档案管理办法

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档案管理办法

档案管理办法

档案管理办法第一章总则第一条为了加强单位档案管理工作,推进档案科学、规范管理,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案管理规定》等法律法规,制定本办法。

第二条本办法所称档案,是指单位及本系统各二级单位在公务活动中形成的,对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三条单位及本系统各二级单位应当加强对档案工作的组织领导,将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

第二章机构与职责第四条单位应当建立由档案工作分管领导、办公室及相关部门负责人组成的档案工作协调机制,协调处理单位及本系统档案工作重大事务和重要事项。

第五条单位及本系统档案管理工作由单位办公室具体负责。

第六条单位办公室应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员,具体承担单位档案业务工作。

单位各业务科室及二级单位应当指定人员,承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。

单位应当建立以单位档案部门为中心,由相关人员组成的单位档案工作网络。

第七条单位档案管理工作部门的职责是:(一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策,建立健全档案工作规章制度,并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度;(二)制定并组织实施本单位、本系统档案工作计划;(三)对单位各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导,对所属机构的档案工作进行监督和指导;(四)负责管理单位及本系统的全部档案并提供利用,协助做好单位政府信息公开工作;(五)负责单位档案信息化工作,并统筹单位及所属机构档案信息一体化工作,推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理;(六)接受档案行政管理部门监督、指导和检查,执行年度报告制度,依规定期向同级国家综合档案馆移交档案;(七)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训,开展档案宣传、教育活动;第八条单位通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的,应当严格限定社会化服务范围,严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质,并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

档案管理办法(精选11篇)

档案管理办法(精选11篇)

档案管理办法(精选11篇)档案管理方法篇1第一条目的:为了档案材料有效使用,档案保管科学有序,特制定本制度。

其次条人事档案保管制度原则1、保密原则;2、爱护人事档案材料完整,防止材料损坏;3、准时补充入档材料,保证档案材料的连续性、完整性;4、合理有效的使用档案,使其发挥作用。

第三条人事档案保密1、人事档案设立专人负责保管,责任到人,并齐备必要的存档设备;2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度,禁止无关人员对资料的接触。

3、任何人包括公司领导在内,无特别缘由,不得随便查调个人档案。

4、查阅档案时由人力资源部专人监督,保证档案不被破坏与丢失。

5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

第四条档案接收:1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定;2、在档案底账上注明接收档案;3、填写《回执单》,退回原单位;4、把档案放置档案室内保存,并编号登记。

第五条档案转出1、取出要转走的档案;2、在档案底账上注销;3、填写《转递人事档案材料的通知单》;4、最终按发文要求包装密封;5、接收档案单位将收到档案的回执退回。

第六条档案爱护1、档案室备有必要的防火、防潮器材;2、档案室保持清洁,不准存放无关物品;3、无关人员不得进入档案室;4、离开时关灯、关窗、锁门保证平安。

第七条新形成的档案材料应准时归档,并按以下流程进行操作。

1、对材料进行鉴别是否符合归档要求;2、按材料分类确定其相应位置补填档案名目;3、将材料放入档案内。

第八条检查核对检查核对是保证人事档案完整平安的重要手段。

一般要定期进行核查,核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;也包括对档案保管的环境检查。

第九条统计汇报1、人事档案数量;2、人事档案材料收集补充状况;3、人事档案整理状况;4、人事档案保管状况;5、人事档案使用状况;6、档案室设备。

第十条人事档案的使用权限1、法制部门调查。

2、员工本人入党、出国等。

档案管理制度及奖惩办法

档案管理制度及奖惩办法

一、目的为加强本单位的档案管理工作,确保档案的完整、准确、系统和安全,提高档案利用效率,特制定本制度及奖惩办法。

二、适用范围本制度适用于本单位各部门、各岗位的档案管理工作。

三、档案管理职责1. 档案管理部门负责制定、修订、执行档案管理制度,组织实施档案管理工作。

2. 各部门负责人负责本部门档案管理的组织、协调和监督工作。

3. 各岗位工作人员负责按照档案管理制度要求,做好本岗位的档案收集、整理、归档、保管和利用工作。

四、档案管理内容1. 档案收集:各部门应按照档案管理制度要求,及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料。

2. 档案整理:对收集到的档案资料进行分类、编目、立卷,确保档案的完整性和准确性。

3. 档案归档:将整理好的档案资料按照规定的时间和程序进行归档。

4. 档案保管:采取有效措施,确保档案的安全、完整和长期保存。

5. 档案利用:按照档案管理制度,为有关部门和人员提供档案查询、复制、借阅等服务。

五、奖惩办法1. 奖励(1)对在档案管理工作中表现突出的个人或集体,给予表彰和奖励。

(2)对在档案收集、整理、归档、保管、利用等方面成绩显著的部门,给予通报表扬。

2. 惩罚(1)对违反档案管理制度,造成档案丢失、损坏、泄密的个人或部门,视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。

(2)对因工作失职、玩忽职守导致档案管理混乱,给单位造成严重损失的,依法承担相应责任。

(3)对泄露国家秘密、商业秘密、个人隐私等档案信息的,依法承担相应责任。

六、附则1. 本制度由档案管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

3. 本制度如有未尽事宜,可根据实际情况予以修订。

七、档案管理要求1. 档案管理部门应建立健全档案管理制度,确保档案管理的规范化和科学化。

2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能,不断提高自身素质。

3. 档案管理部门应定期对档案进行清理、鉴定和销毁,确保档案的完整性和准确性。

4. 档案管理部门应加强与其他部门的沟通与协作,共同做好档案管理工作。

最新档案管理办法

最新档案管理办法

修订1999年5月5日国务院批准,1999年6月7日国家档案局发布根据2017年3月1日《国务院关于修改和废止部分行政法规的决定》修订法规全文目录第一章总则第二章档案机构及其职责第三章档案的管理第四章档案的利用和公布第五章罚则第六章附则第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)的规定,制定本办法。

