项目文档管理流程

文档办理流程深圳天音通信分销信息系统
编写人员: AMT咨询工程组文档编码: 天音/0001
文档版本
批准人员:
<深圳天音工程经理>
<AMT咨询工程经理>
文档控制
点窜记录
审阅记录
分发记录
按照工程文档办理流程的要求，文档接收者请注意：
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如果您收到本文档的原件，请直接在相关栏目中签字。

目录
文档控制 ................................................................................................................................... i i
点窜记录 ............................................................................................................................ i i
审阅记录 ............................................................................................................................ i i
分发记录 ............................................................................................................................ i i
文档概述 (4)
目的 (4)
适用范围 (4)
相关文档 (4)
工程资料库 (5)
目的 (5)
资料库布局及分类 (5)
文档控制流程 (7)
目的 (7)
流程说明 (7)
文档控制尺度 (9)
目的 (9)
软件尺度 (9)
编写尺度 (10)
定名尺度 (12)
附录：工程文档模板 (12)
文档概述
目的
本文档主要明确所有交付成果及其工程文档的办理流程和尺度，并将在深圳天音通信
分销信息系统的全过程中加以运用和控制。

适用范围
本文档就工程文档办理中的以下方面进行明确。

•工程资料库
•文档控制流程
•文档控制尺度
•文档发布流程
本文档办理流程将同时适用于参与实施的AMT实施工程组〔包罗实施联合体科讯公
司实施组及PTC公司技术撑持组等〕和深圳天音工程组的所有成员。

相关文档
1.AMT工程实施文档尺度
工程资料库
目的
按照本工程的实施范围和总体策略，将成立集中办理的工程资料库，便于各类实施
文档的更新、审阅、批准和发布办理。

同时将在工程开始的初期，快速成立企业信
息门户作为工程组进行沟通和文档发布的交互平台，本文档中确定的资料库分类及
其他相关的流程都将作为此信息平台成立的需求尺度之一。

工程资料库由以下要素构成：
1.主目录
2.目录
3.子目录
4.主页
5.标题
资料库布局及分类
主目录与本实施工程有关的所有文档及其他相关资料将统一存放在“分销信息
系统资料库〞主目录内。

目录按照实施工程的范围和总体策略，将按照各个分工程对目录进行分类：
1-工程办理文档
2-财政办理系统实施文档
3-人力资源办理系统实施文档
4-工程设计办理系统实施文档
5-工程施工办理系统实施文档
6-办公与企业信息门户系统实施文档
7-集成与技术开发文档
子目录按照AMT实施方法论(AIM)和工程办理方法论(PJM)，成立以下分类子目录：
工程办理文档目录下：
1-总体实施方案及办理尺度
2-每周工作方案
3-每周工程进度陈述
4-变动陈述
5-问题陈述
6-风险和争议陈述
7-阶段确认陈述
8-备忘录及会议纪要
9-质量查抄和审计陈述
10-文档发布通知
11-文档模板
12-其他文档及参考资料
别离在财政办理系统、人力资源办理系统、工程设计办理系统、工程施
工办理系统和办公及企业信息门户系统目录下：
1-流程重组
2-需求陈述
3-解决方案
4-系统设置
5-数据转换
6-系统测试
7-用户培训
8-上线运行及维护
9-其他
集成与技术开发目录下：
主页以下的文档同时要求以主页的方式存放：
总体实施方案及办理尺度
每周工作方案
每周工程进度陈述
阶段确认陈述
文档发布通知
备忘录及会议纪要
重大的变动陈述、风险陈述及问题陈述
其他需要跨工程小组或本能机能部分协调的陈述或文档
标题以下的文档同时要求以标题的方式存放：
文档模板
质量查抄和审计陈述
主要的培训教材
其他需要发布的参考资料等
文档控制流程
目的
本控制流程明确工程文档的编写、分发和更新流程，并适用于所
有工程文档的编写和收发过程。

流程说明
1. 新建工程文档
所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和尺度。

按照AMT实施方法论和工程办理方法论以及工程工作方案和交付成果清单，采用本工程特定的文档模板创立工程文档，并：
分配文档的版本号和文档编码，拜见文档版本尺度和文档编码尺度。

