行政部工作规划分析

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工作规划思路
• 短期战略规划
一至二年内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、 固化行政工作。
• 中长期规划
三到五年完成战略业务合作伙伴的转型，实现行政资源、法务资源、总务 资源三大领域初建成型，提供与公司业务战略匹配的行政管理战略。
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工作规划思路
根据公司当前的战略目标及走集团化管理模式，结合我司行政工作现状，转变行政工 作角色及提高行政执行力当前最大工作。根据行政职能架构图，短期工作规划,应着重从 健全制度及流程管理、组织体系规划、企业文化建设规划、行政后勤基础、法务风险控制 五大方面规划，有序推进，逐步完善行政管理体系。
A、健全行政管理制度、优化工作流程
1、《固定资产管理制度》 2、《办公、庶务用品管理制度》 3、《车辆管理制度》 4、《印鉴使用管理制度》 5、《IT管理规范》 6、《员工日常工作管理制度》 7、《前台管理制度》 8、《低值耐用品管理制度》 9、《接待管理制度》 10、《会议管理制度》 11、《档案管理制度》 12、《员工宿舍管理制度》 13、《差旅管制度》
1、对配送部宿舍住宿情况进行调查，与配送部商讨，完善《宿舍管理规定》并 推行（4月完成） 2、完善《固定资产管理制度》及《办公用品管理办法》，对各类办公物资、固 定资产进行盘点（5－6月）。
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第二季度行政工作计划
（五）员工活动
1、2012年度组织全体员工进行体检；（4月25日） 2、组织公司运动会（4月下旬） 3、组织2012年度优秀员工省外旅游活动（5月中后旬） 4、公司员工户外拓展或旅游活动(6月15日前）。
5、制度不健全，流程不明确，需重新修或优化订相关工作制度及流程，存 在凭经验或以前习惯做事等情况。
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行政部组织架构
二、行政部组织架构 行政经理
行政主任 行政秘书（兼） 前台文员
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行政部职能架构
三、行政部职能架构图 行政管理
制度流程管理
会务外联管理
企业文化建设
文印、资质、档案管理
总务安保管理
法律事务管理
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第二季度行政工作计划
根据2012年的工作规划，结合当前公司实际情况，第二季度的主要工作内容 有如下几方面：
（一）办公室办公区域重新调整，解决财务室空气流通 问题。（根据新世界互动媒体的退租时间，尽快实施）
1、根据新世界互动媒体退租的面积（需确定退租时间及面积），对办公室 进行规划、装修，根据部门情况重新安排各部门办公区域，总监有独立 的办公室或办公卡位； 2、对办公室送风排风系统进行改造，解决财务室空气流通问题； 3、改造已老化或已损毁的供电线路及照明； 4、可考虑食品公司办公区相对独立，与鼎汇商贸分开办公。
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行政部人员职责分工
（三）行政秘书
岗位职责： 1、公司各类公文、总结与计划的拟文、发文； 2、负责总经办各类公文、文稿的撰写与归档管理； 3、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、 督办落实； 4、协助策划、组织各类活动； 5、总经办的各类日常事务工作； 6、公司领导交办的其他事宜。
D、加强行政后勤基础管理，完善 相关工作流程
1、营造安静、洁净、安全的职场办公环境 2、提高公司日常规章规制的执行力，强化 员工纪律观念，基础管理工作规范化、固 化。（今年工作重点） 3、严格控制行政成本、做好节能措施 4、加强公司物业、员工宿舍管理 5、做好办公场所、仓库的安全保卫工作， 制度相关应急方案 6、规范物资、资产管理，提高其利用率 7、规范档案、资料管理 8、加强会务管理
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第二季度行政工作计划
（三）设计公司VI系统，制作各中心、部门标识牌。
快消品在VI的设计方面最起码应该具备快消品的特质，有“快”的气质和属 性，有影响购买的冲动，有时尚、快乐、动感、娱乐、积极、健康、活力的 因素）
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第二季度行政工作计划
（四）制定《固定资产管理制度》、《办公用品管理办法》 《宿舍管理规定》等制度及相关流程图，并以总部作为试 点推行。
流 程 优 化
制 度 建 设
工 作 规 划 、 计 划
秘 书 服 务
会 议 管 理
活 动 管 理
公 共 关 系
视 觉 识 别
理 念 识 别
行 为 识 别
印 鉴 管 理
发 文 公 告
图 书 管 理
档 案 、 资 料 管 理
企 业 资 质 、 证 书 管 理
资 产 管 理
物 业 、 宿 舍 管 理
职 场 环 境 、 安 全 与 秩 序
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行政部人员职责分工
（四）前台文员：
岗位职责： 1、日常来访接待，接听、转接电话，传达各类信息； 2、各部门办公文具的统计、申购、分发与管理及相关费用的统计报销； 3、各类文件、信件、快件、报刊的收发、传达与管理； 4、协助人力资源部做好各类人事考勤及“工作差错汇总”工作； 5、每月各部门的通讯费用统计； 6、及时供应公司饮水，做好饮水统计及相关费用报销工作； 7、做好办公室、仓库、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工 作； 8、根据《名片制作申请单》，联系名片制作事宜及费用报销； 9、商贸公司与食品公司的的相关表单和SAP的打印； 10、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作； 11、定期更新公司通讯录； 12、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。
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第二季度行政工作计划
（六）推行“5S”管理. 在办公室和仓库开展“5S”管理（5月 30日前进行宣传）。