第二条《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案,属于国家所有的,由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围;属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的,由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。

第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理,分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。

第四条国务院各部门经国家档案局同意,省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。

第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,统筹安排发展档案事业所需经费。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。

第六条有下列事迹之一的,由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励:(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;(三)对档案学研究做出重要贡献的;(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第二章档案机构及其职责第七条国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定,履行下列职责:(一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策;(二)组织协调全国档案事业的发展,制定发展档案事业的综合规划和专项计划,并组织实施;(三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为;(四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导;(五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;(六)组织、开展档案工作的国际交流活动。

档案管理办法

档案管理办法

档案管理办法第一章总则第一条为了贯彻执行档案工作的法律、法规,规范单位档案工作秩序,加强档案管理,有效地保护和利用档案为单位经济发展和品牌建设服务,避免因档案管理工作失误给单位带来损失,依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》,结合单位实际经营情况,特制定本办法。

第二条单位档案指单位在经营活动中形成的对国家、社会、单位等有保存价值的,包括但不限于文字、图表、图片、声像、实物等各种门类和载体的记录。

第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则,由单位各部门收集齐全,整理立卷后,交单位档案室统一管理。

任何部门或个人不得拒绝归档。

第四条单位员工有保护档案安全、完整的义务。

单位各级人员应提高档案管理意识,遵守本办法管理档案,确保档案完整、准确和安全。

第二章各级管理人员档案职责第五条分管档案工作领导的职责分管档案工作领导负责将档案工作纳入单位整体发展计划,统筹规划档案工作的建设与发展,及时解决档案工作中的重大问题和困难。

第六条单位档案管理部门负责人的职责单位档案管理部门负责人负责贯彻实施档案工作的法律、法规,建立健全档案管理规章制度,对单位各部门、各子单位档案工作有统一指导、督促的责任;负责改善档案工作条件,使档案工作与单位各项工作协调发展。

第七条单元档案管理员的职责单元档案管理员负责组织协调单元各部门档案材料的立卷、整理组卷、归档验收、供给利用、鉴定与烧毁等与档案有关的事件;负责管理和维护单元级档案,并供给单元级档案查询服务;负责对各子单元档案事情实行业务指导;负责管理档案室库房,保持环境的整洁,温度、湿度按要求调控,并进行防雨、防虫维护,发现意外情况及时汇报、处理。

第八条单元各部门负责人的职责单位各部门负责人对本部门立卷材料的真实性、完整性、准确性负责,并对本部门档案工作负直接领导责任,负责指定具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员并保持相对稳定,负责监督部门分管范围内各类文件材料的形成与积累,检查部门分管范围内归档文件材料收集、整理、立卷、归档等履行情况,负责部门分管范围内档案的鉴定工作。

档案管理办法及实施细则模板

档案管理办法及实施细则模板

第一章总则第一条为加强本单位的档案管理工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位实际情况,特制定本办法。

第二条本办法适用于本单位所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条档案管理工作应遵循以下原则:(一)统一领导,分级管理;(二)集中保管,分散使用;(三)完整准确,安全可靠;(四)便于检索,提高效率。

第二章档案管理机构及职责第四条本单位档案管理工作由档案管理部门负责,其他部门应积极配合。

第五条档案管理部门的主要职责:(一)制定档案管理制度和实施细则;(二)组织实施档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作;(三)负责档案库房、设施设备的管理和维护;(四)开展档案信息资源开发利用工作;(五)对档案工作进行监督检查。

第六条其他部门的主要职责:(一)按照档案管理制度,负责本单位档案的收集、整理和归档;(二)按照档案利用规定,提供档案查询服务;(三)配合档案管理部门开展档案工作。

第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下原则:(一)全面性:收集档案应涵盖本单位所有业务领域和活动;(二)真实性:收集的档案应真实、准确、完整;(三)时效性:收集的档案应具有保存价值。

第八条档案整理应遵循以下原则:(一)分类整理:按照档案的性质、来源、时间等进行分类整理;(二)系统化:保持档案的完整性和系统性;(三)标准化:按照档案标准进行整理。

第九条档案收集与整理的具体要求:(一)收集档案时,应确保档案的完整性和准确性;(二)整理档案时,应按照档案分类标准进行分类,确保档案的系统性;(三)对收集和整理的档案进行编号,便于管理和查询。

第四章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下原则:(一)安全保管:确保档案实体和信息安全;(二)定期检查:对档案进行定期检查,及时发现和消除安全隐患;(三)科学保管:采取科学的保管措施,延长档案寿命。

第十一条档案利用应遵循以下原则:(一)依法利用:严格按照档案法律法规和档案管理制度进行档案利用;(二)合理利用:合理利用档案资源,充分发挥档案作用;(三)保密原则:对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案,依法进行保密。

《行政档案管理办法》(2023年修订)

《行政档案管理办法》(2023年修订)

《行政档案管理办法》(2023年修订)行政档案管理办法(2023年修订)第一章总则第一条为了规范行政档案管理行为,保障公民、法人和其他组织的合法权益,维护国家行政机关的形象和声誉,制定本办法。

第二条本办法适用于中华人民共和国境内的各级行政机关及其相关部门和人员在行政档案管理活动中的行为。

第三条行政档案管理应当遵循以下原则:1. 法律依据原则:行政档案管理应当依法进行,并与相关法律、法规、规章相一致;2. 公开公正原则:行政档案管理应当保障公民、法人和其他组织的知情权、参与权和监督权,维护其合法权益;3. 完整准确原则:行政档案应当保存完整,内容准确,保证档案信息的真实性和可信度;4. 统一管理原则:行政档案管理应当统一规范并实行集中管理;5. 便利使用原则:行政档案管理应当为相关单位和个人提供便利,保证档案的合法使用。

