档案工作如何向规范化标准化发展

档案工作如何向规范化标准化发展
李 艳霞
（ 黑龙 江省 富裕 县机 关事务 管理 中心 １ ６ １ ２ ０ ０）
摘 要 ：本 文提 出档案管理必须 实行规 范化 、标 准化 共组程序与方 法，要 求档案 管理 的收集、整理、鉴定各个环节都建 立
统一 的程序和科 学的方法进行 归档工作。 关键词 ：档案 工作 ；规 范化 ；标准化 ；管理
余度 ，提高档案利用的效率 和效果 。 ２ ． ３在坚持贯彻 “ 以我为主”归档 原则 的前 提下 ，要 注 意有效地维护全宗的完整性 。 在归档工作中既要 掌握 重点 ， 分清 主次 ，把住全宗 的人 口关 ，使不该归档文件不致混入 ； 同时， 又要注意 防止应归档文件的散失。特别是在立卷中 ， 要把 同类并具有 内在联系 的文件材料组 在一个卷 内 ，保 持 同一 问题 的完整 性 ，反映 同一 问题 的全部 处理过程及来 龙 去脉 ，从而在提 高档案利用 价值 的同时 ，使 立卷归档后 所 形 成的档案 既完整 ，又不 庞杂 ，为档案 的规范化 、标 准化 管理 奠定坚实 的工作基础 。 ３ 加强领导、完善制度是推进档 案工作规 范化 、标准
前提
公文是 档案 的前 身 ，档案 由公 文转化而来 。可 以说公 文制发 的怎样 ，不仅 仅决定公文 本身 的质 量 ，同时 ，也影 响Ｅ ｔ 后 档案 的质 量 ，决定 了档案 工作规范化 、标准化 的质 量 的问题。 因此 ，我们 在公文制发 中必须要注 意提高档 案 实体质 量 ，为档案工 作实施规范 化 、标准化管 理打下牢 固 的工作基础 。 首先公 文用 纸质量要好 ， 幅面尺寸规格要统一 、 规范 、标准 ， 符合 国家 的有关规定 。排版形式为横写横排 ， 左侧装 订。二要 注意检查制发公 文是否履 行了签发 手续 ， 是否符 合审批权 限 ，公文标题是 否准确 ，主送 单位 和抄 送 单位 准不准 ，落 款是否与公 文一致 ，有无 Ｅ ｔ 期等 。三是 公 文字迹 要牢 固清晰 。不论是 草拟公文 ，缮 印公文 ，还是 做 出的各种记 录 、报表 、签字 、批 注等 ，都不应 使用容 易褪 色 的笔种 、墨水 和纸张 ，以保证字迹 鲜明 、清 晰，有 利于 日后长久保管利用 。 四是使用文种要合理 ， 拟制格式要规范 ， 行文不要滥用简称和使用不规范 的字 ， 以利于 日后标准化 、 现代化检索手段 的实施应用 。 ２ 实施 “ 以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作 规 范化 、标 准化 的关键环节 原则是 推进档案工 作规范化 、标 准化 的关键 环节 ，相 近公文 的重 复与立卷组合 的无序是 阻碍档案工作 实现规范 化 、标准化 的最大 问题 。实现档案工 作规范化 、标 准化 的 根 本 目标就 是要实现档 案保管利用价 值的最大 化和案卷完 整化 、检索 利用便捷化 。而 “ 以我为 主” 的立卷 归档工作 则 是解决 问题 、实现 目标 的关键 性工作 。 “ 以我为主 ”的 立卷归档原 则 ，即归档 的文件要 以本 单位形成 的文件为 主 的原则 ，不 仅是在我 国文书立卷 归档工作实践 中形成并坚 持下来 的一条原则 ， 而且还是推进档案工作规范化 、 标准化 ， 乃至现 代化 的一个 重要原则 。