文件管理制度

文件管理制度
一、总则
为规范和规范公司内部文件的管理，保证公司文件的完整性、保密性和可追溯性，提高公司工作效率和管理水平，特制订本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司内所有部门、单位及所属各单位。

三、文件管理的基本原则
1. 真实性原则：文件内容必须真实、准确、完整。

2. 保密性原则：对于涉密文件，必须按照相关保密规定进行管理。

未经批准，不得泄漏或外传。

3. 权限原则：各部门负责人必须对本部门文件的合法性、权威性、完整性和准确性进行审核和管理。

4. 转交原则：文件的传递必须按照上级部门对文件的指示进行快速有效的转交。

5. 存储原则：文件必须按照规定的存储结构进行存档，便于查找和管理。

6. 销毁原则：对于已经完成任务或者无效的文件，必须按照规定进行销毁。

四、文件的分类
公司文件主要分为内部文件、机密文件、业务文件和财务文件。

1. 内部文件：指公司内部部门之间的文件、通知、会议纪要等。

2. 机密文件：指公司的密电、保密通知、涉密会议记录等。

3. 业务文件：指公司的各种业务合同、协议、项目计划和工作总结等。

4. 财务文件：指公司的各种财务报表、账簿和财务计划等。

五、文件管理流程
1. 出文流程
（1）申请出文：由相关部门负责人提出申请，并经过上级主管领导审核批准。

（2）起草文件：由相关部门起草文件并经过部门负责人审查。

（3）公示：对于需要公示的文件，必须经过公示程序。

（4）签发：由文件起草人提交至文件管理部门签发，并按照签发规定进行签发。

（5）分发：签发后的文件必须按照分发规定进行分发。

2. 收文流程
（1）收文登记：由文件管理部门对收到的文件进行登记，并进行编号。

（2）审核：对于需要审核的文件，必须经过审核程序。

（3）签收：相关部门负责人签收文件，并经过部门文件管理人员进行备案。

（4）传阅：相关部门必须根据文件内容进行传阅，确保相关人员知晓文件内容。

（5）归档：文件必须按照规定的存储结构进行归档存储。

3. 文件调阅及借阅
（1）文件调阅：相关部门需要查看文件，必须提出书面申请，并经过文件管理部门的调阅审批。

（2）文件借阅：如需借阅文件，必须提出书面申请，并经过文件管理部门的借阅审批。

4. 文件销毁
（1）文件销毁申请：相关部门需要销毁文件，必须提出书面申请，并经过文件管理部门的审批。

（2）文件销毁程序：文件销毁必须按照相关规定进行，确保文件的安全销毁。

六、文件管理的责任
1. 部门负责人对本部门文件的真实性、完整性、准确性负有首要责任。

2. 文件管理部门对公司文件的存档、调阅、借阅和销毁负有责任。

3. 公司全体员工对公司文件的保密性负有责任。

七、附则
1. 公司全体员工必须遵守本制度，否则将受到相应的纪律处分。

2. 本制度对文件的管理程序、流程和要求进行了详细的规定，相关部门必须严格执行。

3. 本制度由公司董事会审批并负责解释。

八、审定
本制度经董事会审定并自发布之日起执行。

以上为公司文件管理制度，望各部门遵守执行。