商务信函格式

日期 date
位置： 均可以齐头，也可以靠右 写法： 美式：月-日-年 英式：日-月-年
注意
“月份”最好用文字，如：
• • • • 24th March, 2009 March 24th, 2009 24 March, 2009 March 24, 2009
避免用数字，如 24/03/2009
【回顾】
2、封内地址 inside name and address
收信人姓名和地址 一般列于信笺的左上方， 信头之下空2行处
经办人——如收信人为某公司，而发信人要
求该公司某特定人收阅和经办，则可写上 Attention (缩写为Attn.)： • 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 一般要加下划线 • 例 1. Attention: Mr. Smith ，Export Manager 2. Attention of Mr. Smith 3. To the attention of Mr. Smith
什么是外贸英语函电？
在国际商务往来中用 以传递信息、处理商务 事宜以及联络和沟通关 系的信函和电讯文书。
电讯文书
• 电报Telegram • 电传Telex • 传真Fax • 电子邮件E-mail
信函类型
• 商洽函 • 询问函 • 答复函 • 请求函 • 告知函 • 联系函
外贸英语函电的特点？
1、有扎实的英语功底 2、熟悉外贸业务知识
如何学好这门课？
1、学习模仿例文 2、归纳常用语、句型 3、大量练习、实践
考核标准 •30% 平时 + 期中考试 •70% 期末考试
考勤
+课堂表现
+课后作业
Unit 1 Modern Business Letters
• Parts of a Business Letter 商务信函的组成部分 • Forms of a Business Letter 商务信函的格式 • Addressing Envelopes 信封书写 • Principles of Business Letter Writing 商业信函的写作原则
一、商务书信的组成部分(Text B) Parts of a Business Letter
1、信头（Letter Head）
2、封内地址 ( Inside Address)
3、称呼 (Salutation)
4、事由 (Subject)
5、正文 (Body of the Letter)
来自百度文库
6、结尾套语 （Complimentary Close）
外贸英语函电的特点？
2、夹杂大量的贸易术语、缩略语、缩 写词 FOB, CIF Shanghai B/L, L/C, BRGDS,TKS,ASAP, YL11/11RVD
外贸英语函电的特点？
3、与外贸业务实践密切相关
immediate shipment
国际惯例 30天内 美国 10天内
课程要求
美式
7、签名 signature
结尾套语 手写签名
Yours faithfully, Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator
1、独特的语言风格和较正式用语 • We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your price for the goods listed below: …… • enquiry, offer
信函编号 reference
信件归档、 查找之用
我方编号（Our Ref.）
对方编号（Your Ref.）
Pay attention
• When we receive a letter from the other party, we must refer to the letter. • 例如，在对方来信中Our ref. No.1234， 那么我们在复信时要写成Your ref. No.1234。这是容易出错的一项。
称呼 Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Gentlemen Ladies/Gentlemen Dear Mr. Morgan: Dear John: Dear Miss Green: Dear Mrs. Smith: Dear Ms. White: Yours sincerely/ Sincerely Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) 非正式，亲密关系之间 结尾敬语 Yours faithfully Faithfully yours Yours (very) truly Very truly yours 使用情况 标准正式结尾
先名称后地址 • 英语：地址先小后大 • 中文：地址先大后小
举例
中化江苏进出口公司
江苏国际商务大厦 中国江苏省南京市中华路50号，210001
单位名称
Sinochem Jiangsu Import and Export Corporation
大楼名称 Jiangsu International Business Mansion 50 Zhonghua Road 街道 Nanjing 210001 P.R. China 门牌号 邮编 国家
城市
英文地址格式
Building No.—Street— District/City—State/province—Post code--Country
次序：从小到大
练习
上海海事职业技术学院 中国上海市浦东新区源深路158号， 200120
Shanghai Maritime Academy 158, Yuanshen Road, Pudong, Shanghai, 200120 People’s Republic of China
6、结尾套语 complimentary close
• 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 正规场合下常用： 第一个单词首字母大写， 末尾用逗号 1.Yours faithfully, 2.Yours truly, 3.Faithfully yours, 4.Truly yours,
称呼与结尾套语的对应关系
例
Pacific Marine Insurance Company 643 Powell St. San Francisco, Ca. 94108 Attention：Mr. H. S. Kennedy
3、称呼——写信人对收信人的称呼
• 位置： 词首字母全 封内地址下，空两行，必须齐头 大写，结尾 用逗号 • 写法： 对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或 Gentlemen: Gentlemen后用冒号 对女士（正规）：Dear Madam, Dear Mesdames, 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack
Classroom requirements
• • • • • • 1.attendance in classroom 2.take a notebook with you in class 3.finish you assignments in time 4.practice in your free time 5.no cell phone ring 6.no eating in class
7、签名（Signature）
8、附件（Enclosure）
China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn 15th November, 20-Our Ref. Your Ref. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England Attention: Import Dept. Dear Sirs, Subject: Aquatic Products We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. Yours truly, China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager) Enclosures cc our Shanghai Branch Office P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.
一月 January /Jan. 二月 February/ Feb. 三月 March /Mar. 四月 April /Apr. 五月 May /May. 六月 June /Jun.
七月 July /Jul. 八月 August /Aug. 九月September/ Sep. 十月 October/ Oct. 十一月November /Nov. 十二月December/ Dec.
4、事由 subject line
• 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 • 例
1. Re: Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets 2. SHEEP WOOL
5、正文 Body
• 函件只写在信纸的一面，很少两面都用。 • 如果正文较长，一页纸不够，第二页应至 少有三行正文，不可没有正文而只有一个签 名。 • 第一页最后一行的右边写上to be continued。 •第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者 单位、页数和日期，如： xxx Company, —2— March 24, 2009
1、信头 letter head
发信人的名称、地址、邮编、电 话号码、传真号码、电子信箱等联系 方式； • 发信日期（Date） • 信函编号（Reference Number）
•
China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajieh Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@cofco.com.cn 15th November, 20— Our Ref. Your Ref.
What are we going to learn
• The purpose of this course is to help you learn how to read and write good business letters, cables, telexes and faxes by using up-to-date expressions in the simplest possible language.