物业公司采购管理制度

金碧物业有限公司兰州分公司

采购管理制度

第一章总则

第一条为加强公司内部采购管理，规范采购申报程序，统一验收标准，严格控制成本，合理调配、利用物质资源、严明采购纪

律，特制订本制度。

第二条采购部为材料物资采购管理的主要责任部门。采购部具体负责公司设备物资的采购、定价、配送以及公司日常办公物资、营销物料的询价、定价、选定单位等工作。

第三条本制度严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则，严格遵守“谁立项、谁定板、谁验收”的原则、严格遵守“三个

三”原则。

1、选购三原则：

（1）一种物品购置部门找三家;

（2）一种物品报三家；

（3）一种物品最后定一~三家。

2、定购三原则：

（1）同类物品质量最优；

(2) 同类物品价格最低；

(3)同类物品的供应商服务最好。

3、验收三原则：

（1）由购置部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；

（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；

( 3) 发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退掉。

第四条收到经审批的立项申请、呈批报告、资产购置审批表后，采购部严格按照“三个三”原则寻找单位，各采购分部或采购员采取背靠背询价、谈判并制定竞价表（见附件1）；同时提交询价资料，推荐最佳单位入围，采购部负责人牵头组织编写竞价审批表（见附件2）。

第五条预决算金额1000元（一次购买总价）以下的低值易耗品及物料（固定资产除外），由立项部门参照本制度自行采购；预决算金额10万元以下的材料物资，由采购部按照本制度规定的原则进行采购；预决算金额10万元以上（含十万）的材料物资采购，由采购部参照工程招投标程序，招投标部配合进行招标。

第二章立项、采购流程

第六条立项、采购流程。

一、工程主体材料或设备物资的采购程序（非和同类）：

1、立项程序：由施工单位提交并经地区地产公司工程部审核/地区地产公司工程部自行提出材料购买计划申请→地区地产公司工程部填写《材料申报表》→地区地产公司工程技术部审核→主管领导审核→公司负责人审核。

(1)地区地产公司工程部根据图纸或现场需求明确工程范围、工程量、型号、规格、技术参数等指导采购；、

(2)临时使用，且非永久安装使用的材料，须经过资产管理部门签署意见。

2、定板定价程序：地区地产公司工程部将经审批的“材料申报表“提交地区地产公司采购部→采购部询价、定价→总工室审核技术条件、样板→招投标部审核价格→主管采购领导审批→公司负责人审批（2万元以下）。

3、采购程序：地区地产公司采购部办理合同、实施采购及材料款支付等相关手续。

二、日常办公及后勤类物资立项采购程序：

1、固定资产：

申购部门/单位填写《资产购置审批表》（见附表3）→部门资产管理员意见→部门负责人审批→主管领导审批→公司资产管理部门意见→公司董事长审批（权限内“五万”）→公司采购部询价定标→实施采购【2万元(含2万)以上的】，由采购部根据《竞价（标）审核表》、《供货通知》（见附表8）或定价资料签订供货合同并负责办理结算等相关手续；2万元以下的，由申购单位自行采购结算。

2、低值易耗品/物料用品(1000元以上)

（1）申购部门/单位填写‘资产购置审批表(低值/物料)”→部门资产管理员意见→部门负责人审批→主管领导审批→公司资产管理部门意见→公司董事长审批→公司采购部询价定价→立项部门实施采购、办理合同及结算等相关手续。

（2）低值易耗品/物料用品申购总价在1000元以下的，由使用部门自行购买，购买程序如下：

申购部门/单位填写资产购置审批表（低值/物料）→部门资产管理

员意见→部门负责人审批→主管领导审批→立项部门询价定价、实施采购并办理结算等相关手续。（资料立项部门自行存档备查）

3、办公文具、耗材类：

（1）办公文具类申购流程：公司采购人员按集团公司相关规定，确定年度供应商：

○1计划内;:申购部门/单位每月28号前填写下个月“金碧物业有限公司兰州分公司月份文具用品/申购表”（办公文具限额10元/人*月）→部门负责人审核→由行政人事部汇总审核后实施采购、办理相关结算手续。

○2计划外：申购部门/单位填写呈批报告→公司主管领导审核→公司采购部询价核价→采购部根据竞价资料办理结算等相关手续（适用于总价在1000元以上的耗材采购）。

1、非工程类绿化、印刷制品、广告制品等共享物资：

(1)公司采购人员按集团相关规定，确定年度供应商；

(2)申购部门/单位填写呈批报告/请示→部门负责人审核→行政人事部审核→主管领导审批→公司董事长审批→由申购部门/单位实施采购、办理结算等相关手续。

第七条上述申购、采购流程，监察分室有权对价格进行抽查，对不合理价格提出终止申购或交由集团监察室进行查处。

第八条如须经过招投标（20万含20万）以上程序，则开标过程由监察室参与监督。

第九条采购流程中涉及的所有资料元件，采购部负责存档，并在制

度规定时间节点内移交监察分室归档。

第三章材料物资验收管理

第十条涉及工程安装类材料由工程部组织相关单位验收并在《工地收货单》（见附表4）上签字确认；其他物料由行政人事部组织验收并在《直拨单》（见附表5）上签字确认。

第十一条其他材料物资采购需由申购部门、采购员、资产管理员共同参与验收。

第四章单据管理

第十二条单据类别：

1、《直拨单》一式四联：存根（采购部）、财务部、记账（行政人事部）、领料（申购部门）。

第十三条单据印制：《地区公司工地收货单》由集团材料设备公司统一印刷并发放各地区公司使用，《直拨单》由行政人事部负责印制。第十四条单据使用：

1、一般的材料物资，行政人事部开具《直拨单.》，作为财务结算依据。

第六章采购纪律

第十五条采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。

第十六条所有参与采购工作的人员独立运作，禁止相互串通、干预。