档案管理办法

档案管理办法

目录

第一章总则

第二章归档

第一节归档范围与保管期限

第二节归档时间及程序

第三章档案整理

第四章保管利用

第一节保管

第二节利用

第五章销毁

第六章其他

第七章附则

第一章总则

第一条为了规范和加强档案管理，有效保护和利用档案，保障企业安全规范高效运行，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。

第三条档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。

第四条公司档案根据管理职能，结合档案内容及其形成特点，分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。

第五条公司档案实行集中统一管理。

（一）秘书处为档案工作管理部门，内设文印档案管理科，负责管理集团公司和下属单位档案（员工档案除外），并对部门、单位档案工作实施督导。

（二）人力资源处负责管理员工档案。

（三）财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年，2年后移交秘书处文印档案管理科管理；下属单位（包括视同单位管理的部门，下同）负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。

第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员，其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员（财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任）。

（一）专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。

（二）兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。

（三）兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理，部门、单位负责行政管理，秘书处负责业务培训与工作督导等。

第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人，负责安排督促做好档案管理工作。

第八条员工为档案工作直接责任人，负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。

第九条本办法适用于集团公司各部门、单位。

第二章归档

第一节归档范围与保管期限

第十条下列具有保存价值的文件材料均须进行归档：

（一）公司内部形成的文件材料；

（二）公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料；

（三）需要公司执行、办理的外来文件材料；

（四）其他有保存利用价值的文件材料。

第十一条档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

（一）凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；

（二）凡是反映公司一般活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为30年保管；

（三）在较短时间内对公司有参考利用价值的档案，列为10年保管。

（四）档案的保管期限,从归档之日起计算。

第十二条文件材料具体归档范围及保管期限由秘书处会同部门、单位规定。

第二节归档时间及程序

第十三条文件材料归档时间

（一）生产经营类、技术类、行政管理类、党群类管理性文件材料应在办理完毕后的第二年第一季度归档，合同协议、资质证照及员工外出考察学习等获得的重要资料应随时归档。

（二）产品类、基本建设类文件材料应在项目鉴定、财务决算后三个月内归档，周期长的项目应分阶段归档。

（三）设备仪器类文件材料应在安装调试完毕后归档。

（四）会计档案类文件材料应在会计年度终了后由财务会计处归档，管理两年后向秘书处移交。

（五）员工档案类文件材料应随时归档。

（六）特殊载体类文件材料应随同纸质档案归档或在工作结束后随时归档。

（七）下列文件材料应随时归档：

1.变更、修改、补充的文件材料。

2.公司组织机构调整和员工调动、离职时留在部门或员工个人

手中的文件材料。

3.公司产权变动过程中形成的文件材料。

4.其他临时活动中形成的文件材料。

第十四条文件材料归档程序

（一）随时归档的文件材料

1.经办人对文件材料整理后，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。

2.档案管理部门对送交的档案审核，确认后，填写《档案交接表》，交接双方共同签字确认；《档案交接表》一式两份，交接双方各持一份。

（二）分阶段或定期归档的文件材料

1.兼职档案管理员对文件材料整理并编制档案清单，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。

2.档案管理部门对送交的档案审核确认后，填写《档案交接表》（附档案清单），交接双方签字确认；《档案交接表》一式两份，交接双方各持一份。

第十五条文件材料归档要求

（一）归档的文件材料必须完整、准确、系统，载体应利用长久保存，图文字迹应清晰。

1.载体一般不得使用复写纸、热敏纸等，如使用复写纸、热敏纸等，应复印后将复印件一并保存。

2.文件材料须用碳素或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。

3.已破坏的文件材料应修整后归档。

（二）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，但须标明原件去向。

（三）文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（四）文件材料归档时，须以件为单位进行整理

1.一般以每份文件材料为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

2.排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

（五）属于保密的文件材料，归档时须注明密级。

（六）特殊载体文件材料归档须遵守下列要求：

1.载体必须完好、清洁、无划痕、矫变、斑点、霉变等。

2.磁带、磁盘、光盘等载体文件材料须至少归档两套（一套封存保管，一套供利用）。

3.同一项目、同一类别的文件材料应储存在同种磁性载体上。

4.电子文件的存储格式应为通用格式，无法转化为通用格式时，须将相应软件一并归档。

5.磁带、磁盘、光盘等载体文件材料需注明文件材料内容、存储格式、运行软硬件环境、版本号等，实物需注明名称、来源、事由、时间等。

第十六条部门、单位负责人必须高度重视档案归档工作，及时安排有关人员按规定向档案管理部门移交档案；如因部门、单位负责人不负责任，致使档案不能按时归档或遗失，严肃追究责任。

第十七条档案管理部门须督促部门、单位及时交回档案，对于拖延或拒绝移交的，报内控部门追究责任。