期刊文 章分类 查询 ， 期刊 图 书馆它要求我们在实际工作中 ，要 注意解决好 以下 问题 ： ２ ． １ 要准确把握文件立卷归档的时效性 完成 现行 文件 阶段任 务 的，才能 予以立卷 或归档 ，而没有 完成 的，则不 能立卷或归档 ，否则 ，将会给档案管理造成无序 和混乱 。 ２ ． ２明确立卷归档 的重点和进行合理 的立卷分工 要在 “ 以我 为主”原则 指导下确 立立卷归档 的重点 ，在实 际工 作 中要 注意 区分 文件与 资料 ，特别是要 注意 区分在 内容 、 形式 和作用等 方面都具有很 多相似之 处的文件资料 之别 ， 具体 问题具体 分析 ，以减少 档案管理 中的重复度 和信 息冗
化 可 靠保 证 、标准化是一 项很重要 的工作 ，档案 的规范性能 够保证 其真实性及 重要性作 用的发挥 ，确保 规范性意 义重大。要 切实加强这 方面 的思想认 识 ，真正从 思想上引起对 档案工 作的重视和支持 ，加强档案规范性 的监督管理 。 ３ ． ２ 完 善制 度 ，明确 责任 ，强化监督管 理 建立科学 的 档案管理体 系 ，健全档 案管理制度 ，是促进档 案工作规 范 化管理 的关 键 。一是要 结合档案工 作实际 ，建 立健全档 案 接 收、整 理 、保管 、借 阅 、统计 、鉴定 、保密 、销毁等 一 整套 的规章制度 ，使 档案工作各个 环节有章 可循 。二是 对 各科室 部门 的各类档 案材料进行 集 中统一 管理 ，加强档 案 管理的综合性和独立性。 ３ ． ３加强档案人员队伍建设 要促 进档 案规 范化 、标 准 化 ，必须 提高档案人 员素质 。抓好 队伍建设 ，坚持不懈 地 对档 案人员进行 职业道德教育 、规章制度及 现代科技 知识 的培训 ，不断提 高业 务水平 和工作能力 。一是 增强责任 意 识 。要 热爱档案事业 ，具有强 烈的事业心 和责任感 、使 命 感 ，这 是做好档案 管理工作最 基本 的政治 素质要求 。二是 增强法律意识 。档案工作者必须学习 《 档案法 》， 具备 “ 依 法治档 ”、“ 依法用档”意识 ， 有效 维护 档案 的完整与安全 。 三 是增强奉献 意识。档案工作 的隐蔽性 和保密性决定 着它 永 远不会像其他 工作那样 可以张扬 自我 、引人 注 目，它是 项默默无 闻的工作 ，只有不计名利 ，耐得住寂 寞 ，默默 奉献 ，才能做好这项工作 。 ３ ． ４用现 代化 的信息 系统促 进档 案管 理规 范化 、标 准 化 采用现 代化 的管理方 式可 以很好 地促进其规 范化 、标 准化 。只有逐 步改变原来 落后单一 的手 工操作方式 ，代之 以现代化科 学的管理方法 和先进 的科 学技术 ，利 用计算机 和计算机 网络进行档案 的整理 、立卷 、编号 、制作 检索工 作 、存储 、查找调 阅，才能迅速 、准 确 、全面 、系统的管 理和提供 档案材料 ，实现档案管理 的标准化 、规范化 、 自 动化 、现代 化。 ■
档案记 载了历史发展 的过程 ，它从不 同的角度 全面客 观 的反应 了各个 不 同历史 时期 、不 同背景条件下 的重大事 件 、重要人物 、重要工作 等 ，是历史 的见证 ，是最 可靠 的 原 始记 录，是 最具有权威 性 的凭证 。因此 ，不断强 化档案 管 理 ，保护档 案资料 ，提 高档案服务 质量 ，充分发 挥档案 信息 资源 的作用 至关重要 。 １ 公文制发是推进档案工作规范化、标 准化 的基础性