行政管理制度

附件五成都XX公司行政管理制度二○○八年十一月目录1．办公行为管理规定 (II)2．办公用品及办公设备管理规定 (IV)3．保密管理规定 (VI)4．档案管理规定 (VII)5．会议管理规定 (IX)6．文书管理规定 (XI)7．印信管理规定 (XIV)8．车辆管理规定 (XV)1．办公行为管理规定为适应公司生产经营发展需要，规范办公行为，管理办公环境，提高员工素质，有效维护办公秩序，特制定本规定。

一、员工行为规范（一）员工须着正装，佩戴胸牌上岗。

上班时间不得穿拖鞋、短裤，男士不留长发，女士不涂指甲。

（二）接打公务电话时问候语后应自报公司名称。

通话简明扼要。

不得在上班时间拨打私人电话，严禁用公司电话拨打信息台。

（三）不得在办公区域大声喧哗、打闹。

(四)严禁上班时间利用公司网络从事与工作无关的事务。

（五）保持办公区清洁，禁止在办公区随地吐痰和乱扔废弃物品。

（六）保持办公桌整洁。

桌面上不得摆放非办公用品，下班时整理好办公桌面，座椅靠办公桌摆放，锁好重要资料，切断电器电源。

（七）上班时间不得看非专业性报刊杂志，不得做与工作无关的事情。

（八）不得随意翻看他人的文件、资料等。

（九）妥善保管个人物品，不得随意拿走他人物品。

如需借用，须声明，用后即归还。

（十）接待来访应在指定区域，不影响其它同事的工作。

（十一）员工自备水杯，不得使用公司纸杯。

二、服务规范（一）仪表：公司员工应仪表整洁、大方得体。

（二）微笑服务：在接待公司内外人员的垂询时，应注视对方，微笑应答。

（三）用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁高声喧哗。

（四）现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。

（五）电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录。

严禁长时间占用公司电话聊天。

三、办公秩序（一）工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

（二）各部门应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好办公区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

（三）节约使用办公用品，按规定使用公司办公设备。

（四）各部门专用的设备由各部门指定专人定期清洁，公司公共设施、设备统一由行政管理部负责定期的清洁保养工作。

（五）发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政管理部报修，以便及时解决问题。

四、罚则（一）凡有员工违反上述规定，公司任何员工均有权制止，并立即报行政管理部，由行政管理部在《员工岗位任务月度考核表》中予以考核。

（二）三次以上不改者根据公司根据《员工奖惩管理规定》进行处理。

五、附则（一）本规定适用于公司全体员工的日常行为规范，由行政管理部负责具体组织实施。

（二）本规定自董事会通过之日起执行。

2．办公用品及办公设备管理规定为使公司办公用品管理合理化，减少浪费，加强对办公用品及办公设备的管理，特制定本规定。

一、办公用品的分类：本规定所指办公用品是指不列为固定资产管理的各类办公物资、低值易耗品等。

办公文具分为消耗品、管理消耗品、管理品及办公设备四类：（一）消耗品包括：签字笔、圆珠笔、铅笔、笔芯、刀片、胶水、胶带、告示贴、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、信纸、橡皮擦、夹子、订书钉；（二）管理消耗品包括：墨盒、碳粉、色带、信封、白板笔、荧光笔、修正液、打印台、电池、印泥、印台；（三）管理品包括：剪刀、美工刀、订书机、装订机、打孔机、算盘、钢笔、姓名章、日期章、日期戳、计算器、塑料尺、卷尺；（四）办公设备：办公桌、办公椅、文件柜、饮水机、打印机（单价2000元以下）、电话机。

