学生宿舍管理系统的设计_毕业设计论文

本科生毕业设计
学生宿舍管理系统的设计Design of Student Dormitory Management System
学生宿舍管理系统的设计
摘要
宿舍管理科在高校宿舍管理工作中承担着管理、检查、督促和协调等重要的管理任务。

随着高校规模的不断扩大及学生人数的不断增多，宿舍管理也需要得到改进和完善。

而在传统的手工管理方式中，由于人力、物力等客观因素的限制，使得管理上难免会存在漏洞和不到位。

但是，随着计算机技术、信息技术的发展和广泛应用，信息管理系统作为信息的交互的平台已成为大势所趋。

计算机的信息化管理为这些问题的解决提供了可能。

结合目前我院后勤管理情况，通过咨询各用户部门的需求，本设计使用Access 数据库和其内置的VBA（Visual Basic for Application）语言作为开发工具，设计出功能全面的管理系统。

在论文中介绍了设计开发的方法及过程，论证说明Access数据库和VBA语言工具的特点。

本系统旨在实现对现有的宿舍管理系统中遇到的宿舍信息情况和大量数据进行数据库存储的基础上，设计并完成对其宿舍信息的分类、查询、添加、删除和修改。

系统操作简便、灵活实用、界面美观，对高校的宿舍管理具有一定的借鉴意义。

关键词：宿舍管理，Access数据库，VBA语言
Design of Student Dormitory Management System
Electronic Information Science and Technology 2005-1 Xie Chun-yu
Supervisor Chen Shi-dong
Abstract
The department of dormitory management plays an important role in college dormitory management, which undertaking the management, the inspection, the supervision and the work in line and so on.
With the university scale unceasing expansion and the increasing number of students, the dormitory management also needs to obtain the improvement and the consummation. But the traditional way is manual management, which is limit in some objective factors, such as the manpower, the physical resource and so on. The traditional way is not able to get the task or solve the loopholes. However, with the development of the computer technology and information technology, the widespread application of computer, the information management system has become as the information interactive platform ultimately. The computer informationization management has provided the possibility for these question solution.
The current situation of logistics management in our hospital, through consultation with the needs of user departments. This design uses the VBA（Visual Basic for Application）language and the Access database as the development tool, designs the management system with a comprehensive function. In the paper, the author introduced the method and the process of the design, and proves merits of the Access database and the VBA language tool.The system is designed to achieve the existing dormitory management system of information encountered in quarters and a large amount of data stored in the database based on the design and completion of the classification of information to their quarters, query, add, delete, and modify. This system existence some merits such as operation simple, nimble practical and contact surface artistic and so on, which has certain model significance to university's dormitory management.
Key words: Dormitory management, Access database, VBA language
目录
1前言 (1)
1.1系统开发应用背景 (1)
1.2课题研究的意义 (1)
1.3系统开发环境的选择 (1)
2数据库系统的介绍 (1)
2.1数据库的概念、发展及其优点 (1)
2.1.1数据库的概念 (2)
2.1.2数据库的发展 (2)
2.2 VBA语言简介 (4)
2.3数据库设计的一般步骤 (5)
2.3.1需求分析 (5)
2.3.2逻辑设计结构 (6)
2.3.3物理设计结构 (6)
2.3.4数据库的实施 (6)
2.3.5数据库的运行与维护 (6)
3系统分析与总体设计 (7)
3.1系统需求分析 (7)
3.2系统功能描述 (7)
3.3系统功能模块划分 (8)
4数据库的基础认识 (9)
4.1数据表的创建 (9)
4.2数据表之间的关系 (9)
4.3窗体的基本认识 (10)
5系统功能模块的设计 (10)
5.1登录窗体的设计 (10)
5.2主窗体的设计 (11)
5.3学生基本信息窗体的设计 (12)
5.4查询模块的设计 (14)
5.4.1查询的概念 (14)
5.4.2创建选择查询 (15)
5.5宿舍基本管理模块的设计 (17)
5.6宿舍状态图的设计 (18)
5.7报表显示的设计 (19)
5.8系统权限窗体的设计 (21)
5.9密码维护窗体的创建 (22)
5.10帮助窗体的设计 (23)
6应用系统设计 (23)
6.1为窗体定义自定义菜单 (23)
6.2设置基本启动选项 (24)
6.3系统使用评价 (25)
7结束语 (25)
致谢 (26)
参考文献 (26)
附录 (27)
1前言
1.1系统开发应用背景
MIS(Management Information System，管理信息系统)是以管理学、会计学、经营管理理论、统计学、计算机处理等多学科为基础，为经营管理者提供有用的信息而建立的系统。