第二章行政档案的归档和保管第四条行政档案的归档和保管按照以下要求进行:1. 行政机关应当按照规定的分类标准对行政档案进行归档,确保档案的分类清晰;2. 归档后的行政档案应当进行密封,确保档案的安全性和保密性;3. 行政机关应当建立健全的行政档案保管制度,确保档案的长期保存;4. 行政机关对行政档案的借阅、复制和转借应当依法进行,并记录相关信息。

第三章行政档案的利用和销毁第五条行政档案的利用和销毁应当符合以下规定:1. 行政机关应当按照规定的程序和条件对行政档案进行利用,提供便利;2. 行政机关应当制定行政档案利用的有关规定,明确利用方式和权限;3. 行政机关应当依法确定行政档案的保存期限,并在保存期满后及时进行销毁;4. 行政机关对行政档案的销毁应当依法进行,并记录销毁过程和结果。

第四章法律责任第六条行政机关及其相关人员违反本办法的规定,构成违法行为的,依法给予相应的法律责任,涉嫌犯罪的,依法追究刑事责任。

第七条公民、法人和其他组织认为行政机关的行政档案管理行为侵犯了其合法权益的,有权依法请求行政机关承担相应的法律责任。

部门档案管理办法及实施细则(3篇)

部门档案管理办法及实施细则(3篇)

部门档案管理办法及实施细则是指规范和管理部门档案的方针、原则、方法和具体操作方式的文件,以确保档案的安全、完整、准确、便捷使用。

下面是一个可能的部门档案管理办法及实施细则的内容:1. 部门档案管理的目标- 确保部门档案的安全、完整、准确、可靠。

- 提供档案信息的快速、便捷获取和利用。

- 保护部门档案的机密性,严禁泄露、篡改、滥用档案信息。

2. 档案管理的责任- 部门领导负责档案管理工作,统一协调和决策相关事项。

- 档案管理员负责具体档案管理工作,包括档案的收集、整理、归档、检索、借阅、销毁等。

3. 档案的收集和整理- 按照规定的文件分类标准和档案编研制作要求,对文件进行分类、编号和整理。

- 制定档案保存期限及鉴定方法,对档案进行定期归档和鉴定,及时淘汰和销毁无用档案。

4. 档案的存储和保管- 部门应设立专门的档案室或档案柜,按照保密级别和重要性划分存放区域,确保档案的安全和完整。

- 制定档案借还、查阅、复制等操作流程,同时记录档案的使用情况和流转轨迹。

5. 档案的检索和利用- 制定档案检索的规则和方式,建立档案目录、索引和数据库等查询工具,方便查找和利用档案。

- 对于需要提供给其他部门或外单位的档案,按照有关法律法规和规定的程序提供。

6. 档案的保密和安全- 制定档案保密管理制度,明确档案的保密级别和管理权限,加强档案信息的安全控制和防护措施。

- 对于无用档案和过期档案,按照规定的程序和方法进行销毁,并做好销毁记录。

7. 档案的移交和接收- 部门之间或部门与档案管理机构之间进行档案移交和接收,按照规定的程序和要求进行操作,确保档案的平稳过渡。

8. 档案管理的监督和评估- 建立档案管理的监督、评估和考核机制,对档案管理工作进行定期检查和评估,发现问题及时纠正和改进。

这只是一个简要的部门档案管理办法及实施细则的概述,具体的内容和操作细节还需要根据实际情况进行详细制定和执行。

部门档案管理办法及实施细则(2)第一条为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平,根据国家____局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定,结合中医药工作的实际情况,制定本实施细则。

档案管理办法细则

档案管理办法细则

档案管理办法细则第一章总则第一条为了规范档案管理工作,保障档案的安全、完整和便捷使用,提高机关档案工作效率,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,制定本《档案管理办法细则》。

第二条本细则适用于各级机关的档案管理工作。

第三条档案管理应当坚持依法管理、分类管理、综合管理、科学管理的原则。

第二章档案的分类和归档第四条档案按照机关性质、功能、时效等因素,进行分类存放。

第五条档案分为以下几类:机关文件、会议纪要、办公通知、工作报告、调研报告、规章制度、重要决策文件等。

第六条档案应当按照规定的格式整理、装订,并标明档案编号和归档日期。

第七条归档后的档案应当密封妥善保存,防止丢失、损坏和篡改。

第三章档案的管理权限第八条机关应当设立档案管理部门,负责档案的管理和维护工作。

第九条档案管理部门应当具备相应的人员和设备,并定期进行档案管理培训,提高工作效率和质量。

第十条档案管理部门应当制定和实施档案管理制度,明确各个环节的责任和权限。

第四章档案的借阅和利用第十一条机关工作人员有查阅和利用档案的权利,但需按照相应程序申请和办理手续。

第十二条档案的借阅和利用应当遵循保密原则,不得泄露涉密信息。

第十三条机关工作人员申请借阅档案,应当填写借阅申请表,并经过主管部门审核批准。

第十四条档案借阅期限一般不超过30天,逾期需重新申请。

第五章档案的移交和销毁第十五条档案移交需提前进行准备工作,包括整理、清点、编制移交清单等。

第十六条档案移交时应当制作移交登记表,并由双方共同签字确认。

第十七条档案移交时应当填写移交清单,详细列明移交文件的名称、数量和日期。

第十八条档案移交后,移交方应当从系统中删除相应记录并备案。

第十九条档案销毁需经过合法程序,包括审核、审批、公告等环节。

第六章档案安全管理第二十条档案管理部门应当加强档案安全意识的培养和宣传,组织开展安全保密活动。

第二十一条档案室应当配备安全设施,包括摄像监控系统、门禁系统等,确保档案的安全。

档案工作管理办法

档案工作管理办法

档案工作管理办法一、总则第一条为了加强档案工作管理,确保档案的完整、系统、准确、安全,充分发挥档案在单位各项工作中的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,结合本单位实际,制定本办法。

