行政部工作规划详解
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行政部现状分析
一、行政部现状分析
1、人员配置少，工作任务重。现只配置3人，经理1人，主任1人，前台文 员1人，总经办行政秘书兼任一部分行政工作；
2、团队凝聚力较强，责任心较强，但执行力较差。各部门提出需行政部门 解决的事情响应不及时，各部门对人力行政中心的认可度较低。需通过实 际工作重塑人力行政中心形象； 3、职责分工明确，但工作效率有待进一步提高，工作缺乏计划性和规划性， 没有分清工作的轻重缓急； 4、行政后勤工作项目多，繁琐，重复性强，需重新理顺行政后勤事项；
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工作规划思路
• 短期战略规划
一至二年内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、 固化行政工作。
• 中长期规划
三到五年完成战略业务合作伙伴的转型，实现行政资源、法务资源、总务 资源三大领域初建成型，提供与公司业务战略匹配的行政管理战略。
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工作规划思路
根据公司当前的战略目标及走集团化管理模式，结合我司行政工作现状，转变行政工 作角色及提高行政执行力当前最大工作。根据行政职能架构图，短期工作规划,应着重从 健全制度及流程管理、组织体系规划、企业文化建设规划、行政后勤基础、法务风险控制 五大方面规划，有序推进，逐步完善行政管理体系。
A、健全行政管理制度、优化工作流程
1、《固定资产管理制度》 2、《办公、庶务用品管理制度》 3、《车辆管理制度》 4、《印鉴使用管理制度》 5、《IT管理规范》 6、《员工日常工作管理制度》 7、《前台管理制度》 8、《低值耐用品管理制度》 9、《接待管理制度》 10、《会议管理制度》 11、《档案管理制度》 12、《员工宿舍管理制度》 13、《差旅管制度》
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行政部人员职责分工
（三）行政秘书
岗位职责： 1、公司各类公文、总结与计划的拟文、发文； 2、负责总经办各类公文、文稿的撰写与归档管理； 3、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、 督办落实； 4、协助策划、组织各类活动； 5、总经办的各类日常事务工作； 6、公司领导交办的其他事宜。
流 程 优 化
制 度 建 设
工 作 规 划 、 计 划
秘 书 服 务
会 议 管 理
活 动 管 理
公 共 关 系
视 觉 识 别
理 念 识 别
行 为 识 别
印 鉴 管 理
发 文 公 告
图 书 管 理
档 案 、 资 料 管 理
企 业 资 质 、 证 书 管 理
资 产 管 理
物 业 、 宿 舍 管 理
职 场 环 境 、 安 全 与 秩 序
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行政部人员职责分工 （二）行政主任： 岗位职责： 1、负责总务后勤工作的实施、管理； 2、IT、办公设备、网络、网站的维修、维护； 3、协助策划、组织各类会议、活动； 4、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点； 5、办公及相关劳保用品的申购及费用管控； 6、各类证照、资质、奖项的申报、办理与年检； 7、办公室的装修、安全、物业等方面管理； 8、维护职场环境、秩序； 9、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、 电费用的缴纳。
、 信 息 管 理
车 辆 管 理
安 保 管 理
办 公 、 庶 务 用 品 管 理
报 刊 、 信 函 、 快 件 收 发
劳 资 、 劳 务 合 同 纠 纷
IT
MI
供 应 合 同 纠 纷
VI
BI
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行政部人员职责分工
四、行政部人员职责分工
（一）行政经理： 岗位职责： 1、行政部工作统筹、规划与管理； 2、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实； 3、制订季/月/周的工作规划与计划，并组织实施； 4、部门行政管理、办公费用的预算、管控； 5、本部门人员的工作安排与绩效考评； 6、月、周行政例会安排，召集； 7、企业文化建设、宣传、及部门活动； 8、公司与下属公司或各部门间的协调、配合工作； 9、公司相关的各种行政外联协调工作； 10、部门通知，文件、报告等公文的拟写； 11、职场安全，环境管理工作； 12、处理各种突发事件；
深圳市XXXX有限公司
XXX人力行政中心行政工作现状
及工作规划
编制： 日 期： March 24, 2012
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深圳市XXXX有限公司
目 录
一、行政部现状分析 二、行政部组织架构图 三、行政部职能组织架构图 四、行政部人员职责分工 五、工作规划思路 六、2012年工作规划 七、2012年第二季度工作计划