管理信息系统研究的是企业中信息管理活动的全过程，以便有效的管理信息，提供各类管理决策信息，辅助企业进行现代化管理]1[。

结合目前我院后勤管理情况，通过咨询各用户部门的需求，采用Visual Basic 结合Access，开发一套操作简单实用的学生宿舍管理系统。

将计算机中的数据库管理系统应用于后勤公寓管理，这样不仅可以根本改变目前纯人工、纸张书面管理的模式，提高办公效率；还可以大大减轻管理人员的工作量，实施对房间的标准化管理，更有利于学院相关部门的工作开展。

1.2课题研究的意义
学生宿舍管理系统是目前各所高校后勤管理之中的重要部分，如何能科学有效的开展好学生宿舍管理部分的工作，是当前高校领导人和后勤管理人员关心的问题。

因此，学生宿舍管理部分工作的信息化和科学化管理有着十分重要的实践意义，本系统旨在实现对现有的宿舍管理系统中遇到的宿舍信息情况和大量数据进行数据库存储的基础上，设计并完成对其宿舍信息的分类、查询、添加、删除和修改，在深入研究的过程中，尽可能实现方便友好的操作界面和数据报表。

1.3系统开发环境的选择
1、硬件环境
AMD3600+的CPU，内存512MB，建议采用1024×768分辨率。

2、软件环境
操作系统：Windows 2000/ XP，建议采用Windows XP。

开发工具：Microsoft Access 2003。

2数据库系统的介绍
2.1数据库的概念、发展及其优点
2.1.1数据库的概念
数据库是什么？从本质上讲，数据库就是信息的集合。

数据库是指由DBMS(DBMS-Date Base Management System数据库管理系统软件)管理的数据的集合。

DBMS需要有如下功能：
数据定义功能；
数据操作功能；
数据库的运行管理功能；
数据定的建立和维护功能。

数据库技术是应数据管理任务的需要而产生的。

在应用需求的推动下，在计算机硬件、软件发展的基础上，数据管理技术经历了人工管理、文件系统、数据库系统三个阶段。

2.1.2数据库的发展
1、人工管理阶段
20世纪50年代中期以前，计算机主要用于科学计算。

当时的硬件状况是：外存只有纸带、卡片、磁带，没有磁盘等直接存取的存储设备；软件的状况是：没有操作系统，没有管理数据的软件；数据处理方式是批处理。

人工管理数据的特点如下：
数据不保存；
应用程序管理数据；
数据不共享；
数据不具有独立性。

数据的逻辑结构或物理结构发生变化后，必须对应用程序做相应的修改，这会进一步加重程序员的负担。

在人工管理数据阶段，程序与数据之间的一一对应关系可用图2.1表示
图2.1 人工管理阶段应用程序与数据之间的对应关系
Fig.2.1 Managed Applications and Data Phase of the Correlation Between
Language
2、文件系统阶段
20世纪50年代后期到60年代中期，这时硬件方面已有了磁盘、磁鼓等直接存取存储设备；软件方面，操作系统中已经有了专门的数据管理软件，一般称为文件系统；处理方式上，不仅有了批处理，而且能够联机实时处理。

用文件系统管理数据具有如下特点：
数据可以长期保存；
由文件系统管理数据；
数据共享性差，冗余度大；
数据独立性差。

文件系统仍然是一个不具有弹性的无结构的数据集合，即文件之间是孤立
的。

不能反映现实世界事物之间的内在联系。

在文件系统阶段，程序与数据之间
…
…
……
图2.2文件系统阶段应用程序与数据之间的对应关系 Fig.2.2 Stage Application Between File System and Data Relationship
3、数据库系统阶段
20世纪60年代以来，计算机用于管理的规模越来越大，应用越来越广泛，数据量急剧增长。

