秘书工作——秘书的一天

第二章秘书工作

第二节秘书的一天

本次课的设计——讨论课

教师提供背景，提出问题，课上分组讨论，并做课堂展示

一、规则：

分组进行，展示顺序讨论结束后抽签决定

准备内容——45分钟

形成李梅今日的工作日志，

准备“秘书的一天”为题作演讲

设计对话

展示内容——每组15分钟

进行“秘书的一天”的演讲并在过程中展示对话表演

在其他组进行展示时给予评价，写明优缺点进行说明，并打分（百分制）

计分方式

其他组打分的平均分50%+教师打分20%+针对点评教师打分30%

二、背景

李梅，女，24岁，任职于天津振兴科技股份有限公司总经理室，职务为总经理秘书。负责为办公室基本管理，处理邮件，接听电话及接待来访客户等。

（定位：企业秘书——行政秘书——初级秘书/中级秘书）

李梅的居住地为天津市津南区米兰花园，工作地为天津市河西区友谊南路。交通方式有两种：一，公交，需转车，路途时间视等车时间长短而定，一般情况下需40-60分钟；二，地铁，不需转车，乘车时间为15分钟，但前往地铁站及从地铁站到公司需合计25分钟左右的步行。

公司规定的上班时间为9:00，韩总一般在8:50左右到达公司。

问题

1、李梅应几点起床？起床后应做哪些准备？

2、李梅应选择哪个交通方式上班?几点到达公司？

秘书的一天：设计时间为2014年10月12日。

李梅在办公室应完成的日常工作包括：

1、整理韩总及自己的办公室，做办公前的基本准备；

2、制作新闻简报。将当天收到的报刊杂志上有与本公司或本行业有关的重要信息标红，将网络上自己收集的要闻打印报送韩总。

3、将办公室整理的各部门报送韩总签字的文件递交，待其签字后发回给办公室。

4、管理韩总邮箱，将有用或需要回复的邮件转发韩总工作邮箱，并在得到回复指示后及时回复。

5、向韩总汇报办公室整理的韩总今日日程，听取其意见，并及时反馈给办公室。

今天的临时工作

1、上午10：30接到天津合盛股份有限公司张越全的电话，称因个人原因，希望将第二天与韩总的午餐约会改至今日，问可否？

将电话转接给韩总

得到答复，约会改至今日，并要求预订酒店，就餐时间为12：30

告知办公室，将今日原定于13:30进行的部门经理会议延后至14:30，会议时间仍为

1小时。

2、为韩总预订下周前往澳门的机票和酒店。

3、确认部门会议会场布置，提前提醒韩总开会，并陪同其参加部门会议，做好会议记录，会后整理会议纪要。

秘书的一天

问题

1、时间安排及处理工作的顺序？

2、设计对话

与外公司张越全总经理的对话

提示：张越全，总经理，45岁，性格稳重，与韩总相熟，也认识李梅与办公室文员李亚的对话

提示：李亚，女，23岁，与李梅同期进入公司，是十分要好的朋友

公司规定的下班时间为18：00

李梅因今日父母来天津，需要在18:50分到天津站接站，路上时间需40分钟左右，希望在完成今日全部工作后，在5:30分左右提前下班。

问题

设计与韩总的对话

提示：韩伟，40岁，公司总经理，个性稳重，为人谦和

讲评：

●上班前的准备

●化妆——早餐？

●路途准备

●保证来的工作岗位上整齐的仪表

●办公前准备

●办公过程

●与人沟通时注意对方的特点，注意表述的针对性