第二条本办法适用于本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等管理工作。

第三条档案工作应坚持统一领导、分级管理、归口负责的原则,确保档案工作有序开展。

二、档案管理机构与职责第四条单位设立档案管理机构,负责本单位档案工作的领导、组织和协调。

第五条档案管理机构的主要职责:(一)贯彻执行国家和地方档案工作的法律法规,制定本单位档案工作规章制度。

(二)组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

(三)开展档案业务培训,提高档案管理人员业务水平。

(四)监督、检查本单位各部门的档案工作。

(五)组织档案信息化建设,提高档案利用效率。

第六条各部门应设立兼职档案管理员,负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

三、档案的收集与整理第七条档案收集应遵循完整性、真实性、准确性原则,确保档案资料齐全、系统。

第八条各部门应按照档案归档范围,及时将具有保存价值的文件材料移交档案管理机构。

第九条档案整理应按照档案分类方案进行,确保档案有序、便于查找。

第十条档案管理机构负责对归档的档案进行审核、整理、编目、装订等工作。

四、档案的保管与保护第十一条档案管理机构应确保档案保管场所的安全,采取措施防止档案遗失、损坏。

第十二条档案保管应实行分类、分卷、分层存放,便于检索和利用。

第十三条档案管理机构应定期对档案进行检查,发现问题及时处理。

第十四条档案管理人员应严格遵守保密制度,确保档案信息安全。

五、档案的鉴定与销毁第十五条档案管理机构应定期组织档案鉴定,确定档案的保存价值。

第十六条经鉴定确无保存价值的档案,应编制销毁清单,按程序报批后进行销毁。

六、档案的利用与统计第十八条档案管理机构应积极开展档案利用工作,为单位各项工作提供档案支持。

第十九条档案利用应遵循审批制度,严格履行借阅手续。

档案管理办法

档案管理办法

档案管理办法一、档案收集与整理档案收集:各部门应定期向档案管理部门移交工作活动中形成的文件资料。

档案管理人员负责及时接收、清点、登记并核对移交的档案资料,确保资料完整无误。

档案整理:档案管理人员应对接收的档案进行整理,包括分类、编号、编制目录、装订等,确保档案整齐、有序、易于查询。

二、档案分类与保管档案分类:按照档案的性质、内容、形成时间等因素,将档案分为不同的类别,如人事档案、业务档案、财务档案等。

档案保管:各部门应建立专门的档案保管室或档案柜,确保档案安全、防潮、防霉、防火。

档案保管室内应设置监控设备,确保档案安全无虞。

三、档案利用与授权档案利用:各部门和个人因工作需要,可向档案管理部门申请查阅、借阅档案。

档案管理人员应根据档案密级和申请人身份,审核申请并决定是否批准。

档案授权:对于涉密或敏感档案,需经上级领导或保密工作领导小组批准后方可查阅。

档案管理人员应做好档案借阅登记工作,确保档案安全。

四、档案销毁与控制档案销毁:对于已无保存价值或已到保管期限的档案,可按照相关规定进行销毁。

销毁前需进行档案鉴定,确保不销毁有价值的档案。

档案控制:档案管理部门应定期对档案进行盘点,确保档案数量、种类与登记信息一致。

对于丢失、损坏的档案,应及时查明原因并采取措施处理。

五、档案保密与安全档案保密:档案管理人员应严格遵守档案保密制度,不得泄露档案内容。

涉密档案应单独存放,并采取加密措施防止泄露。

档案安全:档案管理部门应制定档案安全管理制度,加强档案保管设施的日常维护和检查,确保档案安全无虞。

六、档案数字化管理数字化录入:将纸质档案转化为电子档案,方便查询和存储。

数字化存储:建立电子档案数据库,确保电子档案的安全存储和备份。

数字化利用:通过信息系统,实现档案在线查询、借阅等功能,提高档案利用效率。

七、档案统计与监控档案统计:定期对档案数量、种类、利用情况等进行统计,分析档案利用趋势和需求。

档案监控:通过档案管理系统,实时监控档案的查阅、借阅等情况,确保档案的安全利用。

档案管理办法(范本文)

档案管理办法(范本文)