同时，多种应用、多种语言互相覆盖地共享数据集合的要求越来越强烈。

这时硬件已有大容量磁盘，硬件价格下降，软件价格则上升，编制和维护系统软件及应用程序所需的成本相对增加；在处理方式上，用户对联机实时处理的要求更多，并开始提出和考虑分布处理。

在这种背景下，以文件系统作为数据管理手段已经不能满足应用的需求，于是为解决多用户、多应用共享数据的需求，使数据为尽可能多的应用服务，数据库技术便应运而生，出现了统一管理数据的专门软件系统——数据库管理系统DBMS 。

用数据库系统来管理数据比用文件系统具有明显的优点，从文件系统到数据库系统，标志着数据管理技术的飞跃。

2.2 VBA 语言简介
Microsoft Office Access 是开发单机小型数据库应用系统的理想工具,可以独立开发数据库应用系统,也可以作为后台数据库与Visual Basic 等高级语言结合使用，本系统使用的是VBA 语言(内置于Access 中)。

VBA 是基于Visual Basic 发展而来的，它们具有相似的语言结构，是Visual Basic 的子语言。

VBA 的概念：Visual Basic 具有功能相当强的系统结构，因此微软公司将其引用到其他常用的应用程序上（例如：Access 、Excel 、Word 、PowerPoint 等等），首先在Excel5.0加入宏程序的设计，这种夹在应用程序中的Visual Basic 版本称之为VBA （Visual Basic for Application ）]2[。

VBA
是新一代标准宏语言，与传统的宏语言不同，传统的宏语言不具有高
……
级语言的特征，没有面向对象的程序设计概念和方法。

而VBA提供了面向对象的程序设计方法，提供了相当完整的程序设计语言。

VBA 易于学习掌握，可以使用宏记录器记录用户的各种操作并将其转换为VBA程序代码。

这样用户可以容易地将日常工作转换为VBA 程序代码，使工作自动化，因此对于程序设计人员的程序设计和开发更加方便快捷。

2.3数据库设计的一般步骤
数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据并满足各种用户的应用需求。

数据库设计一般分为6个步骤，它们是需求分析、概念结构设计、逻辑结构设计、物理结构设计、数据库实施和数据库的运行与维护，如图2.3所示。

图2.3数据库设计流程图
Fig.2.3 Database Design Flow Diagram
2.3.1需求分析
由图2.3可知，整个数据库设计流程从对系统需求分析开始。

系统分析需求包括对数据库的需求和对应功能的需求两方面的内容。

该阶段应与系统用户进行交流，了解他们对数据库的要求及有的业务流程，并把这些信息用数据库流程图
或文字等形式记录下来，以便最终获得处理需求。

鉴于在开发初期所作的设计方案往往会对最终结果产生很大的影响，为了能更好地实现数据库设计的最终目标，必须认真细致地进行研究和规划。

2.3.2逻辑设计结构
由于逻辑设计与具体的数据库系统关系有关。

以Microsoft Office Access为例，逻辑结构设计主要完成两个任务：
●按照一定的原则将数据组成一个或多个数据库，指明每个数据库中包含哪几个表，并指出每一个表包含的字段。

●确定表间的关系。

通俗地说，就是设计一种逻辑结构，通过该逻辑结构能够导出与用户需求一致的结果。

如果不能达到用户的需求，就要反复修正或重新设计。

2.3.3物理设计结构
物理设计结构设计同样依赖与具体的数据库管理系统。

对于Access来说，物理结构的设计过程通常包括以下步骤：
●创建数据库；
●创建表；
●创建表之间的关系。

针对不同的数据库管理系统，要根据其特点和处理的需求，进行物理存储的安排，建立索引，形成数据库的内模式。

2.3.4数据库的实施
该阶段是建立数据库的实质性阶段，需要完成装入数据、完成编码以及测试等工作。

完成以上工作后，即刻投入试运行，即把数据库两种有关的应用程序一起装入计算机，从而考察他们在各种应用中能否达到预定的功能和性能要求。

2.3.5数据库的运行与维护
完成了部署数据库系统，用户可以开始使用系统，但这并不标志着数据库开发周期的结束。

要保持数据库持续稳定地运行，需要数据库管理员具备较高的技能，同时也需要付出更多的劳动。

而且，由于数据库是动态的，随时间的推移，
用户的数量和数据库事务不断扩大，数据库系统任务必然增加。

因此，数据库管理员必须持续管理数据库，并在必要的时候对数据库进行升级]3[。

3系统分析与总体设计
3.1系统需求分析
随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥越来越重要的作用。