D、加强行政后勤基础管理，完善 相关工作流程
1、营造安静、洁净、安全的职场办公环境 2、提高公司日常规章规制的执行力，强化 员工纪律观念，基础管理工作规范化、固 化。（今年工作重点） 3、严格控制行政成本、做好节能措施 4、加强公司物业、员工宿舍管理 5、做好办公场所、仓库的安全保卫工作， 制度相关应急方案 6、规范物资、资产管理，提高其利用率 7、规范档案、资料管理 8、加强会务管理
5、制度不健全，流程不明确，需重新修或优化订相关工作制度及流程，存 在凭经验或以前习惯做事等情况。
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行政部组织架构
二、行政部组织架构 行政经理
行政主任 行政秘书（兼） 前台文员
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行政部职能架构
三、行政部职能架构图 行政管理
制度流程管理
会务外联管理
企业文化建设
文印、资质、档案管理
总务安保管理
法律事务管理
B、构建部门组织体系
1、理清行政部的职能及职责 2、搭建本部门的组织架构
3、明确岗位分工
4、建立完善的管理业务流程
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工作规划思路
C、企业文化建设
1、制定VI视觉识别系统，提升公司 整体形象 2、制定MI理念识别系统，确立公司 目标、宗旨，提炼公司核心价值 理念 3、创建BI行为识别体系。规范员工 工作行为，开展各种形式的公司 员工活动。
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行政部人员职责分工
（四）前百度文库文员：
岗位职责： 1、日常来访接待，接听、转接电话，传达各类信息； 2、各部门办公文具的统计、申购、分发与管理及相关费用的统计报销； 3、各类文件、信件、快件、报刊的收发、传达与管理； 4、协助人力资源部做好各类人事考勤及“工作差错汇总”工作； 5、每月各部门的通讯费用统计； 6、及时供应公司饮水，做好饮水统计及相关费用报销工作； 7、做好办公室、仓库、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工 作； 8、根据《名片制作申请单》，联系名片制作事宜及费用报销； 9、商贸公司与食品公司的的相关表单和SAP的打印； 10、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作； 11、定期更新公司通讯录； 12、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。
行政部现状分析
一、行政部现状分析
1、人员配置少，工作任务重。现只配置3人，经理1人，主任1人，前台文 员1人，总经办行政秘书兼任一部分行政工作；
2、团队凝聚力较强，责任心较强，但执行力较差。各部门提出需行政部门 解决的事情响应不及时，各部门对人力行政中心的认可度较低。需通过实 际工作重塑人力行政中心形象； 3、职责分工明确，但工作效率有待进一步提高，工作缺乏计划性和规划性， 没有分清工作的轻重缓急； 4、行政后勤工作项目多，繁琐，重复性强，需重新理顺行政后勤事项；
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工作规划思路
• 短期战略规划
一至二年内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、 固化行政工作。
• 中长期规划
三到五年完成战略业务合作伙伴的转型，实现行政资源、法务资源、总务 资源三大领域初建成型，提供与公司业务战略匹配的行政管理战略。
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工作规划思路
根据公司当前的战略目标及走集团化管理模式，结合我司行政工作现状，转变行政工 作角色及提高行政执行力当前最大工作。根据行政职能架构图，短期工作规划,应着重从 健全制度及流程管理、组织体系规划、企业文化建设规划、行政后勤基础、法务风险控制 五大方面规划，有序推进，逐步完善行政管理体系。
A、健全行政管理制度、优化工作流程
1、《固定资产管理制度》 2、《办公、庶务用品管理制度》 3、《车辆管理制度》 4、《印鉴使用管理制度》 5、《IT管理规范》 6、《员工日常工作管理制度》 7、《前台管理制度》 8、《低值耐用品管理制度》 9、《接待管理制度》 10、《会议管理制度》 11、《档案管理制度》 12、《员工宿舍管理制度》 13、《差旅管制度》
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行政部人员职责分工
（三）行政秘书
岗位职责： 1、公司各类公文、总结与计划的拟文、发文； 2、负责总经办各类公文、文稿的撰写与归档管理； 3、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、 督办落实； 4、协助策划、组织各类活动； 5、总经办的各类日常事务工作； 6、公司领导交办的其他事宜。
流 程 优 化
制 度 建 设
工 作 规 划 、 计 划
秘 书 服 务
会 议 管 理
活 动 管 理
公 共 关 系
