机电设备中心库管理暂行规定

机电设备中心库管理暂行规定第一章总则第一条根据机电设备中心库规划和功能定位，利用有形的库，采取信息化管理方式，发挥公司规模优势，成为公司大额备件、自主加工制作类备件、供货厂家寄存销售备件、进口和故障备件的仓储中心；成为公司统筹备件资源，集中管理、调配使用的管理中心；降低储备资金，提高备件使用效率，保障公司生产经营。

为规范中心库管理，发挥备件储备和管理两个中心的管理功能，特制订本管理暂行规定。

第二条本规定适用于中心库管理，仓储备件装卸、存放、保管、出入库、账务、信息系统操作维护管理等。

第二章管理职能第三条管理职能机电保全部是中心库综合管理部门，主要负责中心库仓储规划、管理制度和流程制定、仓储备件界定、信息系统建设、统筹备件调配使用，组织入库验收，联系相关部门确定出入库费用。

财务部是中心库账务统筹管理部门，主要负责争取备件内部调配使用的财税政策、确定出入库费用、账务统筹管理。

装备成套部是中心库国产备件采购管理部门，主要负责备件到货、参与验收、质量追究、入库手续办理。

对外经济合作部是中心库进口备件采购管理部门，主要负责进口备件到货、参与验收、质量追究、入库手续办理。

白马山水泥厂（以下简称“白马厂”）是中心库日常管理部门，主要负责保管员日常管理；负责中心库仓储备件装卸、摆放、出入库、盘点、核算、安全、保管和维护；负责备件到货指引和出门相关手续办理；负责中心库行车、叉车、备件信息系统等设备的操作和维护；负责中心库备件出入库信息系统录入。

第三章入库管理第四条入库范围主要为大额备件、自主加工制作类备件、供货厂家寄存销售备件、进口和故障备件。

第五条备件入库流程和要求1、入中心库备件原则上由送货单位直接送达中心库，且一并提供《安徽海螺水泥股份有限公司中心库备件送货清单》（附件一）；保管员接货时，首先应索要《安徽海螺水泥股份有限公司中心库备件送货清单》，并根据清单内容做好到货记录。

无送货清单或对送货清单填写不规范，保管员可拒绝接收到货备件。

2、保管员负责到货备件交接卸货，并按照中心库库区规划分类摆放。

3、保管员对入库备件外观完好和数量无误负责，对清点交接时出现的明显外观质量和数量问题，保管员应立即通知机电保全部和装备成套部业务人员，并做好相关记录等待处理。

4、对于对外经济合作部采购的进口备件，到货前，对外经济合作部负责向机电保全部提供备件的外文和中文对照资料清单，包含备件名称、规格型号、价格等内容。

到货开箱验收由机电保全部、对外经济合作部相关业务人员与中心库保管员对照合同、装箱单等相关资料共同确认。

5、备件卸车原则上由保管员负责，如超重等大型备件，中心库行车、叉车不能满足卸货时，机电保全部和白马厂相关人员应及时到现场共同确定卸车方案。

6、对已到货的备件，保管员要日清日结完成备件信息系统录入和验收单填制工作，最迟时间不得超过三个工作日。

7、无采购计划到货的备件不得办理入库。

保管员填制验收单时要与备件计划匹配，对无计划采购的备件应尽快联系装备成套部和机电保全部相关人员。

8、装备成套部在备件采购合同中要明确发货清单条款，规范发货细节，方便保管员做好接货准备。

9、备件入库后，通过备件信息系统，保管员负责及时打印验收单据，装备成套部负责打印入库单据，并办理单据会签和存档。

10、对直接发到子公司现场的应急备件凭子公司调拨单办理验收单和入库单；对存放于子公司的属中心库管理范畴的备件，验收单由机电保全部负责办理。

11、国内采购备件到货入库流程：保管员填制验收单→装备成套部业务人员签收→机电保全部业务人员审核→装备成套部备件业务人员填制入库单→保管员签收→机电保全部业务人员审核。

