公司档案管理办法

目 录

第一章 总 则

第二章 档案工作机构及主要职责

第三章 归档制度

第五章 档案的分类、编号、排列、编目

第六章 档案的管理

第七章 档案的开发利用

第八章 附则

公司档案管理办法

（V3.1版）

第一章 总 则

第一条 为加强公司档案工作的管理，根据档案管理办法的要求，结合我公司情况，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指在生产、经营管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音（像）带、光盘、软盘、电子文件等不同形式、不同载体的原始记录。

第三条 档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和记载企业发展过程的一项重要工作。档案是企业资产的一部分，受国家法律保护。各级各部门有承担保护档案的义务。

第四条 档案工作是一项专业性很强的管理工作。档案工作人员要热爱档案工作、钻研档案业务、熟悉业务和企业管理知识，并忠于职守、遵守纪律。各级部门要根据企业发展需要对专（兼）职档案工作人

员组织培训，致力建设一支高素质、高水平的档案管理队伍。

第二章 档案工作机构及主要职责

第五条 公司档案工作接受省公司的统一领导，实行以本系统管理为主，地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制。

第六条 各部门、各分公司档案工作主要职责是：

（一）贯彻执行国家、集团公司档案管理方面的政策、法规及省公司制定的有关档案工作的规定。

（二）负责本部门、本分公司档案收集、整理、保管、统计及提供利用工作。

（三）参与科研成果、技术鉴定、工程竣工验收工作，确保档案材料的齐全、完整。

（四）开展档案编研工作，开发利用档案信息资源。

（五）做好档案统计工作，按要求向市公司综合部报送统计资料。

（六）负责组织档案的鉴定和销毁工作。

第三章 归档制度

第七条 公司档案工作实行各部门、各分公司整理、立卷、归档制度。

第八条 归档范围

各部门、各分公司要把公司各项工作活动中形成的，已办理完毕，具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、 录音、录像、电子文件以及奖状、奖旗、奖杯、题词、字画等，按期归档。

第九条 归档要求及归档时间

（一）文书档案归档要求、归档时间

1、各部门、各分公司归档的文件、材料按要齐全、完整、准确。任何单位和个人不得以任何借口拒交文件。

2、本公司发文必须有单位印章。文件正文与附件要齐全、完整。

3、各部门已办理完毕的文件由综合部统一整理立卷，按季归档，本年度的所有文件须在次年第一季度全部归档。

（二）经济合同档案归档要求、归档时间

经济合同文件由经办部门、市综合部各保存一份，统一编号、按季整理立卷后，市综合部在次年一月底前将本年度所有经济合同文件全部归档。

（三）工程建设项目档案归档要求、归档时间

1、各相关部门按职责范围将建设项目各阶段形成的文件、材料按工程建设程序分阶段整理立卷后移交工程管理中心统一整理立卷，一项工程建设项目结束后，工程管理中心将该项目所有文件、材料全部归档。

（1）工程前期文件：计划任务书下达后的一个月内将工程建设项目前期文件整理立卷。

（2）招投标文件：合同签订后的一个月内将形成的招投标阶段文件材料整理立卷。

（3）设计文件：设计批复下发后的一个月内，将设计阶段形成的所有文件材料整理立卷。

（4）施工文件：工程初验前一周内由施工部门将形成的所有文件材料整理立卷，向工程建设管理部门提交。初验通过后一个月内由工程建设管理部门整理立卷。

（5）竣工验收文件：工程竣工验收后一个月内，工程建设管理部门整理立卷。

（6）工程决算、审计文件：在工程决算、审计报告批复后的一个月内整理立卷。

2、归档的文字材料及图纸要齐全、完整、准确。

3、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；

4、每项工程都应附“工程简介”一份，其内容包括：工程概况、项目批准单位、投资计划、规模、总决算、开工时间、竣工时间以及工程档案整理情况等。

5、工程建设项目档案原件或正本由归档部门保存，其他单位保存副本或复印件。

（4） 设备仪器档案归档要求、归档时间

1、设备仪器档案应由设备、仪器开箱人员进行整理归档，归档材料要齐全、完整。

2、“移交目录”由开箱人员填写一式两份，交接双方签字后，一份交使用单位，一份送部门归档。

3、归档时间：开箱后一周内向档案部门移交。由档案部门编目后，交使用部门并办理借阅手续。

（五）科学技术研究档案归档要求、归档时间

1、科学技术研究档案由科研课题主办部门整理归档。

2、归档时间：项目鉴定后的一个月内归档。

（六）会计档案归档要求、归档时间

会计档案应由会计部门按照会计档案管理办法整理归档。

（七）员工档案归档要求

员工档案按人事档案管理规定整理归档，并由人事部门保管。

（八）特殊载体归档要求、归档时间

特殊载体由制作单位整理，归档时应做好以下工作：

1、照片档案：反映同一事件的一组照片应附有文字“总说明”（包括：背景、主要人员、时间、地点等），每单张照片应注“分说明”（照片内容、时间、地点、拍摄人）。胶卷照片的底片应同照片一起归档。数码照片以光盘为载体归档保存。

2、录音、录像带：磁带录音、录像档案在带盒上标明所录内容的案卷题名、时间、地点、录制人等。数码形式的录音、录像文件以光盘为载体归档保存。

3、 电子文件：在载体或包装盒上贴有标签，标签内填写编号、标

题、保管期限、硬件及软件环境等。

4、 实物档案：附有文字说明，内容有获奖原因、发奖单位、时

间、地点等。

5、归档时间：实物档案在本部门存放半年后归档，照片、录像、录音档案按《声像档案收集细则》要求移交归档（详见附件1、2、3），其它载体档案在工作结束后的一个月内归档。

第四章 档案的整理、组卷

第十条 文书档案是以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。整理的原则：遵循文件的规律，保持文件之间的有机联系，区分价值，便于保管和利用。

第十一条 经济合同档案的整理、组卷参照文书档案。

第十二条 工程建设项目档案以“卷”为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒。整理立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。工程文件可按建设程序划分为工程前期准备阶段的文件、监理文件、施工阶段文件、竣工图、竣工验收阶段文件5部分。

第十三条 会计档案整理归档按照财政部、国家档案局《关于印发会计档案管理办法》的通知执行。

第十四条 特殊载体档案中，胶卷冲洗照片档案整理归档按照国家《照片档案管理规范》；数码照片、磁带及数码形式录音、录像档案、电子文件文件整理、归档按照档案管理办法执行。