档案管理办法一、背景为了规范和管理档案的收集、整理、保存和利用工作,确保档案的完整性和可持续性,在组织和管理档案过程中,制定了本档案管理办法。

二、适用范围本档案管理办法适用于所有机构和组织内的档案管理工作,包括但不限于企事业单位、政府机关、学校和社会团体等。

三、档案收集和建档1.档案收集的目的是为了获取相关机构或组织的过去和现在的重要资料。

收集的原则如下:–公司内部档案应包含组织的基本信息、运营数据、财务报表、人事档案等。

–外部档案应包含与公司业务、合作伙伴、客户等相关的合同、协议、往来信函等。

–档案应根据文件类型和重要性进行分类和归档。

–对收集到的档案进行清点和整理,确保档案的完整性和准确性。

–档案必须标有文件名称、编号、文件日期和责任人等信息。

–档案必须以电子和纸质方式保存,确保多样化保存以防丢失。

四、档案保存和保管–应将档案保存在干燥、通风、防尘、防水和防火的场所。

–应定期对档案进行检查和整理,清除过期和不必要的档案。

–档案保存的时间应根据法律法规和业务需要进行调整。

–档案保管应有专人负责,并制定相应的管理制度和工作流程。

–档案保管员应定期进行档案整理、维护和备份工作。

–档案保管员应严格遵守保密规定,防止档案泄露。

五、档案利用和借阅–内部利用:公司内各部门可以根据需要查询和使用档案。

–外部利用:需要提供给合作伙伴、客户或相关部门的档案。

–借阅档案需填写档案借阅申请单,并经过相关部门审批。

–借阅期限一般不超过一个月,逾期需向档案管理部门申请延期。

六、档案销毁–档案销毁需填写档案销毁申请单,并经过相关部门审批。

–档案销毁应当采取安全可靠的方式,保证档案信息不被泄露。

1.档案销毁的时机:–档案已经过期或不再需要使用的情况下,可以申请销毁。

七、档案管理责任–负责制定和完善档案管理制度和工作流程。

–组织和实施档案的收集、整理、保存和利用工作。

–监督和检查档案管理工作的执行情况。

–档案使用人员必须使用档案登记系统进行查询和借阅,不得随意挪用档案。

档案管理办法

档案管理办法

档案管理办法第一章总则第一条根据档案法及其配套实施办法相关规定,本单位档案管理应遵循统一管理和归口分类相结合的基本原则,将档案的形成和积累纳入部门工作计划、纳入工作流程,纳入管理人员的岗位职责,通过对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和编研,达到规范档案管理和确保档案完整、安全、便于综合利用的目的。

第二条行政办公室负责本单位性各类档案资料的收集、整理、利用和归档管理。

各部门分别负责本部门档案资料的收集、整理、利用和归档管理。

第二章档案的收集归档第三条收集归档范围1.文书档案:有外来文件、内部文件、法律法规、合同协议、标准化建设文件等。

2.声像实物档案:有单位以上主要负责人检查指导工作等重大活动、重大会议所拍摄的照片、录像,还有奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书、奖品、赠品等材料。

3.人事劳资档案:有人事合同、岗位调配、专业技术职务变动以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料,教育培训方面,有员工教育和培训的文件材料等。

4.财务管理档案:有财务管理中的各种凭证、帐簿、报告和文件等。

5.设备仪器档案:有设备仪器的说明书,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。

6.行政管理档案:有工程图纸等基础性的文件材料、工程设计、施工、验收等文件材料。

办公用品和生活用品、物资、原材料采购、保管、出入库管理中形成的各种文件材料。

通讯设备、网络资源、环境绿化等过程中所成的文件材料。

7.安全档案:安全培训、检查等工作中形成的文件材料。

8.餐饮档案:菜谱、食品出入库等餐饮工作中形成的文件材料。

9.社工档案:有咨询记录、评估记录、服务合同以及服务过程中形成的重要记录等。

10.医疗护理档案:健康档案、病历、治疗方案、护理记录、交接记录、病案档案、门诊记录、处方记录、医疗科研档案等文件材料。

11.党、工、团档案:在各项工作中形成的文件材料。

第四条收集归档时间1.文件、人事劳资、统计、物资、安全、教育培训、行政、医疗护理等工作中形成的文件材料,由归口部门负责收集整理,在第二年第一季度完成整理归档工作。

档案管理制度暂行办法

档案管理制度暂行办法

第一章总则第一条为加强本单位档案管理工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位实际情况,特制定本办法。

第二条本办法适用于本单位及下属机构在各项业务活动中形成的各类档案,包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。

第三条档案管理工作遵循以下原则:(一)集中统一管理原则;(二)维护档案完整、准确、安全原则;(三)便于利用、服务业务原则;(四)规范化、标准化原则。

第二章档案管理职责第四条本单位档案管理部门负责组织实施本办法,并对档案工作进行监督检查。

第五条各部门、各岗位人员按照职责分工,共同负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第六条档案管理部门职责:(一)制定档案管理制度,并组织实施;(二)负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作;(三)开展档案检索、咨询、统计、分析等工作;(四)对档案工作进行监督检查,确保档案安全;(五)开展档案信息化建设,提高档案管理水平。

第七条各部门职责:(一)按照档案管理制度,对本部门形成的档案进行收集、整理、归档;(二)配合档案管理部门进行档案的鉴定、销毁等工作;(三)确保档案的完整、准确、安全;(四)加强对档案的利用,提高档案信息资源利用率。

第三章档案收集与整理第八条档案收集:(一)档案管理部门负责制定档案收集计划,明确收集范围、内容、方式和时间;(二)各部门按照档案收集计划,及时收集、整理、归档各类档案;(三)对涉及国家秘密、商业秘密的档案,严格按照国家有关保密规定进行收集。

第九条档案整理:(一)档案管理部门负责制定档案整理规范,明确档案整理的程序、方法和要求;(二)各部门按照档案整理规范,对收集的档案进行分类、编目、排列、装订等工作;(三)确保档案整理的规范、准确、完整。

第四章档案保管与利用第十条档案保管:(一)档案管理部门负责制定档案保管制度,明确档案保管要求、方法和措施;(二)档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防磁等设施;(三)定期对档案进行检查、维护,确保档案安全。

档案管理办法实施细则(完整版)

档案管理办法实施细则(完整版)

