信息时代的秘书工作

信息时代的秘书工作

——浅论秘书应具有的信息素质

摘要：随着信息社会的高速发展，传统意义上的秘书工作已经不能满足经济发展的需要，这就要求现代的秘书加强信息素质的培养与提升，本文通过信息时代对于秘书信息素质的要求着手，提出该时代秘书需要具备哪些素质，又该怎样培养这些素质。

关键词：秘书工作终身学习信息素质素质培养

信息越来越成为一种宝贵的资源，随着社会的发展，信息的价值也在不断飙升。而信息时代的到来，对从事秘书工作的职场人士既是机遇，又是挑战。现代秘书必须努力提高自身信息素质，利用先进的信息技术做好工作。

（一）信息素质是时代发展的新要求

信息价值逐渐的到任何，相比于之前实物资源和劳动力资源，信息资源已经逐渐得到社会的重视，它的价值也在逐渐被认可，并且是很宝贵的信息。

终生学习，信息时代要求人们不仅仅要进行传统的学校学习，更要坚持终身学习。有资料显示，全世界的信息量浩如烟哈，而这些以每天15的速度增加着。近30年来的人类生产出的信息已经是过去5000年信息量的综合。人类的知识在19世界是每50年翻一番,20世纪初是每10年翻一番,70年代是每5年翻一番,而近十年是每3年翻一番。在这种背景下，知识更新越来越快，我们在学校学习的已经是过时的知识；而同时大量信息又造成了信息过量的现象，如何从中获取我们所需的，与时代同步的信息逐渐成为现代人应有的能力，而良好的信息素质正式进行终身学习的基础。

（二）秘书信息素质的主要内容

秘书的信息素质，是指秘书人员能够在工作中根据环境的发展要求，不断提升自己而形成的搜寻信息、处理信息的能力。具体来说，包括以下几个方面：

1、信息观念。能否有一个正确的信息观念直接影响到秘书人员能否利用各种信息为上级服务。信息观念是指秘书人员对信息及信息价值认识，以及对各种信息传播方式的总体印象。例如如何从新兴媒体传播方式微博中获得需要的信息及细节。

2、信息意识。信息意识是指秘书人员对工作信息的感觉，表现为对信息是否具有敏锐的感受力、注意力。现代秘书的信息意识，主要表现为能够敏锐的利用社会和工作中信息的变化为工作服务。秘书工作人员和他的上级都生活在信息

社会中，网络、电话、报刊及各种媒介方式，每天都有很多信息包围着我们。如果秘书具有很好的信息意识，那他就会积极主动的搜集、利用和整合有利于上级决策和需要的各种信息，能够发现别人尚未注意的信息，能够迅速而准备的找到信息的来源、传播过程、变化等，善于从看似相同的信息中找到差异、有选择的利用。同时，信息意识更像一种习惯，浏览信息、搜寻信息，主动去寻找、联系，能够敏锐的察觉和自身工作相关的各种信息，更好的开展秘书工作。

3、信息知识。信息知识是指对信息理论、常识和方法。秘书应该具备的信息知识，是指对信息基本常识的了解，对各种信息源以及信息检索工作、检索方法等知识的掌握。主要包括信息专业知识、计算机及网络知识和一定的外语及法规知识。信息专业知识是针对信息的传播、变化等特点的了解。而现今信息更多的通过网络等媒介传播，需要秘书能够熟练掌握各种基本技术。同时网络上90%的信息是用英语传播的，秘书人员应该根据自身行业、组织的需求对相关信息所用的语言熟练掌握。

4、信息能力。信息能力是指秘书人员在工作所应具备的针对工作信息的搜寻、理解、分析、处理和整合。它主要包括以下三个方面：一是信息搜寻能力。秘书人员除了更好的利用组织内部信息网络外，更应该建立自己的信息渠道，善于开发秘书工作信息资源，及时、准确全面地获得工作所需的信息。如，秘书人员需要了解所在组织的各项情况、上级的需要信息资源，通过一些有效的方法或者工作迅速的查找、浏览、保存等。二信息理解和分析能力。信息时代，包围我们的只是信息，而不是有效信息，垃圾信息、干扰信息不可避免。作为秘书必须学会对其进行筛选分类，以达到去伪存真的目的，学会准备的识别和理解所搜集的信息，正确的判断信息的价值，以便对上级决策和工作产生积极影响。三信息处理和整合能力。信息处理和整合能力是指对所获得的信息的加工、开发和整合能力，即对所获取和选择的信息进行综合分析、分类管理，丰富自身数据库，同时进一步加深对信息的意义和可靠程度的判断，以便能够提出建议供上级参考。

5、信息操守。信息操守或者说信息道德，是指秘书人员在获取信息时应该遵守一定的法律法规，不得侵犯他人的合法权利。信息传播的媒介多种多样。其中互联网已经逐渐成为主要的媒介，但互联网又具有隐蔽性、无政府性、法律约束效力差等特点。这对秘书人员的信息操守又提出更高的要求。

（三）秘书信息素质的培养

信息素质很大程度需要秘书人员在日常工作中有意识的进行自我培养。主要包括：知识、技能、工具及实践。知识是指相关信息知识的学习，通过书本、培训等方式获得。技能是指是正确处理秘书工作信息。主要包括在海量信息的包围之中,对秘书工作信息进行准确评价、合理吸收、有效存储。工具是指能够有效

利用相关信息搜寻、信息管理和信息整合的工作。实践则是指在秘书实际工作中不断应用，不断反思，逐渐找出适合自己的信息处理方式。

这是一个最好的时代，这是一个最快的时代，这是一个充满变革的信息时代，秘书人员应该努力提高自身信息素质，更好的为上级提供决策的建议，更好的做好本职工作。