• 1、整理（SEIRI） • 将工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来以 外，其它的都清除掉。 • 2、整顿（SEITON） • 把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标示。 • 3、清扫（SEISO） • 将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽； 检查污染源。 • 4、清洁（SEIKETSU） • 标准化和维持上面3S的成果。 • 5、素养（SHITSUKE） • 每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。培养主动积极的精神。
企业文化
3、协助鼎泰丰、食品公司、鼎佳商贸做好企业文化建设（文化墙、宣传标识等） 4、公司员工活动（体检、户外拓展、年会等） 1、营造健康、安全职场办公环境（清洁、绿化、安全） 2、解决配送部宿舍管理问题
行政后勤管理
3、加强资产管理工作，进行固定资产盘点 4、加强公司办公室、仓库、宿舍的安全管理工作
、 信 息 管 理
车 辆 管 理
安 保 管 理
办 公 、 庶 务 用 品 管 理
报 刊 、 信 函 、 快 件 收 发
劳 资 、 劳 务 合 同 纠 纷
IT
MI百度文库
供 应 合 同 纠 纷
VI
BI
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行政部人员职责分工
四、行政部人员职责分工
（一）行政经理： 岗位职责： 1、行政部工作统筹、规划与管理； 2、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实； 3、制订季/月/周的工作规划与计划，并组织实施； 4、部门行政管理、办公费用的预算、管控； 5、本部门人员的工作安排与绩效考评； 6、月、周行政例会安排，召集； 7、企业文化建设、宣传、及部门活动； 8、公司与下属公司或各部门间的协调、配合工作； 9、公司相关的各种行政外联协调工作； 10、部门通知，文件、报告等公文的拟写； 11、职场安全，环境管理工作； 12、处理各种突发事件；
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行政部人员职责分工 （二）行政主任： 岗位职责： 1、负责总务后勤工作的实施、管理； 2、IT、办公设备、网络、网站的维修、维护； 3、协助策划、组织各类会议、活动； 4、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点； 5、办公及相关劳保用品的申购及费用管控； 6、各类证照、资质、奖项的申报、办理与年检； 7、办公室的装修、安全、物业等方面管理； 8、维护职场环境、秩序； 9、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、 电费用的缴纳。
B、构建部门组织体系
1、理清行政部的职能及职责 2、搭建本部门的组织架构
3、明确岗位分工
4、建立完善的管理业务流程
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工作规划思路
C、企业文化建设
1、制定VI视觉识别系统，提升公司 整体形象 2、制定MI理念识别系统，确立公司 目标、宗旨，提炼公司核心价值 理念 3、创建BI行为识别体系。规范员工 工作行为，开展各种形式的公司 员工活动。
深圳市XXXX有限公司
XXX人力行政中心行政工作现状
及工作规划
编制： 日 期： March 24, 2012
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深圳市XXXX有限公司
目 录
一、行政部现状分析 二、行政部组织架构图 三、行政部职能组织架构图 四、行政部人员职责分工 五、工作规划思路 六、2012年工作规划 七、2012年第二季度工作计划
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2012年总体工作规划
工作规划
1、梳理行政工作及细化 组织架构 2、确定组织架构及优化 3、明确职能分工及调整
具体工作内容
计划开展时间
第二季度
制度、流程建设
1、修订《固定资产管理制度》、《办公用品管理制度》、《宿舍管理制度》、 《前台管理制度》、《IT管理制度》《员工日常工作管理制度》、《会议管理制度》 第二、三、四季度 及相关工作流程 2、搭建办公室“5S”体系（整理、整顿、清扫、清洁、素养） 1、完成公司网站设计 2、完成公司VI视觉识别的初步设计，制作各部标识牌 第二、三季度 第三季度 第二、三季度 第二、三、四季度 第二、三、四季度 第二季度 第二季度 第二、三季度 第二、三、四季度
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工作规划思路
E、建立法务风险控制体系
1、制订《合同评审制度》，最大限度地减少法律风险 2、建立法律顾问制度，及时解决各类法律纠纷
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2012年工作规划
• 2012年的第一季度即将结束，公司蓝图已描绘，如何将蓝图 变成现实，这是摆在我们面前最大的任务，我们在继续做好本 职工作的同时，应根据公司的战略目标，遵从集团化管理制思 路，行政部将在解决实际问题中，逐步建立起健全、规范的行 政体系。现从如下几个方面进行规划：
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行政部现状分析
一、行政部现状分析
1、人员配置少，工作任务重。现只配置3人，经理1人，主任1人，前台文 员1人，总经办行政秘书兼任一部分行政工作；
2、团队凝聚力较强，责任心较强，但执行力较差。各部门提出需行政部门 解决的事情响应不及时，各部门对人力行政中心的认可度较低。需通过实 际工作重塑人力行政中心形象； 3、职责分工明确，但工作效率有待进一步提高，工作缺乏计划性和规划性， 没有分清工作的轻重缓急； 4、行政后勤工作项目多，繁琐，重复性强，需重新理顺行政后勤事项；
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第二季度行政工作计划
（七）加强与各中心、部门及各子公司间的联系，建立畅通 的沟通渠道，为其提供强有力的后勤支持工作（到各子公 司调研人力行政状况）。
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第二季度行政工作计划
（七）加强考勤工作管理，不定期抽查各中心、部门及各子 公司的考勤情况，并采取相关措施。
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第二季度行政工作计划
（二）对办公室进行清洁作业，提升公司绿化品位，更换植 物品种，改善办公环境。
1、找专业清洁公司进行清洁，含办公室的天花，地板、墙壁、地毯、办公桌、 椅、沙发、各种办公设备等； 2、在夏季来临前，对公司所有空调进行清洁(5月上旬） ； 3、绿化需根据时节的变化更换，价钱，品种可与绿化公司协商。 。