档案管理办法实施细则(完整版)第一章总则第一条为进一步强化项目档案管理工作的规范性与有效性,依据《建设项目档案验收办法》及公司档案管理的相关规定,特制定本细则。

第二条项目档案作为企业档案的核心组成部分,不仅是企业建设经验的积淀与宝贵的技术资源,更是项目稽查、审计、验收及后评价的重要依据。

它承担着维护企业资产安全与权益的重要职责,为项目的建设管理、竣工验收、生产运行及后续维修改造提供坚实的信息支持,承载着历史与现实的双重使命。

第二章档案的组织与管理第三条项目经理部需严格履行档案管理职责,确保项目各阶段档案资料的全面收集与及时整理。

第四条遵循统一管理、分级负责的原则,项目经理部应设立项目档案管理工作领导小组,明确档案工作的分管领导及职能部门的职责分工。

通过定期召开档案专题会议,及时掌握档案工作进展,有效解决存在的问题。

第五条项目经理部应配备专用的资料存储场所,采用符合标准的装具与资料录入设备,并确保资料员持有“档案人员岗位培训证”,以保障档案管理工作的专业性与连续性。

在人员变动时,应迅速调配并做好交接工作。

第六条资料员需积极参与工程例会,根据工程进度督促相关部门整理施工资料,确保施工单位的工程资料收集齐全并分类管理。

同时,负责收集项目施工与管理过程中形成的各类文件资料,并在项目竣工后按规定向业主、地方档案部门及集团公司档案部门移交档案。

第七条建立健全档案及内业资料的形成、积累、整理、归档制度,遵循“分级管理、科学收集、统一归口、定向移交”的原则,实现“三纳入”、“四参加”、“四同步”。

1、分级管理:明确档案形成部门、项目经理部及各子公司档案室的职责,确保文件资料或档案得到有效管理。

2、科学收集:依据施工合同或业主、档案部门提供的标准、法规,全面收集建设项目过程中的各类有价值文件资料。

3、统一归口、定向移交:参建单位将文件资料统一集中到项目经理部,再由项目经理部向项目投资者(业主)、地方档案部门及集团公司(子公司)档案部门移交。

部门档案管理办法及实施细则(通用3篇)

部门档案管理办法及实施细则(通用3篇)

部门档案管理办法及实施细则(通用3篇)部门档案管理办法及实施细则篇1一、文书档案归档制度1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制1、认真学习专业知识,贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。

档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4、负责档案库房各项制度的落实。

5、积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制1、各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2、兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。

3、兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。

4、严格执行各项档案管理制度。

5、接受本公司专职档案员的监督指导。

努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。

四、部门立卷制度1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

档案管理办法

档案管理办法

档案管理办法档案管理办法第一条为加强档案管理,保障档案的完整性、真实性和保密性,提高档案利用效益,根据相关法律法规,制定本办法。

第二条档案管理范围包括但不限于各类纸质档案、电子档案和其他载体的档案。

第三条档案管理应遵循以下原则:(一)合法性原则:确保档案的产生、收集、整理、保管和利用合法合规;(二)完整性原则:确保档案的完整性和真实性,不得随意删除、篡改档案内容;(三)保密性原则:保护档案的保密性,依法严格控制档案的查阅范围和权限;(四)便捷性原则:提供便捷的档案检索、查阅和利用服务;(五)长期保存原则:建立长期保存和定期更新档案的机制。

第四条档案管理部门负责档案管理工作,具体职责如下:(一)建立档案管理制度,明确工作职责和流程;(二)负责档案的收集、整理、保管和利用;(三)制定安全保密措施,防止档案的丢失、泄漏和损坏;(四)定期对档案进行检查和鉴定,确保档案的完整性和真实性;(五)提供档案的查询、借阅和复制服务;(六)组织档案的转移、调取和销毁工作。

第五条档案的管理应按照以下步骤进行:(一)档案收集:及时收集和登记相关档案资料;(二)档案整理:对收集到的档案进行整理、编目和分类;(三)档案保管:建立安全的档案库房,采取措施保护档案的安全;(四)档案利用:提供便捷的查询、借阅和复制服务;(五)档案转移:根据需要将档案移交或调回相关部门;(六)档案销毁:依法对无用的档案进行销毁。

