会计档案管理办法

务的重要史料和证据。
价值 属性
（二）会计档案的特点 ❖ 和文书、科技档案相比，会计档案有其
自身的特点，主要表现在三个方面： ❖ 一是会计档案形成范围广泛。 ❖ 二是会计档案类别比较稳定。 ❖ 三是会计档案外在形式多样。
❖ （三）会计档案的价值作用
❖ 由于会计档案的特殊性，会计档案的 价值作用也表现在多个层面：一方面作为 记录单位经济业务的重要史料和证据，它 客观反映了各单位一切经济活动的发生、 发展过程，不仅是经济决策和财务审计的 重要依据，也是执行财经纪律、保护国家 财产、保障经济健康发展的有力武器；另 一方面，会计档案也是研究经济发展历史， 从经济角度展现一个单位历史面貌的珍贵 史料。
❖ 3、财务报告类。财务报告是根据日常会计核算材 料定期编制，综合反映这个单位一定时期的资产、 负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营 成果和现金流动情况的书面文件。
❖ 财务报告种类很多，按编制时间可分为月度、季度 和年度财务报告；按内容和名称划分就更多了，如 行政事业单位经费执行情况报表、企业资产负债表、 利润表、现金流量表等等；按服务对象还分内部报 告和外部报告等等。需要注意的是有关会计报表、 附表、附注以及文字说明，其他财务报告，都应视 为财务报告的组成部分，一并归档而不要遗漏。
❖ 4、其他会计核算材料。根据《会计档案管 理办法》有关规定，银行存款余额调节表、 银行对账单等其他会计核算专业材料，也 属于归档之列。过去曾把银行存款余额调 节表作为会计凭证归档，但由于它不具有 凭证作用，只是补充性的说明材料，所以 改为其他类。另外还有会计档案移交清册、 保管清册、销毁清册三种清册（或称目 录），也要列入会计档案归档范围。
❖ 会计凭证的作用
❖ 提供会计信息，会计人员可以根据会计凭证，对日常大 量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总、并 经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。
❖ ① 监督、控制经济活动。通过会计凭证的审核，可以检 查经济业务的发生是否符含有关的法律、制度，是否符 合业务经营、帐务收支的方针和计划及预算的规定，以 确保经济业务的合理、合法和有效性。 ② 提供记账依据。 会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制审核，按 照一定方法对会计凭证的及时传递，对经济业务适时地 记录。 ③ 加强经济责任制。经济业务后，需取得或填制 适当的会计凭证，证明经济业务已经发生或完成；同时 要由有关的经办人员，在凭证上签字、盖章、明确业务 责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在 其职权范围内各负其责，并利用凭证填制、审核的手续 制度进一步完善经济责任制。
❖ 4．为国家制定未来的经营管理方针提供依据。国 家可以利用会计报表信息，了解宏观政策对企业的 影响，促使国家的经营管理方针更为科学、合理。
二、会计档案的归档时间 和归档范围
❖ （一）会计档案归档时间，是指按照会计档 案归档要求，将会计核算材料整理立卷，装 订成册，编制会计档案保管清册后向本单位 档案部门移交的时间。
分类方案一
类别－年度
会计凭证类 会计账簿类 财务报告类 其它类
❖ 2、会计年度——形式（类别）——保管期限 ❖ 这种方法是把全部会计档案首先按会计年度分开，
在一个会计年度内，再按财务报告、帐簿、凭证 等分为四类，每类根据期限长短依次排列（期限 长的在前，短的在后）。一个年度产生的会计档 案排列之后，统一编案卷流水号，并形成一本案 卷目录。这种方法适用于会计档案形成量比较大 的单位，如大型企业、金融单位、总预算单位等， 如果年度会计档案不足百卷，不宜采用此方法。
❖ 2．为政府经济管理部门进行宏观调控提供依据。 政府部门根据会计报表提供的信息，及时掌握各单 位贯彻执行国家法律、法规和财经纪律的情况，及 时找出差距，保护企业间的有序竞争。还可以对信 息进行汇总分析，为政府部门对国民经济进行宏观 调控和管理提供依据。
❖ 3．为各方关系人的投资信贷决策提供依据。投资 者、债权人等信息使用者可以通过会计报表提供的 信息了解和掌握企业的生产经营情况和财务状况， 以此作出决策。
❖ 3、会计年度——保管期限——组织机构分类 法
❖ 这种方法使用于各级总预算单位（财政部 门）。
❖ 4、会计年度——会计类型——类别（形 式）——保管期限分类法
❖ 先分开会计年度，在按会计类型（税务部门 税收计划、税收会计、经费会计）分设属类， 然后按同一属类内的会计档案财务报告、帐 簿、凭证顺序结合保管期限进行排列。这种 方法适用于各级税务机关。
《会计档案管理办法》明确规定：会计档案 是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计 核算专业材料，是记录和反映单位经济业务 的重要史料和证据。
会计档案定义 形成 主体
会计档案是国家机关、社会团体、原始 企业、事业单位、个体工商户 属性
和其他组织在会计核算活动中
形成的具有保存价值的原始记
专业 领域
录，是记录和反映单位经济业
❖ 2、会计账簿类。会计账簿是以会计凭证为 依据，连续、系统、全面地记录经济业务 的簿籍，是编制财务报告的重要依据。主 要包括总账（也称总分类帐）、明细账 （如银行存款帐、经费支出明细帐等）、 日记账，固定资产帐（卡片）、辅助账簿 （也称备查帐簿）等。
