网络环境下档案信息资源开发和利用

浅议网络环境下档案信息资源的开发和利用摘要：近年来随着网络技术的完善和普及，档案信息的利用与开发已经取得了长足的发展和进步，但随之而来也产生了一些问题，我们有必要对这些问题进行细致的分析，以此推进档案管理的信息化。

我国档案信息资源在网络环境下开发利用存在一些问题，提出有针对性的对策建议如下：提高网络档案信息的开发能力，加强网络档案管理人员的培养，完善网络档案信息体系的建设，加强网络环境下档案信息资源的集约化。

关键词：信息资源；档案管理；网络技术
中图分类号：g27 文献标志码：a 文章编号：1002-2589（2013）08-0167-02
网络环境下的档案管理工作是一种交互式的服务，其服务理念是消除档案管理部门之间和档案使用者之间的区域性距离，使档案信息的交流更为快捷和频繁。

在开展档案网络化信息建设过程中，可以改变档案原有的特征，通过对档案的收集、整理、加工，使纸制档案数字化，并借助网络进行数字信息和数字档案的传递，实现信息档案的跨区域服务。

对于档案信息网络化建设，欧美等发达国家是一种从实践到理论的发展模式。

他们约从20世纪90年代中期开始大规模的档案信息发布，各级各类档案馆纷纷在因特网上建立网站，发布档案信息，开发档案信息资源。

目前档案网站多数初具规模，广为利用。

这些档案网站介绍档案管理机构和档案馆的职能、历史、职责，介绍馆
藏档案信息资源，提供档案信息和利用服务。

一些档案馆的网上利用已成为档案利用的主要方式。

一、档案信息网络化的内容分析
随着市场经济的发展，我国档案信息网络化建设也在逐年发展，但与国外的档案信息网络化相比还较为落后。

近年来，随着电子政务的发展，档案的网站数量逐年提升，这给档案信息的网络传递以及提高档案信息的利用率带来了新的发展契机。

1.我国网络档案信息的缺陷
目前我国的网络档案信息还存在一定的缺陷，主要表现在整体性和层次性上，对比发达国家的网络档案信息，我国的网络档案信息还处在起步阶段。

发达国家的网络档案信息从基础性上看比较系统，几乎每个省或州都有网络档案馆，并且档案馆逐级分步，如：市级档案馆、大学档案馆、企业档案馆、私人档案馆等，档案馆的信息类型也较多，如：行业组织、学术团体、技术信息等。

对比而言，我国的网络档案信息网站还是以省级或市级的档案馆网站为主，大学档案和科研档案网站为辅，其中学术团体和科研网站较少，这造成我国的档案信息整体上和综合性存在一定的缺陷，缺乏专业方以及其他领域的网络档案信息。

2.网络档案信息数量不足
我国的网络档案信息因基础信息较少，所以提供于网络的档案信息数量明显不足，具体因素主要表现在以下几个方面：一是网站数量不足，我国的档案网络信息建设起步较晚，造成网站较少，已
开通的网络档案网站只有200多个。

二是网站档案信息内容不健全，我国的档案网站信息类别单一，网站内容主要集中在：功能介绍、信息服务、法律法规、本馆馆藏、档案索引等，其中每个类别都只是介绍，具体的功能使用不健全。

三是没有完善的馆藏档案信息，网络档案馆的信息没有全善，一般信息都是二次信息，缺乏一次档案信息的建立和整理，而档案全文信息更是罕见。

四是网络档案的信息模式较为单一，网络档案的信息应包括：文本、图片、视频、音频、数字档案等，而现今我国的档案网站所提供的信处查询还是以文本和图片为主，视频文件几乎没有。

五是网站的档案信息更新较慢，现今许多的档案网站缺乏有效的管理，网站信息更新的周期较长，往往半年更新一次，造成信息的利用下降，并且网站的访量巨减。

六是档案网站信息的交流缺乏组织，从网站的建立模式来看，站内的导航、搜索、信息反馈等都是交流的基础，这非常有利于档案信息的组织，同时还可以完善档案信息的建设。

二、网络档案信息发展的优势
1.档案信息资源为领导决策提供依据
随着我国市场经济的逐步深入，企业可以利用网络档案信息进行深入的管理，以此来完善现代企业的管理制度，并且提高企业的核心竞争力。

企业要想在市场经济的发展中求得生存和发展，这在很大程度取决于领导的正确决策，而网络档案的信息管理，可以为科学决策提供理论依据，通过比较与反复论证，切实提出可行的方案和对策。

2.利用网络档案信息为企业发展服务
档案的网络化可以为经济建设和社会发展服务，同时也可以为企业的管理提供必要的保障。

企业的网络档案信息应从企业自身的需求出发，紧紧地围绕着企业的经济发展和管理效率，更好地发挥档案信息管理参谋与助手的作用。

例如：关注人员的档案信息，做好人事管理；做好科研项目的档案管理，促进企业技术的发展；做好企业产品信息的管理，为企业下一步的发展做决策依据；提高网络档案信息的交流，提高企业档案信息交流的效率等。