第六条档案管理应加强信息化建设,利用先进的电子档案管理系统,提高档案管理效率和服务质量。

第七条档案管理部门应定期开展培训和交流活动,提高档案管理人员的专业能力和素质。

第八条违反本办法的规定,对档案管理人员按照相关法律法规进行处理。

第九条本办法自发布之日起施行。

档案管理办法的相关内容:档案管理是机构和组织管理规范、有效运行的基础,对于保护信息资产、提高工作效率、便于决策和历史研究具有不可忽视的重要作用。

为了进一步完善档案管理,我会继续介绍一些相关内容,包括档案分类、保存期限、安全保密、电子档案管理以及档案利用。

档案管理制度办法

档案管理制度办法

档案管理制度办法第一章总则第一条为规范档案管理工作,提高档案管理效率,保障档案安全,保护档案资料,维护国家和社会的公共利益,制订本办法。

第二条本办法适用于本单位所有的档案管理工作,包括档案的收集、整理、保管、利用、处置等各个环节。

第三条本单位的档案管理工作,必须遵循依法、规范、安全、便捷的原则,合理进行档案管理。

第四条本办法所称档案,是指经过组织整理并有管理处理价值的记录载体。

第五条档案管理工作应当做到实事求是、客观公正,严格履行保密制度,维护国家和社会的利益。

第六条本办法由档案管理部门负责组织实施,全体工作人员必须遵守本办法的规定,对相关工作负责。

第二章档案管理的组织领导第七条本单位设立档案管理部门,负责统一领导本单位的档案管理工作,并对档案管理工作进行监督检查。

第八条本单位的领导班子要高度重视档案管理工作,将档案管理工作列入本单位的重要议事日程,定期听取工作报告,加强对档案管理工作的领导。

第九条档案管理部门要根据实际情况,制定档案管理工作规章制度,明确档案管理的职责、权限和程序。

第十条本单位的各级领导要积极支持档案管理工作,制定档案管理工作计划,并对档案管理工作进行考核评估,确保档案管理工作的顺利实施。

第三章档案管理的基本原则第十一条档案管理工作要遵循依法管理的原则,严格按照相关法律法规和规章制度进行档案管理。

第十二条档案管理工作要遵循规范管理的原则,根据档案管理的业务特点和需求,建立规范的管理制度,确保档案的正常运转。

第十三条档案管理工作要遵循安全管理的原则,加强档案资料的防火、防盗、防损,确保档案的安全保密。

第十四条档案管理工作要遵循便捷管理的原则,提高档案管理的效率和便利性,方便工作人员快速检索和利用档案信息。

第四章档案管理的职责和权限第十五条本单位的领导要明确档案管理部门的职责和权限,并将其纳入本单位的管理体系中。

第十六条档案管理部门负责组织实施本单位的档案管理工作,包括档案的收集、整理、保管、利用、处置等各个环节。

办公室档案管理办法6篇

办公室档案管理办法6篇

办公室档案管理办法6篇办公室档案管理办法 (1) 为加强校研究生会办公室档案的科学管理,保证档案资料的系统性与完整性,现结合实际情况,特制定本制度。

一、立卷、归档第一条各部门平时要做好文件的收集、整理,文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务,必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。

办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导,并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。

凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电,内部文件,各种会议文件,文件汇编,簿、册、图表,出版编辑物原稿、磁盘等),均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。

遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,区分文件的保存价值,便于保管和利用。

第五条立卷方法。

根据立卷原则、文件的分类,分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。

将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。

将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。

将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。

根据文件的不同保存价值,将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

(1)永久保存。

凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件,划为永久保存。

(2)长期保存。

凡是在相当长时间内部门需要查考的文件,划为长期保存。

长期保存为20xx年至50年。

(3)短期保存。

凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件,划为短期保存。

短期保存为20xx年以下。

第六条文件的组合。

组合的基本作法如下:1、法规性文件,如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。

同一问题的请示与批复、转发件与原件,应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件,应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件,一般可按部门或社团名称组合。

5、特殊性文件材料,可根据具体情况进行组合。

档案管理办法【16篇】

档案管理办法【16篇】

档案管理办法【16篇】某公司人事档案管理办法:人事档案管理办法一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。

二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。

三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。

在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

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档案管理办法目录第一章总则第二章归档第一节归档范围与保管期限第二节归档时间及程序第三章档案整理第四章保管利用第一节保管第二节利用第五章销毁第六章其他第七章附则第一章总则第一条为了规范和加强档案管理,有效保护和利用档案,保障企业安全规范高效运行,制定本办法。

第二条本办法所称档案,是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。

第三条档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。

特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。

第四条公司档案根据管理职能,结合档案内容及其形成特点,分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。

第五条公司档案实行集中统一管理。

(一)秘书处为档案工作管理部门,内设文印档案管理科,负责管理集团公司和下属单位档案(员工档案除外),并对部门、单位档案工作实施督导。

(二)人力资源处负责管理员工档案。

(三)财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年,2年后移交秘书处文印档案管理科管理;下属单位(包括视同单位管理的部门,下同)负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。

第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员,其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员(财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任)。

(一)专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。

(二)兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。

(三)兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理,部门、单位负责行政管理,秘书处负责业务培训与工作督导等。

第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人,负责安排督促做好档案管理工作。

第八条员工为档案工作直接责任人,负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。

第九条本办法适用于集团公司各部门、单位。

第二章归档第一节归档范围与保管期限第十条下列具有保存价值的文件材料均须进行归档:(一)公司内部形成的文件材料;(二)公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料;(三)需要公司执行、办理的外来文件材料;(四)其他有保存利用价值的文件材料。

第十一条档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限一般分为10年和30年。

(一)凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管;(二)凡是反映公司一般活动,在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案,列为30年保管;(三)在较短时间内对公司有参考利用价值的档案,列为10年保管。

(四)档案的保管期限,从归档之日起计算。

第十二条文件材料具体归档范围及保管期限由秘书处会同部门、单位规定。

第二节归档时间及程序第十三条文件材料归档时间(一)生产经营类、技术类、行政管理类、党群类管理性文件材料应在办理完毕后的第二年第一季度归档,合同协议、资质证照及员工外出考察学习等获得的重要资料应随时归档。

(二)产品类、基本建设类文件材料应在项目鉴定、财务决算后三个月内归档,周期长的项目应分阶段归档。

(三)设备仪器类文件材料应在安装调试完毕后归档。

(四)会计档案类文件材料应在会计年度终了后由财务会计处归档,管理两年后向秘书处移交。

(五)员工档案类文件材料应随时归档。

(六)特殊载体类文件材料应随同纸质档案归档或在工作结束后随时归档。

(七)下列文件材料应随时归档:1.变更、修改、补充的文件材料。

2.公司组织机构调整和员工调动、离职时留在部门或员工个人手中的文件材料。

3.公司产权变动过程中形成的文件材料。

4.其他临时活动中形成的文件材料。

第十四条文件材料归档程序(一)随时归档的文件材料1.经办人对文件材料整理后,报部门(单位)负责人审核后,送交档案管理部门。

2.档案管理部门对送交的档案审核,确认后,填写《档案交接表》,交接双方共同签字确认;《档案交接表》一式两份,交接双方各持一份。

(二)分阶段或定期归档的文件材料1.兼职档案管理员对文件材料整理并编制档案清单,报部门(单位)负责人审核后,送交档案管理部门。

2.档案管理部门对送交的档案审核确认后,填写《档案交接表》(附档案清单),交接双方签字确认;《档案交接表》一式两份,交接双方各持一份。

第十五条文件材料归档要求(一)归档的文件材料必须完整、准确、系统,载体应利用长久保存,图文字迹应清晰。

1.载体一般不得使用复写纸、热敏纸等,如使用复写纸、热敏纸等,应复印后将复印件一并保存。

2.文件材料须用碳素或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。

3.已破坏的文件材料应修整后归档。

(二)归档的文件材料应为原件,因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档,但须标明原件去向。

(三)文件材料一般归档一份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数,反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

