高校OA系统电子文件归档可行性与问题分析及对策

第3卷第2期2011年2月当代教育理论与实践Theory and P ractice of Con t empo ra ry Educa tionV o.l 3No .2Feb .2011高校O A 系统电子文件归档可行性与问题分析及对策彭艳平(湖南科技大学校办,湖南湘潭411201)摘 要:在高校办公自动化环境下,电子文件的归档管理工作已愈发重要。

电子文件信息的非直读性、可转载性、易变性等特点,要求在电子文件归档时必须坚持完整性原则、可读性原则和真实性原则。

通过提高管理人员的业务水平和素质、不断优化办公系统等措施,可有效解决电子文件归档过程出现的问题。

关键词:OA 系统;电子文件;归档;对策中图分类号:G 271 文献标识码:A 文章编号:1674-5884(2011)02-0040-02办公自动化(O ffice Au t om ati on ,简称OA )系统,有广狭义之分,广义的OA 系统集成了单位内如财务管理系统、教学管理系统、科研管理系统等各个专用计算机应用系统,是各不同系统间信息传递、信息共享、信息集成的一个统一平台。

狭义OA 系统则主要指具备公文处理、信息发布与传递、交流等功能的以实现单位内的公共管理事务为主要职能的办公系统[1]。

本文仅论及狭义上的办公系统,是指高校党政管理部门、教学部门在工作中以计算机技术和网络技术为核心,采用现代化办公设备和先进的通信技术收集、整理、加工、存储和使用而开发出来的专门办公系统。

随着各高校办公自动化、信息网络技术日趋完善,高校OA 系统的信息化水平不断提高,高校档案部门如何在OA 环境下实现对电子文件的有效管理和归档问题,就显得更加重要与突出。

一 电子文件的特点在国家颁布的 电子文件归档与管理规范 中,!电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的文件。

∀电子文件首先是文件,是在办公自动化、电子政务等环境下产生的文件。

因为它具有以下特点:1.信息的非直读性。

与纸质文件不同,电子文件是存储于某一载体上的,是把可识别的文字、图形等传输到计算机中换成二进制码来表示的,因而不能直接观看其内容,必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来,转变成人能识别的形式,人们才能知晓其内容。

2.信息的可转载性。

电子文件的信息不再依赖原始记录载体,不需要有固定的实体状态和存储的位置,可以在不同载体同时存在或互相转换,而其内容不会发生变化。

3.信息的易变性。

电子文件突出的优点就是无论是起草还是修改,都很方便于增、删、改,且改后可不留痕迹,但这也导致电子文件修改后与原文件有多大改动就很难认定,很难确定新、老电子文件的一致性。

电子文件的易更改性给其归档工作带来了纸质文件所没有的新问题。

4.信息的共享性。

电子文件不象纸质文件那样通常只能有特定的读者,只能在某时某地让能接触到它的人阅读,电子文件可以不受限制,对信息获得者来说,可以实现多人共享,可以完全不受时空的制约。

5.信息的集成性。

电子文件可将各种信息加工组合在一起,如:文字、图形、图像、影像、声音等,成为!多媒体文件∀,能方便用户利用和选择电子文件。

6.信息的不稳定性。

电子文件信息的不稳定性主要来自于载体。

例如:光盘大概是30年左右的保存期限,软盘的保存期就更短,因此这给长期保存电子文件带来了新问题。

电子文件种类是多种多样的,不仅有以上不同于纸制档案的特点,而且种类也没有纸制档案那样单一。

电子文件主要有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件等等,这就更加难以保证电子文件的长期稳定和有效使用价值[2]。

二 电子文件归档的原则要把电子档案管理好,收集电子文件是第一位的,如果没有电子文件,电子文件的管理就无从谈起。

电子文件就是文件,它具有文件的属性,它与纸制文件所承载的载体不一样、所表现形式不同,但内容相同,所以档案部门在制定电子文件归档范围时可以完全参照纸制档案的归档范围来进行。

在确定电子文件归档范围时,还应结合电子文件自身的特点,广泛征求学校各单位意见,必须把具有40*收稿日期:2010-09-25作者简介:彭艳平(1971-),女,湖南湘潭人,助理馆员,主要从事文书管理研究。

查考、利用价值,并能反映学校各院系和部门的主要职能活动的电子文件纳入归档范围。

办公自动化环境下的电子文件归档是新课题。

与纸质文件比,电子文件的归档要求更高。

做好电子文件的归档工作,应遵循以下几点原则:1.前端控制原则。

就是对电子文件形成的整个归档过程的目标、要求和规则进行科学分析、系统整合,把有可能在电子文件形成阶段或部分实现的管理功能在电子文件管理系统中设计,其实质就是把电子档案归档工作提前介入到电子文件形成的系统之中。

2.真实性原则。

真实性在这里是指电子文件内容、结构和形成的背景信息经过传输、迁移等到最后归档仍然保持不变,与电子文件形成时的原始状态保持一致。

这不但是保证电子文件的行政有效性和法律凭证性的基础,而且是电子文件反映历史面貌,形成具有社会价值、能作为社会长久保存的基础。

3.完整性保障原则。

是指电子文件在归档处理完毕后具有很强的完整性,这体现在群体完整性和个体完整性两方面:一是具有有机联系的电子文件以及它形成的相关文件数量齐全,二是单个电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