12、进口采购备件到货入库流程：保管员填制验收单→对外经济合作部业务人员签收→机电保全部业务人员审核→机电保全部指导对外经济合作部业务人员填制入库单→保管员签收→机电保全部业务人员审核。

第四章出库管理第六条备件出库流程和要求1、备件出库必须做到：数量准确、当面点清、手续齐全。

备件名称、规格型号、数量不明确的不发；无审批手续的不发；私自涂改或字迹不清的不发；出库单据不全的不发；发放数量不得超过请领数量。

且做到“三不走”：包装不好不走、数量质量不符不走、装载不合安全规范不走。

2、遇到紧急情况或夜间突发事件时，可先发货，次日补办出库手续。

机电保全部负责安排专人具体协调，提供拟领用单位、拟出库的备件名称、规格型号、提货单位、提货车辆车牌号等信息；保管员核对相关信息，并要求提货人员出具相关证明后，应及时给予发货。

次日由机电保全部负责补办相关出库手续。

3、各领用单位申请调拨中心库备件，需填写《海螺水泥中心库备件调拨使用申请单》（附件二，以下简称调拨单）。

调拨单一式三份：分别由机电保全部、白马厂和申请调拨单位留存。

4、调拨单由申请调拨单位业务人员填写，保全处（生技处）部门领导初审、子公司分管领导审批；经机电保全部业务人员和分管部领导审核签字后，保管员方可办理发货；且要求保管员发货时要核对调拨单，并在调拨单上填写实发数量，签字确认。

5、出门手续办理。

备件出库装车后，由保管员负责办理“中心仓库备件出门证”。

6、对已出库的备件，保管员要日清日结完成备件信息系统录入工作，最迟时间不得超过三个工作日。

7、备件出库后，通过备件信息系统，保管员负责及时打印调拔单据，并办理单据会签和存档。

8、中心库备件出库后原则上不得退库，各使用单位要根据实际需要申请领用，领用后应及时使用，不准存储。

如出库后，其它单位急需使用，由机电保全部负责统筹协调，并办理相关手续。

9、出库业务流程：领用单位填写调拨单(业务员填写，保全处（生技处）部门、子公司分管领导审批)→机电保全部审核(业务员、分管部领导审核)→中心库凭单发货(保管员填写实发数量，签字确认并开具出门证)→出门(工业园保卫部门验单放行)第五章盘点和分析管理第七条盘点和分析的主要内容对中心库收放存、出入库的账物进行盘点和分析，掌握中心库备件流动、保管、保养、数量、质量、调配使用情况，为进一步加强采购计划评审、供应商评审、使用管理和中心库管理提供依据。

第八条盘点形式1、日常盘点：保管员随时核对实物库存，每月对收发存自查，核对账、物、卡是否相符。

2、循环盘点：每月对库存备件，有计划地分类进行循环清点或抽查。

3、定期盘点：每年分中期和年终两次对中心库全面盘点，具体由机电保全部组织、财务部、装备成套部、白马厂相关人员共同参与盘点。

4、保管员变动盘点：保管员岗位变动，须办理交接盘点。

第九条分析要求1、盘点分析：盘点要有分析，出现盈亏时，要及时分析原因，统一由机电保全部组织处理。

2、月度管理分析：由机电保全部牵头组织中心库管理月度分析，重点分析出入库、领用、调配使用、备件质量和中心库管理情况。

第六章仓储管理第十条备件仓储保管保养要求1、分区仓储：按照中心库分区仓储规划，结合备件自身的物理化学特性与存储要求，方便收货、发货，分区、分类以固定区域方式仓储。

2、系列存放：在固定区域内，按照备件材质、形态、型号规格等系列，按一定顺序存放，明确分号定位（即库号、货架号、层数、位号），做到规格不串、材质不混，易于收货、发货；并要求库容整洁、标志清楚醒目。

