高校档案管理发展趋势及其对学生档案管理工作者的素质要求

档案事业管理思想、管理方法的现代 化问题，涉及档案管理队伍素质的现 代化以及档案工作的标准化等几乎档 案管理方方面面的问题。档案管理现 代化其主要特征表现为：一是档案管 理的系统化，即将整个管理工作视为 一个相互密切联系的整体系统，注重 管理思想的现代化、管理方法的科学 化、管理行为的制度化与规范化。二 是信息化，广泛运用计算机技术，缩 微复制技术、声像技术及相关信息技 术等实现档案工作管理技术手段的现 代化。三是定量化，通过统计与计量 的方法实现档案的量化管理，把定性 与定量管理有机结合起来。四是智力 化，注重人在管理工作中的作用，注 重管理队伍的知识化、专业化，注重 管理效率的提高 。此外，与传统的档 案管理相比，档案管理现代化还有一 个突出特点，就是尤其注重档案的动 态管理，将档案的开发与利用有机结 合起来。
理论探索
南方论刊·2010年第8期
政工园地
高校档案管理发展趋势及其对学生档案管理工作者的素质要求
蔡利红
（贵州财经学院学生处 贵州贵阳 550004）
【摘要】近年来,随着高校扩招、高校教学评估以及高校管理向精细化、规范化、科学化的日益推进，作为高校教育 教学管理重要内容的档案管理呈现出现代化、专业化、规范化与人本化趋势，对学生档案管理工作者提出了崭新的挑战。 系统创新的专业素质、全面高效的业务素质、人本务实的服务能力正逐渐成为新形势下高校学生档案管理工作者新的素质 要求。
仅仅对档案的简单出纳和保管，而要 采取科学的理论和方法，遵循档案工 作的发展规律，把档案管理活动作为 一个复杂的系统来进行科学管理使档 案管理工作向更高水平迈进，从而使 档案管理专业化成为必然。档案管理 的专业化趋势首先体现在档案管理队 伍的专业化，即高校档案管理工作逐 步实现由受过系统档案管理专业教育 与培训的人员来担当。档案管理的专 业化趋势不仅仅体现在档案管理队伍 的专业性，更体现在档案管理组织、 手段与技术的专业化。目前，越来越 多的高校及相关机构与教学部门顺应 这一发展趋势，将学生档案管理视为 一个专门的管理部门，强化对学生档 案管理的组织、领导与监控，力求实 现其专业化管理。
【关键词】档案管理；高校学生档案管理工作者；素质
高校大学生是国家宝贵的人才 资源，高校学生档案是大学生家庭社 会关系、经济状况主要原始材料及大 学生在校期间学习、生活及各种社会 实践的历史记录，同时也是大学生就 业、深造、出国留学及未来组织、人 事选拔、任用、考核的重要依据。毋 容置疑，高校档案既是大学生及社会 组织与用人单位重要的原始凭据，是 国家人事档案的重要组成部分，也是 高校教育教学管理的重要内容。
档案管理现代化的发展及现代化 档案管理技术的运用，无疑可以大大 提高档案管理工作的效率，提高档案 现代化管理的水平。
1.2 档案管理专业化 专业化是社会发展的规律。随 着科技事业的发展和社会的进步，社 会各行各业生产操作逐步向现代化迈 进，带来了生产、管理队伍的逐步专 业化。现代的档案管理工作，不再是
2.2 全面、高效的业务素质 档案管理现代化的发展趋势要求 高校学生档案管理工作者具备全面、 综合的业务素质。档案管理工作涉及 到方方面面，档案管理工作者仅仅具 备专业知识往往是远远不够的。除必 需的档案管理专业知识与能力外，还 要求在知识结构上向综合化、全面化 转变。一是需要具有丰富的文史知 识。档案主要是通过文字来记录人类 社会实践活动的，档案工作人员在收 集、整理、鉴定、编研等工作环节， 以及进行业务等系列工作中也主要是 凭借文字来开展工作 。这就要求档案 工作者具有较高的语言文字水平，包 括古现代汉语知识、外语知识、少数 民族语言等方面的知识，同时，还要 注重与档案管理内容相关的历史知识 的学习，才能更好地熟悉档案内容， 正确判断档案的价值和社会各方面对 档案信息的需求变化，从而才能更有 效地做好档案的收集、管理和开发利 用工作。二是需要具有丰富的档案相 关学科知识及管理科学与相关法律知 识。随着科学技术的迅速发展，特别 是随着文书档案管理一体化和档案— 图书—情报管理一体化趋势的日益加 强，档案管理工作中涉及的知识领域 也越来越广泛复杂，这要求高校学生 档案管理工作者有广泛、综合的知识 面，既要熟练掌握档案管理相关学科
只有具备丰富、全面的业务知 识，熟练运用科学的管理方法与技 术，才能更好地管理与开发当前高校 日益扩大的档案信息资源，真正克 服当前高校学生档案管理低效率的状 况，实现高校学生档案管理工作的现 代化。
2.3 人本、务实的服务能力 科学发展的核心是以人为本， 这是一切工作的前提。档案管理中的 人本化趋势其核心也是要求在整个档 案管理活动中坚持以人为中心，把人 作为档案工作服务的主体和第一资源 来实施。这不仅要求高校切实关心档 案管理工作者的切身需要与利益，充 分调动高校档案管理工作者的工作积 极性、服务热情与奉献精神，同时也 要求高校学生档案管理工作者切实以 学生及档案利用者为本，努力提高人 本、务实的服务能力。 首先是良好的敬业、爱岗意识。 档案管理工作本身是一项枯燥的工 作，高校学生档案管理所涉及的内容 与工作量甚至还要远超过其他档案管 理，这尤其需要档案管理工作者树立 良好的具有爱岗敬业、无私奉献、埋 头苦干、存真求实、默默无闻的奉献 精神和高尚情操，在工作中努力培养 和磨练自己的心理素质和意志力，这 样才能在平凡岗位的工作中创造出有 价值的工作业绩来。 其次是尊重、帮助档案服务主体 的能力。（下转第75页）
