建设单位提交：
□1、建设单位《关于取回支付担保保函的申请》；
□2、市住建局开具的保函收讫回执；
□3、施工单位开具的《建设单位工程款支付情况一览表》（按样式提交）；
□4、施工单位开具的收款（除工程质量保修金外的应收款）发票复印件并加盖施工单位公章；
（二）工程建设期间发生索赔的：
□1、法人授权委托书和经办人身份证原件及复印件；
□2、索赔方凭规定的索赔文件副本；
□3、索赔情况报告（申请单位法人签字盖章，监理单位加具意见及公章）；
□4、市住建局开具的保函收讫回执。
注：除第（二）种情况外，在保函约定的有效期届满前，保证人、被保证人和受益人不得以任何理由取回保函。
其他工程提交：□《建设工程施工合同》（原件，正本、副本各二本），附：施工合同甲乙双方法定代表人证明书原件，法定代表人授权签订合同的还应提交授权委托书原件；
从2010年10月1日起，房地产开发项目需提交：□《工程预算书》。
注：合同应当采用《广东省建设工程施工合同范本》（省建设厅制），并含人工费总额专门条款，协议书与专用条款应填写完整。合同必须有法定代表人或被委托人签字盖公司公章，合同竣工日期不得早于办理合同备案时间，否则不予受理。《工程预算书》需由在莞已登记备案领取《信用管理手册》的造价咨询企业编制，并经甲乙双方签名确认。
说明：1、合同竣工日期早于办理合同备案时间的，我局将不予受理。对提交延期协议的，经向工程所在地城建办咨询确认未完工的，予以办理，同时按违法建筑查处；对经向工程所在地城建办咨询确认已基本完工的，将发出不予办理通知。
2、外商投资建筑业企业应当在其资质等级许可的范围内承包工程（详见《企业资质证书》备注或建设部令第113号第十五条规定），在莞承接工程符合规定的无需提交信用管理手册，但应凭建设单位的营业执照，按“建筑业企业在莞登记备案领取《信用管理手册》指南”中的“在莞建立网上信用管理档案”，先行办理好“网上信用管理档案”。
□4、甲乙双方签订的合同终止协议书，附：项目经理（建造师、总监）等相关证件回执；
□5、加盖原合同甲方与施工单位双方公章的工程款结算证明和无拖欠工人工资证明，并由镇（街）规划建设办加具意见和原合同甲方与监理方双方公章的工程款结算证明，并由镇（街）规划建设办加具意见；
□6、原建设单位属国有或集体经济成份的项目，需提交其主管部门出具的书面意见。
施工单位提交：
□1、施工单位开具的《关于取回履约保函的申请》；
□2、市住建局开具的保函收讫回执；
□3、建设单位开具的《关于同意施工单位取回担保函证明》（按样式提交）并加盖公章；
□4、工程竣工验收备案证书复印件(属终止合同的提交相应分部分项验收合格文件复印件，提供原件核对)；
□5、建设行政主管部门（城建办）或有关行政管理部门确认的停工报告副本（终止合同的提交）。
□7、已领取施工许可证的项目除按上述要求提交资料外，还需提交所有施工许可证原件及增加一份申请报告。
四、核销合同备案（对已完工项目）
□1、《东莞市建设工程施工合同备案核销表》和《东莞市建设工程监理合同备案核销表》（各两份）；
□2、工程竣工验收备案证书复印件。
五、保函退回：
以下资料除注明复印件外均收取原件。
劳务分包合同须由施工承包企业与本市劳务分包企业签订。如施工承包企业与市外劳务分包企业的法定代表人为同一人的或有隶属关系的，也可与该劳务分包企业签订，须提交：劳务分包合同原件（正本、副本各二本）、劳务分包企业资质证书和安全生产许可证、营业执照或其它证明双方有隶属关系的资料。
从2010年6月1日起，办理施工合同备案时，需提交与已领取《信用管理手册》或建立信用档案的本市（外市）劳务分包企业签订的劳务分包合同原件（正本、副本各二本）。
□4、从2010年10月1日起，属房地产开发项目和非公开招标的房屋建筑工程需提交公证机关出具的《业主支付担保》公证文件原件。
□5、《办理保函保管应提供信息表》；
注：表格可从东莞建设网下载,应填写完整，否则不予受理。
三、施工（监理）项目注销业务登记和合同备案（对非已完工项目）
以下资料无特殊说明均收取原件：
注：合同应采用《建设工程委托监理合同（示范文本）》（建设部工商总局制），合同第一部份及第三部份应填写完整，加盖合同双方的骑缝章；合同必须提交原件，由法人或被委托人签字，盖公司公章，否则不予受理。
6、房地产开发项目和非公开招标的房屋建筑工程提交：□由公证处密封的《建设工程施工合同》（原件，正本、副本各二本，加盖公证处密封章，公证书的办理程序可在“相关表格”中下载）；
一、施工、监理合同备案（以下资料未特殊注明的均为收复印件核对原件）
从2010-8-2起正式开通合同备案网上填报系统，施工企业、监理企业必须在办理合同备案前，凭企业帐号、密码登陆“东莞建设网-信用管理-合同备案”进行网上填报，提交数据后打印一份网上合同备案表加盖企业公章。
□1、网上填报后打印的《东莞市建设工程施工、监理合同备案表》原件；
□2、监理企业填报的《东莞市建设工程施工监理合同履约管理手册》原件；
注：可在东莞建设网下载填写,需加盖建设单位、施工单位公章。在合同备案后，监理企业随合同凭证领取网上“施工监理合同履约通报平台”的用户帐号和密码。监理企业在施工过程中必须按照东建市〔2008〕64号、东建市〔2010〕42号的规定将合同履约定期跟踪检查的五个阶段情况通过“东莞建设网-合同备案履约监管系统”上报建设局，否则将发出扣分通知。
如同一规划许可证的工程规模已备案部分单体工程，所剩的面积应≥本次备案的单体工程面积。本次监理合同计费基数应≥本次施工合同的合同价款。
5、签订合同的甲乙双方应提交法定代表人证明书、法定代表人授权书，应采取企业注册地或广东省（东莞市）工商管理部门监制格式；委托书应由法定代表人签名、盖企业公章。已提交公证机关出具的公证文件原件的无需再提交法定代表人证明书、法定代表人授权书。
3、企业必须先行办理好施工、监理企业的承接业务网上登记后，方可办理合同备案、保函备案。申请人在办理合同备案时需对照《工程项目办理“业务登记、合同备案、保函备案”资料自查表》表中内容自行检查，对不符合要求的，在办理手续前予以改正，以便加快事项办理。
4、监理合同备案的工程规模应≥本次施工合同备案的工程规模应≤规划许可证的建设规模；监理合同、施工合同的建设单位、工程名称、工程地址必须与规划许可证相符；否则不予受理。