电子档案的安全管理及措施

电子档案的安全管理及措施摘要:随着计算机技术的快速发展，计算机被广泛的应用于各个领域，其中档案管理从纸质档案管理向电子档案管理转变就是一个典型的事例。如何有效保存原始档案，如何加快档案管理的现代化进程，这些都是档案管理亟待探索、解决的问题。文章从多个角度对比分析了纸质档案管理和电子档案管理的差异，并提出电子档案安全管理的措施及相关问题的解决措施。

关键词:电子档案管理；纸质档案管理；安全管理；措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用,使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效的保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好的应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

1电子档案与纸质档案在保管中的差异

1．1管理观念上的差异

档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去档案管理缺乏专业知识和专业设备，没有对其引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

1．2保存寿命的差异

当档案人员做好纸质文件，纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

1．3保护措施的差异

当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不

利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境

的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的

能力。

电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子

档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

1．4自然保存环境对载体影响的差异

电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的

保存环境要求。

（1）温、湿度影响的差异

电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解-氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进行使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。

光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形,极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案有着不同程度的影响。

（2）灰尘影响的差异

灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸

张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三

个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要

是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使

得记录信息受到损毁。化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见。生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌

孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

外来磁场和机械振动影响的差异

对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性

涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。

磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁

或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读

出效果变差。一个客观事实是，我们生存的环境存在很多电磁干扰，如

变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，当进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能的避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。