（五）汽车、复印机等办公设备（单价2000元以上）参照本办法执行。

二、办公用品的申购：（一）公司对办公用品、办公设备实行统一管理，办公用品、办公设备的计划、采购和管理，均由行政管理部负责办理，未经同意，任何部门不得擅自购买。

（二）各部门应根据工作需要向行政管理部提出办公用品购置计划，由行政管理部按审批权限逐级进行审批。

（三）申购部门应根据经批准的办公用品购置计划向行政管理部填报《办公用品/设备申购单》（附表一），并会同行政管理部一起进行采购。

（四）办公用品的采购：1、通用的办公用品，行政管理部的经办人员应本着质优价廉的原则到公司指定的地点进行采买。

专用的办公用品，申购部门和行政管理部的经办人员应共同询价，并将询价结果报公司批准后进行采买。

2、行政管理部应根据各部门办公用品计划及月实际消耗量，对通用的办公用品作适量库存。

3、办公用品购回后，立即办理入库手续，建立使用管理台帐登记，并录入计算机管理系统。

入库验收、台帐登记、领用由专人管理。

三、办公用品的管理：（一）办公用品实行成本核算管理，领取办公用品实行成本计价，按月总结，年终核算。

（二）管理品属一次性领用品，不得重复领用，如有故障或损坏，须以旧换新。

如遗失由部门赔偿。

（三）办公用品严禁取回家私用。

（四）汽车、复印机等办公设备由行政管理部指派专人负责管理。

四、办公用品的领用：（一）办公用品分为部门领用和个人领用。

消耗品为个人领用，管理性消耗品、管理品、办公设备为部门领用。

（二）需要领用办公用品时，须先向行政管理部申请，经行政管理部管理员审核后，方能领取实物。

（三）需要领用专用办公设备时，由部门领用，领用部门负责管理。

（四）普通打印纸统一由行政管理部统一领用。

（五）行政管理员于每月30日将办公用品领用明细表、出库单传递到计划财务部作成本核算。

（六）汽车的使用按照《车辆管理规定》执行。

（七）凡领用的一切办公用品如出现质量问题，须及时将该办公用品交行政管理部管理员，能调换的立即予以调换。

行政管理部管理人员负责与供货厂商交涉相关退、换问题。

五、附则：（一）本规定适用于本公司办公用品和办公设备的管理，由行政管理部负责具体组织实施。

（二）本规定自董事会通过之日起执行。

为保守公司秘密，维护公司发展和利益，制定本规定。

一、公司秘密关系到公司的生存与发展，只限一定范围的员工知悉，全体员工都有保守公司秘密的义务。

公司秘密包括下列事项：（一）公司经营发展决策中的秘密事项；（二）人事决策中的秘密事项；（三）专有生产技术及新生产技术；（四）招标项目的标底、合作条件、贸易条件；（五）重要的合同、客户和贸易渠道；（六）公司未向公众公开的财务、证券情况、银行账户账号；（七）公司“劳动合同”和“聘任协议”中所列的秘密事项；（八）其他董事会或总经理确定应当保守的公司秘密事项。

二、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由行政管理部专人负责印制、收发、传递、保管。

三、在对外交往和合作中，员工须特别注意不泄漏公司秘密，更不准出卖公司的秘密。

四、未经批准，禁止任何部门和个人复印、摘抄、拷贝秘密文件和资料。

五、档案、文书和计算机等机要文件、工具，未经批准无关人员不得查阅和使用。

六、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。

如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

七、接触公司秘密的员工，不得向他人泄露。

非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。

八、对保守公司秘密或防止泄密有突出表现的员工，予以表扬或奖励。

九、违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。

十、本规定适用于本公司保密的管理，由行政管理部负责具体组织实施。

十一、本规定自董事会通过之日起执行。

一、根据国家相关法规和公司管理要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

二、归档的文件材料必须按年度立卷，本公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

三、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种文件一律不准抽存）。

结案后及时交文书人员归档。

工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料直接向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

四、文件材料的收集和管理：（一）坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知行政管理部。

（二）凡本公司缮印发出的公文（含签发稿和一份打印正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由行政管理部统一管理。

（三）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

（四）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政管理部办理归档手续，行政管理部档案管理员签字认可后计划财务部方可给予核报差旅费。

（五）本公司召开的会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向行政管理部办理归档手续。

行政管理部档案管理员签字认可后计划财务部方可给予报销会议费用。

五、各部门文书人员职责：（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集本部门的文件材料。

（二）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，与行政管理部办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理借用文件材料登记手续。

六、归档范围：（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

（二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

（三）本公司正式的对外发文与有关单位来往的文书。

（四）本公司的请示及上级机关的批复。

（五）本公司反映主要职能活动的报告、总结。

（六）本公司的各种工作计划、总结、报告、批示、批复、会议记录、统计报表及简报。

（七）客户访问材料。

（八）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

（九）本公司干部任免的文件材料及关于员工奖励、处分的文件材料。

（十）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

七、平时归卷：（一）各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料，由文书人员统一保管。

（二）各部门应根据本部门工作范围和当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”，“案卷类目”的条款必须简明贴切，并编上条款号。

（三）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门文书归卷。

（四）文书应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”的条款，放入平时保存文件夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

八、立卷（案卷质量要求）:（一）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门文书人员配合，行政管理部管理员负责组卷、编目。