本学生宿舍管理系统软件，是以我院的学生宿舍管理方式为背景而设计的一种实用型管理软件。

本系统最大的特点是通用性、简单操作性。

随着学院学生入学的增多，宿舍管理人员的负担越来越重，为了让所有宿舍管理人员能从繁重的工作中解脱出来，实现无纸化办公，使工作更有条理、更方便、更有效率，而开发出这套公寓管理系统。

3.2系统功能描述
系统开发的总体任务是实现宿舍管理信息的系统化、规范化和自动化。

系统功能分析是在系统开发的总体任务的基础上完成。

本学生宿舍管理系统需完成的功能主要有：
●宿舍基本信息的输入、查询、修改、删除，包括宿舍号、宿舍编号、宿舍类型、入住状态。

●宿舍状态的输入、查询、修改、删除。

包括宿舍号、宿舍对应的状态（如该宿舍状态为：自用、宿舍管理员、空一张床、空两张床、空三张床、住满）
●学生基本信息的输入、修改、查询、删除，包括宿舍号、姓名、学号、系别、班别、籍贯、宿舍类型、入住时间、宿舍电话、备注。

●宿舍物品维修登记的输入、修改、查询、删除，包括宿舍号、报修时间、报修人姓名、维修原因、维修人员、维修时间、备注。

●宿舍来访人员登记情况的输入、修改、查询、删除，包括访客证件类型、访客证件号码、访客姓名、访客性别、访客单位、访客登记时间、拜访宿舍、离
去时间。

●各栋宿舍楼的人员晚归登记情况的输入、修改和删除，包括姓名、学号、晚归日期、晚归时间、记录人。

●各个宿舍卫生情况的输入、修改和删除，包括宿舍号、系别、班别、门窗得分、床铺得分、地板得分、桌面得分、阳台得分、宿舍等级、记录时间。

●宿舍管理员基本信息的输入、修改、查询和删除，包括用户编号、用户名、用户性别、密码、所管楼号、个人电话。

●系统管理员对系统用户（即宿舍管理员）权限的限制，包括用户编号、窗体编号、窗体名称、权限。

3.3系统功能模块划分
根据系统需求分析与系统功能描述，建立如图3.1所示的学生宿舍管理系统功能模块框图。

图3.1 系统功能模块框图
Fig.3.1 System Block Diagram of Functional Modules
4数据库的基础认识
4.1数据表的创建
数据表是存放数据的地方，是数据库最基本的组成部分，也是其他对象的数据源。

建立了空的数据库后，下一步首先要做的就是创建数据表。

在Access2003中共有3种方法创建表，分别为使用向导、使用设计器和通过输入数据创建表]5[。

在Access中，表有两种视图，一是设计视图，它用于创建和修改表的结构；二是数据表视图，它用于浏览和修改表的内容。

本设计中创建的主要数据表，见附录A。

4.2数据表之间的关系
字段的创建和数据的输入，只是最基本的表的操作，要使数据库成为一个完整的数据库，还需要创建数据表之间的关系。

要设置数据表之间的关系，必须先建立包含默写通用信息的字段(称之为主键字段)之间的连接。

但是被连接的字段必须具有相同的数据类型和长度。

最重要的一点是，为了使连接起作用，这两个字段中的重要信息在两个表中必须相同。

通常，关系是通过连接表之间的关键字而建立的，即将一个表中的主键与另外一个表中的外键连接起来。

只有在建立了这种关系之后，才可以协助数据的输入，并且还可以有效地对数据库进行查询、窗体操作和报表的生成等]5[。

Access是关系型数据库，它可以创建3中不同的表关系，分别是【一对一】、【一对多】和【多对多】。

在实际工作中，【一对一】关系和【一对多】关系在数据库中的应用较为常见。

本设计采用的是一对一和一对多的关系，关系视图如图4.1所示
图4.1 关系视图
Fig.4.1Relation View
4.3窗体的基本认识
窗体是数据库的基本对象之一，它既是管理数据库的窗口，又是用户和数据库之间的桥梁。