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统，各个档案管理系统之间，档案管 理系统和其他文献管理系统之间有着 千丝万缕的联系，并正在向网络化方 向发展。档案管理的规范化要求，实 际上也就是档案管理的标准化要求。 这就势必要求统一规划、统一协调， 实行档案管理工作的标准化、规范 化，使得档案信息资源得以共享。
1.4 档案管理人本化 在传统人事管理模式下，传统 的档案管理长期以来主要表现为是一 种“物本管理”，即主要重视档案本 身，而忽视人的需要。随着社会的现 代化，社会对信息需求也越来越强 烈。档案管理的社会职能日益加强， 服务内容和范围不断扩大、深化。在 这种情况下，传统的物本管理显然不 能适应档案现代管理发展的需求，新 的管理理论与方法中人本管理的理念 成为现代档案管理的重要借鉴。现代 管理从人性出发,满足人的需要，以 “人是目的”为基本理念，把“以人 为中心”贯穿管理活动的始终，才能 真正使档案管理更好地服务于社会及 个人。高校档案管理中的人本化，就 是在整个档案管理活动中，强调以人为 中心，把人作为档案工作服务的主体和 第一资源来实施 。这里的人，既包含 了作为档案工作服务主体的档案工作 者，也包括作为档案工作服务客体的档 案利用者。档案工作的人本管理应以档 案工作者和档案利用者为本。
知识，又要通晓哲学、人文科学、自 然科学、管理科学知识，还要通晓档 案管理的法律法规，遵循《档案法》 《档案法实施办法》和《高校档案管 理条例》等法律、法规开展工作。三 是需要具备一系列现代化的档案管理 技术和方法。知识经济与信息化时 代，档案管理要求能以较高的存储、 处理和控制计算机的能力，高质量、 高效率地为社会提高档案服务。高校 学生档案工作者必须学习与掌握现代 科学技术知识，特别是计算机知识与 技术、信息开发技术、网络技术、社 会科学中统计与计量的方法与技术 等。
2.新形势下高校学生档案管理 工作者的素质要求
档案管理新的发展态势无疑对高 校学生档案管理工作者提出了新的要 求。结合工作实际，笔者认为，作为 高校学生档案管理工作者，应该努力 提高如下方面的素质。
2.1 系统、创新的专业素质 档案管理是一项专业性很强的工 作。高校本身是知识与人才聚集的地 方，档案管理专业化发展对高校学生 档案管理工作者专业化素质的要求相 对更高些。档案管理专业化的发展趋 势不仅仅要求高校学生档案管理工作 者学历结构上实现向专业化的转变，
1.3 档案管理规范化 从2003年起，我国开始实行五 年一轮的普通高等学校评估制度。档 案是高校评估工作的基础，高校评估 制度的推行对高校档案管理工作提出 了崭新的挑战，要求高校档案管理工 作无论在管理体制、管理程序、管理 方法等各方面尽快走上程序化、规范 化、科学化管理的轨道。在今后长期 的工作中，高校档案管理的规范化必 然作为评估高校整个管理工作的重要 内容而受到普遍重视。同时，从档案 管理现代化趋势及档案本身的内在要 求来看，档案管理系统不是孤立的系
1.高校档案管理发展趋势 随着社会现代化的发展，尤其是 近年来大学生规模的不断扩展以及高 校教学评估以及高校管理向精细化、 规范化、科学化的日益推进，作为高 校教育教学管理重要内容的档案管理 显得愈来愈重要，高校档案管理呈现 出新的趋势。具体表现在如下方面： 1.1 档案管理现代化 工业化的实现以及信息化的推 进，作为一种全球化理念的现代化已 经成为社会生活的共同态势。随着科 学技术的不断发展和新技术的不断运 用，现代化技术不断渗透到各行各 业。在档案管理的技术手段上，尽管 传统的手工操作方式至今仍在档案管 理工作中发挥作用，但档案管理技术 化、现代化趋势也已经势在必然。档 案工作现代化不仅涉及新的技术装 备、新的技术手段的运用，而且涉及
除隔膜，增进友谊，润物无声；“亲 善牵引法”能引导改ห้องสมุดไป่ตู้，消除抵触情 绪；“层级渗透法”能润育不同层次 人员的文化、修养、道德、智慧； “褒奖激励法”能弘扬正气，催人奋 进，促进竞争。
3.3 要建设有为的思想政治工作 骨干队伍。要建设这样有为的政工队 伍，必须注意三点：第一，以身作 则，身体力行。这是医院思想政治工 作者取得工作主动权的保证。“喊破 嗓子不如做出样子”，“其身正不令 而行”，表率作用是一种无声的命 令。政工干部必须在任何时候、任何 情况下都用自己的模范行动去影响和 带动周围的职工群众。第二，不偏不 倚，一视同仁。这是做好医院思想政 治工作的前提。如果领导处事是公正 的、合理的、公平的，职工的心态会 平衡，情绪会得到激发，工作积极性 会得以调动。第三，将心比心，以诚 相待。这是做好医院思想政治工作的 基础。诚实是信任的条件，信任是 交心的基础。只有在这“条件”和 “基础”都具备时，才能达到推心 置腹、情感沟通。作为医院思想政 治工作者，不要凌驾于群众之上，