在计划经济向市场经济转轨的过程中，必然会出现各种各样的矛盾与纷争，要保持企业的稳定发展，也必将更多地依赖和利用各类档案。

3.提高网络档案信息意识
档案信息意识是指人们对档案的价值、性质，以及档案工作的作用、本质、地位的综合性理解，其实质是人们在参与档案管理和档案建设中对保护档案和利用档案的具体要求。

长时间以来，大量的档案资料封存于档案室或档案馆内，人们无法通过合理的途径了解档案信息，而计算机网络的发展，提高了档案管理的水平，同时也提升了人们对档案信息的理解，所以说网络档案信息必须要从意识培养出发，我国也出台了《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知，其内容明确指出：“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业不可缺少的环节”。

我们在进行档案宣传时，不能只依靠报刊、广播、电视等手段，一定要与时俱进，通过现有的网络来宣传档案信息的重要性，同时最
大限度地提升档案信息的利用效率，以达到为社会公众服务的目的。

三、网络环境下档案信息资源开发利用新途径
1.网络环境下档案信息资源的开发与利用
网络环境下档案信息资源的开发与利用，一定要从时代的发展需要和社会的进步程度出发，注重档案信息的质量和利率用。

首先网络环境下的档案信息资源必须要遵守知识产权的相关法律法规，对不合法的转载和下载等行为，一定要给予严厉的打击。

其次，要加强档案管理人员的管理，避免档案管理人员对网络档案信息的侵害，保护档案信息的真实性和可追溯性。

再次，强化对网络档案信息的保护，尤其是涉及隐私或机密的档案，必须加强保护，避免将此类信息发布到网站上，更不可以进行网络传递。

最后，要求强化档案用户和使用者的管理，档案信息不同于其他网络信息，其自身具有的社会价值是不可估量的，在人们利用档案信息时一定要做好自我约束，并要求使用者和管理者互相约束和监督，使双方行为合理合法。

2.提高网络档案信息的开发能力
网络档案信息的开发应包含以下几个关键因素：调查研究，充分地了解档案信息在社会中的需求，并从实际需求出发进行开发；了解专业性档案收藏的社会价值，并能收藏的档案进行编目、著录、索引、提高网络档案信息的使用价值；研究编制档案的史料，编写网络档案参考资料、撰写有关网络档案信息管理的文章，强化档案
信息加工能力的提升；对档案信息进行宣传介绍、推广应用的能力。

3.加强网络档案管理人员的培养
网络环境的档案信息开发工作应涉及网络技术、计算机技术、网站建设等多元的知识结构，这就要求档案信息开发人员和网络技术人员进行交互式的学习，拓宽彼此的知识面，调整档案管理人员和网络技术人员的知识结构，切实的把档案信息和网络技术相结合。

如果档案管理人员没有掌握网络技术，仅靠服务外包来完成将很难完成理想的档案信息网站，同时更不能有效地开展网络档案信息的建设与服务。

因此需要对现有的档案管理人员进行全方位的网络技术培训，对知识层次不同的人员要进行分类，层次较低的人员要负责简单的档案信息管理和系统操作，而专业性较强的工作人员，需要进行信息的分类与开发，如：档案信息网络数据的开发、数据库的建设、索引分类的建设等。

只有强化网络信息档案工作人才的培养，才能更好地促进网络档案信息化的建设，另外，要强调实践能力的提升，创造实践环境，使在管理人才能够熟悉业务知识，操作流程和规范，培养出更多知识扎实，实践能力强的档案人才。

4.完善网络档案信息体系的建设
网络档案信息建设的基础是档案馆（室）的馆藏信息，丰富的馆藏的信息是网络档案资源的源泉。

因此网络档案信息体系的建设要以馆藏信息的数字化为基础。

在馆藏资源的建设上，我国的法律法规做出了明确的规定：“属于中央级和省级、市级国家档案馆接收范围的档案，立档案单位应当自档案形成之日起满20年即向有
关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级档案馆移交”。

同时通过各种措施征集民间残存的珍贵档案，也是丰富馆藏资源的重要工作之一。

另外，为了防止馆藏资源的丢失，应对资源进行整合，开展机构间的相互合作，实现大范围的资源共享。

5.加强网络环境下档案信息资源的集约化
档案信息资源的集约化不仅提高了资源的利用效率，也减少了管理和开发成本。

要做到集约化管理，首先要在档案机构之间加强联系，使数据库形成统一的对接端口，以方便各地区之间的信息对接工作，最终形成统一的信息网络；另外要加强资源共享，减少重复开发信息资源造成的浪费，使现有资源在网络上共享，并为不断提供新信息节省了资源。

综上所述，网络环境下的档案信息开发，即能提升网上档案信息资源的价值，又可以更主动地为利用者提供优质的信息服务。

同时它还是原始档案信息的延伸，也是单位档案部门档案信息资源建设的新内容。

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