贸易公司采购管理制度

采购管理制度

第一条为规范山谷蓝/泰科曼公司的采购管理，保证销售所需商品的及时、合理采购，特制定本制度。

第二条采购计划的制定：

采购活动必须有计划地进行，采购计划的制定须遵从公司总体战略性目标，并应根据生产厂家的进货要求、根据公司总体的销售业务计划及策略产品的销售计划来确定公司总体的采购计划。

采购计划分为年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。

（一）年度采购计划的制定：

总经理将厂家的年度进货任务交商务部，同时销售总监助理将经过总经理办公会讨论通过的年度业务计划交商务部，库存管理员上报库存状况统计表，商务经理根据业务计划、厂家任务、历史数据和库存情况制定年度采购计划，由财务总监审核后报总经理审批。

（二）季度采购计划的制定：

每季度末，商务部必须制定下个季度的采购计划，季度采购计划主要适用于采购周期较长的商品。制定采购计划之前，商务部须取得如下资料：

1．各地区办事处每季度末上报下个季度的商品订货预估。订货预估应包括商品种类、数量、规格型号等信息，并注明需到货日期，各地区由地区经理审核签字后，交销售总监助理，由销售总监审核后交商务部。（商品订货预估表见附表）

2．市场部每季度末上报策略产品或重点产品的订货预估。订货预估应包括策略产品种类、数量、规格型号等信息，并注明需到货日期，由产品经理审核签字后，交市场总监审核后交商务部。

3．商务经理根据销售部、市场部上报的产品订货预估，并结合库存情况、历史数据及厂家任务的完成情况，制定下个季度的采购计划，报财务总监审核后交总经理审批。

（三）月度采购计划的制定

季度采购计划不足的部分应以月度采购计划作为补充，月度采购计划的制定程序同季度采购计划，月度采购计划主要适用于采购周期较短的商品。

（四）山谷蓝主机设备类产品的采购采取预订方式进行，销售订单签定并经审核后，

由医院或经销商交付一定金额的订金后，方可执行采购。

（五）临时性采购

若有临时性或紧急性的采购需求，由各地办事处或市场部提出申请，地区经理或产品经理签字后需交销售总监或市场总监审核，再交总经理审批后交与商务部执行采购活动。

维修备件的采购由维修部根据维修备件销售需求并结合备件的库存状况制定备件采购计划，交销售总监审核后，总经理审批，再交商务部执行。

第三条采购程序及说明

（一）采购订单审核

1．采购管理员根据采购计划情况制作采购订单，商务经理根据相关的信息分析并对采购订单进行初步审核并签字。

2．商务经理审核后，将采购订单交财务总监审核后交总经理审批。

3．总经理审批后交商务经理，商务经理根据实际情况指导采购管理员执行。

（二）采购订单跟踪及发货

采购管理员须密切跟踪供货商对订单的备货情况，适时、合理地安排订单的发货，并根据订单的实际情况选择合适的运输方式，既要保证库存和销售合同的交货期，又要降低所有产品的采购成本。

（三）采购订单到货及验收

1. 采购订单发货后，采购管理员应认真审核发货商提供的进口单据，审核无误后交

与外贸公司，并督促报关行在最短时间内完成清关，将货送到库房或是指定的地点。

2.采购管理员须提前三天将进口报关箱单传真给仓库管理员，以便其做好接货、入库

准备。

3.采购管理员须随时将采购订单录入商务软件系统，并在到货后，及时将采购的相关

单据（包括发票、箱单、关税和增值税税单、报关杂费清单）递交给财务部门相关人员，以便财务及时入帐，同时留一份存档备案。

4.采购到货验收时，出现到货与箱单不符或是损坏等任何不能入库的问题时，仓库管

理员应及时书面通知采购管理员，并按相应的程序处理。

（四）采购相关款项支付

1．进口关税、增值税支付：商务部须提前一周书面通知财务经理预计所需关税、增值税金额，以便财务部门做好准备；需交纳进口税款时，由采购管理员根据税单填写付款申请，交商务经理审核后，交财务部门审核，总经理审批后，出纳开出支票，交采购管理员

去银行交纳。

2．报关杂费的支付：采购管理员应认真核对当月所有报关杂费的清单，确认无误后，填写付款申请，交商务经理审核，再交财务部门审核，总经理审批后，由出纳开出支票，交采购管理员支付，所有当月报关杂费须在每月月底前支付完毕。

3．需要支付采购货款时，由财务部门书面提前一天通知商务部支付金额和要求付款日期；采购管理员接财务部门通知后填写货款支付申请单，交由商务经理审核签字后，交财务经理核对、审查，再交财务总监进行审核签字，之后，交总经理审批。审核完毕，出纳开出支票，交采购管理员支付。

4．采购付款后，采购管理员须于财务部门当月结帐之前，将货款发票返回财务部。