(四)文件材料归档时,须以件为单位进行整理1.一般以每份文件材料为一件,正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

2.排列时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

(五)属于保密的文件材料,归档时须注明密级。

(六)特殊载体文件材料归档须遵守下列要求:1.载体必须完好、清洁、无划痕、矫变、斑点、霉变等。

2.磁带、磁盘、光盘等载体文件材料须至少归档两套(一套封存保管,一套供利用)。

3.同一项目、同一类别的文件材料应储存在同种磁性载体上。

4.电子文件的存储格式应为通用格式,无法转化为通用格式时,须将相应软件一并归档。

5.磁带、磁盘、光盘等载体文件材料需注明文件材料内容、存储格式、运行软硬件环境、版本号等,实物需注明名称、来源、事由、时间等。

第十六条部门、单位负责人必须高度重视档案归档工作,及时安排有关人员按规定向档案管理部门移交档案;如因部门、单位负责人不负责任,致使档案不能按时归档或遗失,严肃追究责任。

第十七条档案管理部门须督促部门、单位及时交回档案,对于拖延或拒绝移交的,报内控部门追究责任。

第三章档案整理第十八条档案管理部门须对归档的文件材料及时进行整理。

每年第四季度前完成上一年度文件材料整理工作。

第十九条纸质档案(除员工档案、会计档案)整理方法(一)装订1.文件装订前需对归档文件进行必要的修整(1)修裱破损文件。

破损文件采取补缺和托补的方式进行修补;对幅面过小或不规则的文件装订时需采取在其一面或两面用粘合剂托上一张纸的方式进行托裱。

(2)复制字迹模糊或易退变的文件。

(3)超大纸张按A4(297mm×201mm)型规格折叠,较多时单张折叠。

(4)去除易锈蚀的金属物。

2.文件的装订(1)件的确定:归档资料须按件进行装订,一般以每份文件为一件。

正文与文件处理单为一件;文件正本与定稿(发文稿纸)为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;来文与复文(指请示与批复,报告与批示,函与复函)为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;会议纪要以一次会议为一件;介绍信存根可以一本为一件;调资表以一次为一件;工资表以一月为一件。

(2)件内排列:文件处理单在前,正文在后;正文在前,定稿在后;正文在前,发文稿件在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文为一件时,复文在前,来文在后;不同文字的文本,中文本在前,外文本在后。

(3)根据每件归档资料的特征采用线装、粘接式、穿孔式等方式在左上角或左侧进行装订。

采用左上角装订的须将左上侧对齐,采用左侧装订的须将左下侧对齐;具体装订方式依据实际需要选择。

一般以件为单位装订,会议记录、会议材料等成套性的可装订在一起。

永久、30年保存的文件需换不锈钢钉,较厚的可三孔一线装订。

文件较薄的,可以用胶水粘好为一件。

成册不易拆封且保管期限10年内的文件不需要进行重新装。

(二)分类将归档资料按照公司档案分类标准与保管期限表进行分类。

(三)排列归档资料在分类方案的最低一级类别内,按事由结合时间、重要程度等进行排列。

会议文件、统计报表、内部刊物等成套性资料须集中排列。

1.同一事由内的归档资料按形成时间的先后顺序进行排列。

2.不同事由间的归档资料排列时按下列情况办理:(1)资料形成时间明确的按事由办结时间的先后顺序进行排列。

(2)资料形成时间不明确的按事由的重要程度进行排列,即将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面。

3.当零散文件须排入已整理完毕的归档资料内时,应将零散文件排列在相应类别归档文件的最后,并在备考表内注明,同时补填在归档文件目录中。

4.确定资料时间时按下列规定办理。

(1)一般文件材料以签署日期(即落款日期)为准。

(2)几份文件材料为一件时,时间以排在前面的文书日期为准。

(3)无具体日期的文件材料,须考证其所属年度,将其归入可能性最大的相关年度。

(4)学校教学过程中形成的文件材料,按教学年度时间为准。

(四)编号1.将归档资料按照分类方案和排列顺序逐件编号,在资料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、类别号、年度、保管期限、件号、页数、密级、互见号。

填写归档章内容时须符合下列要求:全宗号:填写公司档案室给立档单位编制的代号。

类别号:填写分类方案类别的代号。

年度:填写文件形成的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

保管期限:填写归档文件保管期限的简称。

件号:填写文件的排列顺序号。

页数:填写每一件的总页数。

密级:填写归档文件保密级别的代码。

互见号:填写同一内容其他载体档案保管的档号。

归档章的规格为长44毫米,宽16毫米,分为均匀的8格。

示意图如下:4×2.档号的编制档号由全宗号、类别号、件号和斜线“/”、件内流水号组成,档号中左边的上位代码与右边的下位代码连写时,之间用间隔符“·”相隔。

具体编制方法为:(1)全宗号是以“凌”的拼音首字母“L”加数字组合构成立档单位的全宗代码,全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号且不得重复。

如“L000”代表山西凌志能源投资有限公司,其他立档单位的全宗号详见附表。

(2)类别号统一用阿拉伯数字标识,不同级位类别之间用斜线“/”分开。

(3)件号是在分类方案的最低一级类目内按文件排列次序用阿拉伯数字从“1”开始流水编号,不得有空号。

(4)件内流水号是每一件内按文件排列次序从“1”开始逐份流。

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