内外部沟通控制程序(含表格)

内外部沟通控制程序
（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）
1.0目的
本程序为了收集、处理本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息，保证信息渠道畅通，使质量、环境体系能有效运行而制定的。

2.0适用范围
适用于本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息以及对这些信息的处理。

3.0职责与权限
3.1品质部、行政部：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。

3.2品质部：公司质量信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。

3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。

3.4 管理者代表：统筹内外部信息的传递和处理，并做好相关信息的汇总和保存工作。

、
4.0定义：
无
5.0流程图：
无
6.0程序内容：
6.1信息的分类：
6.1.1外部信息：
A、环保局、消防安全局、质量技术监督局、认证机构、质量/环境等监测或检查的结果及其反馈的信息。

B、法律、法规、行业、标准类信息，如条例、产品标准等。

C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民。

）
D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、技术、市场等方面的信息.
6.1.2内部信息：
A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录。

B、不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正措施处理单等。

C、内部异常突发信息指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。

D. 紧急信息，如火灾、化学品泄漏和伤亡等紧急情况。

E. 其它内部信息（如员工的建议等）。

6.2 信息的收集与处理：
信息可采用书面资料、内部联络单、记录、会议、讨论交流、通讯、公告、邮件、QQ等方式加以传递。

6.2.1外部信息的收集与处理。

6.2.1.1行政部、质量管理部、技术部、负责6.1.1中各项内容进行信息的收集，并传递到公司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按相关流程进行处理。

6.2.1.2各部门负责与6.1.2中C、D、E项内容相关方的信息。

以《内部联络单》等方式传递到相关部门，对来自上述相关方投诉的处理按相关流程进行处理。

6.2.1.3 公司决定就其重要的质量、环境信息与外界进行交流并将决定形成文件,按相关流程进行处理
6.2.2内部信息的收集与处理
6.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息。

6.2.2.2潜在不符合信息的处理详见《不合格控制程序》、《制程异常管理规定》等。

6.2.2.3由总经理、管理者代表发出的质量、环境信息，通过会议的形式进行
传达，由相关部门落实和处理。

6.2.2.4如有重大问题，由总经理负责组织各部门召开生产、质量/环境例会，建立《会议记录》，根据有关物料、工序、操作、审核报告、质量/环境记录、返工报告、重大质量/环境问题、客户投诉等信息以探测、分析质量/环境趋势，确定潜在质量/环境问题。

会议前实施《会议签到表》。

6.2.2.5总经理召开公司经营检讨例会，讨论公司的所有行政、人事、物料、生产、质量/环境、营销等事务，并建立《会议记录》。

会议前实施《会议签到表》。

6.2.2.6部门负责人每星期至少一次不定期召开部门例会，讨论部门内部工作事项，根据实际情况建立《会议记录》，由部门负责人进行跟踪。

会议前实施《会议签到表》。

6.2.2.7管理会议︰具体可按照《会议制度》执行
6.2.2.8各班/组或部门每日召开早会，可不用记录。

6.2.2.9 火灾、化学品泄漏伤亡等紧急情况，执行《应急准备和响应控制程序》。

6.2.2.10 相关事务的联络，尽量以书面形式反馈，书面沟通以《内部联络单》方式进行，相关部门应主动的解决问题。

6.2.2.11 信息交流的总体目的是确保信息沟通畅通，总经理及管理者代表的信息沟通以不定时的月度沟通会议方式同公司各级员工进行有效沟通，员工以《员工提案表》的方式反馈相关人员或总经理。

6.3 信息的记录和保管：
6.3.1信息的记录和保管按《记录控制程序》实施。

7.0参考文件：
7.1《文件控制程序》
7.2《记录控制程序》
7.3《纠正措施控制程序》
7.4《不合格控制程序》
7.5《制程异常管理规定》
7.6《应急准备和响应控制程序》
8.0表格记录：
《会议/培训通知及记录单》
培训通知单.xls
《会议记录》
会议记录表.doc
《内部联络单》
内部联络单.xls
《公司信纸模板》。