视 觉 识 别
理 念 识 别
行 为 识 别
印 鉴 管 理
发 文 公 告
图 书 管 理
档 案 、 资 料 管 理
企 业 资 质 、 证 书 管 理
资 产 管 理
物 业 、 宿 舍 管 理
职 场 环 境 、 安 全 与 秩 序
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行政部人员职责分工 （二）行政主任： 岗位职责： 1、负责总务后勤工作的实施、管理； 2、IT、办公设备、网络、网站的维修、维护； 3、协助策划、组织各类会议、活动； 4、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点； 5、办公及相关劳保用品的申购及费用管控； 6、各类证照、资质、奖项的申报、办理与年检； 7、办公室的装修、安全、物业等方面管理； 8、维护职场环境、秩序； 9、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、 电费用的缴纳。
、 信 息 管 理
车 辆 管 理
安 保 管 理
办 公 、 庶 务 用 品 管 理
报 刊 、 信 函 、 快 件 收 发
劳 资 、 劳 务 合 同 纠 纷
IT
MI
供 应 合 同 纠 纷
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行政部人员职责分工
四、行政部人员职责分工
（一）行政经理： 岗位职责： 1、行政部工作统筹、规划与管理； 2、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实； 3、制订季/月/周的工作规划与计划，并组织实施； 4、部门行政管理、办公费用的预算、管控； 5、本部门人员的工作安排与绩效考评； 6、月、周行政例会安排，召集； 7、企业文化建设、宣传、及部门活动； 8、公司与下属公司或各部门间的协调、配合工作； 9、公司相关的各种行政外联协调工作； 10、部门通知，文件、报告等公文的拟写； 11、职场安全，环境管理工作； 12、处理各种突发事件；
深圳市XXXX有限公司
XXX人力行政中心行政工作现状
及工作规划
编制： 日 期： March 24, 2012
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深圳市XXXX有限公司
目 录
一、行政部现状分析 二、行政部组织架构图 三、行政部职能组织架构图 四、行政部人员职责分工 五、工作规划思路 六、2012年工作规划 七、2012年第二季度工作计划
D、加强行政后勤基础管理，完善 相关工作流程
1、营造安静、洁净、安全的职场办公环境 2、提高公司日常规章规制的执行力，强化 员工纪律观念，基础管理工作规范化、固 化。（今年工作重点） 3、严格控制行政成本、做好节能措施 4、加强公司物业、员工宿舍管理 5、做好办公场所、仓库的安全保卫工作， 制度相关应急方案 6、规范物资、资产管理，提高其利用率 7、规范档案、资料管理 8、加强会务管理
5、制度不健全，流程不明确，需重新修或优化订相关工作制度及流程，存 在凭经验或以前习惯做事等情况。
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行政部组织架构
二、行政部组织架构 行政经理
行政主任 行政秘书（兼） 前台文员
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行政部职能架构
三、行政部职能架构图 行政管理
制度流程管理
会务外联管理
企业文化建设
文印、资质、档案管理
总务安保管理
法律事务管理
B、构建部门组织体系
1、理清行政部的职能及职责 2、搭建本部门的组织架构
3、明确岗位分工
4、建立完善的管理业务流程
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工作规划思路
C、企业文化建设
1、制定VI视觉识别系统，提升公司 整体形象 2、制定MI理念识别系统，确立公司 目标、宗旨，提炼公司核心价值 理念 3、创建BI行为识别体系。规范员工 工作行为，开展各种形式的公司 员工活动。
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行政部人员职责分工
（四）前百度文库文员：
岗位职责： 1、日常来访接待，接听、转接电话，传达各类信息； 2、各部门办公文具的统计、申购、分发与管理及相关费用的统计报销； 3、各类文件、信件、快件、报刊的收发、传达与管理； 4、协助人力资源部做好各类人事考勤及“工作差错汇总”工作； 5、每月各部门的通讯费用统计； 6、及时供应公司饮水，做好饮水统计及相关费用报销工作； 7、做好办公室、仓库、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工 作； 8、根据《名片制作申请单》，联系名片制作事宜及费用报销； 9、商贸公司与食品公司的的相关表单和SAP的打印； 10、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作； 11、定期更新公司通讯录； 12、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。