在文档控制的点窜记录栏记录文档更新的所有记录。

在审阅栏中，将需要审阅本文档的人员填列出。

在分发栏中，将本文档所有的分发对象别离填列，包罗工程资料库。

创立文档目录，目录的显示级别为3层。

创立文档概述，说明此文档的阅读对象、目的以及工作关联等。

编写实施文档。

2. 文档复核、点窜
所有文档在分发前必需通过工程办理方案中指定人员的复核和审阅。

本工程中各类文档的审阅级别请拜见附表，并遵照以下的流程和尺度：
由文档编写人或工程小组组长按照文档审阅级别填列审阅人。

将文档分发给相关的审阅人，并将拷贝件存放在工程资料库。

由审阅人审阅后提出定见并书面通知文档编写人或工程小组组长。

假设需要，由指定人员对文档进行点窜更新。

按照文档级别，获得最终的审批〔审批可以通过会议纪要或电子邮件的方式〕但电子审批件需要并会同该文档一并保留于工程资料库。

正式发布文档，按期通过文档发布通知工程组及所有的相关人员。

3. 对已经批准的文档更新
对所有的颠末最终审批发布的文档需要进行点窜的，必需按照工程办理方案中的变动流程进行方能进行文档的点窜和更新，未通过变动陈述并获得批准的点窜将视为无效。

文档控制尺度
目的
文档控制尺度对以下事项进行明确，在创立、更新和审批工程文档过程中将严格执行统一的文档尺度：
●文档软件尺度
●文档编码
●文档版本
●文档封面
●文档页眉页脚
●文档字体
●文档定名尺度
软件尺度
1. 文档软件尺度
建议工程文档采用统一的MS OFFICE 2000版本作为编写东西，对于局部技术文献资料需要采用以长进行浏览，其他相关软件的采用都需要通过工程经理的审定。

以下是常用的文档类型及软件列表：
编写尺度
2. 文档编码
文档编码是所有工程交付成果及实施文档的独一标识，要求按照以下的格式进行编排：工程/PPP/CCC/NNNN，此中:
PPP = 分类名称缩写
CCC = 功能分类缩写
NNNN = 挨次4位数字编号
按照AMT实施方法论和工程办理方法论的要求结合地铁工程文档的分类，各类文档编码拜见下表：
3. 文档版本
所有文档都要以递增的挨次号来反映每个版本，当所提交的工程文档颠末另一方确实认并做点窜时，主版本号进行递增；如果所提交的工程文档只在实施同一方进行审阅点窜时，主版本号不变，次版本号进行递增。

以下为版本控制例如：
4. 文档封面
文档封面一般由以下内容组成：
主标题，包罗：
●分项工程名称缩写，拜见文档编码表
●文档名称，拜见文档定名尺度
●工程单元，统一采用“深圳天音通信〞
●工程名称，统一采用“分销信息系统〞
●文档说明，包罗：
●编写人员，统一采用“深圳天音工程组〞、“AMT咨询工程组〞、“科讯实施小组〞和“PTC技术撑持小组〞等
●编写日期，按照文档创立的日期，一般不做点窜
●更新日期，按照文档更新或点窜的最新日期
●文档编码，拜见文档编码尺度
●文档版本，拜见文档版本尺度
审批记录：对需工程经理批准的，应以原件打印并签字后由工程经理保留原件。

5. 文档页眉页脚
所有文档应保持统一的版式，此中：
●页眉：左侧为深圳天音的图标，右侧为AMT和科讯公司的图标
●页脚：左侧为文档名称，右侧为分页号
6. 文档字体
本工程文档的尺度字体为宋体五号字〔除演示文档和程序文件外〕。

定名尺度
7. 文档定名尺度
按照实施范围和阶段性交付文档分类，所有文档将以如下规那么进行文件的定名：附录：工程文档模板
以下文档作为地铁实施工程的尺度模板：
●实施文档模板
●演示文档模板
●变动陈述模板
●产物问题陈述模板
●风险争议陈述模板
●会议纪要模板
●阶段确认陈述模板
●每周工作方案模板
●文档发布通知模板
●问题陈述模板
●工程备忘录模板
●工程进度陈述模板。