通过窗体可以方便地输入数据、编辑数据，查询、排序、筛选和显示数据。

一个好的数据库系统不但要设计合理，满足用户需要，而且还必须拥有一个功能完善、操作方便、美观的界面。

窗体作为输入界面时，它可以接受数据的输入并检查输入的数据是否有效；作为输出界面时，它可以根据需要输出各种形式的信息(包括多媒体信息)，还可以把记录组织成为方便浏览的各种形式]6[。

5系统功能模块的设计
5.1登录窗体的设计
在进入本系统之前首先会出现一个登录窗体，用户只有在输入正确的用户编号和正确的密码之后，才能进入系统进行数据处理。

登录系统时，首先判断用户输入的“用户编号”是否合法，因为本系统的“系统用户”表规定“用户编号”是由4个数字组成的字符串。

如果“用户编号”少于或多于4个数字，系统将弹出“用户编号是由四位数字组成！”。

本系统的用户编号和密码保存在“系统用户”表中。

用户在“用户编号”文本框中输入用户登录的“用户编号”值，当“用户编号”文本框的数据被更改之前，系统将从“系统用户”表中搜索该“用户编号”
对应的“用户名”并显示于窗体的“用户名”文本框内，如果没有找到用户，系统将弹出“您用户编号输入错误，或者还没有注册，请检查！”的提示信息。

当用户输入了正确的用户编号和密码后就可以进入本系统进行相应的操作。

为了使界面更加美观，在窗体中还添加了跑马灯的效果。

这是通过一个“标签”控件和VBA代码实现的，所需要显示的文字输入在“lab标签”中的标题栏中]7[。

为窗体添加一个“确定”按钮，该命令按钮用于确认用户输入的用户编号和密码是否正确。

添加完毕后，选中该按钮，打开“命令按钮”对话框，在“其他”选项卡中，将控件的名称设置为“用户登录”。

切换到“事件”选项卡，找到“单击”项，在其下拉列表框中选择“[事件过程]”选项，然后单击其右侧的[生成器]按钮，打开代码窗口，代码窗口添加代码。

再向窗体添加一个“取消”按钮，该命令按钮用于退出当前的应用程序。

在“命令按钮”对话框的“其他”选项中，将控件的名称设置为“取消登录”，打开“代码”窗口，输入代码。

该窗体的程序代码如附件B所示。

“用户登录”界面的运行结果如图5.1所示。

图 5.1 用户登陆
Fig.5.1Login Window
5.2主窗体的设计
主窗体是采用命令按钮的方法完成的，系统用户通过点击相应的图标就能进
入下一个界面，可以方便地调用“主窗体”的各项功能。

在主窗体的上方调用了一个系统时间，同时添加了跑马灯的效果。

系统“主窗体”界面的运行结果如图5.2所示。

图5.2主窗体
Fig.5.2Main Window
5.3学生基本信息窗体的设计
学生基本信息窗体包括了全院学生宿舍信息、1—7栋学生宿舍信息以及晚归登记，而在全院学生宿舍信息窗体中又包含了各个宿舍的卫生情况记录子窗体，主窗体与子窗体之间是通过宿舍号来对应的。

1—7栋学生宿舍信息包含了该宿舍的某个学生晚归登记子窗体，主窗体与子窗体之间是通过学号来对应的。

学生宿舍基本信息窗体是通过“打开窗体”命令按钮来创建的。

在全院学生宿舍信息、1—7栋学生宿舍信息及晚归登记的窗体中包含的命令按钮基本相同。

窗体中的“统计人数”，统计的是当前窗体的记录数。

每一个窗体中的报表显示，显示的都是与该窗体一一对应的报表。

最终的运行结果如图5.3、图5.4、图5.5所示。

图5.3 学生宿舍基本信息
Fig.5.3Dormitory S tudent’s Basic Information
图5.4 窗体视图1
Fig.5.4View Form 1
图5.5 窗体视图2
Fig.5.5View Form 2
5.4查询模块的设计
5.4.1查询的概念
查询(Query)是按照一定的条件或要求对数据库中的数据进行检索或操作。