这也是电子文件归档的一项基本要求。

4.可读性保障原则。

纸质文件归档后,要再次查阅,只要按照相关程序办理查阅即可,一般不受条件和设备限制。

而由于电子文件必须借助一定工具才能查阅。

所以电子文件的可读性保障就显得十分重要。

电子文件的可读性保障是指文件归档处理后,在人们需要使用时能够以可识别、能理解的方式输出来,并能保持电子文件及其内容的真实性,这也就是电子文件存在和具有保存价值之所在。

三 电子文件归档存在的问题分析1.对OA系统产生的电子文件重要性认识不够。

随着高校OA系统在公文处理上的普及应用,电子文件作为新时期的新生事物,与纸质文件相比,归档管理工作更为艰难,主要是受传统观念的影响,人们对电子文件的归档管理意识不强。

在目前的高校OA系统中,从电子公文的制作到归档,都存在着混乱现象,电子文件制作生成后,文秘人员在递交归档时,有些档案工作人员因为怕增加工作量而不愿接收电子文件归档,认为电子文件保存不是档案部门的事情,而是信息部门的事情。

2.OA系统与档案管理系统的不兼容。

电子文件的产生和运行都是由支持它的系统来实现的,如果OA系统形成的电子文件可以自行流转至档案管理系统,这是电子文件归档管理的最佳状态,可现在普遍存在的是OA系统与档案管理系统不兼容,两个系统分属不同的部门管理,分头建设,各自为政,都不愿为了达到归档的目的放弃自己的系统,双方也没有提出要互相改进系统。

这就造成了现在归档的电子文件不完整,不真实可靠,归档工作的随意性,还将影响到电子文件的整理、保管,以后的查找利用等后续工作。

3.电子文件归档管理制度不健全。

高校电子文件归档管理起步时间还不是很长,虽然国家颁布了 电子文件归档与管理规范、 电子公文归档管理暂行办法等规章制度,部分高校意识到了电子文件科学归档的重要性,但也有些高校并未制定规范的管理制度和科学的管理方法,没有把电子文件纳入规范化、系统化的管理,造成各部门形成的电子文件没有专人管理,没有归档,甚至造成有些电子文件丢失。

4.电子文件归档管理缺乏专业人才。

高校OA系统电子文件归档管理工作是一项重要的档案技术工作,是一项极具挑战性的工作。

因此,它不仅要求档案管理人员掌握专业的档案管理知识,还要求档案人员掌握熟练的计算机、网络和OA系统的知识和技术。

但是,目前不少高校的现有档案管理人员缺乏这方面的业务培训,有些年龄偏大的档案管理人员,对电子文件归档管理工作本质、内容及目的都缺乏基本的了解和认识,甚至认为电子文件没有必要归档。

四 电子文件归档管理的对策1.提高对高校OA系统电子文件归档工作的管理意识。

电子文件是信息时代的新生事物,是档案的一个重要来源。

学校各级领导要充分认识到电子文件归档在学校建设和发展中的重要性,要高度重视,要改变过去只重纸质档案的观念,不断完善电子文件归档工作,把电子文件归档管理工作作为办公自动化中的一项重要工作来抓。

同时档案管理人员也要认识到电子文件归档也是档案工作中重要的一部分,要通过一些渠道来向人们宣传电子文件的重要性,提高人们对电子文件重要性的认识。

2.解决OA系统与档案管理系统不兼容问题。

高校OA系统与档案管理系统不兼容,给电子文件归档带来很大困难,如何与档案部门使用的档案管理系统相衔接,高校档案部门应与OA系统开发商联系,寻找两者的结合点,使OA系统和档案管理系统二者相兼容,使两者在电子文件归档上实现紧密衔接,从而实现真正意义上的文档管理一体化。

3.建立健全电子文件管理制度。

各高校应根据国家颁布的 电子文件归档与管理规范和 电子公文暂行管理办法,结合学校实际,合理制定出本学校OA系统的电子文件管理办法,在电子文件归档范围、归档时间、归档分数、归档要求、归档方式等方面制定出科学、合理、严密的管理制度,能够做到有章可循,有规可依。

4.加强档案队伍建设,培养适应现代化管理的人才。

电子文件归档是一个新课题,这就要求档案工作人员既要有档案的专业知识,同时要掌握计算机、网络知识,学校档案部门应有计划的对档案工作人员进行电子文件和电子档案管理方面的培训,档案人员也应主动学习一些电子档案的先进经验,提高业务水平,加强自身素质。

5.做好OA系统电子文件与纸质文件的同步管理。

鉴于目前电子文件的不稳定性和不具有直观性,对于一些具有法律效力和凭证性的文件目前最好的办法还是纸质文件与电子文件同步管理,采取!双轨制∀,即在OA系统内下发电子文件的同时,文秘人员必须打印备份一份纸质文件,在电子文件递交归档时,文秘人员把打印备份的纸质文件同时递交档案管理部门归档。

参考文献:[1]吴乃萍,冯桂珍等.办公自动环境下高校电子文件的归档与管理[J].南京工业大学学报(社会科学版),2005(1).[2]侯 军.高校电子文件的特点与归档管理[J].山东档案,2008(6).(责任编校 朱正余)41。