❖ 会计帐簿在外形上一般有三种形式：订本式 帐、活页式帐簿和卡片式帐簿。订本式帐， 就是在帐簿启用之前，已经将帐页统一编号 装订成册的硬皮本帐簿，如总帐、现金日记 帐、银行存款帐等；活页式和卡片式帐簿， 都是将帐页放置于活页夹或卡片盒内的帐簿， 活页和卡片式帐簿有利于会计人员记帐，但 由于帐页不固定，容易散失或被抽换。
❖ 会计报表的作用
❖ 会计报表主要包括主表、附表及会计报表附注。 其中主表包括资产负债表、利润表、现金流量表 及所有者权益变动表，附表包括资产减值准备明 细表等。
❖ 会计报表是外界各信息使用者了解机关团体企事 业单位信息的最主要途径，其主要作用表现在：ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
❖ 1．为加强和改善经营管理提供信息，对经营管 理有着重要的作用。经营管理者通过会计报表提 供的信息，可以全面、系统的了解本单位在一定 时期内的生产经营情况、财务状况和经营成果， 及时发现经营活动中存在的问题，采取有效措施， 及时改善经营管理，取得更大经济效益。
三、会计档案的归档要求
❖ （一）归档的会计核算材料真实、准确。会计凭 证、会计帐簿（除订本式帐）、财务报告等的装 订须做密封处理。会计帐簿、财务报告需有经手 人员、主管会计或会计机构负责人的签字盖章， 以确保其准确性。
❖ （二）会计档案属于专门档案，涉及法律和经济 责任，因此移交的会计档案，原则上应当保持原 卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机 构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理， 以分清责任。
❖ （二）会计档案的归档范围
❖ 明确会计核算材料的归档范围，是做好会计 档案管理工作的前提条件和重要保证。
❖ 一般来讲会计档案归档范围主要包括以下四 个方面：
❖ 1、会计凭证类。会计凭证是用来记录经济业 务、明确经济责任、作为记帐依据的书面证 明。会计凭证按填制的程序和用途可分为原 始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭 证。
(3)移交本单位档案机构接收保管的会计档案，原则上 应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档
案机构应当会同会计机构和经办人共同拆封整理，以分 清责任。
(4)对会计档案应当科学管理，做到妥善保管.存放有 序.查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随 意堆放，严防毁损、散失和泄密。
四、会计档案的整理
❖ （三）归档移交会计核算材料时，会计机构和档 案人员要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签 字后，存案备查。
❖ 单位对会计档案的归档和保管应做到以下几个方面：
(1)每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的 要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清 册。
(2)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由 本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制 移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。
❖ 会计账簿的作用 ❖ 1、账簿可以为管理部门提供系统、完整的会计信息。通
过账簿的设置和登记，可以把分散在会计凭证上的资料 加以归类整理，以全面、连续地提供有关企业成本费用、 财务状况和经营成果的总括和明细的核算资料，以便正 确计算企业在各会计期间的成本、费用和收入成果。 ❖ 2、为编制会计报表提供资料。会计报表所需要的数据资 料，绝大部分来源于会计账簿。账簿的记录是否及时、 详尽，数字是否真实、可靠，直接关系到会计报表的质 量。所以说，正确设置并登记账簿，为会计报表的及时 准确编制提供了依据和保障。 ❖ 3、有利于开展会计检查和会计分析。会计账簿既是汇集、 加工会计信息的工具，也是积累、储存经济活动情况的 数据库。机关企事业单位的一切财务收支、经营过程和 结果都体现在账簿中。因此，利用账簿提供的资料，可 以有效地开展会计检查和会计分析，加强会计监督，保 护财产的安全和完整，提高管理水平。
❖ （6）装盒
❖ 下面图中的凭证封面有哪几项需要填写完整？
❖ 会计档案凭证盒立体图
❖ 2、会计报表的组卷方法
❖ 会计报表是按一定的表格形式和指标体系，总体反映单位 经济活动和结果的一种阶段性报告文件。
❖ 会计报表一般分为月报、季报和年报，其中年度决算报表 要单独立卷，永久保存；季报和月报，可根据张数的多少， 立成一卷或数卷，定期存放。在整理会计报表时，遇到会 计报表的有关文字说明材料时，要将这些文字说明材料与 会计报表放在一起，归入会计档案。
❖ 会计档案整理，就是将财务管理活动中产生 的各种零散会计文件材料，通过分类、组卷、 编目、排列，使之形成一个有机体系的过程。 会计档案整理既要“遵循会计档案形成的自 然规律，保持其相互间的有机联系，分门别 类，便于保管和利用的原则”，也要根据实 际情况，原则性和灵活性相结合，创造性地 开展工作。
❖ （一）会计档案分类。
❖ 从目前来看，主要有以下几种分类方法：