3、科学堆码：根据备件的包装、外形、性质、重量、数量等特点，结合季节存储时间等情况，将备件按一定规律码成各种形状的货垛；货垛有利于先进先出，有利于收货、发货，确保储存备件安全、数量准确、堆码有序，并充分利用仓库容积；日常要注重货垛的清理，及时归并垛底，提高库容利用率。

4、适时保养：对仓储的备件要适时采取清洁、防潮、防锈、防腐变、防火、防盗等措施，确保仓储备件安全，不发生形变、质变等影响使用问题。

第十一条存储期间检查要求1、查数量：核对账物卡是否一致。

2、查质量：检查库存备件的质量有否变化，如：变形变质、虫蛀鼠咬、锈蚀、发热自燃等。

3、查库房、堆存管理：检查库房是否漏雨、库容库貌是否整洁、堆垛是否稳固，检查保管的方法与各种备件的保养要求是否符合等。

4、查安全：检查各种安全设备，操作电源开关和消防器材是否符合安全要求，有无不安全因素和隐患；检查库房门窗良好情况；检查库房监控、防盗报警器是否完好有效等。

5、查台帐：检查备件送货清单、验收单、入库单、领用申请单、调拨单等相关凭证记录台帐办理规范和存档情况。

6、检查方式：保管员日常进行自查，每月一次全面检查，在梅雨和高温季节对易霉变、易锈蚀、易燃备件作重点检查。

在自查中发现自身处理不了的问题，要及时反馈机电保全部相关人员，由机电保全部组织处理。

每季度机电保全部组织相关人员开展一次全面检查。

第七章账务管理第十二条备件出入库费用管理要求1、备件出入库单价要遵循公司效益最大化和中心库帐物一致为原则，入库单价原则上按采购（含修复）单价（除税）入库；出库单价原则上按入库单价出库；对单价超过100万元的立磨主减速机、磨辊等可修复的总成类大型备件，库存单价不考虑不同期入库价格差异，实行出入库实物对应管理方式，出库单价和修复入库单价，由机电保全部根据具体情况研讨后，报公司分管领导审批后确定。

2、中心库备件调配使用中发生的运输、保险、检测等费用由使用单位承担。

3、入中心库备件采购、修复发生相关费用，统一由装备成套部负责办理，发票由装备成套部负责提交白马厂财务处；白马厂财务处在财务部指导监管下，负责及时办理发票确定、财税优惠政策争取、抵扣税等相关工作。

第十三条保管员每月5日前将上月的库存备件盘点报表、到货备件和出库备件清单用电子邮件的方式报机电保全部相关业务人员。

第十四条机电保全部每月向白马厂财务处提供上一月度出库明细；白马厂财务处根据机电保全部提供的出库明细向各领用单位开具发票；各领用单位在收到白马厂提供的发票后，一个月内付清中心库备件领用款。

第十五条机电保全部每月5日前根据备件信息系统编制上月度《中心库备件收、发、存报表》并提供给白马厂财务处，白马厂财务处根据《中心库备件收、发、存报表》对已到货未开票部分备件进行月末暂估入账处理，并核对财务账面数据与报表数据的一致性，确保账表相符。

第八章信息系统管理第十六条根据各岗位职责，制定相关人员中心库备件信息系统权限，各相关人员严格按确定的权限开展工作。

具体各岗位权限详见中心库备件信息管理系统权限表（附件三）。

第十七条中心库条形码管理为备件信息系统管理的一部分，由机电保全部统筹负责编码转换，由白马厂负责相关设备保养和耗材补充。

第九章安全管理第十八条中心库安全管理已纳入工业园区安全管理网络体系，出入库人员必须遵守安全管理要求，仓库作业时必须遵守各项安全规章和操作规程，保障人身安全、备件安全和设备安全。

第十九条库房钥匙由保管员负责保管，对库房和仓储备件的管理遵循“谁保管谁负责，谁在岗谁负责”原则。

日常要维护好库内消防、防盗等安全防护设备，严禁存放私人物品和携带易燃、易爆物品进入库房；其他人员进入库房必须由保管人员陪同。