书店盘点经验谈

书店盘点经验谈

可靠的盘点是书店实现库存准确的开端，也是书店评估管理状况的重要手段。很多书店都非常重视盘点，认真对待盘点的整个过程，遗憾的是，每年仍有不少书店盘点失败。

九年来广智协助过很多书店盘点，主要的经验教训都归结到两个字：组织。组织工作的严密程度，直接决定盘点的速度和质量。不同规模和类型的书店，对组织工作有不同的要求，中小型单体书店的盘点组织工作比较简单，基本按软件流程执行就可以；大中型书店、连锁书店的盘点组织工作则比较复杂，人员分工和培训、货架整理和规划、盘点方法选择、设备筹备调试、事前事中监控等等，有许多地方需要注意。

下面我们将总结各地大中型书店、连锁书店的盘点经验，重点讨论盘前规划、盘中控制和盘后处理过程中一些值得注意的问题，并对不停业盘点、连锁店和首次盘点等特殊盘点进行概要性的讨论。

第一部分盘点前的规划——好的开始是成功的一半

利用电脑进行盘点，如果事前没有根据实际情况做好严格的规划方案，准确率和效率可能比手工盘点还要低。严格的盘点规划是实现盘点准确的有力保障，正确的盘点方法能够提高盘点效率。

一、盘点场地的规划

很多书店的盘点失败是由于漏盘、重盘。发生漏盘、重盘的主要原因是缺乏盘前的场地规划，场地规划包括两方面：

1．合理分隔盘点区域。例如盘点分架时，最容易出错的是分架不明显的成堆的书，要注意创造空间位置明确分开；负责整理货架的人员应事先点数，样书摆放要方便盘点人员抽出和扫描，等等。

2．对划分的盘点区域进行表格跟踪和整体监控。有必要制定详细的货架总表来跟踪数据录入、确认、复核、抽查情况，以避免重盘和漏盘。

二、前期数据整理

未录入的手工单据、体外循环的图书等，应在盘点之前妥善处理，及时补录、辨别，以免在盘点的过程中出现差错。

比较复杂的是连锁书店的情况，要保证分店的图书信息、库存信息与系统主机保持一致，在盘点前应该先通过连锁系统跟系统主机进行完整的数据交换，保证跟系统主机的有关数据同步。所以当广智的服务工程师协助用户盘点时，就会帮助客户进行数据的比较和检查，保证有关的数据同步。

三、选择正确的盘点方法

就大多数用户而言，提高盘点效率的最有效方法是增加参加盘点的电脑或设备，因为盘点数据录入、复核过程很花时间，只有利用更多的电脑或设备进行数据录入才是有效缩减盘点时间的最好途径。

下面我们介绍三种大中型书店常用的盘点方法：

1．多机联网移动盘点

这是经过广智公司的多个大型客户成功验证过的方法，朴素而实用，非常值得向条件充足的用户推荐。利用足够长度的网线和电源线，可以把盘点的电脑与盘点主机联网起来，然后把盘点电脑放在书店常用的运书小推车上，用转接头把扫描器延伸得足够长，形成一个流动的“数据采集机”。这样，盘点电脑可以沿着货架流动地进行数据采集，由于已经和盘点主机连成局域网，盘点数据直接写入盘点主机，从而无需进行复杂的单机数据汇总和校验工作。

利用多机移动局域网联合盘点的模式，由于是在货架边采集数据，可以直接对重号书进行确认，节省了来回确认重号书的时间，也避免了初盘后因为要打印报表、复核等而来回走动的过程中发生的货架上的图书异常变动等事故。

不过，明显过长的网线和电源线总给人不安全的感觉，也很容易由于人为失误造成暂时的断网、断电事故，影响正常的盘点工作，所以这种模式必须是在盘点现场控制得很严格的前提下进行。最近，广智利用目前最新的移动网络技术成功实现了无线网络的应用，利用手提电脑和移动网络搭建没有线路限制的联网流动盘点平台，从而使盘点更加简单快捷。

2．专用盘点机移动盘点

使用专业的手持数据采集设备（以下简称盘点机）进行盘点是最方便最快捷的方法。盘点机是可以手持移动的数据采集器，集条码扫描和数据储存于一体，是各类型大型卖场、仓库的标准盘点设备。

国内图书重号现象严重是阻碍我国书业信息化进程的重要因素，这个问题同样也严重影响了利用盘点机进行盘点的效率。要避免在盘点时对重号书进行逐一确认，唯有对重号书重贴自编唯一条码。采用自编唯一条码后，盘点和销售时不再需要人工选择重号书，速度和准确性都得到很大提高。国内较大的书城多数都对重号书重贴了自编唯一条码。

如果由于各种条件限制，书店不使用自编唯一条码，那么在盘点时，必须对重号品种进行确认，这在前几年是书店最为棘手的问题。广智在八年前就支持利用盘点机进行盘点数据采集，当时的盘点机体积较大，数据储存量少，不能存放图书书目库，只能记录书号/自编号和盘点数量，所以采集数据导入到盘点主机后还要打印出重号书确认表，凭该表回到货架上进行重号书的复核、选定，时间和人力的浪费都很大。在这种模式下采用盘点机，其效率比上述多机联网移动盘点要低得多，因此广智遇到不采用自编唯一条码的用户，基本不推荐其使用盘点机。

现在由于技术的进步，局面出现了更大的改变。广智近期将推出的新款盘点机，能储存高达二十万种的图书资料，可以直接在盘点机上进行重号品种确认，不再需要打印报表返回货架确认，盘点效率得到了很大提高。可以说，由于这种新型盘点机的出现，不采用自编唯一条码的书店才将真正有机会采用盘点机进行盘点。

过去盘点机价格昂贵，往往只有实力比较雄厚的企业才有能力购买，而且购买的数量较少，反而限制了盘点速度。新型盘点机功能比原来强得多，价格却有相当的下降，并且广智可以对VIP和工程客户提供租赁服务，这对盘点机在书业的普及应用，可能是一个促进。

3．多单机联合盘点

这是没有技术人员的书店最常用的一种盘点方法，将其他部门的电脑直接搬到门市或仓库，在不联网情况下进行盘点，盘点结束后通过盘点软件将每台机的盘点数据进行收集汇总。这些电脑可以是移动的，也可以是固定的。

一般来说，与多机联网移动盘点相比，多单机联合盘点比较容易犯错误，风险会大一些。需要特别小心的是，最终把盘点原始数据汇总到盘点主机上的时候，必须由对业务系统相当熟悉的管理员去汇总盘点数据，并校验盘点数据的准确性。建议有需要采用多单机联合盘点的客户在操作前一定要详细跟广智的工程师咨询或直接购买广智的盘点服务。

第二部分盘点期间的控制——做到有意识地检查和防范

一、对货架数据进行手工汇总复核

每个盘点货架复核完后，应该用表格将电脑上该架的总数量和总码洋抄下来。在本仓全部货架盘完后，就可手工汇总出全仓总库存，与电脑自动汇总的全仓库存数值核对。这样可以确保在更新库存、产生盈亏前不会因误操作或系统故障等情况而使原始盘点数据出现错误。

二、盘点期间的物流监控

盘点期间没有对物流走向进行事先筹划和严密监控，是书店很容易犯的错误，而且往往在盘点结束后，书店还不能意识到这个错误。这一点在规模较大的连锁书店中最为常见。

我们来举个例子：一个有多个连锁店的用户对某分店进行盘点，盘点前从该用户的物流中心调拨一种新进图书到盘点门市，但由于该店盘点，所以物流中心没有把书运送到该门市，而电脑里却录入了这本书调