建立一个查询后，可以将查询的数据显示在报表、窗体或图表上。

Access的查询是通过各种查询工具来进行的。

既可以对单个数据表进行查询，也可以对多个数据表进行查询，甚至可以对查询的结果集进行查询，即查询嵌套]8[。

在Access数据库中，可以使用下列5种类型的查询。

1.选择查询；
2.交叉表查询；
3.参数查询；
4.动作查询；
5.SQL查询。

本系统创建的查询，应用的是参数查询。

参数查询是在选择查询中添加了可
变化的条件，即“参数”。

参数查询增加了该系统按姓名、学号、宿舍号、系别
的查询功能，它们在执行时显示自己的对话框以提示用户输入信息。

5.4.2创建选择查询
建立选择查询的操作步骤如下（以创建系别查询为例）：
（1）在Access中打开一个数据库（这里为学生宿舍管理系统）。

（2）在Access“数据库”窗口中选择“查询”对象，然后单击“新建”按钮，系统将弹出“新建查询”对话框，如图5.6所示。

图5.6 “新建查询”对话框
Fig.5.6 "New Query" Dialog Box
（3）选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮，系统将出现“显示表”对话框，如图5.7所示。

图5.7 “显示表”对话框
Fig.5.7 "Show Table" Dialog Box
（4）在“显示表”对话框中列出了可以添加到查询中的表等，双击要添加到查询中的表的名称，添加表（这里添加“全院学生宿舍信息”表）。

（5）添加完需要的表后，单击“关闭”按钮。

（6）如果在查询中有多个数据表或查询，应确保它们使用联接线来彼此联接。

如果没有联接，请自行创建联接。

如果表或查询是相关联的，可以更改连接类型
来改变查询所选择的记录。

（7）从字段列表拖动字段名或双击字段名，将字段添加到查询设计的网络。

如图5.8所示。

图5.8“选择查询字段”
Fig.5.8 "Select Query Field"
（8）通过输入条件，可以进一步定义查询。

如在图5.9所示的查询中设置查询条件为：“Like [请输入系别名称]”，如图5.9所示。

图5.9 建立查询条件
Fig.5.9 Set up Query Conditions
（9）如果需要保存查询，可以单击工具栏上的“保存”按钮，输入一个符合Access 对象命名规则的名称，然后单击“确定”按钮。

要查看查询的结果，双击该查询出现一个对话框，在对话框中输入查询的条件，就可以进入查询的视图。

如图5.10所示。

图5.10对话框
Fig.5.10 Dialog Box
上述建立的查询的运行结果如图5.11所示。

图5.11 查询运行结果
Fig.5.11 Query Results
5.5宿舍基本管理模块的设计
宿舍基本管理包括来访登记和宿舍物品维修登记。

系统用户可以点击进入相应的窗体进行查看、修改、添加、删除等操作。

窗体的运行结果如图 5.12、图5.13所示。

Fig.5.12Register Here Form
图5.13 宿舍物品维修登记窗体
Fig.5.13 Registration Dormitory Repair Items Form
5.6宿舍状态图的设计
点击“宿舍状态图”命令按钮，打开以下窗体如图5.14所示，可以对各个
宿舍的状态进行设计。

图5.14 宿舍状态图
Fig.5.14 Dormitory Status Map
5.7报表显示的设计
报表是数据库中的数据通过打印机输出的特有形式，是Access数据库重要对象之一。

报表能够利用漂亮和丰富的布局，来为打印或屏幕显示效果设置数据的格式。

报表常常用于显示概览信息，以便突出显示主要信息和趋势。

报表的好处主要是分组数据和排序数据，以使数据具有更好的可视效果。

通过报表，用户能很快地获取主要信息。

尽管报表能够为数据穿上各种“华丽的外衣”，从而以不同的方式分组和显示数据，但报表并没有改变数据库表中的基础数据。

即报表只用于输出数据，而没有修改、删除或添加数据的功能]9[。

按汇总或分组侯的概览形式分，报表可以分为以下几种类型：
纵栏式：每次只纵向排列显示表或查询的一条记录；
表格式：一行显示一条记录，每次可以显示表或查询的多条记录；
组合式：含有子报表的报表；
图表式：将记录数据以图表形式显示；
标签式：以标签形式显示。

本系统所创建的报表结构基本相同，在主窗体点击报表显示按钮后系统将会。